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1 En général: 1. Nouveauté: système DMS (Document Management System): - Enregistrement de documents (Windows, sites web, s, scans) joint à la fenêtre client, dossier et/ou employé - Structure de sauvegarde automatique - Modèles de lettre 2. Nouveauté : Customer Relationship Management (CRM): - Segmentation clients - Observation chiffre d affaires - Graphes - Enregistrer contacts avec clients 3. Dans les détails client on peut maintenant mettre aussi la date d échéance abonnement général, transmissibilité et classe ainsi pour l abonnement demie tarif date d échéance et durée validité 1 à 3 ans. 4. Sous Données/Exportation/détails clients on peut maintenant aussi imprimer les numéros de téléphone, fax et adresses . Octobre 2008 Page 1 de 15

2 5. Avec chaque PNR importé à un dossier manuellement ou automatiquement, une ligne No Insurance s ajoute automatiquement. Si une telle ligne existe déjà dans ce dossier, elle ne s ajoute pas encore une fois. La fonction No Insurance doit être enregistré pour chaque langue et doit avoir le Sub-Type St.Keine Versicherung. En plus Assurance doit être coché. Sous données/système/configuration/crs on peut choisir le standard souhaité: 16 = No Insurance / 5=assurance d annulation / 7=assurance famille 6. Si un dossier est déjà ouvert par un autre utilisateur, il y a un message d avertissement. Si un utilisateur CETS/Tour Online veut ouvrir un dossier qui a déjà été ouvert par un autre utilisateur interne, il y a un message comme quoi ce dossier est déjà ouvert. Si par contre un utilisateur CETS / Tour Online a déjà ouvert un dossier, le même peut être ouvert par un utilisateur interne. Octobre 2008 Page 2 de 15

3 En cas de problèmes de système etc. qui provoquent une serrure des dossiers ne pas fermés correctement, on peut les remettre sous données/système/error check/unlock Dossier En cas où un utilisateur interne a ouvert la fenêtre détails d un dossier et une autre personne remet ce même dossier, l utilisateur reçoit un message comme quoi ce dossier soit modifié. Le dossier se ferme automatiquement. Octobre 2008 Page 3 de 15

4 Comptabilité: 1. Sous Données/Comptabilité/Ecritures Créanciers vous pouvez envoyer les journaux de paiements directement par (aussi plusieurs s au même temps). S il n y pas d adresse enregistré, le fournisseur est listé automatiquement sur l écran et peut être imprimé. 2. Sous Données/Comptabilité/Statistique/Liste des postes ouvertes on peut envoyer la liste des postes ouverts directement au client par (aussi plusieurs s au même temps) S il n y pas d adresse enregistré, le client est listé automatiquement sur l écran et peut être imprimé. Octobre 2008 Page 4 de 15

5 3. Un extrait TVA peut être imprimé sous Données/Comptabilité/Statistique/Créanciers. Octobre 2008 Page 5 de 15

6 4. Avec chaque Booking File qui est attribué à un dossier (manuellement ou automatiquement), le numéro de compte débiteur ou créancier est automatiquement inséré dans les lignes de prix de vente et d achat. La configuration doit être comme suite : Données/Système/Configuration/CRS Cochez Fetch Supplier on Import, Import Supplier Kreditoren Konto et Import Supplier Debitoren Konto Il est aussi nécessaire d enregistrer les numéros de compte débiteurs et créditeurs dans les informations clients compagnie aériennes. Si on ajoute une ligne de prix d achat ou vente vide, le numéro de compte va s afficher selon les règles suivantes : 1. Le fournisseur existe et contient un numéro de compte : -> Numéro de compte fournisseur 2. Le fournisseur existe mais n a pas de no de compte : Numéro de compte Le fournisseur n existe pas : Numéro de compte Octobre 2008 Page 6 de 15

7 5. Sous Données/Comptabilité/Rappels on peut maintenant filtrer les factures avec montant ouvert plus de 0 ou moins de 0. Comme ça on peut déterminer si le client nous doit quelque chose ou vice-versa. Octobre 2008 Page 7 de 15

8 1. En cliquant sur on peut consulter les Item infos insérées aux prestations. Cet icône est seulement actif si une information liée au futur existe pour cette prestation. On peut aussi consulter ces informations directement du dossier en cliquant touche droite sur la prestation. Et aussi dans Search Allotment on voit les infos item : Octobre 2008 Page 8 de 15

9 2. Dans les infos item on peut maintenant aussi choisir si ces informations doivent apparaître seulement dans Tour Online/Cets et ne pas sur facture et itinéraire. 3. Si on insère un prix dans le calcul automatique on peut choisir s il s agit d un prix de billet ou des taxes. Octobre 2008 Page 9 de 15

10 4. Si une prestation vol des dates de données est réservée sur EK ou OP la vérification suivante peut être effectuée : Clique sur Print, End Transaction et Jumelles, fermer dossier : S il n y a pas de pax lié à une prestation : Message d erreur. Si le nombre de pax lié (exclus bébés) ne correspond pas au nombre dans la prestation vol : Message d erreur. Seulement si ces nombres sont égaux on peut continuer à travailler. Sous Données/Système/Configuration les paramètres doivent être comme suite pour activer cette fonction : Main / Test for connected PAX Extra / Allotment - Teilnehmer = Pax 5. Avec le calcul de prix automatique et dans les lignes de prix des dossiers on voit le numéro du pax. Ce numéro est aussi visible sur les documents. En cas de lignes de prix manuels et de lignes de texte il faut insérer le numéro du pax manuellement. Ou en écrivant ou par touche droite dans la fenêtre rouge. Octobre 2008 Page 10 de 15

11 6. Titre demande Fax/ Le titre s adapte au choix coché. Le titre par défaut est toujours «Error». Si on coche une autre option, le titre change. 7. Dans iteminfo on peut maintenant saisir le séjour minimum et maximum par saison. On peut choisir plusieurs conditions de séjour par saison. En plus vous pouvez déterminer la date d arrivée et départ. Les données du séjour peuvent être copiées d une prestation à l autre. Quand on réserve une prestation, les règles saisies viennent vérifiées. Si elles ne sont pas respectées il y a un message d erreur qui explique les conditions. Example : - Arrivée lundi ou jeudi - Mais début de prestation est mardi (05.08.) - Le message montre aussi que l erreur se trouve dans le Begin Day et quels jours de début et de fin seraient valables. Pour que les données puissent être saisies correctement, ONLINE TRAVEL doit faire un fix. En même temps tous les arrangements seront mis sur RQ. Octobre 2008 Page 11 de 15

12 8. Le rabais de réservation à l avance dispose maintenant de plusieurs options : a) Au lieu de pouvoir saisir seulement une date de fin on peut maintenant aussi choisir une date de début. Cette date se base sur la date de réservation. b) Maintenant on peut saisir un nombre de jours de à. Ces jours se basent sur la différence entre la date d aujourd hui et la date de début prestation. c) L'option «Start date relevant» est nouvelle. Elle détermine si le rabais en pourcentage et CHF s applique partiellement (Start date relevant non coché) ou pour toute la durée de la prestation (Start date relevant coché). d) En plus on peut exclure des lignes de prix de ce rabais par cocher «kein Rabatt» Vous ne pouvez pas combiner les options a et b. Il faut aussi savoir que le rabais de réservation à l avance est ou en CHF ou en pourcent. Saisie du rabais de réservation à l avance unique pour arrangements, hôtels et Miscellaneous en % ou CHF : Saisie du rabais pour arrangements, hôtels et Miscellaneous par nuit en % ou CHF : Saisie du rabais unique pour voiture de location par jour en % ou CHF : Saisie du rabais pour voiture de location par jour en % ou CHF : Pour que les rabais de réservation à l avance précédents fonctionne encore il faut qu ONLINE TRAVEL exécute un fix. Octobre 2008 Page 12 de 15

13 9. Vous pouvez maintenant modifier les textes par plancode des catégories voiture de location sous Données/Installation/Voiture/Auto Voucher Text. Pour modifier les textes d un plancode il faut procéder comme suite : - Choisir le fournisseur et le plancode par liste déroulante - Modifier le texte et sauvegarder - Cliquer sur «Update Text Fields in Car Categories» et les données vont être modifiées En cas de voitures de location sans plancode on peut transférer les modifications d une catégorie à l autre au seine de la même compagnie de location voitures : - Ouvrir la catégorie concernée sous Données/Installation/Voiture/Auto Voucher - Modifier le texte et sauvegarder - Cliquer sur «Update Text fields in Car Categories» et les données sont transférées aux catégories voiture de la même compagnie. Les réservations précédentes ne seront pas concernées. Octobre 2008 Page 13 de 15

14 10. A côté de la statistique normale des Room Nights on peut maintenant aussi filtrer par chaîne d hôtel sous Statistique/Nuitée chambres d hôtels. Si on choisi un pays déterminé on ne voit que les chaînes d hôtels qui ont été insérées pour ce pays. Si on clique sur TOUS on voit la liste complète. Le nombre d adultes, enfants et bébés ainsi que les chaînes d hôtels s affichent dans la fenêtre après la recherche. Pour imprimer cette liste, il y deux options : - Imprime nuitées = le nombre de nuitées - Imprime pax/nbr = le nombre d adultes, enfants et bébés Vous ne pouvez pas combiner ces deux options d impression. Mais avec un export à Excel on voit les nuitées ainsi que le nombre d adultes, enfants et bébés. 11. Lors de la création/modification de contingents groupe on peut maintenant chercher l hôtel par destination et/ou code d hôtel. En ouvrant la fenêtre le curseur est placé sur destination : Octobre 2008 Page 14 de 15

15 12. Lors de la création/modification des prix d hôtel l occupation minimale vient comparée avec le nombre dans la ligne de prix. Il y a un message qui demande si cette ligne de prix doit être crée ou pas. Par default la réponse est mise sur Non. Octobre 2008 Page 15 de 15

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