PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ACMQ DU VENDREDI 15 MAI 2015, TENUE EN PRÉSENTIEL À GRAND-MÈRE, QC.

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ACMQ DU VENDREDI 15 MAI 2015, TENUE EN PRÉSENTIEL À GRAND-MÈRE, QC. a) VÉRIFICATION DU QUORUM Appel des membres : Membres présents : Isabelle Goffart Caroline Renauld Claudette Girard Mélissa Hamel Marie-Claude Gagné Mélanie Tremblay Paul Jr Marchand Vanessa Roy Julie Mathieu Patricia Décarie Membres absents : Nathalie Lefebvre IL Y A QUORUM. 2. OUVERTURE DE LA RENCONTRE La rencontre débute à 10h15. Marie-Claude Gagné procède à l ouverture de la rencontre et préside la réunion. Mélissa Hamel agit à titre de secrétaire. 3. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Ajouts à varia. Isabelle Goffart propose d adopter l ordre du jour, secondée par Mélanie Tremblay. L ordre du jour est adopté à l unanimité. 1. Vérification du quorum 2. Ouverture de la réunion 3. Lecture et adoption de l ordre du jour 4. Accueil d une nouvelle officière au C.A. 5. Lecture et adoption du compte-rendu de la réunion 13 mars Adoption du compte-rendu 5.2 Affaire en découlant de la réunion du 13 mars Rencontre avec les délégués du MSSS et projet de loi Règlement concernant l'élection du représentant du CM au CA 8. Guide de fonctionnement des CM (protection, ISBN, rémunération) 9. Symposium international sur la qualité des soins et la sécurité des patients 10. Colloque Rencontre via Skype du nouvel adjoint aux communications, M. Kéven Breton (16h30) 12. Varia

2 12.1 Imprimante 12.2 Collaboration possible avec l Association des physiciens et ingénieurs biomédicaux du Québec 12.3 Prix Reconnaissance 13. Levée de la réunion 4. ACCUEIL D UNE NOUVELLE OFFICIÈRE AU C.A. Vanessa Roy propose la coaptation de Patricia Décarie, nutritionniste au CIUSSS du Nord de l île de Montréal comme officière au C.A. de l ACMQ, secondée par Claudette Girard, adopté à l unanimité. Marie-Claude Gagné accueille Patricia Décarie qui a commencé sa collaboration avec l ACMQ il y a dix ans en travaillant bénévolement comme graphiste et qui se joint officiellement comme membre du C.A. Un tour de table est fait où chacun des membres se présente. 5. LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS VERBAL DE LA RÉUNION DU 13 MARS Adoption Paul Jr Marchand propose l adoption du procès verbal du 13 mars 2015, secondée par Julie Mathieu. Le procès verbal est adopté tel quel à l unanimité. 5.2 Affaires en découlant Nouveaux officiers au C.A. : Nathalie Lefebvre revient d un congé maladie et n est pas disponible pour le moment pour s impliquer à l ACMQ, mais maintient son désir de s impliquer dans le futur. Nous convenons qu elle puisse rester en poste jusqu en septembre 2015 pour autant que nous n ayons pas de nouvelles candidatures Lettre aux ordres professionnels : Isabelle Goffart a envoyé la proposition de lettre aux membres du CA. Les commentaires sont recueillis, les modifications seront apportées et l envoi est prévu pour juin Bilan financier : Nous avons reçu les dividendes du Colloque 2014 par le CSSS Alphonse-Desjardins. Caroline Renauld présente le bilan financier Communications : L appel de service a été fait et nous avons pris une entente avec M. Kéven Breton comme adjoint aux communications 8h/semaine. Le contrat de service est complété et sera signé sous peu Site internet : Mélissa Hamel a discuté avec la firme 32 Mars pour les modifications à faire et nous sommes en attente du devis pour estimation des coûts : Journal ACMQ : Le journal a été envoyé à tous les présidents au début mai 2015 et déposé sur le site internet. Il a été publié sur la page Facebook ce jour même. Patricia se propose à modifier le format du Journal pour la prochaine édition : Règlement de régie interne de l ACMQ : point à reporter à l automne : Archivage : nous sommes en attente du devis de 32 mars : Offre de formation : Le CISSS de l Outaouais a demandé une formation sur les CM pour les accompagner dans la fusion. Isabelle a contacté leur DSM pour offrir une formation donnée par l ACMQ. Paul Jr Marchand et Mélanie Tremblay se proposent pour donner cette formation si le CISSS va de l avant : Cotisations : Certains établissements se regroupent en CISSS ou CIUSSS pour payer la cotisation complète, ce qui facilite le paiement. De nouveaux membres ont ainsi été rejoints. Au besoin, une lettre aux P-DG pourra être envoyée pour expliquer le rôle de l ACMQ et la pertinence pour leur CM d être membre. ACMQ Rencontre du 15 mai

3 6. RENCONTRE AVEC LES DÉLÉGUÉS DU MSSS ET PROJET DE LOI 10 MSSS : Isabelle Goffart et Mélissa Hamel ont rencontré 2 déléguées du MSSS le 30 avril 2015 pour discuter de la mise sur pied de règlements de régie interne des CM d établissement de santé et des services sociaux. Il s agit à la base d une demande des P-DG au MSSS d avoir des règlements uniformisés pour les conseils consultatifs. Nous avons remis la section règlements du Guide de fonctionnement des CM comme modèle, le règlement pur sera produit par le MSSS d ici le 20 mai 2015 puis remis au service des contentieux du gouvernement pour révision. Le projet de règlements devrait être remis aux P-DG autour de la mi-juin Par ailleurs, lors de la rencontre, plusieurs autres points ont été soulevés aux délégués du MSSS notamment quant aux rôles de la CMuR redistribués aux CM et à l allocation d heure et de budget aux CM. Ces points ont été pris en compte par les délégués et seront discutés lors de rencontres ultérieures. Guide de fonctionnement des CM : Dès que nous recevrons le règlement proposé par le MSSS, le guide sera révisé pour s amarrer au projet de règlement du ministère puis distribué à tous les membres de l ACMQ dès que possible. Loi 10 : Chaque membre témoigne de l avancement des travaux dans sa région et un partage d idée s ensuit. Un courriel aux présidents a été envoyé au début mai pour expliquer la réception future d un règlement de régie interne proposé par le MSSS, donc il n y a pas pertinence de travailler sur ce dossier dans les CISSS ou CIUSSS. Par contre, il est pertinent d établir les ponts entre les établissements, d asseoir un CECM transitoire, de rencontre les dirigeants (P-DG et DSM) et de travailler sur un plan de communication dès maintenant. 7. RÈGLEMENT CONCERNANT LA NOMINATION D UN MEMBRE CM AU CA Il est prévu que le MSSS dicte un règlement pour la nomination du représentant CM au CA. Une discussion s ensuit autour de ce que nous pensons nécessaire de voir dans ce règlement et des critères de sélection pertinents pour le membre nominé. Le point sera amené au MSSS. Nous soulèverons également le fait que le CM nous semble sous représenté au CA avec un membre seulement pour plus de 50 titres professionnels différents. 8. GUIDE DE FONCTIONNEMENT DES CM Le guide a été envoyé à tous les membres du C.A. pour lecture. La distribution est retardée à la demande du MSSS pour amarrer le guide aux règlements de régie interne qui sera produit par ce dernier. Nous prévoyons la sortie du guide en juin Nous ferons la demande d un ISBN pour protéger notre document dès que la version finale sera complétée. Rémunération de Maître Sonia Amziane : Nous avions une entente avec Maître Amziane pour la révision légale du guide, mais le nombre d heures nécessaires a été largement dépassé. Paul Jr Marchand propose d augmenter la rémunération pour le travail accompli à la révision du Guide de fonctionnement d un CM par Maître Sonia Amziane. Celle-ci passerait de 1000 à 3000$ étant donné qu elle a dépassé les 10 heures prévues au départ de 60 autres heures. Cette proposition est secondée par Julie Mathieu et adoptée à l unanimité. Claudette Girard propose une mention de félicitation pour le travail fait sur le Guide de fonctionnement des CM à Isabelle Goffart, Mélissa Hamel et Patricia Décarie, secondée par Caroline Renauld, adopté à l unanimité. ACMQ Rencontre du 15 mai

4 Patricia et Isabelle ont également travaillé à la production d un dépliant sur le conseil multidisciplinaire qui pourra être distribué à tous sous format PDF avec un espace libre pour ajouter les coordonnées propres à chaque établissement pour distribution aux membres. 9. SYMPOSIUM INTERNATIONAL SUR LA QUALITÉ DES SOINS ET LA SÉCURITÉ DES PATIENTS Nous avons reçu une invitation à ce symposium qui se tiendra le 2 juin prochain à Montréal. Pour le moment, nous jugeons que les sujets ne sont pas pertinents pour nous. 10. COLLOQUE 2015 Marie-Claude Gagné et Paul Jr Marchand, membres du comité Colloque, nous présente le plan et l horaire prévu pour la journée du Colloque 2015 qui se tiendra le 2 novembre 2015 à Lévis. Patricia Décarie se joint au comité Colloque. 11. RENCONTRE AVEC LE NOUVEL ADJOINT AUX COMMUNICATIONS Nous avons fait une offre de service et avons obtenu le curriculum vitae de Kéven Breton. Nous l avons engagé comme adjoint aux communications avec un contrat pour 8h/semaine pour 6 mois. Claudette Girard propose de déléguer Marie-Claude Gagné pour superviser le travail de M. Breton et pour la reddition de compte, secondée par Mélissa Hamel, adopté à l unanimité. Les membres du C.A. rencontrent et échangent avec Kéven Breton. Il prend en charge la gestion des médias sociaux en support à Vanessa Roy. Une page Linked In a été mise sur pied et une revue de presse pour présenter l ACMQ aux journalistes pour préparer des sorties publiques ou médiatiques. 12. VARIA 12.1) Imprimante : L imprimante est hors d usage et les coûts de réparation sont trop élevés. Claudette Girard propose un budget de maximum 500 $ pour l achat d une nouvelle imprimante, secondée par Mélanie Tremblay, adopté à l unanimité. Mélissa Hamel est en charge de l achat. 12.2) Association des physiciens et ingénieurs biomédicaux : nous avons une ouverture à la collaboration, peut-être plus sous forme de participation dans nos Colloques réciproques. Mélissa Hamel communiquera avec Martin Cyr pour mieux connaître leur désir de collaboration. 12.3) Reconnaissance : comme chaque année, la période de mise en candidature pour les prix reconnaissance aura lieu du 25 mai au 25 juin. Un courriel sera envoyé la semaine prochaine en guise de rappel aux membres. Nous choisissons les membres du jury pour cette année : Julie Mathieu, Claudette Girard et Mélissa Hamel. ACMQ Rencontre du 15 mai

5 13. LEVÉE DE LA RÉUNION Paul JR Marchand propose la levée de la réunion, secondé par Mélanie Tremblay. La rencontre est levée à 17h00. La prochaine rencontre aura lieu le 18 septembre à Longueuil. Isabelle Goffart erg. Présidente de l ACMQ Mélissa Hamel pht Secrétaire de l ACMQ ACMQ Rencontre du 15 mai

6 Autres notes qui ne figureront pas au PV!!! Ordres professionnels o Isa fait suivi à Stéphanie Émond pour la lettre aux ordres o Claudette établit la liste des courriels des ordres professionnels pour envoi. o Dans le courriel aux ordres, écrire «aucun écrit ne suivra», et demander accuséréception Site internet o Il faudra ajouter nouveau formulaire d inscription pour le Colloque. CHU de Québec CIUSSS Capitale Nationale : présidents sur le CECM transitoire (ou un délégué par ancien établissement), il y a quand-même un arrimage avec le CHU de Québec parce que plusieurs membres CM du CHU transigerons vers le CIUSSS de la Capitale- Nationale. L IUCPQ collabore également. Travaille sur la CMuR CISSS Outaouais : les anciens présidents constituent le CECM transitoire. Le DGA a demandé à ce que les anciens CECM restent à l intérieur de leur anciens établissements et les membres des anciens CECM sont reconduits dans leur mandat, il n y aura pas d élections. Ils sont en attente des règlements de régie interne. Demande de présence du DSM à l AGA. CISSS Chaudières Appalaches : peu avancé parce que les P-DG ont stoppé les démarches initiales. Ils ont travaillé sur une lettre à envoyer au P-DG et elle sera envoyée la semaine prochaine. La DSM a contacté la présidente du CSSS de Beauce. CIUSSS SLSJ : un représentant de chaque ancien établissement a été nommé sur le CECM transitoire, ils ont nommés des officiers de l exécutif transitoire. Ils ont aussi conservé un souscomité dans chaque ancien établissement pour le moment. Ils ont eu un contact avec leur DSM, il sera présent à leur prochaine rencontre. Ils feront un rapport annuel unifié à remettre au nouveau CA. CIUSSS de l Estrie - CHUS : une rencontre a eu lieu à ce jour, un avis a été envoyé à tous les anciens DG avant le 1 er avril et une autre lettre a été envoyé au DSM cette semaine pour débuter la collaboration. En attente des règlements de régie interne. CISSS Abitibi-Témiscamingue : le P-DG rencontre l équipe du CSSS de Val d Or la semaine prochaine. Il n y a pas eu de rencontre d établissements fusionnés à ce jour. CIUSSS du Nord de l Île de Montréal : DSM nommé depuis 2 semaines. Ils ont eu une assemblée générale de tous les membres CM la semaine passée, ils ont voté la proposition de former le nouvel exécutif transitoire pour 1 an avec un délégué de chaque ancien CSSS. CISSS de la Montérégie Est : ont eu déjà plusieurs rencontres, 4 délégués des anciens établissements (3300 membres), communication par la P-DG, avait fait une lettre avant la fusion à la P-DG. La DSM n a pas été nommée à ce jour. CISSS de la Montérégie Centre : 2000 membres environ, envoi d une lettre au P-DG, pas de retour à ce jour. Les anciens CECM continuent de fonctionner. La DSM rencontre la présidente du CM de Charles-Lemoyne. Prochaine rencontre en juin où se sera unifié. Ils ont 2 DSM adjointe (qualité et organisation des soins et service). CIUSSS Mauricie Centre du Québec : contact courriel entre les présidents des anciens centres, attente des directives de la direction. Ils ont envoyé une lettre au P-DG. Le P-DG a demandé à rencontrer les anciens présidents de CECM la semaine prochaine. Idée de faire une formation DSM-CM dans le futur en s alliant un DSM proactif. ACMQ Rencontre du 15 mai

7 Règlement pour nomination membre CM au CA (nos suggestions) o Lettre de motivation avec CV (2 pages max). o Liste de critères (minimum d années d expérience dans le réseau, expérience multidisciplinaire et de gouvernance, connaissance des professions, etc.) o Serait un atout : année sur le CECM o On suggère que ce soit l exécutif qui choisisse parmi les candidatures soumises. o Si possible alterner entre santé et services sociaux. o Maximum un mandat. Ajout au Guide CM o Rappeler que le président du CM peut se présenter en tout temps aux rencontres de CA. o Suggérer qu en alternance le président et le VP du CM assiste au CA Idées : créer une lettre de bienvenue à envoyer à tout nouveau membre. Colloque o La veille : Cocktail «Get together» pour tous et Souper au Cosmos pour les présidents (Marie-Claude et Claudette) o 8h00 : Accueil o 8h30 : Mobilisons nous o 9h30 : AGA o 10h15 10h30 pause o 10h30 : panel (3 présidents CII, CMDP, CM) (Leadership mobilisateur et pratiques collaboratives) o 11h15 : ateliers comment actualiser les CECM fusionnés, pratiques collaboratives DSM-CM o 12h-13h30 : dîner o 13h30 : Maître Amziane o 15h00 pause o 15h15 : prix reconnaissance o 15h30 : Jean-Marc Chaput motivateur o 16h30 : ministre si disponible (Isabelle écrit la lettre, s il n est pas dispo, demander la présence d un délégué). o o o Formulaire d inscription à voir - Kéven pourrait nous aider sur ce point communiquer avec Mélissa rapidement si formulaire à créer sur le site internet. 200 $ par personne. Objets promotionnels : Caro fait une proposition au comité Colloque. ACMQ Rencontre du 15 mai