Baromètre Dématérialisation - Finance

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1 Baromètre Dématérialisation - Finance Edition Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Finances Baromètre Dématérialisation Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisation Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisa Finances Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisation - Finances Baromètre Dématérialisation - Fina Dématérialisation - Finances Baromètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D - Fi mètre Déma Baromètre D Synthèse des résultats et enseignements Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

2 Informations générales La dématérialisation* des documents et l automatisation des processus sont des préoccupations majeures pour les directions Financières et Comptables. Qu il s agisse de la dématérialisation des flux clients ou fournisseurs, les enjeux sont considérables tant sur le plan quantitatif (accroître la productivité, réduire les coûts, accélérer les délais de traitements, ) que qualitatif (garantir la traçabilité et l auditabilité des opérations, améliorer la gestion de la trésorerie, ). Face à la complexité croissante des projets (approche transvervale type «purchase to pay» versus approche par silo, intégration multi-erp / Application comptable, combinaison de plusieurs solutions technologiques ) et aux contraintes règlementaires de plus en plus fortes, (Sarbanes Oxley, LME, ), vous nous avez fait part de vos attentes pour mieux connaître les pratiques de vos pairs dans ce domaine afin de sécuriser la réussite de votre projet. Dans ce contexte, l AFDCC (Association Française des Credit Managers et Conseils), l APDC (Association des Professionnels et Directeurs Comptabilité et Gestion), la DFCG (Association Française des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion) et ITESOFT ont conçu, en partenariat avec Canon et ERP-infos un baromètre annuel Dématérialisation - Finance dédié aux Grandes et Moyennes Entreprises mondiales, européennes et françaises. Nous vous délivrons aujourd hui la synthèse de la 4ème édition : Vous y découvrirez les attentes des entreprises qui vont mettre en œuvre la dématérialisation mais aussi les bénéfices et les facteurs clés de succès identifiés par ceux l ayant mise en place. Vous découvrirez également les types d organisations comptables les plus matures dans ce domaine et les modes d exploitations désormais privilégiés pour la dématérialisation. Pour alimenter cette 4ème édition, une enquête conçue par un comité d experts praticiens membres de nos associations, a été administrée durant les mois de juillet et août 2012 auprès d une large cible de décideurs comptables, financiers ou credit managers. 340 personnes représentant 319 entreprises y ont répondu. L AFDCC, l APDC, la DFCG, Canon, ERP-infos et ITESOFT renouvellent leurs remerciements à l ensemble des répondants ainsi qu aux membres du comité d experts qui ont œuvré à la rédaction de cette synthèse et dont vous trouverez les coordonnées à la fin de ce document. *Un lexique vous est proposé en dernière page Valérie COLLOT Présidente AFDCC Bernard MIRAILLES Président APDC Thierry LUTHI Président DFCG Sommaire La dématérialisation des flux fournisseurs I - La performance des processus achats et comptabilité fournisseurs Une efficacité toujours jugée perfectible mais en légère amélioration...8 Deux variables clés : dématérialisation et mode d organisation comptable...8 Réduire les délais de traitements : ambition première des entreprises...9 Levier prioritaire : optimiser le rapprochement commande / facture / réception... ç II - La dématérialisation et l automatisation des processus achats et comptabilité fournisseurs : des intentions de projets soutenus Un taux de prévision d équipement qui reste élevé...11 Le mode d exploitation «mixte» (interne et externe) reste privilégié...11 III - La dématérialisation et l automatisation des processus achats et comptabilité fournisseurs : une majorité d utilisateurs 2/3 des entreprises déjà équipées d une ou plusieurs solutions d optimisation...12 Les organisations mutualisées sont les plus matures IV - Les principaux facteurs clés de succès L interopérabilité des solutions avec le système d information...14 La maturité des entreprises vis-à-vis des technologies de l information...14 La mesure du ROI et les indicateurs de performances...14 V - Retour sur investissement et bénéfices mesurés Respect des échéances de paiement selon 64% des utilisateurs...15 Moins de 10 par facture selon 43% des sondés...15 Lorsqu il est mesuré, le ROI est inférieur à 24 mois dans 83% des cas...16 VI - Contexte économique : quels impacts sur les projets de dématérialisation? La crise économique : motivation ou frein? Des avis à présent plus nuancés...17 La dématérialisation des flux clients I - Vers une dématérialisation généralisée incluant flux clients et fournisseurs Près de 2 entreprises sur 3 considèrent qu un projet de dématérialisation doit concerner autant les échanges avec les fournisseurs que ceux avec les clients :...20 II - Dans la pratique : des différences néanmoins Une maturité plus forte des entreprises pour la dématérialisation des flux fournisseurs mais l écart se réduit...20 III - L évaluation du ROI : une pratique toujous aussi peu répandue Seulement 1 entreprise sur 4 effectue une mesure du ROI...21 IV - Dématérialisation des flux clients : des choix technologiques Les entreprises privilégient EDI et plateforme WEB...22 Philippe PELLETIER Directeur Marketing CANON Sylvain ARQUI PDG Infopromotions INFOPROMOTIONS François LACAS Responsable Marketing ITESOFT 2 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

3 Présentation de l échantillon Cette enquête a été administrée durant les mois de juillet et août 2012 sous forme de questionnaire on-line auprès d une large cible de responsables comptabilité / finance : 340 personnes représentant 319 sociétés ont répondu à la 4 ème édition du baromètre Dématérialisation-Finance. 70 % des répondants sont membres d une des trois associations professionnelles APDC, AFDCC ou DFCG. Répartition de l échantillon selon l effectif Plus de 60% de la population étudiée est composé d entreprises de taille moyenne (26,2% des répondants travaillent dans des organisations dont l effectif est compris entre 250 et 1000 salariés) ou de grands comptes (35% des répondants sont en poste dans une entreprise de plus de 1000 salariés). La proportion d entreprises de plus de employés a augmenté de 7 points par rapport à l année dernière. Une évolution est notable cependant : Les répondants provenant du secteur de l administration sont significativement plus nombreux sur les éditions 2011 et 2012 (7,5% de représentation) que sur les éditions 2009 et 2010 (autour de 3% de représentation). Ceci témoigne d un intérêt croissant de ce secteur pour la dématérialisation. Le recours à cette dernière s inscrivant pleinement dans la démarche globale actuelle portée par plusieurs évolutions législatives dont la LOLF* et la RGPP** visant à moderniser et réduire les coûts de fonctionnement des établissements publics. Le projet Chorus en est une illustration concrète. *LOLF (Loi Organique relative aux Lois de Finances). **RGPP (Révisions Générale des Politiques Publiques) Répartition de l échantillon selon le mode d organisation comptable La population étudiée est à 70% composée d entreprises disposant d une organisation comptable centralisée / mono-site. Les organisations mutualisées (ex : CSP) sont ainsi plus rares et représentées pour moitié des cas par les entreprises de plus de 5000 salariés. La représentativité des organisations décentralisées / multi-sites est relativement faible (13% de l échantillon) mais répartie de manière équitable quel que soit l effectif de l entreprise. Enfin, seul 2,7% des entreprises sondées ont externalisé leur comptabilité : deux tiers de ces entreprises ont moins de 250 salariés, le tiers restant étant représenté par les grands comptes. Répartition de l échantillon selon le secteur d activité La composition de l échantillon est extrêmement stable depuis la première édition du baromètre : Les entreprises des secteurs de l industrie, des services aux particuliers et entreprises et de la distribution représentent les trois plus grandes populations de cette enquête. Elles constituent 83% de l effectif avec une prédominance forte du secteur de l industrie. 4 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

4 volet 1 La Dématérialisation côté Processus Achats et Comptabilité Fournisseurs Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

5 Principaux enseignements I. La performance des processus achats et comptabilité fournisseurs Une efficacité toujours jugée perfectible mais en légère amélioration C est une constante : cette année encore, près de deux tiers (63,7%) des répondants se déclarent peu ou moyennement satisfait de l efficacité de leurs processus achats et comptabilité fournisseurs laissant ainsi présager de fortes attentes pour optimiser ces derniers. Nous pouvons néanmoins supposer que certaines actions d optimisation ont été mises en place cette année puisque nous notons une augmentation du nombre des répondants se déclarant «plutôt satisfait» ou «très satisfait» (36,2%). Il s agit du résultat observé le plus élevé depuis la création du baromètre (soit +7,3 points Vs 2009). Deux variables clés : Dématérialisation et mode d organisation comptable Deux variables semblent avoir un impact sur l efficacité des processus achats et comptabilité fournisseurs. La première concerne le mode d organisation comptable choisi : - En effet, 25% des répondants ayant leurs processus achats et comptabilité fournisseurs appliqués sur une organisation comptable décentralisée estiment ces derniers comme peu efficaces. - A l inverse, seulement 14% des organisations centralisées ou mutualisées se déclarent être insatisfaits de l efficacité de leurs processus. La seconde variable concerne les pratiques en matière de dématérialisation : - Seulement 27,2% des répondants n étant pas équipées d outil de dématérialisation au sein de leurs entreprises jugent leur processus parmi les plus efficaces - Tandis que, lorsque l entreprise a mis en place au moins un outil de dématérialisation (numérisation, dématérialisation fiscale, EDI, ) le taux de satisfaction atteint 45,2% soit un différentiel de 18 points Réduire les délais de traitements : ambition première des entreprises Toutes tailles d entreprises confondues, la réduction des délais de traitement devient cette année l objectif premier de tout projet d optimisation des processus. Cet objectif est immédiatement suivi par la réduction des coûts de traitement. Ce classement confirme donc le souhait déjà identifié l an dernier de mieux piloter la fonction Finance au travers d une meilleure maîtrise de ses délais et coûts de traitement. Classification des motivations à l'issue de la moyenne des votes Rang 2009 Rang 2010 Rang 2011 Rang 2012 Réduire les délais de traitement 2 2 Ex aequo 1 Réduire les coûts de traitement 1 1 Ex aequo 2 Garantir la traçabilité des opérations de bout en bout Améliorer la productivité des opérateurs Optimiser la gestion des échéances de paiement Levier prioritaire : optimiser le rapprochement commande / facture / réception Le principal levier identifié pour répondre aux objectifs précités de réduction des coûts et délais de traitement reste l optimisation du «rapprochement des données commandes / factures / réceptions». Classement des processus à optimiser par ordre d importance Rang 2009 Rang 2010 Rang 2011 Rang 2012 Rapprochement des données commandes / factures / réceptions Création et validation des demandes d achats (engagements) Circuit de validation et d approbation des factures et émission du bon à payer Réception et saisie de la facture fournisseur Gestion des litiges (écart de prix, de quantité, réception manquante, autres litiges) Proposition et validation de la mise en paiement des factures fournisseurs Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

6 Des attentes fortes se dégagent également sur l amélioration de la qualité des engagements : l optimisation du processus de «création et validation des demandes d achats et émission de commandes» est en effet le second levier d amélioration de l efficacité identifié par les répondants. Le processus Purchase to Pay est alors concerné dans son intégralité. Ces deux préoccupations sont à mettre en ligne avec les principales causes de litiges rencontrées dans les entreprises : les deux principaux obstacles restent la non-conformité de la facture avec la commande (plus de 40% des causes de litiges) et l absence de saisie de commande dans le SI comptable (près de 30% des causes). Source : Baromètre dématérialisation-finances 2012 II. La dématérialisation et l automatisation des processus achats et comptabilité fournisseurs : des intentions de projets soutenues Un taux de prévision d équipement qui reste élevé - 37,5% des sondés déclarent avoir un projet de dématérialisation du processus achats - 43,6% signalent un projet de capture et d intégration automatique des factures fournisseurs - 37,2% indiquent un projet d automatisation du processus de validation et de contrôlefactures (workflow). La corrélation devient alors évidente entre les fortes attentes évoquées précédemment et le taux de prévision d équipement de solutions de dématérialisation. Les projets de dématérialisation couvrant de manière homogène l ensemble de la chaîne Purchase to Pay, confirment une nouvelle fois la vision désormais globale (de la création de la demande d achat au paiement de la facture) des entreprises sur ces projets. Le mode d exploitation «mixte» (interne et externe) reste privilégié Donnée constante depuis l édition précédente du baromètre, les entreprises déclarant avoir un projet souhaitent privilégier un mode d exploitation «mixte» combinant à la fois une exploitation internalisée de la dématérialisation à travers l acquisition de licences logicielles et une approche externalisée. En effet, une internalisation de la solution est préférée de part, entre autres, la rapidité de la mise en place de la solution et sa maîtrise. L approche externalisée, quant à elle, est plébisitée de part les options organisationnelles qu elle propose. Ce choix est le plus souvent guidé par une approche pragmatique visant avant tout l accélération du ROI. Le choix d un mode d exploitation 100% internalisé (près d un tiers des réponses) est souvent justifié par la maîtrise des processus internes et la possibilité de paramétrage des logiciels permettant ainsi de répondre au plus près des besoins métier. Enfin le mode tout externalisé est en très légère baisse cette année (- 3 points). Parmi les avantages souvent évoqués pour ce mode : l implication minimale de la DSI ou le focus de l entreprise sur son «core business». Le recours aux solutions en mode SaaS reste stable autour des 20%. Celui-ci s inscrit dans la tendance actuelle du Cloud, il séduit les entreprises recherchant une solution standardisée avec un ticket d entrée accessible pour des TPE/PME et une mise en production très rapide. Cette approche suscite l intérêt puisque parmi les 54% de répondants se déclarant «familiers» avec le Cloud», plus d 1 répondant sur 2 pensent que le Cloud peut favoriser un projet de dématérialisation dans leur entreprise. 10 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

7 III. La dématérialisation et l automatisation des processus achats et comptabilité fournisseurs : une majorité d utilisateurs 2/3 des entreprises déjà équipées d une ou plusieurs solutions d optimisation Preuve de la maturité des entreprises dans le domaine de la dématérialisation : 2 entreprises sur 3 déclarent avoir mis en place une ou plusieurs solutions d optimisation de leur comptabilité fournisseurs (scan, EDI, workflow, GED, ). 1/3 des entreprises sondées n ont donc pas franchi le pas de la dématérialisation et parmi celles-ci près de la moitié d entre elles déclarent un projet en la matière. Les organisations mutualisées sont les plus matures Les solutions de dématérialisation représentent un des leviers permettant aux organisations mutualisées d atteindre leurs objectifs. Les attentes premières d une mutualisation des ressources de la fonction Finance sont en effet similaires à ceux sous-tendus par la mise en place d une solution de dématérialisation : accélérer les délais, réduire les coûts de traitement, gagner en fiabilité et traçabilité des données financières. Il est ainsi naturel de constater que les organisations mutualisées de type CSP sont les plus matures en matière de dématérialisation : 87% de ces organisations ont mis en œuvre ou vont mettre en œuvre la dématérialisation au sein de leur structure. Déjà observée sur les éditions précédentes également, une pratique répandue est celle de la combinaison de différentes solutions technologiques : les entreprises s appuient en moyenne sur 2 ou 3 solutions de dématérialisation et d automatisation des processus. On peut distinguer des combinaisons «fonctionnelles» (comme l association de la Lecture Automatique de Données (LAD) avec des outils de GED et de Workflow) et des combinaisons «technologiques» permettant d automatiser sans attendre l intégralité du flux de factures (par ex. l association de la dématérialisation fiscale sur un nombre réduit de fournisseurs éligibles à cette approche et de la LAD sur la grande majorité des factures restantes au format papier). Cette approche combinatoire des solutions de dématérialisation permet d expliquer en partie le fort taux de projets déclarés. 12 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

8 IV. Les principaux facteurs facteurs clés de succès Les répondants ont identifié un certain nombre de freins pouvant ralentir le développement de la dématérialisation au sein de leur organisation. Ces freins récurrents à chaque édition du baromètre représentent autant de points de vigilance pour les entreprises souhaitant mettre en œuvre la dématérialisation. L interopérabilité des solutions avec le système d information L interopérabilité avec le SI existant ou futur est un facteur clé de réussite pour tout projet de dématérialisation. De plus en plus, cette compatibilié se doit d être plurielle : comme nous le montre ce baromètre, 1 entreprise sur 4 se situe dans un environnement multi- ERP/application comptable. De fait, les solutions agiles garantissant une interopérabilité multi-systèmes tout au long de la chaîne Purchase to Pay sont particulièrement appréciées des entreprises. V. Retour sur investissement et bénéfices mesurés Respect des échéances de paiement selon 64% des utilisateurs Comme évoqué précédemment, la réduction des délais de traitement est devenue l objectif prioritaire des organisations. Derrière cet objectif se cache également celui de la maîtrise des échéances de paiement permettant d éviter les agios pour retard, voire de faciliter la prise d escompte. Dans ce domaine, plus de 64% des entreprises équipées d une solution de dématérialisation considèrent que cette dernière leur permet de respecter les délais de paiement imposés par la LME. A noter : les organisations comptables mutualisées équipées d une solution de dématérialisation sont encore au-delà de cette moyenne avec 73,3% de réponse positive. La maturité des entreprises vis-à-vis des technologies de l information La mise en place de la dématérialisation ne résulte pas seulement d un projet informatique. Il se doit d être perçu comme un projet d entreprise impliquant divers services : l implication et le support de la direction financière ou comptable mais aussi de la direction générale conditionnent la réussite du projet. La mesure du ROI et les indicateurs de performance Les répondants portent une attention particulière à l investissement financier et à leur capacité à le justifier auprès de leur direction. La mesure du ROI et l estimation de bénéfices chiffrés sont donc souvent considérés comme le préalable indispensable à tout lancement de projet. Par ailleurs, une fois le projet lancé, la définition et le suivi d indicateurs de performance adaptés permettent de s assurer de son pilotage optimal. Réduction des coûts de traitement : moins de 10 par facture selon 43% des sondés Les différentes études dans le domaine s accordent à dire que le coût moyen de traitement (non automatisé) d une facture fournisseur se situe dans une tranche de 15 à 20 et que la mise en place d une solution de dématérialisation permet de réduire ce coût de l ordre de 60% s inscrivant alors dans un intervalle de 5 à 10. Il est à noter que les répondants positionnent dans 80% des cas leur coût de traitement en deçà de la tranche 15 à 20 et pour 43% des répondants en deçà de 10 par facture. Ce constat trouve son explication dans le fort taux d équipement en solution de dématérialisation (2/3 des entreprises de l échantillon) ainsi que dans le mode d organisation des entreprises majoritairement centralisé et mutualisé. Le calcul du coût de traitement d une facture, de part ses multiples variables, reste néanmoins complexe pour certaines entreprises : 2 répondants sur 10 indiquent ne pas savoir estimer ce coût. En effet, au delà des frais de personnel, le coût d une facture se compose également de divers coûts administratifs et coût cachés rendant le calcul difficile. 14 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

9 VI. Contexte économique : quels impacts sur les projets de dématérialisation? Lorsqu il est mesuré, le ROI est inférieur à 24 mois dans 83% des cas C est une constante depuis la première édition du Baromètre : la moitié des répondants indique ne pas avoir évalué le ROI. La complexité du calcul pouvant impliquer la notion de coûts de traitement directs ou indirects (cf. point précédent) est très certainement un élément d explication. Parmi ceux ayant évalué le retour sur investissement, ce dernier est atteint dès la première année pour 1/3 des entreprises. Dans 83% des cas, le ROI est inférieur à 24 mois. Ces chiffres sont tout à fait comparables à ceux des éditions précédentes. Quel ROI avez-vous mesuré? < de 12 mois de 12 à 24 mois > de 24 mois Total Pourcentages 35 % 48 % 17 % 100 % La crise économique : motivation ou frein? Des avis à présent plus nuancés Faut-il y voir le signe d une vision désormais plus structurelle de la crise de la part des sondés? C est en tout cas une nouveauté dans cette 4ème édition du Baromètre Dématérialisation-Finance : les répondants considérant que la conjoncture économique n a aucun impact sur le lancement ou non de leur projet de dématérialisation sont devenus minoritaires. Ils représentent aujourd hui 37% contre 75% en 2011, 84% en 2010 et 51% en Deuxième élément notable, les reports de voix sont partagés : - pour 41% des sondés la conjoncture économique actuelle incitant à la recherche de productivité est une motivation supplémentaire pour initier un projet de dématérialisation. (Ce taux est fortement porté par les entreprises de plus de 1000 salariés.) - 22% au contraire y voient une période d incertitudes et de contraintes budgétaire fortes les incitant à repousser leur projet. Les PME de moins de 250 salariés sont ici les plus représentées. 16 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

10 volet 2 La Dématérialisation côté Comptabilité Clients Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

11 I. Vers une dématérialisation généralisée incluant flux clients et fournisseurs bien appelé à se réduire : en un an le taux d équipement des entreprises pour la dématérialisation de leurs flux clients a augmenté de près de 7 points. Près de 2 entreprises sur 3 considèrent qu un projet de dématérialisation doit concerner autant les échanges avec les fournisseurs que ceux avec les clients Nous l avons vu précédemment, la dématérialisation coté fournisseurs ne concerne plus seulement l automatisation de la saisie des factures, mais tout autant l automatisation du processus achat ou du contrôle-factures. Mais la globalisation des projets de dématérialisation ne se limite pas seulement aux flux fournisseurs : 61,2% des sondés estiment qu un projet de dématérialisation concerne tout autant les flux clients (factures clients, bons de commande, bons de livraison) que les flux fournisseurs. Ce chiffre est en hausse de plus de 3 points par rapport à l an dernier illustrant le fait que cette tendance est non seulement installée mais en progression. II. Dans la pratique : des différences néanmoins Une maturité plus forte des entreprises pour la dématérialisation des flux fournisseurs mais un écart qui se réduit Si les entreprises manifestent la volonté d adresser globalement la dématérialisation à la fois sur les flux clients et fournisseurs dans le cadre de leur projet, il existe néanmoins de légères différences lorsque l on considère les taux d équipements actuels : 4 entreprises sur 10 indiquent s être équipées d un outil de dématérialisation des flux clients (dans plus de la moitié des cas il s agit des factures clients) alors que plus de 6 sur 10 ont adopté une solution de dématérialisation des flux fournisseurs. Le potentiel de développement de la dématérialisation des flux clients est donc important. Et l écart entre le taux d équipement coté comptabilité fournisseurs et clients semble III. L évaluation du ROI : une pratique toujous aussi peu répandue Seulement 1 entreprise sur 4 effectue une mesure du ROI C est une constante : les 3/4 des répondants indiquent que leur entreprise n a pas effectué de mesure du ROI après avoir mis en place une solution de dématérialisation des flux clients. Ces projets concernent en premier lieu la facturation clients (1 cas sur 2) suivie des bons de commandes clients. Si les entreprises dans leur grande majorité ne mesurent pas le ROI, elles focalisent donc sur les processus offrant les gisements d efficacité les plus importants : automatiser l envoi des factures ou des bons de commandes vers les clients en version électronique (et non plus papier) représente un levier efficace pour réduire les coûts (affranchissement, impression,...), réduire les délais d encaissement ou bien encore faciliter la gestion des contentieux. 20 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

12 IV. Dématérialisation des flux clients : des choix technologiques Les entreprises privilégient EDI et Plateforme WEB Comme l an passé, l EDI et les plateformes web sont les solutions retenues en priorité par les entreprises souhaitant dématérialiser leurs échanges avec les clients. Ces approches offrent l avantage de ne plus faire circuler le papier et facilitent la traçabilité et l accès aux documents. Certains «gros» clients peuvent aussi inciter leurs fournisseurs pour mettre en place ce type de plateforme, voire en faire un élément de négociation. Seulement 24,6% des répondants considèrent que la dématérialisation des documents clients se caractérise d abord par la numérisation de documents et leur envoi par Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

13 Conclusion Cette 4ème édition du baromètre Dématérialisation-Finance confirme l intérêt des entreprises pour la dématérialisation tant pour les échanges clients que fournisseurs. Dans un contexte économique tendu, les entreprises sont pragmatiques : leurs motivations premières sont la réduction des délais et des coûts de traitement. Dès lors, les entreprises s appuient sur deux leviers clés : la dématérialisation et le mode d organisation comptable. 4 entreprises sur 10 indiquent s être équipées d un outil de dématérialisation des flux clients et plus de 6 sur 10 ont adopté une solution de dématérialisation des flux fournisseurs. Les gains sont tangibles : en matière de dématérialisation des factures fournisseurs, 64% des utilisateurs considèrent que leur solution de dématérialisation leur permet de respecter leurs échéances de paiement et plus de 80% observent un ROI en moins de 24 mois. Même si un grand nombre d entreprises a déjà mis en place des solutions de dématérialisation, le taux prévisionnel d équipement reste soutenu (1/3 des entreprises). La tendance identifiée au cours des quatre éditions de ce baromètre se confirme : La dématérialisation s envisage de manière globale. Pour délivrer l ensemble des gains attendus, elle doit adresser l ensemble d un processus métier et ainsi ne plus être accompagnée d une vision en silo. Les projets «Purchase to Pay» (achat facture réception) en sont une illustration forte. Il en découle des facteurs clés de succès bien identifiés : La dématérialisation est un projet d entreprise qui nécessite l implication de divers services. Il est aussi essentiel d opter pour une solution agile apportant l interopérabilité nécessaire aux systèmes d informations hétérogènes, actuels et futurs. Enfin, concernant l organisation comptable, le mode centralisé et/ou mutualisé facilite le pilotage des processus Achats/Fournisseurs ou Clients, procurant ainsi une meilleure performance de ces derniers. Nous vous donnons rendez-vous dans un an pour la 5ème édition du baromètre Dématérialisation Finance. Partenaires AFDCC L AFDCC est en France l unique association professionnelle du Credit Management et le seul référentiel métier sur la gestion du risque client, le recouvrement et la prévention des défaillances. Elle regroupe et anime un réseau de 1000 Credit Managers, issus des plus grandes entreprises internationales ou de PME, dans tous les secteurs et toutes les régions pour développer la «culture cash» grâce aux services qu elle propose (manifestations, groupes de travail, études, bourse d emploi, ). Son activité formation lui permet d accompagner plus de 700 professionnels par an dans le développement de leurs compétences. Membre de la FECMA (Fédération Européenne des Associations de Credit Managers), elle donne accès à un réseau de Credit Managers en Europe. APDC L APDC est l association des professionnels et directeurs comptabilité et gestion. Créée en 1945, et regroupant 650 membres actifs, ses objectifs sont de favoriser les échanges d expériences et le partage d informations entre les membres dans le cadre de rencontres et groupes de travail, d assurer une veille technique sur l évolution des normes comptables et de la réglementation, des méthodes et outils de reporting et du contrôle interne, de promouvoir l image de la fonction comptable en entreprise et d assurer l interface entre les entreprises et les instances de place. CANON Le groupe CANON en France est présent au travers de 3 activités : Canon France (distribution de produits CBS & CCI), Canon Bretagne (centre de production) et Canon Research Centre France (Centre de Recherche et Développement). L activité Canon Business Solutions (CBS) comprend une large gamme de systèmes d impression et de solutions de gestion du document destinée aux entreprises et aux professionnels de l impression: systèmes et solutions logicielles, imprimantes et systèmes d impression noir et blanc et couleur, solutions logicielles (éditique, gestion documentaire, composition de documents, comptabilisation des flux d impression, numérisation et impression à la demande) multifonctions, télécopieurs, imprimantes grands formats, imprimantes à cartes et scanners de production. DFCG La DFCG est l association française des directeurs financiers et du contrôle de gestion. Implantée dans toutes les régions de France, elle regroupe membres de tous les secteurs économiques du pays. Toutes les tailles d entreprise sont représentées, de la PME aux groupes internationaux, à l image du tissu économique français. Elle propose, entre autres, à ses membres de participer à de nombreux événements (petits déjeuners, conférences, dîners-débats, formations ) ; elle organisera les 11 et 12 décembre 2012, la 10ème édition de Financium, le congrès annuel des Directeurs Financiers. En outre, elle publie le mensuel Echanges, une revue de référence pour la fonction finances gestion, une lettre Quotidienne des Actualités DFCG et une Lettre Hebdomadaire sur l actualité des Professions Financières. ERP infos Le site erp-infos.com est publié par Infopromotions. Il a pour objectif la publication d informations objectives concernant l univers des ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciels de Gestion Intégrés), à destination des décideurs en entreprises. erp-infos.com propose des articles de fond, analyses, interviews, témoignages ou points de vue. Ces articles réalisés en toute indépendance rédactionnelle constituent une solide base documentaire et des axes de réflexion permettant aux décideurs informatiques mais aussi aux Directeurs Financiers ou aux Directeurs Généraux d étayer et d éclairer leurs décisions. ITESOFT Créé en 1984, ITESOFT est un éditeur européen de solutions d automatisation du traitement des flux d information. Grâce à un savoir-faire unique dans les technologies de reconnaissance de formes et de caractères, ITESOFT équipe plus de 600 clients en Europe dans de multiples secteurs d activités. Ces solutions traitent plus d un milliard de documents chaque année en vue d optimiser les processus internes des entreprises, de réduire les coûts et les délais de traitement de leurs documents et d améliorer la fiabilité des données traitées Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

14 Les membres du groupe de travail Lexique Lexique Dématérialisation Ensemble des outils et technologies visant à transformer un document papier en document électronique (Ex : Numérisation) Ce terme est aussi parfois employé pour englober les technologies de dématérialisation «à la source» (Ex : la dématérialisation fiscale pour les factures fournisseurs, l EDI, ) et les solutions d automatisation de processus (workflow). Bruno DE LAIGUEI Président du comité éditorial de la revue Echanges DFCG Directeur Administratif et Financier BUSINESS PARTNERS bruno.delaigue@business-partners.fr Eric LATREUILLE Administrateur AFDCC Crédit Manager Groupe SGD eric.latreuille@sgdgroup.com Jean-Louis DOUYERE Administrateur APDC Responsable Département Comptabilité BULL jean-louis.douyere@bull.net LAD (Lecture Automatique de Documents) Solution logicielle permettant la lecture des informations dactylographiées ou manuscrites, recueillies sur des documents papier, des PDF ou d autres formats électroniques. La LAD est couplée à un scanner et utilise des moteurs OCR/ICR de reconnaissance de caractères. Elle permet ainsi de s affranchir de la saisie manuelle des informations présentes sur les chèques, factures fournisseurs, formulaires administratifs, dossiers d adhésion, et d injecter directement les informations dans les applications de destinations (ERP, GED, Workflow ) GED (Gestion Electronique de Documents) Logiciel permettant de classer, retrouver et gérer les copies numériques des documents. On parle ainsi par exemple de Dossiers Fournisseurs Électroniques ou bien encore de Dossiers Salariés Électroniques. Workflow Mécanisme consistant à transformer l échange traditionnel des documents sous forme papier par la voie postale ou par une remise en mains propres, en un échange automatisé au format électronique. Un des exemples les plus connus est le workflow de validation des factures fournisseurs. Laurent OLIER Directeur de Projet Marketing ITESOFT laurent.olier@itesoft.com Philippe THIERRY-MIEG Secretaire Général APDC pthierry-mieg@apdc-france.com Vincent-Bruno LARGER Secretaire Général AFDCC vincent-bruno.larger@afdcc.com ERP Logiciel qui permet de gérer l ensemble des processus opérationnels d une entreprise, en intégrant l ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, mais aussi la vente, la distribution, l approvisionnement, le commerce électronique. ROI (Return On Investment) Le Retour Sur Investissement désigne la somme d argent gagnée ou perdue par rapport à la somme initialement investie. Stricto sensu le ROI s exprime donc en %. Cependant il est d usage d associer une durée au ROI (en mois, années, ) afin d indiquer la durée nécessaire pour rentabiliser son investissement. Beatrice Lebouc Déléguée Générale DFCG beatricelebouc@dfcg.asso.fr 26 Baromètre Dématérialisation - Finance Édition

15 Baromètre Dématérialisation - Finance 2012