Manuel Utilisateur. Comptabilite V1.1

Transcription

1 Manuel Utilisateur Comptabilite V1.1

2 Table des matières Connexion... 3 Présentation... 4 Ecran global... 4 Liste des comptes :... 5 Rapprochement bancaire... 5 Gestion des comptes... 6 Types de comptes dans le logiciel... 6 Création d un compte client... 7 Création d autres comptes... 8 Opérations comptables... 9 Liste des opérations... 9 Types d opérations... 9 Saisie manuelle d opérations... 9 Saisie assistée d opérations Conclusion Barème Rapide / 17

3 Connexion Sur l écran de connexion, choisissez le module Comptabilité : Sélectionner le module Comptabilité 3 / 17

4 Présentation Ecran global Les boutons du haut permettent les fonctions suivantes : - Créer des comptes : permet de créer une fiche de compte. - Fiche comptable : permet l édition de la fiche comptable d'un dossier. - Barème rapide : permet d éditer une note prévisionnelle de frais. - Saisie d opérations : permet la saisie des écritures comptables Le Tableau de Bord affiche la situation générale des comptes bancaires de l étude. En dessous, vous trouvez les demandes d écritures qui ont été envoyées depuis la rédaction d acte. 4 / 17

5 Liste des comptes : Dans ce tableau est affiché la liste des comptes crées depuis le logiciel Comptable. On peut faire une recherche par Nom ou N de compte. Pour chaque compte, on peut éditer le relevé de compte et la balance client. Rapprochement bancaire La fiche détaillée du compte, contenant l ensemble des opérations réalisées sur ce compte, est accessible en double cliquant sur un des comptes dans le tableau des listes de comptes. Cet écran permet de réaliser le rapprochement bancaire. Pour cela rien de plus simple, cochez la case «pointé» pour indiquer que l opération a bien été prise en compte par la banque. Si le compte ouvert est un compte général (bancaire ou CDG), vous pouvez inclure les opérations de tous les sous-comptes affaires reliés à ce compte généra. Vous pouvez aussi n afficher que les opérations bancaires (en excluant donc les opérations compte à compte). Ceci permet de faciliter la recherche des opérations dans le cadre du rapprochement bancaire. 5 / 17

6 Gestion des comptes Il existe plusieurs types de comptes comptables, que nous allons détailler. Types de comptes dans le logiciel Comptes bancaires Ce sont les comptes bancaires que l étude exploite pour les dépôts ou pour sa gestion courante. Comptes de dépôt CDG Ce sont les comptes que l étude détient à la CDG permettant de consigner les fonds des clients. Attention, si vous utilisez un compte CDG pour les frais, déclarez-le comme compte bancaire normal. Compte Tiers Il s agit de comptes comptables représentant un organisme extérieur à l étude, comme par exemple les impôts dans le cadre de l enregistrement, ou encore la TVA une fois décaissée. Pour simplifier, c est un compte représentant de l argent décaissé. Compte Client Très semblable au compte Tiers, le compte client représente la source ou la destination de l argent versé lors des transactions. Un compte client est toujours relié à une fiche client de la rédaction d acte. Compte Comptable Un compte comptable est une représentation d argent qui peut être stockée dans un compte bancaire. Par exemple lorsque vous collectez de la TVA, l argent se trouve «physiquement» sur votre compte bancaire, mais est réservée pour la TVA dans le compte comptable. Le compte comptable est donc un «sous-compte» du compte bancaire de l étude. Compte affaire étude Les «frais de notaire» d une affaire sont provisionné sur un compte de ce type, créé pour l affaire. Ce compte sera débité pour payer les différents frais (enregistrement, etc) puis soldé lors de la facturation et le paiement des émoluments. Un compte de ce type est un «sous-compte» du compte bancaire de frais de l étude Compte affaire CDG L argent consigné dans le cadre d une transaction (ex prix de vente) est provisionné sur un compte de ce type, créé pour l affaire. Ce compte sera débité pour payer les différents impôts (TTNB, etc.), puis soldé lors du paiement du prix (i.e. : au vendeur dans le cas d une vente). Un compte de ce type est un «sous-compte» du compte CDG de l étude. 6 / 17

7 Création d un compte client Création automatique Dans la configuration de l affaire (par exemple depuis la fiche comptable, ou depuis l assistant de création d opérations), choisissez le compte du client. Pour lui créer automatiquement un compte, cliquez sur le bouton «+». Création manuelle Utilisez le bouton «Compte client» Le numéro du compte sera affecté automatiquement. Recherchez un client grâce à la loupe, puis choisissez un nom pour le compte. Optionnellement, vous pouvez renseigner les informations bancaires du compte, ce qui peut être utile si vous réalisez les opérations par virement. 7 / 17

8 Création d autres comptes Utilisez le bouton «compte général» Si vous ne renseignez pas de numéro de compte, un numéro automatique sera attribué. Dans le cas contraire, référez-vous au plan comptable pour choisir un numéro de compte. Le logiciel vérifiera dans tous les cas que le numéro saisi n existe pas déjà. A noter que dans le cadre d un compte comptable, il vous sera proposé de choisir un compte bancaire existant pour comprendre où est l argent provisionné sur ce compte. Vous constatez qu il n est pas possible de créer de compte affaire via cet écran. La création de compte se fait lors de la saisie d opérations comptable pour une affaire, via l écran de configuration de l affaire. Nous y reviendrons plus tard. 8 / 17

9 Opérations comptables Liste des opérations Pour chacune des opérations crées, on peut soit l'éditer pour la modifier, soit la supprimer. Ce bouton permet d'afficher la liste des opérations comptables créés dans le système. Ces boutons permettent de réaliser de nouvelles opérations comptables. Cette icone permet d'éditer soit le reçu de dépôt ou la décharge de l opération existante Types d opérations Il existe 4 types d opérations dans le logiciel. Nous allons les détailler : Reçu de dépôt CDG Entrée d argent qui sera consigné à la CDG (ex du prix de vente déposé par l acquéreur) Reçu de dépôt étude Entrée d argent qui sera déposé sur le compte du notaire (ex de la provision sur les frais de notaire) Décharge Déconsignation d argent (ex du prix de vente retiré par le vendeur) Opération diverse Toute autre opération Saisie manuelle d opérations Généralités Une opération est toujours un ensemble de débits et de crédits, dont la balance est nulle. Il conviendra donc d indiquer les comptes à débiter ou à créditer, le montant à transférer, et le libellé de chaque ligne. Cependant avant toute chose, pour toute opération liée à une affaire, il convient de renseigner le numéro de l affaire et le numéro de répertoire de l acte concerné, de façon à garantir que l opération sera prise en compte dans la fiche comptable de cette affaire. Création des comptes affaires Nous avons vu précédemment qu il n était pas possible de créer ce type de compte via les boutons de l interface. Voici comment procéder : Une fois le dossier sélectionné, vous pouvez accéder au bouton de configuration comptable de l affaire. 9 / 17

10 Ce bouton vous donner accès à un écran permettant de créer facilement tous les comptes spécifiques à cette affaire. Que ce soit les comptes clients des parties, ou encore les comptes affaire CDG et étude. Bouton de configuration automatique. Utilisera les comptes existants, ou créera automatiquement les comptes manquants. Sélection du compte client pour ce comparant, ou création d un compte Création des comptes affaires avec sélection du compte bancaire adossé. L écran reprends sur la gauche la liste des comparants du dossier, et permet de choisir un compte existant, ou de créer un nouveau compte pour ce comparant. Sur la droite, l écran propose de créer le compte affaire CDG et le compte affaire de frais, en choisissant à chaque fois le compte CDG ou le compte Bancaire sur lequel l argent sera effectivement versé. 10 / 17

11 Création d'un reçu de dépôt CDG : Un reçu de dépôt CDG représente la réception d argent (typiquement de l acquéreur), versée sur le compte CDG de l étude. La création d'un reçu de dépôt CDG est représenté comme ci-dessous : Ici : on recherche le dossier sur lequel on souhaite faire le reçu. Information sur le moyen de paiement Bénéficiaires du compte CDG Remplis automatiquement avec les comparants. Opération débit/crédit : compte, libellé, montants Avant toute chose, il convient de rechercher l affaire correspondante. Le bouton en forme de loupe vous permet d effectuer une recherche des dossiers de la rédaction d acte. Une fois l affaire sélectionnée, une liste contenant l ensemble des actes passés au répertoire vous sera proposée. Sur la première ligne de la grille, dans la colonne «N compte», cliquez sur la loupe afin de sélectionner un compte. Choix des comptes à débiter : Dans ce type d opération, vous devriez en toute logique sélectionner le compte du client, ou de la banque dans le cadre d un prêt. Choix du compte à créditer : Vous devez sélectionner le compte affaire CDG de ce dossier. Reportez-vous à la page précédente pour la création de comptes affaire. Une fois une ligne remplie, une seconde ligne vide est automatiquement créée afin de vous permettre de continuer votre saisie. 11 / 17

12 Création d'un reçu de dépôt étude : L'écran est similaire à celui d'un reçu de dépôt CDG mais sans les bénéficiaires. Choix des comptes à débiter : Dans ce type d opération, vous devriez en toute logique sélectionner le compte du client, ou de la banque dans le cadre d un prêt. Choix du compte à créditer : Vous devez sélectionner le compte affaire étude de ce dossier. Reportez-vous à la page précédente pour la création de comptes affaire. Création d'une décharge : L écran est similaire. Choix des comptes à débiter : Dans ce type d opération, vous devriez en toute logique sélectionner le compte affaire CDG. Choix du compte à créditer : Vous devez sélectionner le compte client bénéficiaire du dossier. Création d'une opération diverse : Toujours sur le même principe, cependant il est possible que cette opération ne soit pas spécifique à un dossier. La saisie du numéro de dossier est donc optionnelle. D autre part, aucun document ne sera généré lors de la validation. Choix des comptes : Une opération diverse peut être de n importe quelle nature, a vous donc de choisir les comptes correspondants. Rappelez-vous cependant que si l opération s inscrit dans le cadre d une affaire, il serait anormal de ne pas débiter ou créditer un compte affaire. 12 / 17

13 Saisie assistée d opérations Le logiciel propose un assistant pour éviter les erreurs de saisie. Ceci ne concerne cependant que la comptabilité notariale, et ne peux servir pour la comptabilité générale. Cet assistant vous guide dans les opérations de comptabilité notariale, et génère au final les mêmes informations que les écrans vus précédemment dans la saisie manuelle. L assistant découpe les étapes afin de rendre chacune d elles plus simple. Voici son comportement : Choix du type d opération Après une étape résumant le fonctionnement de l assistant, le premier choix de l utilisateur est découpé entre les opérations CDG ou FRAIS, puis entre une opération «Crédit» (dépôt d argent sur les comptes de l étude) ou «Débit» (sortie d argent des comptes de l étude). En fonction du choix réalisés à cette étape, l assistant permettra de ne proposer que les comptes comptables correspondants, et donc limiter les erreurs de saisie. 13 / 17

14 Sélection de l affaire concernée. Un moteur de recherche sur la gauche permet de rechercher l affaire correspondante. Sur la droite, vous retrouvez le détail de l affaire sélectionnée, et notamment l état de la «configuration comptable de l affaire», dont nous avons parlé précédemment. Veuillez noter que l assistant ne peut fonctionner que sur une affaire correctement configurée. Le bouton «configurer» permet d accéder à l écran vu précédemment. Une fois la configuration en place, l assistant peut continuer. 14 / 17

15 Comptes à débiter et créditer. Comme vous le constatez, l assistant ne propose que le compte à débiter correspondant à notre cas : Nous sommes dans un «reçu de dépôt CDG», et l assistant propose par défaut le compte comptable de l acquéreur à débiter, et le compte affaire CDG à créditer. Selon le choix réalisé lors du type d opération, une sélection différente sera réalisée par l assistant. A noter que dans le cadre des opérations «paiement à l étude», vous avez la possibilité de cocher la gestion de la T.V.A. : L opération donnera donc lieu au débit du compte affaire et : d une part au crédit du compte général, d autre part au crédit du compte de T.V.A. collectée. 15 / 17

16 Informations sur le paiement L écran suivant propose la saisie des informations du montant et du moyen de paiement : Choisissez aussi le libellé qui sera utilisé pour l opération. Ecran de validation Enfin, un résumé vous est proposé : Veuillez noter que jusqu à cette étape, aucune écriture comptable n a été effectuée. Vérifiez les informations. Ce n est qu en cliquant sur «terminer» que l écriture comptable sera passée. Les éventuelles éditions seront ouvertes dans Word. 16 / 17

17 Conclusion Comme indiqué précédemment, l assistant réalise exactement la même écriture que via les écrans de saisie manuelle. Vous retrouverez d ailleurs cette opération dans la liste habituelle, et vous pourrez la modifier à travers l écran de modification des opérations. Barème Rapide Cet outil permet d éditer des devis. Chaque étude propose bien entendu ses propres calculs. Cependant Le barème rapide pourra vous aider à calculer automatiquement les frais d enregistrement, conservation foncière etc., en fonction de la présence d hypothèques. La recherche de dossier permet de récupérer les données saisies en Rédaction d Acte : montant de l opération, financements, taux d enregistrement, etc. L impression propose un export Excel des données calculées, que vous pouvez ensuite attacher au dossier. 17 / 17