Logiciel de gestion administrative des EHPAD. Guide du compte administratif. Société INSIGHT

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1 GEPSS V14.0 Logiciel de gestion administrative des EHPAD Guide du compte administratif Société INSIGHT Version du 09 Septembre 2016

2 SOMMAIRE AVANT PROPOS... 2 I) Quelques préconisations avant la réalisation de votre Compte Administratif... 3 II) Réalisation du Compte Administratif :... 4 Bouton 1 - Compte administratif réglementaire ) Onglet Etablissement ) Onglet Exécution budgétaire ) Onglet Investissement ) Onglet Emprunts ) Onglet Exploitation et personnel ) Onglet Résultats ) Onglet Transfert EXCEL ) Transfert WORD ) Onglet Aides Bouton 2 Calcul des charges servant au calcul des tarifs journaliers Bouton 3 Calcul des produits servant au calcul des tarifs journaliers Bouton 4 Calcul du nombre d équivalents temps plein et du montant des salaires par catégorie (Compte 631, 633 et 64) Bouton 5 et 5 bis TELECA et TARIFEHPAD Bouton 6 HAPI ANNEXE 1 Informations pratiques ANNEXE 2 - Informations complémentaires sur les tableaux liés au personnel

3 AVANT PROPOS Ce guide a été spécialement conçu afin de vous orienter vers : La démarche à suivre pour la réalisation du compte administratif, Les informations nécessaires concernant l utilisation des transferts vers les logiciels (TELECA, TARIFEHPAD, HAPI) demandés par les différentes instances (Conseil général, ARS), Des informations complémentaires sur le calcul de certains tableaux du cadre normalisé. Suivez le guide et vous serez capable de réaliser le compte administratif réglementaire de votre établissement dans GEPSS. Rappel : les transferts vers TARIFEHPAD, TELECA et HAPI sont intégrés dans GEPSS dans le but de vous aider à les compléter. Cependant, GEPSS ne peut pas compléter toutes les données. Il est donc à votre charge de vérifier et de terminer la saisie de certaines cellules que GEPSS n aurait pu remplir. Pour le transfert vers HAPI, nous mettons à votre disposition le document national transmis par le CNSA. Cependant, certaines régions peuvent avoir modifié celui-ci afin d y intégrer des informations complémentaires. GEPSS réalisera seulement le transfert vers le document national. 2

4 I) Quelques préconisations avant la réalisation de votre Compte Administratif a) Avoir approuvé le compte de gestion du trésorier. b) Vérifier les fiches agent et notamment la saisie de la «Catégorie du cadre comptable et budgétaire» et de la «Catégorie pour Tarifehpad». Ces deux catégories se trouvent dans l onglet Situations (compléments) de la fiche agent. Si ces catégories sont erronées sur les paies déjà validées, il est possible de les modifier à partir du module Paie, dans «Outils» et «Maintenance des paies validées». c) Choisir l'année de mise en conformité de votre compte administratif. Pour cela, vous devez aller dans «Fichiers de base», «Paramètres de GEPSS» et dans l onglet Compta, vous renseignerez l année de mise en conformité puis la version de Tarifehpad que vous possédez. d) SI vous devez transmettre Tarifehpad à une instance vous devrez l acquérir via l EHESP car c est un fichier payant que nous ne distribuons pas. 3

5 II) Réalisation du Compte Administratif : Tout d abord, vous sélectionnerez l exercice sur lequel le compte administratif doit être réalisé (exemple ici : 2014) puis entrez dans le module Compta. Vous pouvez accéder au Cadre normalisé du compte administratif par «Compte administratif» et «Documents Réglementaires» : 4

6 Pour transférer vos données du compte administratif réglementaire vers TARIFEHPAD, TELECA et HAPI, vous devez au préalable passer en revue tous les boutons. Bouton 1 Bouton 2 Bouton 4 Bouton 3 Bouton 5 Bouton 5 bis Bouton 6 5

7 Bouton 1 - Compte administratif réglementaire Vous devrez cliquer sur tous les boutons («HEB», «DEP», «SOI» et «Global») se trouvant sur les fenêtres ci-dessous. Des informations, inscrites en rouge, sur les fichiers à compléter dans GEPSS vous sont données en bas de certains onglets. Exemple : - les grilles AGGIR de vos résidents (onglet Informations complémentaires dans la fiche du résident) pour «l activité de l établissement ou du service». - vos emprunts pour le «tableau des emprunts en cours». - vos amortissements pour le «tableau des amortissements». - la catégorie du cadre comptable et budgétaire dans l onglet «Situations complément» dans les fiches agent pour le «tableau des effectifs» et les «tableaux de rémunérations». 6

8 1) Onglet Etablissement En cliquant sur le bouton «GLOBAL», vous pourrez vous imprimer la page de présentation de votre Cadre normalisé du compte administratif. Pensez à renseigner la capacité autorisée (nombre de lits) de votre établissement. Pour l activité de l établissement ou du service, le tableau du haut est en saisie libre. Vous renseignerez sur la ligne Autre, la nature de votre établissement ainsi que le nombre théorique au BP (nombre de lits x 365 ou 366 jours), le nombre prévisionnel de journées prévues au budget et le nombre réalisé de journées. Dans le tableau du bas, GEPSS renseignera le nombre de résidents par GIR au 30/09 en fonction des grilles AGGIR renseignées dans le module RECETTES. Ce tableau est toutefois en saisie libre si les grilles AGGIR n ont pas été saisies. 7

9 2) Onglet Exécution budgétaire Ce tableau reprendra le total de votre section d exploitation et de votre section d investissement. 3) Onglet Investissement Le tableau de la ligne 4-1 Plan de financement est en saisie libre. Vous pouvez lancer le calcul de tous les autres boutons. Les tableaux du et se rempliront automatiquement à condition que vous ayez géré vos emprunts et amortissements dans le module finance. 8

10 4) Onglet Emprunts Les tableaux du à se rempliront automatiquement à condition que vous ayez géré vos emprunts dans le module finance. Les tableaux des lignes à sont en saisie libre. Vous pouvez lancer le calcul de tous les boutons. 5) Onglet Exploitation et personnel Attention : pour les établissements n utilisant pas le module Paie et qui récupèrent le mandatement d un prestataire, il est inutile de lancer les boutons allant de la ligne à Ces données peuvent vous être fournies par votre prestataire. 9

11 6) Onglet Résultats Ces tableaux reprendront, en global et par section, l excédent ou le déficit de l année. Il vous restera à saisir l affectation du résultat. 7) Onglet Transfert EXCEL Vous pouvez depuis l'onglet "Transfert EXCEL" transférer tous vos tableaux du compte administratif dans un fichier Excel. Lorsque vous cliquerez sur un des boutons on vous demandera de vérifier si Excel est bien fermé. Si c'est le cas répondez par l'affirmative et cela exportera tous vos tableaux sous Excel. Un fichier Excel sera alors ouvert, vous pourrez ainsi y faire toutes les modifications que vous voulez et le sauvegarder où vous le souhaitez. Par contre, faites bien attention d'avoir fermé tous vos fichiers Excel avant de lancer le transfert. 10

12 8) Transfert WORD Vous pouvez depuis l'onglet "Transfert WORD" transférer tous vos tableaux du compte administratif dans un fichier Word. Lorsque vous cliquerez sur le bouton on vous demandera de vérifier si Word est bien fermé. Si c'est le cas répondez par l'affirmative et cela exportera tous vos tableaux sous Word. Un fichier Word sera alors ouvert, vous pourrez ainsi y faire toutes les modifications que vous voulez et le sauvegarder où vous le souhaitez. Par contre, faites bien attention d'avoir fermé tous vos fichiers Word avant de lancer le transfert. 11

13 9) Onglet Aides Nous avons mis à votre disposition, dans l onglet Aides, différents états qui vous permettent de faire des contrôles sur vos données au niveau de la paie. Ce ne sont en aucun cas des états officiels. La liste des agents par catégorie et leur valorisation par secteur va vous permettre de vérifier si les fiches agent sont bien saisies (catégorie pour cadre comptable et budgétaire dans l onglet Situations compléments). Il est indiqué que l agent est à temps partiel si l agent est en dessous des h x 12 mois soit h sur l année. La liste des mandats de paie et la liste des mandats hors paie doivent être égales au groupe 2. La liste des agents par poste est une liste nominative permettant de pointer les dates de grade de chaque agent. Cette liste représente le tableau des appointements non nominatifs dans les documents réglementaires. 12

14 Bouton 2 Calcul des charges servant au calcul des tarifs journaliers Ce tableau comprend les comptes d imputation de charges demandés dans les transferts TARIFEHPAD, TELECA et HAPI. En cliquant sur ce bouton, GEPSS vous posera la question : Si vous n avez jamais lancé le calcul de ce tableau, vous répondrez non et GEPSS vous calculera les charges de l année permettant de calculer les tarifs journaliers. 13

15 Bouton 3 Calcul des produits servant au calcul des tarifs journaliers Même utilisation que le tableau précédent. 14

16 Bouton 4 Calcul du nombre d équivalents temps plein et du montant des salaires par catégorie (Compte 631, 633 et 64) Ce tableau va se compléter en fonction des Catégories pour Tarifehpad que vous aurez renseignées dans les fiches agent. Vous retrouverez dans ce tableau les effectifs de votre établissement au 31 décembre ainsi que le montant des nets à payer. Vous pouvez indiquer en bas sur la ligne «Charges d imputation au frais de personnel non liées au calcul de paie», la différence entre le groupe 2 et le montant des rémunérations. 15

17 Bouton 5 et 5 bis TELECA et TARIFEHPAD Les boutons 5 et 5 bis vont permettre de transférer toutes les données calculées précédemment dans les boutons 1, 2, 3 et 4. Cliquez sur Tarifehpad et/ou Teleca. Puis, allez chercher le document Excel dans votre ordinateur. Les données vont se transférer automatiquement. Attention : GEPSS ne transfère pas toutes les données. Il est donc à votre charge de vérifier et de compléter tous les onglets. 16

18 Bouton 6 HAPI Pour le transfert vers HAPI, vous accèderez d abord au tableau ci-dessous. Ce tableau va vous permettre de ventiler les charges et produits dans les tableaux d HAPI : 17

19 a) Comme indiqué ci-dessous, veuillez saisir le nombre de journées pour les différents types d hébergement que l établissement propose. GEPSS calculera alors la répartition en pourcentage : b) Vous devez saisir les pourcentages que GEPSS vous propose sur la ligne Hébergement. Pour les lignes Dépendance et Soin, vous devez renseigner la part de la section (dépendance et soin) sur les charges et les produits pour chaque secteur d activité (hébergement permanent, hébergement temporaire et accueil de jour). Sur chaque ligne la colonne Total doit être égale à 100 %. 18

20 c) Une fois les pourcentages renseignés, vous cliquerez sur «Enregistrer» puis répondez NON à la question «Voulez-vous utiliser un document existant?». En répondant NON, GEPSS complètera le document national de l ARS. Attention : GEPSS ne transfère pas toutes les données. Il est donc à votre charge de vérifier et de compléter tous les onglets. 19

21 ANNEXE 1 Informations pratiques 1) Sur certains tableaux, vous pouvez obtenir des informations (info bulle) concernant le contenu de la colonne sur laquelle le pointeur de la souris est placé. Comme dans l exemple ci-dessous on peut voir que la colonne «Réel accepté n-1» correspond aux Dépenses n-1 : Sur les boutons «Charges de la section d exploitation» et «Produits de la section d exploitation» vous pourrez remettre la colonne «Retenu par l autorité de tarification» à zéro en cliquant sur le bouton et en répondant à l affirmative à la question que GEPSS vous posera. Au fur et à mesure que vous lancez le calcul des tableaux, vous pouvez les éditer en cliquant sur le bouton. 20

22 2) Lorsque vous cliquez sur les différents boutons, GEPSS vous posera la question suivante : a. En choisissant «Récupération des données sauvegardées», vous allez obtenir les données que vous aurez précédemment enregistrées. b. En choisissant «Lancement du calcul» GEPSS complètera la page demandée par les données que vous aurez saisies au cours de l exercice. Vous pourrez, après que le calcul sera terminé, compléter les informations manquantes et/ou modifier les données indiquées. 3) A chaque fois que vous cliquerez sur le bouton, GEPSS vous posera la question : Si vous souhaitez enregistrer les données que vous venez de saisir ou que GEPSS vient de calculer, vous devrez répondre par l affirmative. 21

23 ANNEXE 2 - Informations complémentaires sur les tableaux liés au personnel Seules les paies validées avec le statut T, S, C ou ME apparaissent dans le tableau des rémunérations en euros et toutes les paies avec les autres statuts apparaissent dans le tableau autres rémunérations. Pour le tableau des rémunérations en euros et le tableau autres rémunérations le montant de la seconde colonne correspond au cumul des codes paie 500 à 900 inclus et 300 à 399 inclus. 22

24 Pour le tableau de calcul des appointements (5-3.4) : la colonne point indiciaire reprend les indices des codes paie 100, 102, 105, 107, 110 à 113, 118 à 120, 150, 155, 162 et 165. La colonne primes ou indemnités reprend les indices des codes paie 101, 103, 104, 106, 109, 149, 153, 159 et 200 à 299. Pour le total annuel des remplaçants cela reprend les codes paie 100, 101, 102, 104, 107, 108, 109, 110, 112, 113, 115, 116, 117, 119, 122, 125, 126, 127, 136, 137, 138, 140, 150, 153, 159, 165 et 200 à 299. Pour le tableau des indicateurs de personnel (5-3.7) : Le taux de charges sociales est égal au cumul des dépenses des comptes 631, 633, 645, 647 et 648 divisé par le nombre total annuel de points qui est multiplié à la valeur moyenne du point, le tout multiplié par 100. Les recettes atténuatives de personnel (IJ, remboursement assurance, remboursement CAE ) correspondent au montant du compte