GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA MAINTENANCE ET L EXPLOITATION DES INSTALLATIONS THERMIQUES ET DE VENTILATION

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1 GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA MAINTENANCE ET L EXPLOITATION DES INSTALLATIONS THERMIQUES ET DE VENTILATION CONVENTION CONSTITUTIVE Vu la délibération n de l Assemblée Plénière du SEHV en date du 23 mars 2016 portant sur la constitution d un groupement de commandes pour l exploitation et la maintenance des installations thermiques PREAMBULE Le service Energie Service Public 87 (ésp87) du Syndicat Energies Haute-Vienne (SEHV) accompagne depuis plusieurs années les collectivités qui le souhaitent dans leurs démarches de gestion énergétique efficiente. L expérience de cet accompagnement montre l importance de la maintenance et de l exploitation des installations thermiques, pour assurer à la fois la préservation des installations techniques, le respect de la réglementation, le confort, ainsi que l optimisation des consommations d énergies et des coûts de fonctionnement. Ainsi, de plus en plus de collectivités adhérentes demandent à être accompagnées par ésp87 pour la mise en place de contrats de maintenance. Dans ce contexte, le SEHV, lui-même acheteur de prestations de maintenance pour ses propres installations climatiques, propose de constituer, sous sa coordination, un groupement de commandes pour la maintenance et l exploitation des installations thermiques et de ventilation des collectivités, au sens de l article 28 de l ordonnance du 24 juillet Ouvert aux communes adhérentes au service ésp87 du SEHV, cette mutualisation des besoins permettra d effectuer plus efficacement les opérations de mise en concurrence, avec l objectif, à terme, de réaliser des économies d échelle sur des prestations encadrées et qualitatives. Dans ce contexte, il a été convenu ce que suit. installations thermiques et de ventilation Page 1 sur 8

2 ARTICLE 1 OBJET DU GROUPEMENT La présente convention constitutive a pour objet de constituer un groupement de commandes, dénommé ci-après «le groupement», sur le fondement des dispositions de l article 28 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et d en définir les modalités de fonctionnement. Il est expressément rappelé que le groupement n a pas la personnalité morale. ARTICLE 2 NATURE DES BESOINS Le groupement constitué par la présente convention vise à répondre aux besoins propres des membres dans le domaine de la maintenance et l exploitation des installations thermiques et de ventilation de leurs bâtiments et établissements assimilés. Les prestations objet de la présente convention concernent notamment les équipements de production, de distribution et de commandes d installations de : Chauffage, Eau chaude sanitaire (ECS), Ventilation, Traitement d air, Climatisation. Elles concernent également, le cas échéant et à la demande du membre, l étude, la fourniture et la pose de systèmes de commandes et/ou de Gestion Technique Centralisée pour les équipements listés supra. Les besoins des membres du groupement font l objet d une définition qualitative et quantitative préalable et sont traduits dans les cahiers des charges. Les contrats conclus pour répondre à ces besoins pourront constituer des marchés ou des accords-cadres au sens de l article 4 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics. Ils sont désignés ci-après comme des «marchés». ARTICLE 3 COMPOSITION DU GROUPEMENT Le groupement est ouvert aux collectivités territoriales adhérentes à Energies Service Public 87 du SEHV, ainsi qu au SEHV lui-même. ARTICLE 4 DESIGNATION ET MISSIONS DU COORDONNATEUR 4.1 COORDONNATEUR DU GROUPEMENT DE COMMANDE Le SEHV est désigné coordonnateur du groupement par l ensemble des membres pour la durée de la convention. Il est dénommé ci-après le «coordonnateur». Le siège du coordonnateur est situé : Avenue Jean Giraudoux - ZA Le Chatenet Le Palais sur Vienne. 4.2 MISSIONS DU COORDONNATEUR Dans le respect des règles prévues par la réglementation applicable aux marchés publics dont notamment l Ordonnance N du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et le Décret du 25/03/2016, relatif aux marchés publics, le coordonnateur est chargé de procéder à l organisation de l ensemble des opérations de sélection d un ou de plusieurs installations thermiques et de ventilation Page 2 sur 8

3 cocontractants en vue de la satisfaction des besoins des membres dans les domaines visés à l article 2. Le coordonnateur est également chargé de signer et de notifier les marchés ; chaque membre du groupement, pour ce qui le concerne, s assurant de leur bonne exécution. Le coordonnateur pourra être amené, le cas échéant, à conclure d éventuelles modifications en cours d exécution des marchés passés dans le cadre du groupement, tel que prévu à l article 139 et 140 du Décret du 25/03/2016, relatif aux marchés publics. Afin de mener à bien les consultations organisées par le groupement, le coordonnateur est notamment chargé : de réaliser les études de marchés et de procéder au recueil des données préalables à l organisation des procédures d achat et nécessaires à la détermination de la politique d achat du groupement ; d organiser la réalisation d un inventaire des équipements des membres, de recenser et d agréger les besoins des membres selon les méthodes et procédures qu il a arrêtées ; d'assister les membres sur la communication de données nécessaires à la définition de leurs besoins, et de centraliser les données en vue de la rédaction du dossier de consultation ; de définir l'organisation technique et administrative des procédures de consultation et de procéder notamment, à ce titre, au choix du type de contrat et du type de procédure appropriés ; d élaborer l ensemble des dossiers de consultation en fonction des besoins définis préalablement ; d assurer l ensemble des opérations de sélection des cocontractants ; d informer les candidats des décisions de la Commission d Appel d offres ; de signer et notifier les marchés ; de préparer, conclure et signer, en matière d accord-cadre, les marchés subséquents passés sur le fondement de l accord-cadre ; de transmettre les marchés aux autorités de contrôle et de publier les avis d attribution ; de communiquer aux membres la liste des candidats retenus et les caractéristiques des marchés signés, notamment en transmettant les documents nécessaires à présenter comme pièces justificatives à l exécution des marchés en ce qui les concerne ; de superviser la phase de lancement des marchés et d accompagner leur mise en œuvre initiale par les titulaires ; d assister les membres à l exécution des marchés et notamment, le cas échéant, pour les nouveaux prix de règlement résultant de l application de clauses d actualisations ou de révision des prix en certifiant la validité des modalités de leur calcul ; de réaliser, le cas échéant, la passation des modifications au marché. La passation d avenants intéressant un seul membre et concernant l exécution courante et locale du marché, peut relever dudit membre et non du coordonnateur, après information et avis de ce dernier ; de réaliser les éventuelles reconductions des marchés ; de prononcer la résiliation des marchés, si besoin ; de gérer, le cas échéant, les précontentieux et les contentieux survenus dans le cadre des procédures de passation des marchés, à l'exception des litiges formés à titre individuel par un membre du groupement ; installations thermiques et de ventilation Page 3 sur 8

4 d apporter son aide aux membres, sur leur demande et dans la limite de ses possibilités, en cas de litige ou de contentieux entre un membre et un titulaire de marché au titre de son exécution ; de tenir à disposition des membres les informations relatives à l activité du groupement. D une façon générale, le coordonnateur s engage à faire ses meilleurs efforts pour que les marchés conclus dans le cadre de ce groupement répondent au mieux aux objectifs de performance des membres en matière de commande publique. ARTICLE 5 COMMISSION D APPEL D OFFRES Conformément aux dispositions de l article L du Code général des collectivités territoriales, la Commission d Appel d Offres (CAO) chargée de l attribution des marchés est celle du coordonnateur. Le cas échéant, le Président du SEHV, en tant que Président de la commission, désigne les personnes compétentes pouvant siéger à la CAO avec voix consultative. ARTICLE 6 MISSIONS DES MEMBRES DU GROUPEMENT Chaque membre est chargé de l exécution de son marché pour la partie qui le concerne. Il est, de surcroît, responsable de ses engagements et le coordonnateur ne saurait en aucun cas être tenu responsable de tout litige qui pourrait naître du non-respect de ses obligations. Plus précisément, les membres sont notamment chargés : de mettre en œuvre les meilleurs conditions, afin de permettre au coordonnateur la réalisation d un état des lieux de leurs équipements ; de communiquer au coordonnateur tout élément, donnée ou pièce nécessaire à la détermination de la politique d achat du groupement et à l organisation de la consultation ; de respecter les demandes du coordonnateur en s engageant à y répondre dans le délai imparti ; de respecter les clauses des contrats de marchés signés par le coordonnateur ; d assurer la bonne exécution des marchés portant sur l intégralité de leurs besoins éventuellement ajustés en cours d exécution, dans les conditions fixées par les marchés ; d inscrire le montant des opérations qui les concernent dans leur budget et d en assurer l entière exécution comptable ; en cas de non-respect de ses obligations contractuelles par le titulaire du marché, de mettre en œuvre les pénalités d exécution selon les dispositions prévues au Cahier des Charges du marché ; d informer le coordonnateur du suivi des prestations (bonne exécution, incidents, litiges, ), notamment de toute difficulté d exécution des marchés pouvant avoir une incidence sur les conditions de leur exécution pour les autres membres ; d informer le coordonnateur de toute évolution prévisible de leur contrat (extension, construction, acquisition ou vente de bâtiment, modification du mode de chauffage ) ; de gérer les litiges et les contentieux formés avec le titulaire à l exécution du marché, à l exception des contentieux relevant de la compétence du coordonateur du groupement de commandes ; de participer financièrement aux frais de fonctionnement du groupement conformément à l'article 7 ci-après. installations thermiques et de ventilation Page 4 sur 8

5 Chaque membre s engage à une obligation de résultat dans la production et la transmission des données permettant la mise en place et le bon fonctionnement des opérations d'achat. Il garantit la fiabilité des données et des informations fournies. Le coordonnateur consolidera les données transmises par les membres du groupement. Il ne peut être tenu responsable de la qualité de déclarations transmises par les membres, nécessaires pour une bonne définition des dossiers de consultation. Si un membre du groupement, après relance du coordonnateur, le cas échéant, n est pas en mesure de fournir correctement tout élément requis ou de permettre l obtention de telles données, il ne serait pas intégré dans la procédure de consultation, et ce malgré la signature de la présente convention. Lors de la préparation des documents de consultation, le coordonnateur pourra, sur la base des informations dont il dispose, notifier aux membres une liste des équipements envisagés en vue d être inclus aux marchés. À défaut de réponse écrite expresse des membres dans un délai raisonnable fixé par le coordonnateur, les équipements ainsi définis seront inclus par le coordonnateur au marché. Chaque membre du groupement est tenu au secret professionnel et à l obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations, études et décisions dont il aura eu connaissance à l occasion du présent conventionnement et durant la passation du marché. Il s interdit, notamment, toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable du coordonnateur. Le membre qui, à l occasion de l exécution du marché, a connaissance d informations ou reçoit communication de documents ou d éléments de toute nature, signalés comme présentant un caractère confidentiel est tenu de prendre toute mesure nécessaire afin d éviter que ces informations, documents ou éléments ne soient divulgués à un tiers. Chaque partie au marché est tenue au respect des règles relatives à la protection des données à caractère personnel, auxquelles elle a accès pour les besoins de l exécution du marché. Chaque membre s engage à transmettre au coordonnateur les données et informations nécessaires au suivi de l exécution des marchés et à la préparation de leur éventuel renouvellement, ainsi qu à l évaluation des résultats, de la satisfaction des membres et de la performance des achats. Notamment, pour des systèmes de Gestion Technique Centralisée avec transmission des données par Internet, mis en place et/ou conduits dans le cadre du groupement, le membre autorise le coordonnateur à accéder directement à ces données. Dans le cas où un mandat spécifique serait nécessaire, en sus de la présente convention, les membres s engagent à le transmettre signé au coordonnateur sous un délai de 10 jours. Le membre du groupement atteste sur l honneur que les prestations dont il bénéficiera au titre des marchés conclus dans le cadre du groupement ne sont pas intégrées dans une autre procédure de mise en concurrence en cours ou à venir pendant la durée des marchés passés dans le cadre de cette convention. Le(s) titulaires(s) des marchés passés dans le cadre de cette convention dispose(nt) d une exclusivité durant cette période. ARTICLE 7 DISPOSITIONS FINANCIERES 7.1 INDEMNISATION DU COORDONNATEUR La mission de coordonnateur est exclusive de toute rémunération. Toutefois, le coordonnateur est indemnisé des frais afférents au fonctionnement du groupement par une participation financière versée par les membres. Cette participation financière est due une seule fois pour la durée de la convention, les éventuelles reconductions des marchés ne donnant pas lieu à une participation financière complémentaire. installations thermiques et de ventilation Page 5 sur 8

6 A cet effet, le coordonnateur émet un titre de recette pour chaque membre concerné. Le titre de recette est émis le mois suivant la publication de l avis d attribution. La participation est due au coordonnateur au plus tard dans les trois mois à compter de la date d émission du titre de recette. Le coordonnateur est exonéré de toute participation financière au groupement. 7.2 MONTANT DE LA CONTRIBUTION FINANCIERE La contribution financière (C) du membre est calculée selon les modalités suivantes : C = * NbCH 70kW + 10 * NbCH>70kW + 3 * Nbautres Avec : NbCH 70kW : Nombre d installations de chauffage d une puissance nominale inférieure ou égale à 70 kw ; NbCH>70kW : Nombre d installations de chauffage d une puissance nominale supérieure à 70 kw ; Nbautres : Nombre d autres installations (eau chaude sanitaire, ventilation, traitement d air, climatisation ) Les installations sont celles intégrées dans les documents de consultation, comprenant leurs équipements de production, de distribution et de commandes. 7.3 FRAIS DE JUSTICE En contentieux de la passation et de l exécution des marchés, si le coordonnateur venait à être condamné au paiement de dépens et de frais ou de versement d indemnités, par une décision devenue définitive d une juridiction administrative ou civile, chaque membre sera sollicité pour couvrir ces frais supplémentaires, en fonction de ses responsabilités au regard de ce contentieux. ARTICLE 8 DUREE DU GROUPEMENT Le groupement de commande, objet de la présente convention constitutive, est constitué pour la durée de la procédure de passation et de l exécution des marchés. La présente convention entre en vigueur à compter de sa notification, par le coordonnateur, à l ensemble des membres du groupement. Elle expire trois mois après l échéance du dernier marché (date estimée de fin de marché, y compris des éventuelles reconductions, le 31 décembre 2020). ARTICLE 9 ADHESION ET RETRAIT DES MEMBRES 9.1 ADHESION DES MEMBRES Chaque membre adhère au groupement par une délibération de son assemblée délibérante. Cette délibération, notifiée au coordonnateur, est accompagnée de la convention de groupement signée, ainsi que les fiches de renseignement relatives aux installations à intégrer et aux données administratives. Une période d adhésion pour la constitution du groupement de commandes sera communiquée aux collectivités susceptibles de rejoindre ce dernier, avec une date butoir pour le retour des documents d adhésion au coordonnateur. A défaut de remise des documents d adhésion complétés, datés et signés à cette date, le coordonnateur se réserve le droit de ne pas valider l adhésion de la collectivité. Dans tous les cas, l adhésion d un membre dans le groupement n est effective que si la date de réception des documents d adhésion par le coordonnateur, est antérieure à l avis public à concurrence des marchés afférents. installations thermiques et de ventilation Page 6 sur 8

7 L adhésion d un membre ne nécessite pas l accord préalable des autres membres du groupement. 9.1 RETRAIT DES MEMBRES Un membre peut se retirer du groupement sur demande expresse adressée par lettre recommandée avec avis de réception au coordonnateur. Le retrait d un membre du groupement est fixé par délibération de son assemblée. Cette décision est notifiée au coordonnateur. Quoiqu il en soit, le membre démissionnaire reste engagé jusqu à l échéance de la période d exécution en cours du marché. Le retrait ne prend effet qu après règlement des sommes dues au titre des marchés conclus. Le coordonnateur est dégagé de toute responsabilité au titre du retrait d un membre. Ce dernier assume seul les dommages et intérêts ou indemnités susceptibles d être demandés par le titulaire du marché qui s estimerait lésé par son retrait. Les membres du groupement acceptent le retrait ou l adhésion d un membre sans pouvoir s y opposer. ARTICLE 10 CAPACITE A ESTER EN JUSTICE Le représentant du coordonnateur peut ester en justice au nom et pour le compte des membres du groupement pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres sur sa démarche et son évolution. ARTICLE 11 RESOLUTION DE LITIGES Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l application de la présente convention relèvera de la compétence du Tribunal administratif de Limoges. Les parties s engagent toutefois à rechercher préalablement une solution amiable au litige. ARTICLE 12 - MODIFICATION DU PRESENT ACTE CONSTITUTIF Les éventuelles modifications du présent acte constitutif du groupement doivent être approuvées dans les mêmes termes par l ensemble des membres du groupement dont les décisions sont notifiées au coordonnateur. La modification prend effet lorsque l ensemble des membres a approuvé les modifications. ARTICLE 13 DISSOLUTION DU GROUPEMENT Le groupement est dissout de fait en cas de retrait du coordonnateur. Le groupement peut être dissout à la demande de ses membres, décidée à la majorité des deux tiers. Dans tous les cas, la dissolution ne peut intervenir avant le terme des marchés ou accordscadres en cours. installations thermiques et de ventilation Page 7 sur 8

8 ARTICLE 14 ACCEPTATION DE LA PRESENTE CONVENTION CONSTITUTIVE PAR LE MEMBRE Nom du membre : Sis : Représenté par : Fait à : le : Cachet et signature : Conformément à la délibération n du / /. installations thermiques et de ventilation Page 8 sur 8