LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS. 22 septembre 2016

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1 LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 22 septembre 2016

2 LE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS DEFINITION G.E.D. : GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de classement, de stockage d'information, d'accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.

3 LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS QU EST-CE QUE LA GED? La gestion électronique de documents (GED) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d un document, de l'acquisition à l'archivage. QUELS SONT LES ENJEUX DE LA GED? Maitriser les flux de documents et leur traçabilité Répondre aux obligations légales d archivage et de processus qualité Améliorer le travail collaboratif, à distance, en mobilité Assurer le partage de l information QUELS SONT LES GAINS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA GED? Les solutions et projets de GED permettent des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet «standard» de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Gain de temps (2 clics plutôt que 2 heures tous les documents sont liés) Accès large, mais sécurisé et contrôlé Standardisation des procédures et des classements Limitation des risques liés à la perte de documents 3

4 SYSTEME D ACQUISTION : LA DEMATERIALISATION QU EST-CE QUE LA DEMATERIALISATION? C est transférer une information (texte, image ) d un support analogique comme le papier vers un support numérique : clés USB, disque dur, serveur QUE DEMATERIALISER? Les documents existants (reprise d archives) Les flux quotidien des documents entrants (courriers, pièces constitutives d un dossier, fiches d intervention, factures ) QUELS SONT LES GAINS DE LA DEMATERIALISATION? Gain de temps : Accélération des délais de traitement Optimisation des processus internes (diffusion, validation) Réduction du temps de recherche et de classement Amélioration de la traçabilité et de la sécurité des documents Réduction des coûts : consommables, affranchissement, maintien du parc d impression Amélioration de l image de la collectivité : développement durable 4

5 LA CHAINE DE CONFIANCE La dématérialisation à valeur probante garantit l authenticité des documents (signature électronique, horodatage, archivage électronique à valeur probante). Dans certains cas il est toujours indispensable de conserver ou d envoyer certains documents, au format papier. LA CHAINE DE CONFIANCE ET SES OUTILS : Les certificats électroniques comportent l équivalent d une carte d identité ainsi qu une signature électronique L e-parapheur qui gère les signataires, les documents, les signatures, les circuits de validation La signature électronique qui s effectue dans l e-parapheur et qui représente l action d apposition du certificat électronique sur le document Le coffre-fort électronique à vocation probatoire 5

6 LA PLACE DE LA GED DANS LA DEMATERIALISATION LES PRINCIPES DE LA GED, ACTEUR CENTRAL DE LA DEMATERIALISATION Elle permet : D acquérir et de transférer un document vers le support informatique (soit par la numérisation de documents existants, soit par l import de documents nativement électroniques) De faciliter le partage et la diffusion d informations : un document inséré dans la GED sera donc accessible par toutes les personnes de la collectivité simultanément D améliorer le classement et l indexation des documents pour faciliter la recherche soit par date, contenu, auteur, type de document D assurer le stockage et l archivage De gérer les versions et donc les évolutions des documents De certifier que la copie numérique est identique à l original D assurer une démarche qualité 6

7 LES GRANDS PRINCIPES DE LA GED MULTIGEST ACCESSIBLE VIA LES NAVIGATEURS WEB DU MARCHE Facilité dans le déploiement de la solution Accessibilité (intranet ou internet) Administration, consultation, numérisation WEB INTEGRATION DE TOUS LES FLUX SPOOLS d impression Flux CSV, XML Scanners professionnels, copieurs, codes barres Numérisation à partir de multifonctions ou scanners dédiés Intégration de fichiers bureautiques Intégration de mails Import de flux CSV, XML depuis les logiciels métiers (GF / CHORUS) Import de flux de solution externes de capture automatique de métadonnées Solutions de numérisation Mails Fichiers bureautique 7

8 GED MULTIGEST LES GRANDS PRINCIPES DE LA GED MULTIGEST ARMOIRES DOSSIERS SOUS DOSSIERS FICHIERS CARRIERES AGENTS MARCHE PUBLIC FACTURES FOURNISSEURS NUMERO : MAPA INTITULE : ACQUISITION D UNE GED PRESTATAIRE : EFALIA TYPE : FOURNITURE DATE DE NOTIFICATION : 01/09/2016 CANDIDATURE FINANCIER OFFRE BASE DOCUMENTAIRE GESTION DU COURRIER

9 LES GRANDS PRINCIPES DE LA GED MULTIGEST AVANTAGES DU PLAN DE CLASSEMENT ET DES METADONNEES Homogénéité Meilleure lisibilité des informations Complétude : alerte si dossier incomplet ou manquant Stratégie de classement et de sauvegarde commune à toute la collectivité Habilitations Paramétrage d autorisations : lecture, modification, import sur chaque fichier Respect de la confidentialité et de la sécurité des informations Cycle de vie maitrisée pour chaque type de document (archivage, destruction ) Mise en place de processus de validation et de diffusion 9

10 LES GRANDS PRINCIPES DE LA GED MULTIGEST EXEMPLE DE PLANS DE CLASSEMENT ET METADONNEES 10

11 PROCESSUS DE VALIDATION : WORKFLOW

12 DIFFUSION Mise à disposition de documents auprès de tiers depuis une interface web sécurisée avec contrôle et traçabilité des accès : 12

13 CONNEXION AUX LOGICIELS METIERS Création en temps réel de données métier dans la GED Numérisation/Import de données dans la GED depuis l application métier Lien de consultation sécurisé des dossiers GED depuis l application métier Synchronisation entre la GED et le logiciel métier 13

14 INTERFACE CPP GF GED FOURNISSEURS Intégration du flux de facturation CHORUS Intégration Flux + Workflow Factures Papier Indexation manuelle ou LAD/RAD Logiciel GF CMIS : stockage, recherche, consultation GED Intégration Flux données et images + Workflow Flux XML (données d index) Workflow Multigest 14

15 LA DEMARCHE PROJET AUDIT ET ANALYSE DES BESOINS Etat des lieux de l organisation interne Evaluation de l environnement dans lequel la GED va s implanter Déterminer les objectifs de la GED, les domaines d application INSTALLATION DEPLOIEMENT MISE EN PRODUCTION Mise en place des paramétrages prédéfinis Interconnexion de la GED et outils métiers FORMATION Transfert de compétences auprès des administrateurs Formation utilisateurs 15