Le calcul de l indemnité de congés payés

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1 Gérer les congés Le calcul de l indemnité de congés payés Référence Internet Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée Lors de la prise de congés payés, il faut distinguer dans le bulletin de salaire l indemnité correspondant à ces jours d absence de la rémunération des jours travaillés. Comment calculer l indemnité de congés payés? La comparaison des résultats entre les 2 méthodes de calcul est-elle impérative et systématique? La bonne méthode Étape 1 Connaître les règles à respecter pour le calcul de l indemnité de congés payés Le Code du travail prévoit deux méthodes différentes pour calculer l indemnité de congés payés d un salarié. Pour savoir comment les appliquer, il faut se mettre en situation. L hypothèse évoquée concerne un salarié qui dispose d un solde de droits à congés payés et qui prend des vacances au cours d un mois M. Le bulletin de paie du mois M (voire M +1) doit mentionner le congé, et distinguer la rémunération de la période travaillée de celle attribuée au titre de la période de congés (indemnité de congés payés). Pour calculer cette «indemnité de congés payés», vous devez en fait comparer le résultat de deux modes de calculs : méthode du 1/10 : prendre en compte la rémunération de «la période de référence congés payés» et lui appliquer un taux de 10 % ; méthode du maintien de salaire : évaluer le maintien du salaire pendant le congé ou «salaire théorique». C est le résultat le plus favorable au salarié qui doit être appliqué. Étape 2 Calculer l indemnité selon la règle du 1/10 e Il s agit de calculer la rémunération perçue au cours de la période de référence ; cependant, tous les éléments de cette rémunération n entrent pas dans la base de calcul. Éléments à inclure : toutes les sommes ayant le caractère de salaire ou d accessoire du salaire : le salaire de base (qui est la contrepartie directe du travail) ; la rémunération des heures supplémentaires ; les primes de panier et de transport qui ne correspondent pas forcément à des frais réels ; la prime d ancienneté ; les primes et gratifications correspondant à un droit précis du salarié et affectées par la prise de congés (ex. : primes de rendement, primes d objectif, etc.) ; les commissions des commerciaux ; les indemnités attribuées pour des périodes légalement assimilées à du travail effectif (ex. : indemnité congés payés de l année précédente, complément de salaire suite à un accident du travail, etc.). Éléments à exclure : toutes les sommes n ayant pas le caractère de salaire ou liées à un risque exceptionnel : les remboursements de frais professionnels, même lorsqu ils sont forfaitaires ; les primes exceptionnelles, qui ont un caractère discrétionnaire ; les primes non affectées par la prise des congés (ex. : 13 e mois, intéressement, etc.) ; les indemnités attribuées pour des périodes non assimilées à du travail effectif (ex. : complément de salaire pendant la maladie, chômage partiel, etc.). Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Editions Tissot 633

2 Le calcul de l indemnité de congés payés Étape 3 Évaluer le salaire théorique de la période de congés : la règle du maintien de salaire Pour calculer le salaire théorique que le salarié aurait perçu s il avait continué à travailler, il faut prendre en compte : le salaire et les accessoires du salaire de la période précédant immédiatement le congé : les éléments à inclure sont les mêmes que ceux retenus pour l indemnité du 1/10 ; l horaire de travail réel qui aurait été celui du salarié pendant la période du congé. en plus : le montant de «l indemnité de congés payés», soit le maintien du «salaire théorique», soit l indemnité du 1/10 proratisée selon le nombre de jours pris. Attention Les entreprises des secteurs du Bâtiment, des Travaux publics, des transports routiers et de la manutention sont affiliées à des «caisses de congés payés» qui gèrent l indemnisation des congés. Ces entreprises n ont alors à traiter que la déduction de salaire imputable à l absence. Évitez les erreurs Étape 4 Comparer les résultats des deux calculs L application du 1/10 à la rémunération de la période de référence va donner le montant de l indemnité due pour toute la période de congés. Pour avoir une base de comparaison facile à utiliser, on peut diviser cette indemnité par le nombre de jours de congés acquis : on dispose alors d un taux journalier. Cette indemnité est à comparer au montant cumulé des salaires théoriques de toutes les périodes de congés de l année. Pour faciliter la comparaison, on peut aussi calculer le salaire théorique pour un jour de congé. La règle du 1/10 qui reflète une rémunération moyenne est souvent plus favorable que le simple maintien du salaire habituel. Étape 5 Établir le bulletin de paie Habituellement, les salariés fractionnent les congés annuels : il y a ainsi plusieurs mois de paie concernés par ce double calcul. Sur chaque bulletin, vous devrez mentionner les dates de congés et le nombre de jours consommés. Vous ferez apparaître dans des rubriques distinctes : en moins : la ou les déduction(s) imputable(s) à l absence, y compris sur certaines primes ; sauf cas particulier, le total de ces déductions devrait correspondre au «salaire théorique» ; Nepayez pas (même partiellement) deux fois certaines primes par le biais de l indemnité de congés payés Vous devez être vigilant pour la détermination de la base de calcul de l indemnité de congés payés afin d échapper au risque de verser des primes en trop. Par exemple, si vous avez versé un 13 e mois complet en fin d exercice, et si vous n excluez pas cette prime de la base, vous allez payer un 1/10 de «13 e mois» supplémentaire à l occasion des congés payés. Cette exclusion est évidente pour le «13 e mois», elle l est moins pour certaines primes, notamment celles liées aux objectifs ou aux résultats. Nesous-évaluez pas le salaire théorique La déduction faite au salaire de base, proportionnellement aux heures (ou aux jours) d absence, ne représente pas, à elle seule, le «salaire théorique». Si vous avez simultanément maintenu une prime mensuelle dans son intégralité (par exemple une prime d ancienneté), vous devez en évaluer la fraction attribuable à la période de congé, et l ajouter. Faute de quoi vous allez comparer le «1/10» à un salaire théorique minoré : vous risquez alors de verser un complément indu. le rôle des représentants du personnel Les délégués du personnel sont consultés lorsque la période des congés annuels est fixée, dans l entreprise, par l employeur. 634 Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Editions Tissot

3 Le calcul de l indemnité de congés payés Ils n ont en revanche aucune compétence pour élaborer la base de calcul des congés payés. Toutefois, ils peuvent intervenir auprès de la direction pour le compte d un salarié qui s estime lésé au niveau de la rémunération de ses congés ; ils sont alors pleinement dans leur rôle. Les sanctions possibles En matière de congés payés, des sanctions sont prévues pour le non-respect du droit au repos du salarié. L indemnisation des congés payés peut être contestée et donner lieu à un contentieux prud homal ; la prescription est de 5 ans, comme pour les salaires. Notre conseil Adoptez la méthode appropriée à vos moyens Si vos outils pour l établissement de la paie ne vous permettent pas de faire ce double calcul à chaque bulletin, vous pouvez continuer à assurer le maintien du salaire, faire une vérification en fin de période (en mai), et verser éventuellement un complément global à ce moment-là. Questions/Réponses Comment rémunérer les congés payés en cas de départ de l entreprise? Lorsqu un salarié quitte l entreprise en cours d année, il a acquis un solde de congés payés pour l année suivante, et il peut avoir un reliquat pour l année en cours. Il faut lui verser une «indemnité compensatrice de congés payés» (ICCP). Cette indemnité se calcule comme l indemnité de congés ci-dessus. Il faudra appliquer la règle du 1/10 distinctement pour chaque période de référence, et faire la comparaison avec le «salaire théorique», pour payer le plus favorable au salarié. Attention l ICCP de l année en cours n entre pas dans le calcul de l ICCP de l année suivante ; l indemnité compensatrice de préavis entre dans le calcul de l ICCP (de l année suivante) ; la faute lourde est privative de l ICCP de l année suivante. Comment calculer l indemnité de congés payés des salariés à temps partiel? L indemnité se calcule de la même façon que pour les salariés à temps plein. Le salarié à temps partiel qui a travaillé à temps plein pendant la période de référence bénéficie, par la règle du 1/10, d une indemnité reflétant le salaire avec lequel il a acquis ses droits. Dans le cas inverse, lorsque le salarié à temps plein a travaillé précédemment à temps partiel, la règle du 1/10 lui étant défavorable, il bénéficie du maintien de son salaire complet. Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée ainsi qu aux rubriques suivantes : Modèles téléchargeables Éléments à prendre en compte pour le calcul de l indemnité de congés payés - MOD.155 Pour aller plus loin sur le sujet L indemnité de congés payés - CFP Références aux textes officiels rattachés à cette fiche Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Editions Tissot 635

4 Service client Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Bénéficiez du seul guide 3-en-1 qui regroupe, pour chaque sujet, toutes les informations pratiques de comptabilité, fiscalité et paie. Les fiches conseils Obtenez les informations concrètes en comptabilité, fiscalité et paie pour chaque sujet-clé : les fiches conseils traitent des questions concrètes gérées au quotidien dans les entreprises. Une fiche = une question ou un sujet précis, rédigée en langage clair et sans jargon. Vous n avez plus besoin de chercher les différentes informations à plusieurs endroits et vous êtes guidé étape par étape dans la procédure à suivre. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, les fiches sont mises à jour et enrichies en permanence Inclus : Bulletin de veille VOS AVANTAGES 1. Rapide : pour chacune de vos questions, les réponses incluent les 3 matières : comptabilité, fiscalité et paie. 2. Simple : taux de TVA, barèmes, plafonds, cotisations Pour les cas particuliers ou généraux, les fiches conseils répondent à toutes vos questions. Votre convention collective sur Internet Retrouvez toutes les dispositions à jour, spécifiques à votre secteur d activité. Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi près de 430 conventions nationales, régionales et départementales. 3. Economique : vous bénéficiez des solutions de rémunération les plus avantageuses pour votre entreprise. Inclus : Alertes actualité de votre convention collective par Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check-lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Offres d'abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier 336 HT Internet 306 HT Support papier Support internet

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