RISQUES ET PERFORMANCE: MARIAGE OU DIVORCE?

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Jean Vachon
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1 RISQUES ET PERFORMANCE: MARIAGE OU DIVORCE? 13 Juin 2016 ACPAU Basma Neaimé, Directrice performance organisationnelle Université de Montréal 1

2 Ordre du jour L UdeM en résumé L objectif La démarche - Faits saillants Les difficultés au départ Les résultats Les facteurs clés de succès 2

3 L UdeM en résumé Fondation : 1878 (138 ans) Campus principal (Montréal) + 3 campus régionaux employés prof. réguliers chargés de cours prof. de cliniques cadres + soutien étudiants (7 870 étrangers) 16 facultés et écoles 24 services 2 écoles affiliées 37 établissements affiliés 3

4 Objectif ultime Un arrimage entre a l e u r ajoutée rrimage UdeM Facultés Services Risques Performance Planification 4

5 Planification Orientations stratégiques institutionnelles Objectifs: Facultés Services Activités Enseignement Recherche Autres La bonne gestion: Une approche en 3D Gestion de la performance Performance organisationnelle besoins cibles gouvernance Performance des facultés/services objectifs Performance des: activités processus projets Ressources Humaines Financières Matérielles Informationnelles Gestion des risques Performance des ressources: disponibilités compétences capacités

6 Le cadre de GIR ( ) 6

Le cadre de gestion de la performance (2015-2016) Comprendre les besoins des parties prenantes Définir les objectifs et les mesures stratégiques Formulation stratégique Identifier FFOM Analyser notre

niveaux Gérer le changement organisationnel Formuler des stratégies pour réaliser notre vision Planifier et concevoir Mettre en œuvre Aligner l institution avec les objectifs stratégiques clés

7 Le cadre de gestion de la performance ( ) Comprendre les besoins des parties prenantes Définir les objectifs et les mesures stratégiques Formulation stratégique Identifier FFOM Analyser notre contexte et nos secteurs d activités Développer les plans Communiquer les stratégies et les plans Allouer les ressources Exécution des stratégies Aligner Les objectifs et les mesures à tous les niveaux Gérer le changement organisationnel Formuler des stratégies pour réaliser notre vision Planifier et concevoir Mettre en œuvre Aligner l institution avec les objectifs stratégiques clés Réviser Mesurer et Aligner toute et modifier analyser Planification collaborative pour une amélioration continue Amélioration Mesurer la performance et suivre les initiatives stratégiques Réviser la performance Collaborer avec d autres preneurs de décisions Amélioration continue Raffiner La stratégie et les plans d exécution Générer des perspectives intégrées Prévoir la performance Suivre le progrès (Indicateurs) Analyse de la performance Établir une architecture d intelligence d affaires Analyser les scénarios UPOGR - UdeM 7

8 Ce qu on cherche à mettre en œuvre Critères d amélioration Rapport entre les réalisations prévues et celles qui ont été mises en œuvre. Objectifs Rapport entre les résultats obtenus et les objectifs fixés. Pertinence Efficacité Performance Moyens Efficience Résultats Rapport entre les résultats obtenus et les ressources utilisées. L'optimisation des outils mis en œuvre pour parvenir à un résultat. UPOGR 8

9 Projet pilote Projet pilote avec l équipe SST (Santé - sécurité au travail) 9

prévention et de la sécurité (DPS) Santé -

10 Organigramme -Unités Vice-rectorat aux finances et aux infrastructures Unité de performance organisationnelle et gestion des risques (UPOGR) Direction de la prévention et de la sécurité (DPS) Santé - sécurité au travail (SST) Mesures d urgence Sûreté 10

11 Organigramme - Division SST Gestion 1 Chef de section Soutien administratif 1 Adjointe Gestion des matières dangereuses Risques Lasers Radioprotection Risques chimiques Biosécurité 4 Conseillers spécialisés 1 Technicien 1 Préposé Santé sécurité au travail 1 Conseiller en prévention Environnement 1 Technicien en environnement 11

(608) Gestion de la Performance Tester une nouvelle méthode institutionnelle de travail

12 Objectif pour cet exercice Gestion des Risques Traiter un risque majeur institutionnel «Incidents dans les laboratoires, les installations de recherche ou les animaleries» (608) Gestion de la Performance Tester une nouvelle méthode institutionnelle de travail Projet pilote Gestion de la Planification Instaurer de bonnes pratiques Gestion de projet 12

Activités à faire Identification des zones à risque 1 2 3 4 5 Évaluation générale État du laboratoire Équipement de protection individuelle Hygiène Manipulation des produits Entreposage des produits

13 Activités à faire Identification des zones à risque Évaluation générale État du laboratoire Équipement de protection individuelle Hygiène Manipulation des produits Entreposage des produits Gestion des déchets etc. Évaluation spécifique Risques Lasers Radioprotection Risques chimiques Biosécurité Mise à jour inventaire de tous les laboratoires (2000) Mise en œuvre des actions correctives Plan futur prioriser les laboratoires à visiter (fréquence) 13

14 Question qui tue: Par où commencer? 14

15 Composantes d une démarche d amélioration Situation actuelle Gestion des risques Gestion du changement Activité 1 Activité 2 Processus Activité 3 Activité 4 Gestion de la performance Situation future désirée UPOGR 15

16 Principaux éléments définis Objectifs et besoins Processus ou activité Performance actuelle Amélioration Contexte Facteurs clés de succès Activités Processus Capacités (FFOM) Projet pilote Résultats Écarts Plan Mise en œuvre Éléments de risques Indicateurs Cibles Causes Suivi 16

17 La démarche - Faits saillants Phase 1 Démarrage Réunion de démarrage Réunions remue-méninges Choix activité/projet Objectif Besoins Matériel de référence fourni Validation phase démarrage Phase 2 Planification Rôles et responsabilités (sous-groupe en charge) Révision - processus en cours Outils de travail (gabarits, formulaires, rapports) Validation phase planification 17

La démarche - Faits saillants (suite) Phase 3 Projet pilote (terrain) Choix du laboratoire (représentatif, pas un extrême, bonne relation) Bonne communication avec le personnel (question/réponse)

18 La démarche - Faits saillants (suite) Phase 3 Projet pilote (terrain) Choix du laboratoire (représentatif, pas un extrême, bonne relation) Bonne communication avec le personnel (question/réponse) Essai sur place en équipe Tester processus Tester gabarits Temps nécessaire pour le travail Entrée et compilation des données Indicateurs Validation - rapports Validation phase exécution Phase 4 Mise en œuvre Calendrier des visites (tous les laboratoires) Zones à risque Actions correctives Plan de suivi Plan de travail triennal Tableaux de bord Reddition de compte à la direction 18

19 Résultats Performance et risques: Uniformisation des façons de faire Moins de subjectivité Meilleure compréhension - tâches de part et d autre Élimination des silos Méthodologie pour d autres activités Outils de travail: Gabarit standard Base de données électronique (outil web) Saisie de l information sur place Analyses et statistiques: Information - plus de valeur Données - mieux ciblées et structurées Catégorisation plus formelle et plus claire Identification - suivis et rappels à faire Meilleure orientation indicateurs/ tableaux de bord (à venir) Rapport aux laboratoires 19

Résultats (suite) Image de l équipe (réputation): Mieux coordonnée Même longueur d onde Meilleure communication (unités - laboratoires) Gestion du temps: Projet avance malgré les opérations

20 Résultats (suite) Image de l équipe (réputation): Mieux coordonnée Même longueur d onde Meilleure communication (unités - laboratoires) Gestion du temps: Projet avance malgré les opérations quotidiennes. Pas si lourd que ça! Priorisation - soutien aux unités Meilleure répartition travail (par équipe, par journée, été (vacances)) Liste de suivis à faire Planification: Laboratoires couverts: 700/2000 en 4 mois une première! Calendrier de visites en place Temps pour les échanges productifs sur place (formation indirecte) Plan triennal (projet de longue haleine) Bonne base pour un travail progressif et évolutif! 20

21 Exemple: Outil de travail (en ligne) 21

22 Exemple: Calendrier des visites 22

23 Difficultés au départ Comment définir l objectif? Longue liste de choses à faire Comment faire pour prioriser? Par où commencer? Un processus existant Des pratiques déjà en place Données non fiables (inventaire) Répartition du travail incluant les activités quotidiennes? Plusieurs demandes plus urgentes Équipe sollicitée par plusieurs unités Comment utiliser le matériel de référence fourni? Quel est le produit final? À qui? Sous quel format? 17

24 Les facteurs clés de succès 1 Compréhension (objectif, contexte, besoins) 2 Planification (1 er pas, projet pilote terrain, tests) 3 Validation (par étape, parties prenantes, (interne/externe) 4 Simplification (approche, méthode, gabarits, outil de travail) 5 Travail en équipe (participation de tous) 6 Enthousiasme (attitude positive) 7 Priorisation (important vs urgent) 8 Amélioration progressive (année en année) 24

25 Questions? 25

26 Merci! 26

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