Construire un hôpital la belle aventure! Dr Pierre DEHAVAY Jean-Louis MAGONET, ir Dr Michel DAUNE

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1 Construire un hôpital la belle aventure! Dr Pierre DEHAVAY Jean-Louis MAGONET, ir Dr Michel DAUNE

2 Hôpital Civil Marie Curie Ouverture octobre 2014 Bâtiment de m 2 Capacité de 539 lits et 62 places de jours.

3 Hôpital Civil Marie Curie Lancement du projet 1999 Choix du site juin 2001 Constitution équipe de pilotage janvier 2002 Désignation auteurs de projet novembre 2002 Permis août 2005 Début des travaux juin 2006 Ouverture octobre

4 Equipe de pilotage 1 médecin 1 infirmière hygiéniste 1 ingénieur civil

5 Equipe de pilotage 1 ère phase = Investigation 2 ème phase = Accompagnement des études 3 ème phase = Suivi exécution 4 ème phase = Sélection du mobilier et des équipements 5 ème phase = Emménagement 6 ème phase = Déménagement

6 1. Phase d investigation Rencontre avec tous les responsables de secteurs (médicaux, nursing, logistiques, etc.) Détermination des dénominateurs communs entre les besoins ou souhaits exprimés. Définition des grandes options retenues.

7 1. Phase d investigation Nouvelle construction = opportunité exceptionnelle : Réorganiser dans l espace les différentes activités. Repenser les circulations. Créer des locaux mieux adaptés. Recourir aux techniques les plus récentes en fonction du budget disponible!

8 1. Phase d investigation Options retenues Regroupement des services médico-techniques lourds sur un même niveau : Urgences Soins intensifs Bloc opératoire et stérilisation Imagerie médicale

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10 1. Phase d investigation Options retenues Regroupement d activités complémentaires (ex. : plateau mère-enfant). Regroupement activité ambulatoire. Positionnement des activités de consultation à proximité de l hospitalisation de la spécialité correspondante.

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13 1. Phase d investigation Options retenues Séparation des circulations internes et externes. Séparation au niveau des urgences des cas lourds et légers. Séparation des circulations propres et sales.

14 1. Phase d investigation Options retenues Amélioration du confort des patients : Accessibilité PMR Confort hôtelier 40 % de capacité en chambre individuelle Parking Amélioration des conditions de travail du personnel : Locaux en suffisance et plus spacieux Ergonomie

15 1. Phase d investigation Options retenues Confort thermique Sécurisation

16 1. Phase d investigation Fonctionnalité Uniformisation Flexibilité Unités de soins : même modèle, locaux infirmiers identiques, rangements identiques Bloc opératoire : architecture et techniques des salles d opération identiques. Exception : locaux de consultation.

17 2. Phase d accompagnement des études Transmission aux bureaux d études des options retenues. Détermination des surfaces et nombre de locaux pour chaque activité. Programmation générale service par service : Esquisse Estimation budgétaire Corrections Programmation détaillée local par local après discussion avec les utilisateurs : Avant-projet Projet

18 2. Phase d accompagnement des études Equipe de pilotage = seul intermédiaire entre auteurs de projet et futurs utilisateurs Echanges permanents pour adaptation des plans (locaux, mobilier intégré, etc. )

19 3. Phase de suivi d exécution Présence sur chantier de l équipe de pilotage. Adaptations en temps réel jusqu à l ouverture et un peu après!

20 4. Phase de sélection du mobilier et des équipements Collaboration étroite avec nos services internes : achat (mobilier) biotechnologie(équipement médical) En collaboration avec une sélection d utilisateurs Informatique sécurité (contrôle d accès)

21 5. Phase d emménagement 6 mois avant l ouverture Installation du mobilier, du matériel informatique et de l équipement médical : Planification des livraisons. Organisation du dispatching dans chaque local. Réception quantitative et qualitative. Aide du bureau de coordination choisi pour l organisation du déménagement.

22 5. Phase d emménagement

23 6. Phase de déménagement 1 er week end : déménagement consultations et ambulatoire

24 6. Phase de déménagement 2 ème week-end transfert des patients et du matériel récupéré dans les unités de soins

25 Concevoir un hôpital la belle aventure avec quelques difficultés! Grande diversité des métiers. Variabilité d implication des utilisateurs... jusqu à la veille de l ouverture! Durée du projet (13 ans) Nombreux changements d interlocuteurs au sein des bureaux d études (mémoire du dossier! ) Nombreux changements de responsables de service (demandes de modifications!) Evolution technologique (ex. : imagerie au bloc opératoire) Changements législatifs faits ou annoncés (ex. : normes PIC,s pour pharma stérile)

26 Construire un hôpital la belle aventure! Dr Pierre DEHAVAY

27 Construire un hôpital la belle aventure! Jean-Louis MAGONET, ir

28 Janvier 2002 : une feuille presque blanche 1. Quoi! 2. Où!

29 Janvier 2002 : une feuille presque blanche 1. Quoi! Montant maximum subsidiable. 2. Où! Acquisition de terrains.

30 L auteur de projet Une équipe pluridisciplinaire Pas de concours Un appel d offres sélection qualitative pointue mais raisonnable critères d attribution simples un mémoire 60/100 le prix 30/100 la présentation de l offre déposée 10/100 Le dossier de mise en concurrence Le résultat

31 Les grandes lignes Gros-œuvre HVAC Electricité Bandeaux de lits Sanitaire Portes automatiques Fluides médicaux Ascenseurs Transport pneumatique Parachèvements M.M.I Stores et tentures Les travaux

32 Les travaux Les lots (exemples) HVAC Production HVAC Sous-sol HAVC Etages GTC Electricité Production Electricité courants forts Electricité courants faibles o Electricité courants faibles hôpital o Electricité courants faibles data et télécom

33 Mode de marchés Appel d offres général (ouvert) Le prix : 60/100 Le matériel proposé : 25/100 La vérification des quantités : 5/100 Le planning imaginé : 5/100 La précision de l offre : 5/100

34 Le résultat

35 Construire un hôpital la belle aventure! Jean-Louis MAGONET, ir

36 Organisation du déménagement De l Hôpital Civil de Charleroi à l Hôpital Civil Marie Curie De l activité ambulatoire à celle des norias d ambulances Et surtout de nos patients! Dr Michel DAUNE

37 La préparation Des réunions préliminaires La détermination des contraintes logistiques, médicales, infirmières, techniques, la nécessité de faire fonctionner de concert les deux sites, les patients dont aucun n était encore hospitalisé, la continuité des soins, l activité chirurgicale, la période postopératoire, l absence de référence.

38 Le déménagement de l activité ambulatoire Du 10 au 13 octobre 2014 : déménagement de la logistique (consultations) Le 14 octobre 2014 : début de l activité ambulatoire Ouverture de l ensemble des consultations Début des activités de l Hôpital de Jour Médical Début des activités de l Hôpital de Jour Chirurgical

39 Le déménagement de l activité Du 14 au 16 octobre 2014 ambulatoire Ouverture du nouveau bloc opératoire antérieurement multisites Mise en fonction de l ensemble de nos salles d opération Patients ambulants Activité programmée, sécurisée (Mobile Emergency Team) Activité de chirurgie pédiatrique sélective le 15 octobre après-midi L Hôpital Civil Marie Curie a fonctionné durant ces trois jours comme un Hôpital de Jour

40 Durant cette semaine L Hôpital Civil de Charleroi Pas de modification des activités d hospitalisation Bloc opératoire, soins intensifs, urgences, imagerie médicale, laboratoire, bloc d accouchement Gestion des urgences médicales et chirurgicales Préparation du transfert des patients : En collaboration avec l ensemble du personnel médical et paramédical Identification des patients à transférer et de leur environnement Information des familles sur les modalités du transfert Informatisation d une fiche de transfert pour chacun Finalisation du planning de transfert la veille (17/10) Mise à disposition des moyens humains et logistiques nécessaires

41 Le WE des 18 et 19 octobre 2014 Le déménagement des patients hospitalisés

42 Principes directeurs Transfert de patients = Situation à risque Réduction du risque Anticipation Procédures L hôpital est une structure en perpétuelle évolution Contrainte prioritaire : continuité de la QUALITE DES SOINS Prise en charge médicale et paramédicale qualitative Délai d intervention : Mobile Emergency Team (2 min.) La SECURITE a donc été le principe directeur du transfert des patients

43 Principes directeurs Renforcement des équipes de l Hôpital A. Vésale (et de son SMUR) Hôpitaux aigus durant le WE du déménagement Fermeture au 100 durant 12 heures Accueil des urgences : équipes dédicacées Dès l arrivée du 1 er patient à l Hôpital Civil Marie Curie (le samedi matin) jusqu au départ du dernier patient de l Hôpital Civil de Charleroi (le dimanche midi) : Les urgences (patients ambulants...) Les soins intensifs Le bloc opératoire L imagerie médicale (RX, CT, IRM) Le laboratoire Ont fonctionné sur les deux sites concernés par le déménagement

44 Principes directeurs Transfert de tous les patients = situation d exception Applicabilité des méthodes de gestion des situations d exception

45 Cellule de crise : Cellule de Coordination et de Commandement La CCC a eu pour missions de : Diriger les opérations (coordination PCOPS HCC et PCOuverture HCMC) Recueillir les informations Adapter les besoins en matériel et en personnel Assurer les relations avec familles, autorités, presse La CCC a été installée et équipée à l Espace Santé Représentants des directions Responsables de la sécurité Responsables de la communication Délégués des forces de l ordre Outil de gestion : fichier Excel Google Drive

46 PCOPS Hôpital Civil de Charleroi Mission : coordination opérationnelle multidisciplinaire des transferts des patients sortant de l Hôpital Civil de Charleroi (contrainte majeure) DirPCOPS Discipline 1 : opérations de secours : petite noria Discipline 2 : secours médicaux : médecin urgentiste Discipline 3 : forces de l ordre : responsable de la sécurité Discipline 4 : support logistique : responsable des ambulances Discipline 5 : information : responsable TIC Médecin de l unité de soins en cours de transfert Coordinateur logistique du déménagement Outil de gestion : fichier Excel Google Drive Le PCOPS a été installé au sein du service des urgences de l Hôpital Civil de Charleroi, seule porte de sortie possible compte tenu de l architecture. Il a été la cheville ouvrière du déménagement contrôlée par la CCC.

47 PC Ouverture Hôpital Civil Marie Curie Mission : coordination opérationnelle multidisciplinaire de l ouverture de l Hôpital Civil Marie Curie Mission donc différente de celle du PCOPS de l Hôpital Civil de Charleroi! DirPC ouverture HCMC Représentants des différentes disciplines nécessaires et identifiées Outil de gestion : fichier Excel Google Drive avec onglet spécifique Le PC Ouverture de l Hôpital Civil Marie Curie a été installé au sein du service des urgences, seule porte d entrée des patients.

48 Organisation des cellules de support Ascenseurs : sécurisation par notre équipe de gardiennage Electricité Fluides Informatique Téléphonie Logistique Transport intra et extra hospitalier Nettoyage Organisation des repas Dédoublement systématique des équipes afin de répondre dans les délais impartis à toute demande d intervention

49 Au plan médical Principe directeur : MAINTIEN DE LA QUALITE DES SOINS Tour médical et infirmier avant le transfert Fiche de transfert médical structurée dans le SIM Fiche de transfert infirmier Feu vert de transfert des patients

50 Au Plan Médical Triage de l avant : vendredi 17/10/2014 Catégorisation par bracelets et codes couleurs: Lit + O2 / Monitoring / Isolement Lit sans O2 ni Monitoring Chaise roulante Valide Numéro d identification unique : N chambre + lit + initiales au marqueur sur le bracelet (exemple : Ch 503, lit 2, Daune Michel= 5032DM) 5032DM

51 Au plan médical Le jour du déménagement : Transfert déclenché par le PCOPS après feu vert Transfert des patients des unités de soins vers l HP (urgences) Triage : confirmation ou modification par un médecin urgentiste senior Fichier partagé en ligne Google Drive Sectorisation Lits : chambre 1 et chambre 2 (2 x 4 lits) Chaises roulantes : chambres 3 et 4 Valides : salle d attente IOA

52 Grande noria Charroi : 10 ambulances, dont 2 bariatriques et 2 couveuses 6 bus (6 chaises roulantes ou un lit) 2 VSL (6 valides) 1 SMUR

53 Grande noria Convoi : 4 ambulances, dont 1 USI et 1 de néonatologie avec couveuse 3 bus (capacité de 6 chaises roulantes ou 1 lit) + 1 infirmière de l unité 1 VSL (capacité 6 personnes) + 1 infirmière de l unité 1 SMUR accompagnateur (1 ambulancier, 1 anesthésiste, 1 infirmière) Maintien de la sécurité des patients avec délai d intervention < 2 minutes 1 convoi possible par 30 minutes Dédoublement des différents temps (20/10/20/10 minutes) Ambulance supplémentaire Véhicules de réserve pour chacune des catégories Adaptation en temps réel par GOOGLE DRIVE

54 Grande noria Communication 1 radio ASTRID (réseau sécurisé) dans chaque véhicule + secrétariats HCC et HCMC + PCOPS + CCC Fréquence dédiée, partagée avec l escorte de police Ambulances = Alpha 1 à 9 Bus = Bravo 1 à 6 VSL = Victor 1 et 2 SMUR = Sierra! Itinéraire Police Motos d escorte Carrefours clés Bande des bus!

55 Hôpital receveur : Hôpital Civil Marie Curie Equipe d accueil : déchargement des patients Secrétariat «IN» : validant l arrivée des patients Check médical Brancardage : priorité aux patients USI et à la néonatologie Installation dans l unité de soins Outil de gestion : GOOGLE DRIVE

56 Points particuliers Incident grave dans un véhicule Intervention du SMUR accompagnateur Signalement radio (Astrid) au PCOPS du numéro de patient (Bracelet) Consultation de la fiche de transfert et communication des données utiles par le médecin responsable de l unité Envoi de la 9 ème ambulance pour extraction du patient (si nécessaire) Le reste du convoi poursuit sa route Outil de gestion : GOOGLE DRIVE

57 Points particuliers Le planning : déterminé en fonction des contraintes institutionnelles et des services Avance sur le planning : Anticipation de départ le même jour, gérée par PCOPS Pas d anticipation de départ samedi versus dimanche Arrêt des transferts à la fin du planning du samedi Retard sur le planning Envisageable dès le 17/10/2014 (quantification du triage) Gestion par le PCOPS : Prolongation des norias jusqu à? heures. Accélération des norias

58 GOOGLE DRIVE Tableau synoptique Préparé le 17/10/2014 Google Drive : permet accès en lecture et en écriture multi-utilisateurs Copier-coller du SIM

59 GOOGLE DRIVE Régulation des patients et convois

60 Tableau synoptique GOOGLE DRIVE

61 En pratique Samedi 18 octobre Neurochirurgie Maternité Chirurgie cardiaque Cardiologie Unité coronaire Pédiatrie Orthopédie Chirurgie vasculaire 1 noria à 08 h 2 norias à 08h30 et 09 h 1 noria à 09h30 2 norias à 10 h et 10h30 2 norias à 11h et 11h30 3 norias à 11h, 11h30, 12 h 3 norias à 12h30, 13h, 13h30 3 norias à 14h, 14h30 et 15h

62 En pratique Dimanche 19 octobre Chirurgie digestive Gastroentérologie Pneumologie Gériatrie Neurologie Médecine interne 1 noria à 08h 2 norias à 08h30, 09h 3 norias à 09h30, 10h, 10h30 3 norias à 11h,11h30, 12h 3 norias à 12h30, 13h, 13h30 3 norias à 14h, 14h30, 15h

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64 C était une belle aventure!

65 Construire un hôpital la belle aventure! Dr Pierre DEHAVAY Jean-Louis MAGONET, ir Dr Michel DAUNE