PAS A PAS N 2 SAISIE D UNE RECETTE EN LIQUIDATION DIRECTE

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1 PAS A PAS N 2 SAISIE D UNE RECETTE EN LIQUIDATION DIRECTE CODE TRANSACTION FV70 La transaction FV70 permet la saisie d une facture directe (subvention principalement). Avant toute saisie, cliquer sur en haut à droite Puis sélectionner par double-clics la variante de saisie de poste Z_REC_LIQUIDATION_DIRECTE_2. 1) Onglet Données de base Saisir : - Le client - La date de facture - La référence - Le montant (TTC ) - Le montant de la TVA - Le texte descriptif Montant total à ventiler dans les données des postes 1

2 2) Ventilation des postes Indiquer dans les données de poste : - Le compte général d imputation de la recette, - Le montant HT du poste, - Le code de TVA : utiliser le match-code et sélectionner le secteur de TVA qui convient (secteur «Z001 Exonéré» lorsqu il y a exonération de TVA pas de TVA, ou «Z002 Taxé» lorsqu il y a collecte de TVA) puis prendre le taux de TVA collectée sur les encaissements adéquat(cf. Documentation Mémento Code TVA de Sifac), - Le domaine d activité (utiliser le match-code : «0001 Non Lucratif», «0002 Lucratif», «0003 Exonéré» dans la plupart des cas), - L eotp ou le centre de profit à imputer, - Le fonds, - Le domaine fonctionnel, - Copier le champ Texte des «Données de base» et le coller dans la zone Texte du poste SIFAC permet de saisir des postes multi-centres de profit (même niveau 2). Reproduire la procédure pour tout nouveau poste à saisir. Taper Entrée. Le solde de la pièce passe à 0 une fois la ventilation effectuée 3) Onglet Paiement Il faut renseigner la date de base permettant de calculer l échéance (à partir des conditions de paiements rapatriées par les données Tiers). 2

3 4) Onglet Détail Vous devez modifier le compte général dérivé par défaut pour les subventions principalement et la taxe d apprentissage. Cliquer sur le match-code lié à la zone «Grd livre» pour accéder à la liste des comptes collectifs divergents définis. Sélectionner le compte collectif adéquat. Compte collectif Type de Subvention Au-dessous de ce champ, dans la zone «Texte en-tête», coller une nouvelle fois le texte de l onglet «Données de base». Ce libellé remontera dans les extractions de consultations budgétaires. 3

4 5) Vérification de la saisie L option de simulation permet de visualiser l écriture avant l enregistrement. L enregistrement n est possible que si le contrôle du solde est au vert et aucun message bloquant n est généré. S il y a un message bloquant, vérifier les étapes de la saisie et faire les rectifications nécessaires. 6) Enregistrement de la saisie La pièce est à préenregistrer en cliquant sur dans l écran de simulation ou sur au niveau de l écran principal de la FV70.! NE JAMAIS CLIQUER SUR «COMPTABLISER» (réservé à l agence comptable) Le message apparait en bas à gauche. Il ne s agit que d une alerte. Taper ENTREE pour passer outre. On obtient le numéro de la liquidation directe de la pièce pré-enregistrée 2000XXXXX. Il s agit d un pré-enregistrement avec impact budgétaire (donc pouvant être visible dans les états de consultations budgétaires). 4

5 7) Mise en bannette des pièces justificatives Renseigner le numéro de la pièce préenregistrée obtenue, la société et l exercice comptable. Taper Entrée. Cliquer sur et intégrer tous les justificatifs dans la bannette (tout document justifiant la saisie de la recette : décision de subventionnement, convention, etc ) 8) Edition de la liste des pièces préenregistrées à transmettre à l agence comptable Cliquer directement sur Puis renseigner la société, le numéro de la pièce et l exercice. Et cliquer sur Dans l écran obtenu avec la «liste des pièces préenregistrées», il suffit de cliquer sur pour éditer cette liste étant à l écran, qui servira de bordereau d envoi à transmettre à l agence comptable (Bureau visa des recettes) accompagnée des originaux des justificatifs qui ont été mis en bannette. 5

6 9) Modification ou suppression de la pièce préenregistrée La modification ou la suppression de la pièce préenregistrée n est autorisée que si la liste des pièces accompagnée des pièces justificatives n a pas encore été transmise à l agence comptable. Si les documents ont été transmis à l agence comptable, plus aucune modification n est autorisée. Il faut demander le rejet de la pièce à l agence comptable et refaire la saisie dans la foulée. a) Modification de la pièce Entrer les données de la pièce (Société, No pièce, Exercice). Taper Entrée. Une fois dans l écran de consultation, cliquer sur puis modifier les éléments nécessaires. Modifier également la date comptable à la date du jour, et faire «sauvegarder complètement». b) Suppression de la pièce Entrer les données de la pièce (Société, No pièce, Exercice). Cliquer sur le Menu principal en haut faire «Pièce» puis puis dans Cliquer sur OUI pour supprimer définitivement la pièce. 10) Consultation de la pièce a) Avant la prise en charge comptable La pièce préenregistrée est consultable via la transaction FBV3 (consultation des pièces préenregistrées). b) Après la prise en charge comptable La pièce préenregistrée devient une pièce comptable après comptabilisation par l agence comptable. La pièce ne peut plus être modifiée. L annulation de la recette comptabilisée nécessite la saisie d un avoir. La consultation de la pièce est dès lors possible via la transaction FB03. 6 Université de Strasbourg Direction des finances 27/04/2015