Journée Chefs de Travaux LP Jean Prouvé NANCY Mercredi 9 mai 2012

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1 Journée Chefs de Travaux LP Jean Prouvé NANCY Mercredi 9 mai 2012 LA REFORME DU CADRE BUDGETAIRE ET COMPTABLE 1/50

2 LA RCBC : sommaire Objectifs, Enjeux et contexte La construction budgétaire : - Les sections - Les services généraux - Les services spéciaux - Les domaines et activités - La codification - Les budgets annexes L équilibre budgétaire L engagement juridique Le budget provisoire i 2/50

3 Objectifs Simplification et lisibilité des budgets des EPLE Mieux marquer au sein des budgets la destination de la dépense Permettre une meilleure expression de l autonomie des EPLE Faciliter les comptes rendus en cours de réalisation à destination des principaux financeurs (Collectivités de rattachement, Etat ) et bien sûr de l établissement Sécurisation des procédures comptables Rédaction d une instruction codificatrice M9.6 conforme au plan comptable général 3/50

4 Champs d application Sont concernés par la réforme Les EPLE : - Les lycées - Les lycées professionnels - Les collèges Les EREA Les ERPD 4/50

5 Les enjeux de la réforme Inscription dans l esprit lesprit de la LOLF (2006) Logique de pilotage par résultats t Intègre une plus large autonomie - Pour une meilleure utilisation des moyens - Avec des objectifs fixés par : l autorité académique Et les collectivités territoriales 5/50

6 Les principaux p axes de la réforme Simplifier le cadre budgétaire et le rendre plus lisible Simplifier les règles de notification, de gestion et de suivi des crédits Simplifier les procédures de modifications budgétaires Suivre financièrement les actions du projet d établissement Rendre compte en temps réel de l utilisation des subventions et des moyens attribués aux établissements 6/50

7 Les principales p modifications Le chef d établissement : peut transiger après avoir recueilli l autorisation du conseil d administration en application de l article 2044 du code civil qui définit la transaction (point 1346 et suivants) - peut obtenir une délégation du conseil pour la signature de contrats et conventions dans la limite fixée à l article 28 du CMP Le conseil d administration d i ti : - son quorum est calculé à la majorité des membres du CA en exercice et non plus à la majorité des membres théoriques Le comptable : - peut se faire représenter par une personne désignée 7/50

8 STRUCTURE BUDGETAIRE Chapitre 122 Instruction M9.6 SECTION 1 : FONCTIONNEMENT Service général «ACTIVITES PEDAGOGIQUES» Service général «VIE DE L ELEVE» Service général «ADMINISTRATION ET LOGISTIQUE Services Spéciaux «SAH BOURSES» SECTION 2 : OPERATIONS EN CAPITAL 8/50

9 Le budget : la section de Trois services généraux: fonctionnement - Activités Pédagogiques (AP) - Administration & logistique (ALO) - Vie de l élève (VE) Des services spéciaux - Certains prédéfinis i - Certains d opportunités - D autres libres de création selon les spécificités ité locales 9/50

10 Les services généraux Disparition des chapitres budgétaires alphanumériques (A1,A2, B, C, D, J1, J2 ) Création de trois services exclusifs : Dépenses pédagogiques : AP (activités pédagogiques) Fonctionnement t : ALO (administration d i i t ti & logistique) Vie de l élève : VE (vie de l élève) 10/50

11 Regroupement des dépenses par destination (1/3) Dépenses pédagogiques : AP - Regroupement de toutest les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité pédagogique - Chapitres d origine : service général : A1 & A2 services spéciaux : J1, J2, J3, J5, J6, N3, R4, R8 (formation continue, par alternance, rémunérations) Demain un service général : Activités pédagogiques (AP) 11/50

12 Regroupement des dépenses par destination (2/3) Dépenses de fonctionnement t : ALO - Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité technique liée à l EPLE (EPLE autonome ou au sein d une cité scolaire ou support d une cité scolaire) - Chapitres d origine : service général : B, C, D & G (cité scolaire) services spéciaux : contrats aidés (hors service mutualisateur) Demain un service général : Administration & logistique (ALO) 12/50

13 Regroupement des dépenses par Vie de l élève : VE destination (3/3) - Regroupement de toutest les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité de l activité - Chapitres d origine : service général : F (fonds sociaux de l Etat letat et éventuellement des collectivités locales) services spéciaux : N1, N2 et J3 pour les actions relevant de modules spécifiques (Ex. : C.E.S.C.) C Demain un service général é : Vie de l élève (VE) 13/50

14 LES SERVICES SPECIAUX Ilssont créés chaque fois qu il est nécessaire d isoler des dépenses et des recettes du fonctionnement général de l EPLE Pour respecter le principe d unicité et respecter l esprit de la réforme, ils ne seront créés que lorsqu ils enregistreront des opérations qui n ont pas trait aux activités principales p de l établissement ou lorsqu un texte le prévoit. 14/50

15 LES SERVICES SPECIAUX Un service spécial prédéfini : Les bourses nationales Un service spécial d opportunité : La restauration et l hébergement Des services spéciaux selon les besoins : Les services mutualisateurs 15/50

16 Les services spéciaux mutualisateurs L opportunité de les instituer s analyse tant en dépense qu en recette La dépense s entend comme détaillée et précise et non forfaitaire ou globalisée L opportunité de les instituer intègre la masse financière concernée Services mutualisateurs potentiels : Groupement de commandes Mutualisation des paies Agence comptable 16/50

17 Les services spéciaux : particularismes Ils sont intégrés dans le résultat global de l établissement Ils n ont pas de fonds de roulement propre p FDR de l EPLE = service général é et services spéciaux confondus L individualisation des réserves reste possible pour les services spéciaux avec réserves. Dans ce cas il appartient au conseil d administration lors de la répartition du résultat de décider de la mobilisation des réserves concernées Le prélèvement s effectue toutefois sur le fonds de roulement unique Ils n ont pas d inventaire distinct des biens immobilisés, pas d opérations en capital. 17/50

18 Les opérations en capital Elles comprennent : Les opérations d investissement : Les immobilisations corporelles Les immobilisations incorporelles Les autres opérations : Les sorties d inventaire 18/50

19 CORRESPONDANCE ANCIENNE STRUCTURE ET STRUCTURE RCBC Ancienne structure budgétaire Nouvelle structure budgétaire Chapitres et services concernés A1 - A2 - J1 - J2 - J31 - J32 - J38 - J4- J5 - J6 - J7 - N3 - R4. Dépenses Service - Activités pédagogiques J1 - J2 - J31 - J32 - Recettes J38 - J4- J5 - J6 - J7 - N3 - R4. Chapitres et services concernés Service - Vie de l'élève F - J31 - J32 - J38 - J4 - J6 - J7 - N1 - N2.. Dépenses J31 - J32 - J38 - J4 - J6 - Recettes J7 - N1 - N2.. Chapitres et services concernés Service - Administration et Logistique B - C - D - G Dépenses Recettes 19/50

20 La dépense & le plan comptable - compte Le compte n est nest plus saisi lors de la préparation budgétaire Le compte n est pas saisi lors de l approvisionnement Le compte n est pas saisi lors de l engagement Le compte n intervient qu au moment de la liquidation 20/50

21 La construction budgétaire Le budget est établi avec deux nouvelles nomenclatures : «Domaines» et «Activités» Elles sont construites selon les besoins de suivi de gestion Elles comprennent un code et un libellé Le domaine est obligatoire en dépenses mais facultatif en recettes Pour le domaine : pas de nomenclature imposée en dehors des opérations particulières (ex. : variations de stocks, opérations de fin d exercice ) 21/50

22 Les activités : codification L utilisation est obligatoire en dépenses L activité ité est obligatoire i en dépenses mais facultative ti en recettes L ensemble du code comporte 9 caractères maximum Le code commence toujours par 0 ou 1 ou 2 selon le destinataire du compte-rendu de la dépense Ex. : 0 = dépenses à l initiative de l EPLE 1 = dépenses relatives à l état 2 = dépenses relatives à la collectivité - des dépenses liées à la TA commenceront par le code 0 - des dépenses liées aux stages en entreprises, projets d établissement commenceront par 1 - des dépenses liées aux aides régionales commenceront par 2 Il n est pas possible d en ouvrir d autres, commençant par 3, 4 Les codes 1 et 2 sont saisis à la demande exclusive des financeurs. 22/50

23 La construction du code d activité 0 8 caractères réservés à l EPLE pour les besoins propres à son pilotage 4 caractères réservés à l Etat 4 caractères réservés à l EPLE 1 pour le report d information pour affiner sa gestion en tant que de besoin 2 4 caractères réservés é aux 4 caractères réservés é à l EPLE CT pour le report pour affiner sa gestion en tant d information que de besoin 23/50

24 Nomenclature des activités Etat Actions identifiées- Libellé Activités Manuels scolaires Droits de reprographie TICE Matériel pour la rénovation de l enseignement Carnets de correspondance Education artistique et culturelle Stages Actions internationales Besoins éducatifs particuliers SEGPA Classes relais Aides à l insertion professionnelle Apprentissage Autres dépenses pédagogiques Assistants d éducation (rémunération et charges) AVSCO (rémunération et charges) Ecole ouverte (vacation et fonctionnement) Education à la santé et à la citoyenneté Fonds de vie lycéenne Fonds social lycéen Fonds social des cantines Codification de l activité 13MS xxxx 13REPxxxx 13TICxxxx 13RENxxxx 13CORxxxx 13EACxxxx 13STAxxxx 13AI xxxx 13SEGxxxx 13CR xxxx 13AIPxxxx 13AP xxxx 13ADPxxxx 16AS xxxx 16AVSxxxx 16EO xxxx 16ESCxxxx 16FVLxxxx 16FSLxxxx 16FSCxxxx Autres dépenses éducatives 16ADExxxx 24/50

25 Autre nomenclature prédéfinie Domaines Activités Code libellé Code Code libellé VSTOCK Variation de stocks (Matières Premières et autres approvisionnements) 0AUGMxxxx Augmentation VSTOCK Variation de stocks (Matières Premières 0DIMIxxxx Diminution et autres approvisionnements) VECOUR Variation en cours et produits finis 0AUGMxxxx Augmentation VECOUR Variation en cours et produits finis 0DIMIxxxx Diminution OP-SPE Opérations spécifiques 0AMORxxxx Amortissement OP-SPE Opérations spécifiques 0NEUTxxxx Neutralisation amortissement OP-SPE Opérations spécifiques 0PROVxxxx Provisions risques, charges, etc. OP-SPE Opérations spécifiques 0RPROxxxx Reprises sur provisions OP-SPE Opérations spécifiques 0SINVxxxx Sortie inventaires OP-SPE Opérations spécifiques 0ANFIxxxx Annulation financement OP-SPE Opérations spécifiques 0PIMOxxxx Production immobilisée OP-N-1 Opérations année N-1 0CAP xxxx Charges à payer OP-N-1 Opérations année N-1 0PAR xxxx Produits à recevoir OP-N-1 Opérations année N-1 0CEXPxxxx Charges exceptionnelle OP-N-1 Opérations année N-1 0PEXPxxxx Produits exceptionnels 25/50

26 Les recettes Les domaines et activités (codes) sont facultatifs, mais vivement recommandés Le plan comptable - compte - est obligatoire dès la préparation budgétaire Les recettes s effectuent par service Les mêmes domaines et les mêmes activités peuvent être utilisés en dépenses et en recettes pour faciliter les rapprochements 26/50

27 Un budget type dépenses Section de fonctionnement Service général Service : activités pédagogiques - AP recettes Domaines Activités tés Domaines Activités tés Comptes (Obligatoire) (O) (Facultatif) (F) (O) dépenses Service général : administration et logistique - ALO Service : vie de l élève - VE Services spéciaux Service spécial : bourses nationales Services spécial : restauration recettes Domaines (O) Activités (O) Domaines (F) Activités (F) Comptes (O) dépenses Section opérations en capital Service investissement recettes Domaines (O) Activités i (O) Domaines (F) Activités i (F) Comptes (O) 27/50

28 Ils remplacent les SACD Les budgets annexes Ils sont indépendants d du budget principal i (vote distinct t du CA) Comme le budget principal, ils ont une section de fonctionnement et une section des opérations en capital Ils ont un seul service général nommé par l établissement t sauf s il fait partie de la nomenclature (formation continue et/ou par alternance) Ils ne peuvent comporter de services spéciaux Ils ont leur propre compte financier Ils ont un fonds de roulement propre. 28/50

29 Les budgets annexes Leur création est à l initiative de l EPLE : ex. : gestion de la formation par l apprentissage, cuisine centrale Un EPLE peut avoir plusieurs budgets annexes Il sont liés à la possibilité de réaliser des opérations en capital La collectivité peut les demander : ex. restauration et hébergement Néanmoins, la création d un budget annexe SAH est impossible dans gfc en /50

30 Les budgets annexes : construction Section de fonctionnement Service général : administration et logistique dépenses recettes domaines activités domaines activités compte obligatoire obligatoire facultatif facultatif obligatoire Section opérations en capital Service investissement dépenses recettes domaines activités domaines activités compte obligatoire obligatoire facultatif facultatif obligatoire 30/50

31 L équilibre budgétaire Il s analyse non par le calcul du résultat (recettes dépenses de fonctionnement) Mais par le calcul de : la capacité d autofinancement (CAF) si solde positif ou l insuffisance de capacité d autofinancement (IAF) si solde négatif La CAF corrige le résultat des variations induites par les opérations pour ordre: amortissements, provisions 31/50

32 L engagement g juridique L Etat Prévisionnel de la Commande Publique est supprimé comme autorisation budgétaire soumise au contrôle du comptable mais l outil de gestion demeure (état prévisionnel des achats) La préparation budgétaire intègre un module de suivi des contrats : Etat des marchés, contrats et conventions (EMCC) Objet titulaire procédure - périodicité coût annuel la validation du budget, entraine la génération automatique des engagements issus de l EMCC 32/50

33 Le budget provisoire en cas de fonctionnement au 1/12 Mis en œuvre si l établissement ne dispose pas d un budget exécutoire au 1 er janvier Ne concerne que la section de fonctionnement (idem BA) Crédits ouverts inférieurs ou égaux à ceux votés au budget initial précédent Les autorités de tutelle peuvent accepter la prise en compte des mesures de rentrée. 33/50

34 CONSEILS PRATIQUES POUR PRÉPARER LE NOUVEAU BUDGET Formation RCBC DAF/Esen - octobre /50

35 UNE POLITIQUE BUDGÉTAIRE PRÉALABLE Répartir le budget initial en cours entre les services généraux et spéciaux de la nouvelle structure budgétaire = maîtrise de la nouvelle structure avec un budget connu. Définir avec le chef d établissement des lignes générales de création des domaines et des activités compréhensibles et exploitables par le conseil d administration et les élus. Définir une présentation qui permette à tous les destinataires de s y retrouver (chef de travaux, enseignants, familles, collectivités ). 35/50

36 UNE COMMUNICATION BUDGÉTAIRE Informer en amont du premier budget : - le conseil d administration - les enseignants - le chef de travaux S assurer de : - l absence ou de l existence de consignes spécifiques des collectivités territoriales et de l Etat - bien communiquer sur le nouveau budget 36/50

37 BUDGET ANNEXES : LES CHOIX FONDAMENTAUX Nombre et objectifs fonctionnels de ces derniers Le Service Annexe d Hébergement est-il géré en service spécial ou en budget annexe? Y-a-t-il d autres fonctions financières exigeant un budget annexe en raison d opérations en capital qui leur sont rattachées (GRETA, CFA, dispositifs mutualisés ou services communs)? A évaluer pour préparer ces choix : Charges de gestion et moyens humains de l EPLE : (cellule comptable, comptabilités générales, comptes financiers) Objectifs d efficacité d un duntel suivi : (masse financière, taille de l établissement, nombre d opérations ) Recommandations de la collectivité territoriale 37/50

38 LA CONCEPTION DU BUDGET Si les nomenclatures des activités permettent un compte rendu aisé du financement notamment pour l Etat letatet pour la collectivité de rattachement (si celle-ci ci opte pour des nomenclatures obligatoires) Il convient également de concevoir un système de rédaction des nomenclatures adapté au pilotage de l EPLE Deux objectifs principaux : Préciser la destination de la recette et de la dépense (exemples : voyage scolaire, Taxe Apprentissage, locations ) ) permettre une analyse budgétaire par thème ou objet (exemples de regroupement par ensemble cohérent : charges liées à la sécurité, la communication, la reprographie ) 38/50

39 LES DOMAINES ET ACTIVITÉS À L INITIATIVE DE L EPLE Eviter la reconstitution par des lettres des comptes du PCG Eviter l imputation au service AP ou VE du financement de charges très indirectement liées à la pédagogie ou à la vie de l élève : AP et VE ne doivent pas être des mini-budgets Les reversements entre services sont limités au service spécial vers ou venant du service général Eviter l émiettement sur de trop nombreux domaines et activités pour ne pas perturber la lecture des crédits ouverts. 39/50

40 CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE Exemple d utilisation des domaines et activités en dépenses et en recettes Subvention spécifique de la Collectivité Territoriale de Rattachement pour des travaux délégués au service ALO (code d activité imposé par la CTR - 2TVXD) Dépenses Recettes domaine activité domaine activité PCG MAINT 2TVXDxxxx 2TVXD MAINT 2TVXDyyyy Le domaine obligatoire en dépenses n a pas été utilisé en recettes L utilisation de l activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant t de la dépense Les caractères xxxx ou yyyy peuvent compléter l activité afin de préciser sa destination (à l initiative de l EPLE) 40/50

41 CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-A Budget d un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don Dépenses Recettes domaine activité domaine activité PCG HOTEL 0VOYUSA 0VOYUSA VOYUSA VOYUSA 7468 Le domaine obligatoire en dépenses n a pas été utilisé en recettes. Il permet de rattacher ce voyage à une formation professionnelle (hôtellerie = HOTEL) L utilisation de l activité en recettes et en dépenses permet decontrôler tôl que lemontant t de la recette est égal au montant de la dépense Les financeurs sont caractérisés par le PCG 41/50

42 CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-B Budget d un dun voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don Dépenses Recettes domaine activité domaine activité PCG VOYAGE 0USA VOYAGE 0USA USA USA 7468 Le domaine obligatoire en dépenses a aussi été utilisé en recettes. Il permet une synthèse de tous les voyages L utilisation de l activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les financeurs sont caractérisés par le PCG 42/50

43 LA DOTATION DE FONCTIONNEMENT Modes de répartition de la dotation de fonctionnement (et des ressources propres dont l affectation n est pas déterminée é -exemple l :loyers) ) la dotation globale de fonctionnement peut faire l objet d une recette (selon le vote du budget au CA) dans tous les services qu elle finance (AP- ALO-VE) Les ressources propres peuvent également faire l objet d une recette dans tous les services qu elle finance (décision du CA). 43/50

44 AMORTISSEMENTS : QUELQUES PRÉCAUTIONS Afin de présenter un budget sincère dès le budget initial : prévoir une ligne en dépenses pour les amortissements réels et neutralisés sur la base de l actif connu ou prévu au premier janvier n+1 prévoir une ligne en recettes au titre des amortissements neutralisés de l actif connu ou prévu au premier janvier n+1 44/50

45 INTÉGRATION DE L AMORTISSEMENT DANS LE BUDGET Les charges d amortissement non neutralisées devront faire l objet d une dune explication à l ensemble de la communauté éducative de leurs conséquences sur le résultat et la capacité d autofinancement de l EPLE Les durées d amortissement t affectées aux biens sont déterminées par le conseil d administration Prévoir une délibération générique pour l ensemble des catégories de biens Prévoir le cas échéant une délibération spécifique pour certains biens

46 L INVENTAIRE : MÉTHODOLOGIE S assurer de la présence d un dun inventaire Analyser la pertinence du support informatique (DOS, WINDOWS, date de la dernière mise à jour, qualité de la saisie ) S assurer que les fiches comprennent les montants d acquisition et les financements S assurer que les sorties antérieures ont fait l objet des écritures budgétaires et comptables conformes à la circulaire n Mettre en place une procédure de contrôles aléatoires de la qualité de l inventaire 46/50

47 LA TENUE DE L INVENTAIRE Afin de simplifier la gestion de la transition vers les amortissements, il faut avoir un inventaire à jour et pertinent. S assurer que la comptabilité patrimoniale est cohérente dans GFC et correspond à la comptabilité auxiliaire. Par défaut les corrections devront être apportées avant le 31/12/2012. Recenser les biens à sortir afin de réduire les difficultés éventuelles liées aux subdivisions du compte 1069 (notamment les biens à multi-financement). sont concernés par ces deux derniers points : les biens sans usage, disparus ou obsolètes 47/50

48 LE BUDGET PRESENTE AU VOTE : Synthèse PREVISIONS BUDGETAIRES SECTION DE FONCTIONNEMENT Dépenses Cadre réservé aux Proposition du Chef Vote du Conseil Proposition du Chef Autorités de d'établissement d'administration d'établissement Contrôle ACTIVITES PEDAGOGIQUES , ,52 VIE DE L'ÉLÈVE 1 651, ,62 ADMINISTRATION ET LOGISTIQUE , ,38 Total Services Généraux (1) , ,52 SERVICE DE RESTAURATION ET D'HÉBERGEMENT , ,00 BOURSES NATIONALES 2 000, ,00 Total Services Spéciaux (2) , ,00 Total Section de Fonctionnement , ,52 Recettes Vote du Conseil d'administration Cadre réservé aux Autorités de Contrôle Résultat prévisionnel 2 835,00 CAF ou IAF 1 835,00 SECTION OPERATIONS EN CAPITAL OPERATIONS EN CAPITAL 5 750, ,00 Total Dépenses et Recettes inscrites au Budget , ,52 48/50

49 LE BUDGET PRESENTE AU VOTE : Origine des financements PREVISIONS BUDGETAIRES Etat des origines des financement SECTION DE FONCTIONNEMENT Ouvertures de crédits Prévisions de Recettes Rappel des crédits ouverts au budget de l'année N 1 Proposition du Chef d'établissement Rappel des recettes admises au budget de l'année N 1 Total Etat Proposition du Chef d'établissement Collectivités Territoriales Ressources propres ACTIVITES PEDAGOGIQUES , , , , , , ,81 Autres VIE DE L'ÉLÈVE 1 450, , , , ,62 ADMINISTRATION ET LOGISTIQUE , , , , , , ,50 Total Services Généraux (1) , , , , , , , ,50 SERVICE DE RESTAURATION ET D'HÉBERGEMENT , , , , ,00 BOURSES NATIONALES 1 900, , , , ,00 Total Services Spéciaux (2) , , , , , ,00 Total Section de Fonctionnement , , , , , , , ,50 SECTION OPERATIONS EN CAPITAL OPERATIONS EN CAPITAL 5 750, , ,00 TOTAL GENERAL , , , , , , , ,50 49/50

50 LE BUDGET PRESENTE AU VOTE : Extrait PREVISIONS BUDGETAIRES SERVICE GENERAL ACTIVITES PEDAGOGIQUES OUVERTURES DE CREDITS PREVISIONS DE RECETTES Proposition du DOMAINES ACTIVITES LIBELLE Chef d'établissement DOMAINES ACTIVITES LIBELLE Comptes PCG LIBELLE Proposition du Chef d'établissement ACTIVITES PEDAGOGIQUES GENERALES 0ENSEIGNT Matériel d'enseignement ,71 0VOC OC 701 0LOC Locations 1 500,00 1AP OENT 0CDI Entretien Réparations Ouvrages divers CDI 1 000,00 2AP 1 200,00 0TRANSPT Transports 2 500,00 ACTIVITES PEDAGOGIQUES GENERALES Activités pédagogiques ETAT Activités pédagogiques CT Vente d'objets confectionnés 400, Subventions Etat 4 200, Subvention CT ,71 1MS Manuels scolaires 3 500,00 1REP Droits d'auteur 700,00 SOUS TOTAL , ,71 50/50