PREFET DE LA REGION GUYANE

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1 PREFET DE LA REGION GUYANE 2014/190514/MP.SGAR-DE PERSONNE PUBLIQUE CONTRACTANTE Préfecture de la région Guyane Rue Fiedmond CAYENNE Téléphone : Télécopie : CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES DU 19 mai 2014 ETABLI EN APPLICATION DU CODE DES MARCHES PUBLICS Relatif à la prestation de services visant à assurer en Guyane l assistance à la gestion des programmes opérationnels pour les fonds FEDER, FSE et FEP. Le présent CCTP comprend 8 pages numérotées de 1 à 8 Page 1 sur 8

2 Glossaire : Autorité de gestion : administration en charge de la gestion des fonds européens (préfecture de la Guyane - SGAR). Autorité de certification : autorité chargée de la certification des dépenses retenues au titre des PO (Direction des finances publiques (DFiP) pour le FEDER, et Agence de Service et de Paiement (ASP) pour le FEP) Bénéficiaire : Porteur de projet ayant reçu un financement européen CP : comité de programmation des opérations : instance partenariale, composée de représentants du Préfet de région, du conseil régional et du conseil général, de la direction des finances publiques de la Guyane, qui émet des avis sur le projet et décide de l'attribution et du montant d'une subvention européenne. CPCI : Centre de prestations comptables interministériel : service gestionnaire du logiciel CHORUS, outil informatique de gestion des dépenses de l Etat. CPP : certificat pour paiement délivré par le service instructeur document qui permet de demander le versement de l aide communautaire au titre d un programme européen. CSF : certificat de service fait délivré par le service instructeur - document qui permet de constater la réalisation d une opération instruite au titre d un programme européen, et de certifier les dépenses réalisées correspondantes. Dégagement d office : voir articles 93 à 97 du règlement 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006, modifié, principe de consommation régulière des crédits européens, sous peine de remboursement des crédits non alloués. FEDER : fonds européen de développement régional - principal instrument financier d investissement de la politique régionale communautaire. FEP : fonds européen pour la pêche FSE : fonds social européen Opération : projet porté par un bénéficiaire et bénéficiant d une subvention européenne. PO : programme opérationnel mono fonds (document stratégique qui fixe la politique de développement pour une période de 7 ans entre le 1 er janvier 2007 et le 31 décembre 2013). Porteur de projet : Personne privée ou entité publique déposant une demande de financement européen PRESAGE : logiciel informatique de gestion des fonds européens qui est mis à la disposition du prestataire retenu. Chaque étape de la «vie» de chaque opération est suivie dans ce logiciel. Service instructeur (SI) : service de l Etat en charge de l instruction et du suivi des dossiers de demande d aide. SGAR : secrétariat général pour les affaires régionales - service de la préfecture de la Guyane en charge de la gestion des fonds européens. CHORUS : logiciel financier de l Etat Pour plus de renseignements : Page 2 sur 8

3 SOMMAIRE Article 1 - CONTEXTE ET OBJET DU MARCHE Contexte Objet du marché... 4 Article 2 - CONTENU DE LA PRESTATION : Caractéristiques générales : Formation préalable : Description des missions Prestation de secrétariat... 5 Mission A : Notification des décisions issues des comités de programmation pour le FEDER et le FEP de manière systématique après chaque CP (sauf dossiers d aide au fret du programme )... 5 Mission B : Notification actes juridiques initiaux et modificatifs pour le FEDER et le FEP Selon la demande (sauf dossiers d aide au fret)... 6 Mission C : Courrier de clôture, uniquement pour les dossiers soldés en-deçà du coût total programmé... 6 Mission D : Relances pour le FEDER... 7 Mission E : Etablissement du tableau de suivi du dégagement d office Prestation métier... 7 Mission F : secrétariat des réunions «Dégagement d office» FEDER... 7 Mission G : Préparation des mandatements d acomptes et de soldes, pour le FEDER et le FEP (sauf dossiers d aide au fret)... 8 Page 3 sur 8

4 Article 1 - CONTEXTE ET OBJET DU MARCHE Contexte Les fonds structurels européens sont au nombre de quatre. Il y a le FEDER - Fonds Européen de Développement Economique Régional, le FSE - Fonds Social Européen, le FEP - Fonds Européen pour la Pêche et le FEADER - Fonds Européen Agricole pour le DEveloppement Rural. Chaque fonds fait l objet d un programme opérationnel. Les trois premier fonds sont concernés par le présent marché. Sur chaque programme opérationnel des opérations sont programmées, c'est-à-dire bénéficient d une subvention européenne attribuée en comité de programmation. Le Programme Opérationnel FEDER a été adopté en novembre 2007, il mobilise 305 millions d euros de fonds européens pour la région Guyane et vise neuf grands objectifs : Développer les potentialités à très forte valeur ajoutée et innovantes ; Renforcer le tissu économique existant et viser un développement par le marché intérieur ; Désenclaver le territoire ; Compenser les surcoûts induits par l ultrapériphéricité et autres handicaps structurels ; Renforcer la gouvernance économique ; Garantir un développement durable dans un contexte environnemental exceptionnel ; Assurer un développement équilibré du territoire en favorisant l essor des activités de proximité ; Améliorer le cadre de vie ; Garantir l accès de tous à l éducation. Le programme FEDER et les opérations programmées à ce titre concernent l ensemble des missions décrites à l article 2. Le Programme Opérationnel FSE a été adopté en décembre 2007, il mobilise 100 millions d euros de fonds européens pour la région Guyane et vise quatre grands objectifs : Favoriser l accès à la formation et à l emploi ; Favoriser l adaptation des travailleurs et des entreprises ; Assurer la cohésion et l inclusion sociale en luttant contre les discriminations ; Développer le partenariat et la mise en réseau, et renforcer les capacités institutionnelles et administratives pour une bonne gouvernance. Le programme FSE concerne la mission E décrite à l article 2. Le Programme Opérationnel FEP a été adopté en décembre 2007, il mobilise 6 millions d euros de fonds européens pour la région Guyane. Les objectifs sont fixés au niveau national et visent quatre grandes priorités : Mesures en faveur de l adaptation de la flotte de pêche communautaire ; Aquaculture, pêche dans les eaux intérieures ; Transformation et commercialisation des produits de la pêche et de l aquaculture ; Mesures d intérêt commun et Développement durable des zones de pêche (non appliquée en Guyane). Le programme FEP et les opérations programmées à ce tire concernent toutes les missions décrites à l article 2. Pour plus de renseignements : Objet du marché La présente consultation porte sur la prestation de services visant à assurer en Guyane une mission d assistance à la gestion administrative des opérations subventionnées dans le cadre des PO FEDER, FSE et FEP Page 4 sur 8

5 Article 2 - CONTENU DE LA PRESTATION. 2-1 : Caractéristiques générales La prestation de service regroupe plusieurs missions principales décrites dans les paragraphes suivants. Le présent marché se compose en différentes missions. Les modèles mentionnés dans le paragraphe 2-3 sont établis par le pouvoir adjudicateur. Le candidat doit se conformer aux modèles et ne faire des modifications qu à la demande expresse du pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur est le seul habilité pour faire des modifications sur ces pièces. Les modèles sont présentés en annexe du CCTP et sont susceptibles d évoluer pendant la durée du marché. Les documents produits par le titulaire du marché doivent être établis à l aide d un logiciel grand public. Ce logiciel n est pas fourni par le pouvoir adjudicateur. 2-2 : Formation préalable La formation préalable est prévue pour une prise de fonction rapide et pour permettre une efficacité immédiate de l équipe du titulaire dédiée à la réalisation du marché. Elle sera composée de deux sessions, une session appelée «métier» et la seconde nommée «technique». 1. Formation «métier» Cette session consiste à former le titulaire sur les procédures de traitement de chaque mission. Un guide de procédure sera transmis pour lecture avant la formation pour les missions E tableau de suivi du dégagement d office et G préparation des mandatements d acompte et de solde. Les documents de base à utiliser durant le marché seront communiqués le jour de la formation. La formation se déroulera durant la première quinzaine du mois de septembre et se tiendra en 2 sessions de 4 heures. 2. Formation «technique» Cette session de formation sera la transcription de la formation «métier» sur le logiciel de suivi des dossiers PRESAGE. Elle durera au minimum une journée (deux demi-journées) et abordera les points suivants : - Réalisation : saisie et certification d une dépense (mission G), - Restitutions de suivi des dossiers (mission E), - Editions par publipostage à partir de PRESAGE (missions A et B). La formation se déroulera sur la deuxième quinzaine du mois de septembre. Le programme détaillé sera fixé en lien avec le titulaire du marché. 2-3 : Description des missions 1. Prestation de secrétariat Mission A : Notification des décisions issues des comités de programmation pour le FEDER et le FEP de manière systématique après chaque CP édition par publipostage de la lettre de notification de la décision du Préfet suite à l avis du comité de programmation : transmission par courriel au pouvoir adjudicateur pour validation des projets de courriers, sous 5 jours après diffusion par le pouvoir adjudicateur au titulaire de la liste des projets (tableau de décision ou tableau d avis du CP), impression, mise sous parapheur et dépôt à la signature du pouvoir adjudicateur de la lettre de notification, sous 1 jour après validation du pouvoir adjudicateur, envoi de la lettre de notification aux interlocuteurs concernés (par courrier : bénéficiaire ; courriel version scannée : pouvoir adjudicateur et service instructeur). Page 5 sur 8

6 Le titulaire conserve copie en format numérique des courriers signés. Volumétrie indicative : 5 CP à prévoir sur la durée du marché, et en moyenne 16 opérations par CP. Soit 80 notifications. Les modèles sont fournis en annexe (modèle avis favorable, refus, ajournement, modification) Mission B : Notification actes juridiques initiaux et modificatifs pour le FEDER et le FEP Selon la demande Deux cas de figures peuvent être rencontrés : Actes initiaux ou modificatifs suite à l avis des comités de programmation validé et transmis par le pouvoir adjudicateur ; Actes modificatifs ne nécessitant pas de présentation aux comités de programmation, c'est-à-dire modification ne changeant pas la nature du projet (prorogation principalement), après transmission d une demande du service instructeur et/ou du pouvoir adjudicateur. détermination de l acte juridique (convention ou arrêté, avenant, arrêté modificatif) et application du modèle adapté, édition (par publipostage pour les actes initiaux) de l acte juridique et transmission (par courriel) sous 7 jours à compter de la demande (c est-à-dire soit transmission par le pouvoir adjudicateur de la liste des projets concernés après comité de programmation, soit réception de la demande directement de la part du service instructeur, du bénéficiaire ou du pouvoir adjudicateur pour les modifications ne nécessitant pas de passage en CP) de l acte au pouvoir adjudicateur pour validation, transmission (par courriel) immédiatement après validation du pouvoir adjudicateur au service instructeur, le cas échéant, pour compléments, si compléments apportés par le service instructeur, transmission par courriel au pouvoir adjudicateur pour validation finale, envoi de l acte juridique au bénéficiaire (de préférence par courriel) pour signature (si acte nécessitant signature du bénéficiaire), dès réception de l acte signé par le bénéficiaire, ou dès validation de l acte par le pouvoir adjudicateur (si acte ne nécessitant pas de signature par le bénéficiaire), dépôt au pouvoir adjudicateur pour signature du Préfet ou de son représentant, récupération des actes signés et numérotés auprès du pouvoir adjudicateur, envoi de l acte juridique au bénéficiaire, au service instructeur le cas échéant, saisie dans PRESAGE, onglet «évènements» des dates liées à l acte (date de notification, de signature, de début d éligibilité, de fin d éligibilité). Le titulaire conserve copie en format numérique des actes signés. Volumétrie indicative : 5 CP à prévoir sur la durée du marché, et en moyenne 14 opérations recevant un avis favorable par CP, soit 70 actes juridiques ; 20 actes environ ne nécessitant pas de présentation en CP. Soit un nombre total de 90 actes pour la mission sur l ensemble du marché. Un modèle de convention est fourni en annexe Mission C : Courrier de clôture, uniquement pour les dossiers soldés en-deçà du coût total programmé rédaction des courriers de clôture (modèle fourni par le pouvoir adjudicateur) sur demande du pouvoir adjudicateur (suite à validation du CSF de solde ou suite à un passage en comité de programmation pour réajustement), transmission par courriel à la validation du pouvoir adjudicateur 7 jours après la demande, impression et mise en parapheur des courriers à la signature du pouvoir adjudicateur sous 2 jours après validation, récupération des courriers signés, puis envoi postal au bénéficiaire, Page 6 sur 8

7 envoi de la copie du courrier signé par courriel au pouvoir adjudicateur et au service instructeur concerné. Le titulaire conserve copie en format numérique des courriers signés. Volumétrie indicative : 80% des dossiers de solde, soit 160 courriers environs. Les modèles sont fournis en annexe Mission D : Relances pour le FEDER Les relances sont de plusieurs types : - relance pour vérification du démarrage de l opération (T1), - relance pour s assurer de l achèvement de l opération dans les délais conventionnés (T4), - relance pour obtenir la demande de solde (T5), - menace de dénonciation pour non démarrage ou non achèvement (T6 début et T6 fin), - relance pour remontée de dépenses (T2 et T3). Les modèles de courrier de relances sont fournis par l autorité de gestion, voir en annexe. A ce titre, le prestataire doit, suite à la demande du pouvoir adjudicateur, établir les courriers de relance. rédaction et envoi par courriel au pouvoir adjudicateur du courrier de relance sous 3 jours ouvrés suite à la commande, sous un jour après validation par le pouvoir adjudicateur, impression et mise sous parapheur pour signature, envoi par courrier au bénéficiaire du courrier de relance dès retour de signature, transmission par courriel au pouvoir adjudicateur et au service instructeur. Le titulaire conserve copie en format numérique des courriers signés, et les transmet au pouvoir adjudicateur sur simple demande. Volumétrie indicative : 100 courriers sur la durée du marché Mission E : Etablissement du tableau de suivi du dégagement d office Le tableau de suivi du dégagement d office et graphiques associés par fonds pour le FEDER, FEP et FSE, sur la base de données issues de PRESAGE, sont élaborés de manière hebdomadaire. Ils sont transmis par courriel au pouvoir adjudicateur. Volumétrie contractuelle : 65 tableaux de suivi du dégagement d office (pour la durée du marché). Les modèles de tableaux et graphiques sont fournis en annexe. 2. Prestation métier Mission F : secrétariat des réunions «Dégagement d office» FEDER Le titulaire du marché participe aux réunions de «dégagement d office» animées par le pouvoir adjudicateur et en assure la préparation et la rédaction du compte rendu sous trois jours ouvrés. Ces réunions ont pour objet de faire le point sur l avancée des opérations gérées par les services de l Etat concernés. Chaque réunion dure entre 1 et 2 heures. 5 services sont concernés par ces réunions : DIECCTE, DEAL, DRRT, DAAF, Rectorat. Pour chaque service, une réunion a lieu en principe tous les trois mois. Volumétrie indicative : 10 réunions sur la durée du marché (prévision mars et juin 2015). Page 7 sur 8

8 le FEP Mission G : Préparation des mandatements d acomptes et de soldes, pour le FEDER et Le titulaire sera amené à recevoir les demandes de paiement soit directement de la part des bénéficiaires, soit de la part du service instructeur. vérification de la complétude du dossier de demande de paiement par rapport aux termes conventionnels et aux dispositions réglementaires applicables notamment issues du décret modifié par le décret du 21/01/2011, le cas échéant, sous 5 jours ouvrés, sollicitation par courriel auprès du bénéficiaire ou du service instructeur (copie au pouvoir adjudicateur), des pièces nécessaires à la complétude du dossier, analyse des dépenses présentées par le bénéficiaire : vérification de la date d acquittement, du montant acquitté, du caractère probant de l acquittement et pré analyse des dépenses éligibles et non éligibles, tri des dépenses par date d acquittement et poste de dépense, restitution sur un tableau permettant de faciliter l analyse de l éligibilité par le service instructeur, selon modèle fourni par l autorité de gestion, sous 2 semaines après complétude de la demande de paiement (modèle en annexe), le cas échéant, le pouvoir adjudicateur pourra demander être destinataire de ces éléments avant la transmission au service instructeur, transmission par courriel au service instructeur pour analyse et vérification des montants des dépenses éligibles, après notification par le service instructeur des dépenses retenues éligibles, saisie des factures et du CSF dans PRESAGE (saisie des onglets dépenses, CSF, et contrôle le cas échéant), édition du certificat de service fait (CSF), du certificat pour paiement (CPP), transmission par courriel au pouvoir adjudicateur pour contrôle puis transmission par courriel au service instructeur concerné pour complétude, le cas échéant, transmission par courriel au pouvoir adjudicateur pour ultime vérification, puis envoi au service instructeur par courriel pour signature, constitution du dossier de demande de paiement : constitué de la lettre de demande de paiement, d une copie de l acte attributif de subvention et de ses avenants éventuels, de la fiche navette à destination du CPCI (modèle fourni), du RIB du bénéficiaire, de l état récapitulatif des dépenses, de l attestation d acquittement des dépenses et des fiches de vérification des marchés publics le cas échéant, la fiche SIREN si le bénéficiaire n a pas de numéro fournisseur. Pour un paiement de solde les pièces suivantes sont à ajoutées au dossier : le certificat d achèvement, le rapport d exécution, le justificatif d encaissement de la part des cofinanceurs et la preuve de la publicité communautaire, transmission par parapheur du dossier au pouvoir adjudicateur : 2 exemplaires papiers (chacun dans une sous-pochette) et une version numérique à transmettre par courriel au pouvoir adjudicateur. Le titulaire conserve en format numérique copie des documents nécessaires à la réalisation de la prestation, ainsi que les CSF et CPP signés. Volumétrie indicative : à prévoir sur la durée du marché 100 acomptes et 230 soldes. Les documents modèles sont fournis en annexe. Page 8 sur 8