La dématérialisation des factures fournisseurs. Témoignage du groupe JACQUET

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1 La dématérialisation des factures fournisseurs Témoignage du groupe JACQUET En partenariat avec

2 Agenda Introduction : Présentation de la matinée et des intervenants Présentation de DIMO Gestion Enjeux et objectifs de la dématérialisation des factures fournisseurs Présentation et démonstration de la solution Retour d expérience du groupe JACQUET Questions - Réponses

3 Notre mission Enrichir votre système d information grâce à des applications innovantes et complémentaires de votre ERP Nos métiers Éditeur et intégrateur de solutions logicielles pour le management

4 DIMO Gestion en années d expérience 200 collaborateurs 20 M de CA en % versus 2009 E3+ indice Banque de France Dette nulle 5750 clients

5 5 750 clients et références Ils nous font confiance

6 7 business units Business Intelligence IBM CRM SAGE CRM SOLUTIONS Dématérialisation & Processus BASWARE Gestion INVOKE LUCCA SAGE Finance GMAO READSOFT VDOC SOFTWARE Voyages & frais professionnels SAGE DIMO Maint NOTILUS NdFSystem

7 Un partenaire pas comme les autres Expertise Des équipes dédiées et spécialisées par métier Implication 100% du capital détenu par les dirigeants et les collaborateurs Ouverture Un large réseau de partenaires pour renforcer notre valeur ajoutée Engagement Une approche transversale des projets, de l audit au support client

8 Support client Nos services client assistance téléphonique dédiée à chaque activité extranet client : supportdimo.com recommandé par 97% de nos clients Packs services 6 packs services pour vous assurer une exploitation optimale de nos solutions Prise en main à distance - Tick Help - Contrôle technique Tranquillité Optimisation -Sauvegarde

9 INVOICES by ReadSoft Benchmark Meilleurs taux de lecture Auto-apprentissage Meilleur outil de Reporting (Qlikview) Multi taux de TVA, multilingues Ergonomie, simplicité Dématérialisation & Processus Maturité ReadSoft : inventeur de la LAD clients traitement des factures (350 millions/an) Evolutivité et adaptabilité Capacité de traitement de tous les documents Solutions utilisés au niveau international Société pérenne, 80 personnes à la R&D

10 Basware Invoice Automation Dématérialisation & Processus Benchmark Plus large couverture fonctionnelle du marché Haut niveau d automatisation dans le traitement des factures Meilleur contrôle interne Solution multilingues Ergonomie et simplicité Maturité Leader mondial du Purchase To Pay (Source le Forester) clients dans le monde Evolutivité et adaptabilité 220 ERP et système comptable interfacés Evolution vers la facture électronique (Dématérialisation fiscale)

11 Nos compétences sur ces solutions Dématérialisation & Processus INVOICES by ReadSoft Programme de certification consulting Programme de certification avant-vente Partenaire ReadSoft catégorie PLATINUM BASWARE Programme de certification consulting Programme de certification avant-vente

12 Des références nombreuses en dématérialisation D&P -ReadSoft -Basware - V1.0

13 Agenda Introduction : Présentation de la matinée et des intervenants Présentation de DIMO Gestion Enjeux et objectifs de la dématérialisation des factures fournisseurs Présentation et démonstration de la solution Retour d expérience du groupe JACQUET Questions - Réponses

14 Les symptômes dans les organisations Beaucoup de manipulation papier Manque de traçabilité Mauvaise relation/image avec les fournisseurs Nb moyen de photocopie : 4 par facture Relance régulière des approbateurs Perte de factures, paiement hors délais «80% de l innovation vient des fournisseurs» Tâche répétitive Conformité interne Non respect des délais légaux Saisie, photocopie, affectation, mise sous pli, archivage, recherche Risque d erreur dans les saisies, respect des procédures internes, manque de traçabilité, contrôle par sondage LME et délai de paiement. Délai moyen de validation d une facture : 25 jours

15 Un enjeu économique Réception 7% Circuit papier Saisie 10% Archivage 11% Gestion des litiges 13% Réception 9% Saisie 10% Circuit automatisé Archivage 12% Gestion des litiges 16% Validation 39% Règlement 20% Validation 26% Règlement 27% Coût moyen de la facture «papier» 17,6 euros Coût moyen de la facture Scan/Capture + Sas Gestion Unique 11,08 euros Etude Deutsche Bank

16 Objectif client Réponse fonctionnelle Un système capable de régler les fournisseurs au plus tôt Une solution qui va vous aider à respecter les délais liés aux Exigences LME Un système capable de prendre en compte des factures électroniques Intégration directe de factures XML et PDF dans la solution Archivage Accès en permanence à l image de la facture et lien permanent entre le papier et l image Garantir la traçabilité du flux de factures fournisseurs Une solution conforme aux contraintes des lois SOX et LSF Maîtriser le processfactures Reporter permet d anticiper les pics d activité, et d évaluer la charge de travail par opérateur

17 Objectif client Réponse fonctionnelle Diminuer les tâches manuelles autour de l intégration des factures et gagner en productivité Dématérialisation des factures : auto apprentissage de la solution / modélisation entièrement automatique Possibilité de retrouver facilement les factures papiers en cas d audit La gestion de lot vous permet de garder un lien permanent avec la facture papier Mettre le comptable au cœur de l application : concentrer le travail sur les tâches à plus forte valeur ajoutée Toutes les factures correctes sont automatiquement envoyées vers l ERP Améliorer la relation fournisseurs Fournir les indicateurs pour un reporting fournisseur plus rapide et plus fiable Retour sur investissement Solution pérenne, plus de 3000 clients, un ROI estimé entre 6 à 9 mois

18 Agenda Introduction : Présentation de la matinée et des intervenants Présentation de DIMO Gestion Enjeux et objectifs de la dématérialisation des factures fournisseurs Présentation et démonstration de la solution Retour d expérience du groupe JACQUET Questions - Réponses

19 L automatisation des étapes Point d entrée unique Capture automatique des données Contrôles d intégrité Basware Rapprochement Imputations comptables Accès à l image Détection automatique des litiges Ajouts de données Accès à l image Etapes de Validation Règles de validation Notification Rappels et retard Accès à l image Comptabilisation des factures Gestion BAP Saisie Rapprochement Contrôle Règlement des litiges Validation Approbation Comptabilisation Règlement

20 Traitement de la facture Fac Videocodage Numérisation Scan Capture Transfert Imputations et BAP BASWARE INVOICE AUTOMATION Bap Contrôle / Imputation Comptabilisation Workflow B.A.P. BAP -ERP - Comptabilité BAP Bap

21 -Papier 1 Numérisation Ouverture des plis Numérisation - -XML 2 3 Capture Contrôle Identification du fournisseur Identification de la société facturée Capture des données Contrôle des données et de leur format Contrôle de l existence du fournisseur Contrôle des règles de cohérence Confirme les propositions 4 VideoCodage Clique sur les champs manquants Rejette la facture Réachemine la facture 5 Transfert Controles Rapprochement Imputations Workflows INVOICES de READSOFT, LE PROCESS

22 Capture Identification du fournisseur et de la société facturée N TVA intracommunautaire SIRET / SIREN ouéquivalent Coordonnées bancaires Adresse Captures des informations permettant d automatiser la saisie de la facture Détection des avoirs Numéro de facture Date de facture Numéro de commande Numéro de bon de livraison Ligne articles (quantité, prix unitaire, article, prix total, ) Date d échéance Taux TVA Montant HT Montants TVA Montant TTC Devise

23 Verify (videocodage)

24 Pour aller plus loin Améliorer l'efficacité de votre traitement des factures Trouver les goulots d'étranglement Planifier d une manière plus efficace les ressources dédiées Nouvelles méthodes de travail Définir des objectifs basés sur les performances passées Suivre et gérer la réalisation des objectifs de votre entreprise Avoir un support pour les exigences légales grâce à la traçabilité de l ensemble des actions faites sur la facture Améliorer la productivité de vos équipes Suivez les encours fournisseurs et améliorer la relation fournisseur

25 Mesurez la production Visualisez les encours à traiter

26 Analysez les temps de traitement Mesurez la performance de votre outil

27 Bénéfices Sécurisation processus ROI 6 à Entrée Capture LECTURE TOUS TYPES DE FORMAT AUTOMATISATION DE LA SAISIE INTERFACE SIMPLE POUR 9 mois Videocodage EFFICACITE OPTIMALE Gain de temps Transfert Reporting TRANSFERT AUTOMATIQUE MESURE DE LA PERFORMANCE TRACABILITE DU PROCESSUS

28 Gamme Basware Invoice Automation Basware Procurement Basware Invoice Automation Basware RFx Management Basware Contract Lifecycle Management Basware Purchase Management Basware Contract Matching Basware Order Matching Basware Invoice Processing

29 Le processus complet d automatisation

30 30

31 Agenda Introduction : Présentation de la matinée et des intervenants Présentation de DIMO Gestion Enjeux et objectifs de la dématérialisation des factures fournisseurs Présentation et démonstration de la solution Retour d expérience du groupe JACQUET Questions - Réponses

32 Retour d experience Dématérialisation et automatisation Du traitement des factures fournisseurs

33 Agenda Introduction: Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour? Questions / Réponses

34 Présentation de la société JACQUET Le Groupe JACQUET, filiale du Groupe céréalier LIMAGRAIN, est constitué d une holding à laquelle est rattachée 4 filiales françaises et 2 filiales belges. L ensemble est composé de 9 établissements distincts. Activité : Marchés des pains emballés, des croustillants et de la pâtisserie. Quelques chiffres : CA net de millions d euros, Effectif de 978 collaborateurs.

35 Agenda Introduction: Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

36 Problématique d origine Départ en retraite de comptable, fin d un CDD Un cycle de traitement des factures fournisseurs pas toujours très réactif (bcp de manipulation papier, taches répétitives, ) Respecter les nouveaux délais de paiement imposés par la LME Le Coût de traitement d une facture : Coût d une facture papier : 15 euros, Coût de traitement d une facture dématérialisée: 7 euros.

37 Processus de traitement de la facture Site de traitement : Réception/comptabilisation / imputation des factfrs sur les différents sites (St michels/orge (91), Clamecy (58), Clermont Ferrand (63), Sens (89), Langonnet(56) ) et tous les paiements sur St michel s/orge (91) Comptabilisation : dans l ERP Movexavec imputations analytiques et budgétaires par les comptables (7 axes comptables dont 4 obligatoires) Validation : Diffusion des factures auprès des responsables budgétaires pour obtenir les BAP en veillant au respect des délais de paiements des fournisseurs Règlement : Préparation des paiements Classement : Archivage

38 Volumétrie - Chiffres Sociétés: Filiales françaises soit 4 filiales réparties sur 6 sites géographiques différents. Factures fournisseurs : / an Equipe comptable avant la mise en place du projet était de 7.5 postes (4 postes sur sites en province et 3.5 sur le site de ST Michel s/ Orge en région parisienne). Vérificateurs/approbateurs : 100 personnes.

39 Les dysfonctionnements -Taches répétitives de saisie pouvant augmenter le risque d erreur (erreur de frs, facture au lieu d avoir, ) -Perte de factures donc perte de tps (demande de duplicata, fournisseurs payés en retard ) - Gestion des litiges pas très performante - Recherche de document fastidieuse

40 Enjeux pour l enteprise L enjeu était à la fois économiqueet socialen associant à la fois une diminution du coût de traitement d une facture et le départ de comptables non remplacés. L objectif était de gagner tant en productivité qu en efficacité en positionnant les comptables sur des tâches à plus fortes valeur ajoutée, mais également de centraliserla réception des factures fournisseurs

41 Agenda Introduction: Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

42 Recherche et choix de la solution Type de factures concernés : Ordre d Achat, biens & services, investissements, intragroupe, participations publicitaires et pénalités logistiques Périmètre géographique : France + Belgique Objectif : Automatiser le BAP des factures au travers d un workflow avec la possibilité de gérer plusieurs niveaux de validation. Contraintes : Interfaces avec notre ERP MOVEX.

43 3 points de vigilance Imputation comptable et analytique : règles de gestion, fournisseurs selon leur nature, contrôle de la TVA, gestion des devises, des dates comptables, des clôtures mensuelles, les documents annexes Parapheur électronique : Pointage des propositions de paiement, Le workflow: Création des circuits de validations, intégrer la messagerie dans la gestion du processus (alertes, relances)

44 Agenda Introduction: Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

45 Les étapes du projet 1. Retour d expériences de clients équipés de notre ERP et ayant adopté la solution 2. Rédaction du cahier des charges 3. Définition de la date de mise en production du projet 4. Choix de l infrastructure informatique 5. Mise à jour de la base fournisseurs dans l ERP 6. Communication avec les fournisseurs 7. Réorganisation du service comptable 8. Définir les différents processmétiers (contrôle de la TVA, les règles de gestion, les imputations selon des modèles de comptabilisation associés à chaque frs, le type de documents traités, ) 9. Mise à jour du circuit de validation selon les différents types de dépenses 10. Phase test 11. Formations aux utilisateurs ( comptables, approbateurs, valideurs) Durée de mise en place du projet : 4 mois

46 Les facteurs clé de succès Le projet «DEMAT» était avant tout un projet d entreprise nécessitant : -Un soutien de la hiérarchie - Une collaboration étroite entre la comptabilité et le service informatique - Une disponibilité et implication des équipes comptables

47 Les étapes difficiles Difficultés: Convaincre les utilisateurs qu un nouvel outil informatique pouvait leur faire gagner en productivité sans leur ajouter une charge de travail supplémentaire Solutions: Démonstrations de la solution au Comité de Direction et une formation individuelle adaptée à chaque utilisateur.

48 Les trucs et astuces -Etroite collaboration entre le service comptable et le service informatique -Bien définir les différentes étapes du process: règles de gestion, circuit de validation -Mettre à jour la base fournisseurs - Prévoir une communication avec les fournisseurs -Mettre à jour les procédures

49 Agenda Introduction: Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

50 Les bénéfices et gains pour l entreprise - Gains qualitatifs : - Amélioration du contrôle interne, - Respect des délais de paiement, - Valorisation des tâches comptables, - Diminution du travail de classement et d archivage, - Recherche et consultation plus rapide (frs,type de dépenses, ), - Amélioration de la relation fournisseurs. - Gains quantitatifs : -Réduction des effectifs dédiés à la comptabilité fournisseurs (départ en retraite, fin de CDD). -Gain de temps pour les autres services (archivage en ligne favorisant la consultation de document, en dispensant la photocopie de facture) - un gain de temps en productivité et une «boite d archive» permettant aux responsables budgétaires de consulter toutes les factures relatives à son centre de profit => Réduction du coût de traitement d une facture.

51 Et demain? Automatiser le rapprochement des factures avec commande grâce au module Basware Order/matching. Ce module s inscrit dans la logique de gestion complète du traitement de la facture frs afin pouvoir répondre à nos attentes métiers (contrôle facture, suivi des écarts).

52 Agenda Introduction: Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses