CONVENTION DE SERVICE COMMUN ACHATS / DELEGATIONS DE SERVICE PUBLIC / ASSURANCES / PARC AUTOMOBILE

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1 CONVENTION DE SERVICE COMMUN ACHATS / DELEGATIONS DE SERVICE PUBLIC / ASSURANCES / PARC AUTOMOBILE Entre la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne représentée par son Président, Monsieur Franck LEROY, autorisé par délibération n...du, D une part, Et la Ville d Epernay, représentée par Madame Christine MAZY, Conseillère Municipale Déléguée, autorisée par délibération n.du, D autre part, Vu la loi n du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, Vu la loi n du 27 janvier 2014 de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles, Vu la loi n du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République, Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L , Vu l arrêté préfectoral du 9 août 2006 arrêtant les statuts de la Communauté, précisant ses compétences et son régime fiscal, modifiés par arrêtés préfectoral du 28 août 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 28 décembre 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 9 septembre 2011, modifiés par arrêté préfectoral du 19 mars 2013, modifiés par délibération du 26 mars 2015 et approuvés par arrêté préfectoral du 21 octobre 2015, Vu l avis du Comité Technique de la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne en date du Vu l avis du Comité Technique de la Ville d Epernay en date du Vu l avis de la Commission Administrative Paritaire de la Ville d Epernay en date du Vu la délibération portant création de services communs au 1 er janvier 2015, Considérant que le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services et équipements d'un EPCI à fiscalité propre et de ses communes membres, de mettre en commun des moyens afin de favoriser l'exercice des missions de ces structuress contractantes et de rationaliser les moyens mis en oeuvre pour l'accomplissement de leurs missions, Considérant que la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne et les communes membres ont décidé de mettre en commun le service Achats / Délégations de service public / Assurances / Automobiles, au 1 er janvier 2015, dont les missions sont précisées ci-dessous. 1

2 ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention vise à définir les conditions d emploi des personnels, l organisation du service, les modalités financières et les modalités de remboursement. ARTICLE 2 : MISSIONS DU SERVICE ET COMPOSITION DU SERVICE Composition : Le service commun est constitué de la manière suivante : - Directrice Achats / DSP /Assurances : personnel communautaire - Gestionnaire du Parc Auto : personnel communautaire - Gestionnaire des Assurances : personnel communautaire - Gestionnaire des achats : personnel communautaire Missions : - Pilotage et optimisation des procédures d achats - Planification, programmation et coordination des achats (pluriannuelle) - Constitution de groupements de commandes avec les communes membres et avec d autres collectivités et mise en place de contrats globaux - Passation, suivi et exécution juridiques des délégations de service public - Gestion des contrats d assurance et des sinistres - Gestion des dépôts de plaintes - Gestion du parc auto (tous véhicules confondus) et suivi de la maintenance - Supervision des prestations externalisées ARTICLE 3 : CONDITIONS D EMPLOI DES PERSONNELS ET ORGANISATION DU SERVICE CONDITIONS D EMPLOI A compter du 1 ER janvier 2016, les agents du service commun Achats / Délégations de service public / Assurances / Automobiles employés par la Ville d Epernay, ayant le statut de titulaires ou d agents non titulaires, sont transférés, de plein droit, à la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, s ils remplissent en totalité leurs fonctions au sein de la collectivité dans le service mis en commun. Conformément à l article L du CGCT, les effets de ces transferts sont détaillés dans la fiche d impact figurant en annexe. A compter du transfert, le Président de la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne exerce à leur égard les prérogatives reconnues à l autorité investie du pouvoir de nomination, ainsi que le pouvoir disciplinaire. L évaluation individuelle annuelle des agents transférés relève de l établissement public de coopération intercommunale (EPCI), celui-ci peut solliciter l avis des communes utilisatrices du service. ORGANISATION Le personnel du service commun en raison de son transfert est placé sous l autorité hiérarchique du Président de la Communauté de Communes. 2

3 En fonction des missions réalisées, les agents composant le service commun sont placés sous l autorité fonctionnelle du Président ou du Maire de la commune. Pour un fonctionnement efficient, le Président ou le Maire en délègue l effectivité opérationnelle aux Directeurs Généraux. Ces derniers contrôlent l exécution des tâches pour ce qui les concerne. ARTICLE 4 : MODALITES FINANCIERES ET MODALITES DE REMBOURSEMENT MODALITES FINANCIERES Les missions qui sont réalisées par le service commun sont appelées à évoluer chaque année. Toutefois, le choix de l unité de fonctionnement du service doit permettre une évaluation en adéquation avec le besoin constaté et permettre une projection prévisionnelle. Le remboursement des frais de fonctionnement du service commun dus par chacune des collectivités signataires à titre de contribution au service partagé s effectue sur la base du coût unitaire de fonctionnement du service multiplié par les unités de fonctionnement du service affectées à chaque collectivité. L article D précise : «La convention définit la méthode retenue pour la détermination du coût unitaire de fonctionnement et comprend une prévision d utilisation du service mis à disposition, exprimée en unités de fonctionnement. Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. Le coût unitaire est constaté à partir des dépenses des derniers comptes administratifs, actualisées des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année». a) Détermination du coût unitaire de fonctionnement du service commun : La mise en place de ce service commun s accompagne d une mise en commun de moyens permettant à ce service de fonctionner. Pour la réalisation des missions du service, les parties conviennent que le coût unitaire de fonctionnement du service est constitué des charges de personnel et des dépenses de fonctionnement courant du service. Définition des moyens du service mutualisé Ces moyens recouvrent les dépenses complètes de personnel et le fonctionnement courant du service : Personnel : charges de personnel ainsi que frais de missions, déplacements et frais de formation ; Matériel : besoins courants du service (dépenses de fournitures, d équipement, de mobiliers, de véhicules de services) ; Immatériel (maintenance de logiciel, acquisition logiciel, contrats rattachés ). Gestion des locaux, entretien, mobiliers : modalités de prise en charge financières Principes généraux : Il est convenu de retenir les principes généraux suivants : 1. Les dépenses d entretien courant et de maintenance des bâtiments sont effectuées et supportés financièrement par la collectivité d accueil. Il en est de même des charges locatives, des assurances et fluides afférents à ces locaux, 2. Les véhicules de service sont mis à disposition par la collectivité d accueil, 3. Concernant les dépenses d équipement informatique réservé à un usage commun (serveur informatique, équipements de réseau et logiciels métiers), celles-ci seront intégrées dans le calcul des frais de fonctionnement. 3

4 Modalités de calcul du coût unitaire de fonctionnement du service commun Le coût unitaire de fonctionnement du service commun comprend : Charges réelles du personnel : elles sont estimées annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif. Frais généraux : le coût des frais généraux est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Fournitures courantes : le coût des fournitures courantes est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Contrats de services rattachés : le coût des contrats de services rattachés est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Soit : Masse salariale annuelle + charges de fonctionnement = x / heure (1 607 h x nb ETP du service) Modalités de remboursement : Le remboursement des frais s effectue sur la base d un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en unité de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance de la commune, chaque année, avant la date d adoption du budget prévue à l article L du CGCT. Délai de remboursement : Le remboursement prévu au présent article s effectuera dans un délai d un mois, à compter de la date de notification du titre de recettes. En cas de désaccord sur le montant facturé, celui-ci ne retardera pas le délai de paiement. Autant que de besoin, une régularisation sera effectuée en plus ou en moins, au plus tard, sur l exercice suivant. ARTICLE 5 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D EVALUATION DES SERVICES COMMUNS Le comité de suivi «Mutualisation» est composé de la Conseillère Municipale Déléguée en charge des ressources humaines de la Ville d Epernay, du Vice-président communautaire en charge des ressources humaines, des Directeurs généraux concernés et des Directeurs des Il arbitre et tranche sur les adaptations ou modifications des orientations préalablement définies. Il examine les conditions financières de la convention. Il valide le bilan annuel de la présente 4

5 convention. Il peut être force de proposition pour améliorer la mutualisation entre la Communauté de Communes et les Communes bénéficiaires concernées. ARTICLE 6 : RESIDENCE ADMINISTRATIVE La résidence administrative du service commun est située dans les locaux communaux situés à l Hôtel de Ville d Epernay 7 bis avenue de Champagne EPERNAY. ARTICLE 7 : DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est conclue à compter du 1 er janvier 2016 et, passé cette date, au plus tard à compter de sa transmission au représentant de l Etat dans le département. Elle prend fin au 31 décembre ARTICLE 8 : DENONCIATION DE LA CONVENTION La présente convention prend fin au terme fixé à l article 7 de la présente convention. Elle peut également prendre fin de manière anticipée à la demande d une des parties cocontractantes, pour un motif d intérêt général lié à l organisation de ses propres services, à l issue d un préavis de 3 mois. Cette décision fait l objet d une information par lettre recommandée avec accusé de réception. ARTICLE 9 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE Tous les litiges concernant l application de la présente convention relève de la seule compétence du Tribunal Administratif de CHALONS EN CHAMPAGNE (Marne), dans le respect des délais de recours. Fait à EPERNAY, le En 4 exemplaires sans rature ni surcharge Pour la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, Le Président, Pour la Ville d Epernay, La Conseillère municipale déléguée, Franck LEROY Christine MAZY 5

6 CONVENTION DE SERVICE COMMUN AFFAIRES FINANCIERES Entre la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne représentée par son Président, Monsieur Franck LEROY, autorisé par délibération n...du, D une part, Et la Ville d Epernay, représentée par Madame Christine MAZY, Conseillère Municipale Déléguée, autorisée par délibération n.du, D autre part, Vu la loi n du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, Vu la loi n du 27 janvier 2014 de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles, Vu la loi n du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République, Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L , Vu l arrêté préfectoral du 9 août 2006 arrêtant les statuts de la Communauté, précisant ses compétences et son régime fiscal, modifiés par arrêtés préfectoral du 28 août 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 28 décembre 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 9 septembre 2011, modifiés par arrêté préfectoral du 19 mars 2013, modifiés par délibération du 26 mars 2015 et approuvés par arrêté préfectoral du 21 octobre 2015, Vu l avis du Comité Technique de la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne en date du Vu l avis du Comité Technique de la Ville d Epernay en date du Vu l avis de la Commission Administrative Paritaire de la Ville d Epernay en date du Vu la convention du 6 novembre 2013 et ses avenants, Considérant que le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services et équipements d'un EPCI à fiscalité propre et de ses communes membres, de mettre en commun des moyens afin de favoriser l'exercice des missions de ces structuress contractantes et de rationaliser les moyens mis en oeuvre pour l'accomplissement de leurs missions, Considérant que la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne et la Ville d Epernay ont décidé de mettre en commun le service Affaires financières, dont les missions sont précisées ci-dessous. 1

7 ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention vise à définir les conditions d emploi des personnels, l organisation du service, les modalités financières et les modalités de remboursement. ARTICLE 2 : MISSIONS DU SERVICE ET COMPOSITION DU SERVICE Composition : Le service commun est constitué de la manière suivante : - Directrice Affaires Financières : personnel communautaire - 2 Adjointes : personnel communautaire - 5 Référents financiers : personnel communautaire - Postes partiellement affectés à la réalisation des missions du service commun : - 2 Correspondants financiers : personnel communautaire - 2 Correspondants financiers : personnel de la Ville d Epernay partiellement mis à disposition (0,1 ETP / agent) Missions principales : - Exécution financière - Gestion de la dette et de la trésorerie - Analyse financière et fiscale - Veille juridique et financière afin d établir et contrôler la conformité des documents financiers et des délibérations financières - Assistance et appui aux services au niveau financier dans les projets des collectivités - Animation et pilotage de la fonction financière, notamment au travers de documents de synthèse et d analyse, auprès des services comme des élus ARTICLE 3 : CONDITIONS D EMPLOI DES PERSONNELS ET ORGANISATION DU SERVICE CONDITIONS D EMPLOI A compter du 1 ER janvier 2016, les agents du service commun Affaires Financières employés par la Ville d Epernay, ayant le statut de titulaires ou d agents non titulaires, sont transférés, de plein droit, à la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, s ils remplissent en totalité leurs fonctions au sein de la collectivité dans le service mis en commun. Conformément à l article L du CGCT, les effets de ces transferts sont détaillés dans la fiche d impact figurant en annexe. A compter du transfert, le Président de la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne exerce à leur égard les prérogatives reconnues à l autorité investie du pouvoir de nomination, ainsi que le pouvoir disciplinaire. L évaluation individuelle annuelle des agents transférés relève de l établissement public de coopération intercommunale (EPCI), celui-ci peut solliciter l avis des communes utilisatrices du service. 2

8 Les agents exerçant en partie leurs fonctions dans le service commun sont mis à disposition par la Ville d Epernay, de plein droit, pour la quotité de temps de travail effectuée pour le compte du service commun. ORGANISATION Le personnel du service commun en raison de son transfert est placé sous l autorité hiérarchique du Président de la Communauté de Communes. En fonction des missions réalisées, les agents composant le service commun sont placés sous l autorité fonctionnelle du Président ou du Maire de la commune. Pour un fonctionnement efficient, le Président ou le Maire en délègue l effectivité opérationnelle aux Directeurs Généraux. Ces derniers contrôlent l exécution des tâches pour ce qui les concerne. ARTICLE 4 : MODALITES FINANCIERES ET MODALITES DE REMBOURSEMENT MODALITES FINANCIERES Les missions qui sont réalisées par le service commun sont appelées à évoluer chaque année. Toutefois, le choix de l unité de fonctionnement du service doit permettre une évaluation en adéquation avec le besoin constaté et permettre une projection prévisionnelle. Le remboursement des frais de fonctionnement du service commun dus par chacune des collectivités signataires à titre de contribution au service partagé s effectue sur la base du coût unitaire de fonctionnement du service multiplié par les unités de fonctionnement du service affectées à chaque collectivité. L article D précise : «La convention définit la méthode retenue pour la détermination du coût unitaire de fonctionnement et comprend une prévision d utilisation du service mis à disposition, exprimée en unités de fonctionnement. Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. Le coût unitaire est constaté à partir des dépenses des derniers comptes administratifs, actualisées des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année». a) Détermination du coût unitaire de fonctionnement du service commun : La mise en place de ce service commun s accompagne d une mise en commun de moyens permettant à ce service de fonctionner. Pour la réalisation des missions du service, les parties conviennent que le coût unitaire de fonctionnement du service est constitué des charges de personnel et des dépenses de fonctionnement courant du service. Définition des moyens du service mutualisé Ces moyens recouvrent les dépenses complètes de personnel et le fonctionnement courant du service : Personnel : charges de personnel ainsi que frais de missions, déplacements et frais de formation ; Matériel : besoins courants du service (dépenses de fournitures, d équipement, de mobiliers, de véhicules de services) ; Immatériel (maintenance de logiciel, acquisition logiciel, contrats rattachés ). 3

9 Gestion des locaux, entretien, mobiliers : modalités de prise en charge financières Principes généraux : Il est convenu de retenir les principes généraux suivants : 1. Les dépenses d entretien courant et de maintenance des bâtiments sont effectuées et supportés financièrement par la collectivité d accueil. Il en est de même des charges locatives, des assurances et fluides afférents à ces locaux, 2. Les véhicules de service sont mis à disposition par la collectivité d accueil, 3. Concernant les dépenses d équipement informatique réservé à un usage commun (serveur informatique, équipements de réseau et logiciels métiers), celles-ci seront intégrées dans le calcul des frais de fonctionnement. Modalités de calcul du coût unitaire de fonctionnement du service commun Le coût unitaire de fonctionnement du service commun comprend : Charges réelles du personnel : elles sont estimées annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, soit Frais généraux : le coût des frais généraux est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Fournitures courantes : le coût des fournitures courantes est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Contrats de services rattachés : le coût des contrats de services rattachés est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Soit : Masse salariale annuelle + charges de fonctionnement = x / heure (1 607 h x nb ETP) Modalités de remboursement : Le remboursement des frais s effectue sur la base d un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en unité de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance de la commune, chaque année, avant la date d adoption du budget prévue à l article L du CGCT. Délai de remboursement : Le remboursement prévu au présent article s effectuera dans un délai d un mois, à compter de la date de notification du titre de recettes. 4

10 En cas de désaccord sur le montant facturé, celui-ci ne retardera pas le délai de paiement. Autant que de besoin, une régularisation sera effectuée en plus ou en moins, au plus tard, sur l exercice suivant. ARTICLE 5 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D EVALUATION DES SERVICES COMMUNS Le comité de suivi «Mutualisation» est composé de la Conseillère Municipale Déléguée en charge des ressources humaines de la Ville d Epernay, du Vice-président communautaire en charge des ressources humaines, des Directeurs généraux concernés et des Directeurs des ressources humaines de chaque collectivité. Il arbitre et tranche sur les adaptations ou modifications des orientations préalablement définies. Il examine les conditions financières de la convention. Il valide le bilan annuel de la présente convention. Il peut être force de proposition pour améliorer la mutualisation entre la Communauté de Communes et les Communes bénéficiaires concernées. ARTICLE 6 : RESIDENCE ADMINISTRATIVE La résidence administrative du service commun est située dans les locaux de l Hôtel de Communauté Place du 13 ème RG BP EPERNAY CEDEX. ARTICLE 7 : DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est conclue pour une durée de 1 an, soit du 1 er janvier 2016 au 31 décembre ARTICLE 8 : DENONCIATION DE LA CONVENTION La présente convention prend fin au terme fixé à l article 7 de la présente convention. Elle peut également prendre fin de manière anticipée à la demande d une des parties cocontractantes, pour un motif d intérêt général lié à l organisation de ses propres services, à l issue d un préavis de 3 mois. Cette décision fait l objet d une information par lettre recommandée avec accusé de réception. ARTICLE 9 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE Tous les litiges concernant l application de la présente convention relève de la seule compétence du Tribunal Administratif de CHALONS EN CHAMPAGNE (Marne), dans le respect des délais de recours. Fait à EPERNAY, le En 4 exemplaires sans rature ni surcharge Pour la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, Le Président, Franck LEROY Pour la Ville d Epernay, La Conseillère municipale déléguée, Christine MAZY 5

11 CONVENTION DE SERVICE COMMUN AFFAIRES JURIDIQUES Entre la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne représentée par son Président, Monsieur Franck LEROY, autorisé par délibération n...du, D une part, Et la Ville d Epernay, représentée par Madame Christine MAZY, Conseillère Municipale Déléguée, autorisée par délibération n.du, D autre part, Vu la loi n du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, Vu la loi n du 27 janvier 2014 de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles, Vu la loi n du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République, Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L , Vu l arrêté préfectoral du 9 août 2006 arrêtant les statuts de la Communauté, précisant ses compétences et son régime fiscal, modifiés par arrêtés préfectoral du 28 août 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 28 décembre 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 9 septembre 2011, modifiés par arrêté préfectoral du 19 mars 2013, modifiés par délibération du 26 mars 2015 et approuvés par arrêté préfectoral du 21 octobre 2015, Vu l avis du Comité Technique de la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne en date du Vu l avis du Comité Technique de la Ville d Epernay en date du Vu l avis de la Commission Administrative Paritaire de la Ville d Epernay en date du Vu la délibération portant création de services communs au 1 er janvier 2015, Considérant que le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services et équipements d'un EPCI à fiscalité propre et de ses communes membres, de mettre en commun des moyens afin de favoriser l'exercice des missions de ces structuress contractantes et de rationaliser les moyens mis en oeuvre pour l'accomplissement de leurs missions, Considérant que la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne et les communes membres ont décidé de mettre en commun le service Affaires Juridiques, au 1 er janvier 2015, dont les missions sont précisées ci-dessous. ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention vise à définir les conditions d emploi des personnels, l organisation du service, les modalités financières et les modalités de remboursement. 1

12 ARTICLE 2 : MISSIONS DU SERVICE ET COMPOSITION DU SERVICE Composition : Le service commun est constitué de la manière suivante : - Directrice Affaires Juridiques : personnel communautaire - Juriste : personnel communautaire - Juriste (0.5 ETP) : personnel de la Ville d Epernay mis à disposition - Assistante : personnel communautaire Missions : - Sécurisation des actes des collectivités - Contrôle de légalité - Gestion et suivi des contentieux - Conseil (accompagnement des projets) - Veille juridique - Enquêtes publiques - Pouvoirs de police ARTICLE 3 : CONDITIONS D EMPLOI DES PERSONNELS ET ORGANISATION DU SERVICE CONDITIONS D EMPLOI A compter du 1 ER janvier 2016, les agents du service commun Affaires Juridiques employés par la Ville d Epernay, ayant le statut de titulaires ou d agents non titulaires, sont transférés, de plein droit, à la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, s ils remplissent en totalité leurs fonctions au sein de la collectivité dans le service mis en commun. Conformément à l article L du CGCT, les effets de ces transferts sont détaillés dans la fiche d impact figurant en annexe. A compter du transfert, le Président de la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne exerce à leur égard les prérogatives reconnues à l autorité investie du pouvoir de nomination, ainsi que le pouvoir disciplinaire. L évaluation individuelle annuelle des agents transférés relève de l établissement public de coopération intercommunale (EPCI), celui-ci peut solliciter l avis des communes utilisatrices du service. Les agents municipaux exerçant en partie leurs fonctions dans le service commun sont mis à disposition de plein droit pour la quotité de temps de travail effectuée pour le compte du service commun. ORGANISATION Le personnel du service commun en raison de son transfert est placé sous l autorité hiérarchique du Président de la Communauté de Communes. En fonction des missions réalisées, les agents composant le service commun sont placés sous l autorité fonctionnelle du Président ou du Maire de la commune. Pour un fonctionnement efficient, le Président ou le Maire en délègue l effectivité opérationnelle aux Directeurs Généraux. Ces derniers contrôlent l exécution des tâches pour ce qui les concerne. 2

13 ARTICLE 4 : MODALITES FINANCIERES ET MODALITES DE REMBOURSEMENT MODALITES FINANCIERES Les missions qui sont réalisées par le service commun sont appelées à évoluer chaque année. Toutefois, le choix de l unité de fonctionnement du service doit permettre une évaluation en adéquation avec le besoin constaté et permettre une projection prévisionnelle. Le remboursement des frais de fonctionnement du service commun dus par chacune des collectivités signataires à titre de contribution au service partagé s effectue sur la base du coût unitaire de fonctionnement du service multiplié par les unités de fonctionnement du service affectées à chaque collectivité. L article D précise : «La convention définit la méthode retenue pour la détermination du coût unitaire de fonctionnement et comprend une prévision d utilisation du service mis à disposition, exprimée en unités de fonctionnement. Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. Le coût unitaire est constaté à partir des dépenses des derniers comptes administratifs, actualisées des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année». a) Détermination du coût unitaire de fonctionnement du service commun : La mise en place de ce service commun s accompagne d une mise en commun de moyens permettant à ce service de fonctionner. Pour la réalisation des missions du service, les parties conviennent que le coût unitaire de fonctionnement du service est constitué des charges de personnel et des dépenses de fonctionnement courant du service. Définition des moyens du service mutualisé Ces moyens recouvrent les dépenses complètes de personnel et le fonctionnement courant du service : Personnel : charges de personnel ainsi que frais de missions, déplacements et frais de formation ; Matériel : besoins courants du service (dépenses de fournitures, d équipement, de mobiliers, de véhicules de services) ; Immatériel (maintenance de logiciel, acquisition logiciel, contrats rattachés ). Gestion des locaux, entretien, mobiliers : modalités de prise en charge financières Principes généraux : Il est convenu de retenir les principes généraux suivants : 1. Les dépenses d entretien courant et de maintenance des bâtiments sont effectuées et supportés financièrement par la collectivité d accueil. Il en est de même des charges locatives, des assurances et fluides afférents à ces locaux, 2. Les véhicules de service sont mis à disposition par la collectivité d accueil, 3. Concernant les dépenses d équipement informatique réservé à un usage commun (serveur informatique, équipements de réseau et logiciels métiers), celles-ci seront intégrées dans le calcul des frais de fonctionnement. 3

14 Modalités de calcul du coût unitaire de fonctionnement du service commun Le coût unitaire de fonctionnement du service commun comprend : Charges réelles du personnel : elles sont estimées annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif. Frais généraux : le coût des frais généraux est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Fournitures courantes : le coût des fournitures courantes est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Contrats de services rattachés : le coût des contrats de services rattachés est estimé annuellement à partir des dépenses du dernier compte administratif, actualisés le cas échéant des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année. La détermination du coût est effectuée par la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne. Soit : Masse salariale annuelle + charges de fonctionnement = x / heure (1 607 h x nb ETP du service) Reconvertis selon les modalités suivantes : - Facturation Ville d Epernay : 60 % du coût de fonctionnement du service au regard du nombre de dossiers gérés au titre de l année Facturation Communes membres : Au temps passé : nombre d heures x coût unitaire Modalités de remboursement : Le remboursement des frais s effectue sur la base d un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en unité de fonctionnement. Le coût unitaire est porté à la connaissance de la commune, chaque année, avant la date d adoption du budget prévue à l article L du CGCT. Délai de remboursement : Le remboursement prévu au présent article s effectuera dans un délai d un mois, à compter de la date de notification du titre de recettes. En cas de désaccord sur le montant facturé, celui-ci ne retardera pas le délai de paiement. Autant que de besoin, une régularisation sera effectuée en plus ou en moins, au plus tard, sur l exercice suivant. 4

15 ARTICLE 5 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D EVALUATION DES SERVICES COMMUNS Le comité de suivi «Mutualisation» est composé de la Conseillère Municipale Déléguée en charge des ressources humaines de la Ville d Epernay, du Vice-président communautaire en charge des ressources humaines, des Directeurs généraux concernés et des Directeurs des ressources humaines de chaque collectivité. Il arbitre et tranche sur les adaptations ou modifications des orientations préalablement définies. Il examine les conditions financières de la convention. Il valide le bilan annuel de la présente convention. Il peut être force de proposition pour améliorer la mutualisation entre la Communauté de Communes et les Communes bénéficiaires concernées. ARTICLE 6 : RESIDENCE ADMINISTRATIVE La résidence administrative du service commun est située dans les locaux communaux à l Hôtel de Ville d Epernay 7 bis avenue de Champagne EPERNAY. ARTICLE 7 : DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est conclue à compter du 1 er janvier 2016 et, passé cette date, au plus tard à compter de sa transmission au représentant de l Etat dans le département. Elle prend fin au 31 décembre ARTICLE 8 : DENONCIATION DE LA CONVENTION La présente convention prend fin au terme fixé à l article 7 de la présente convention. Elle peut également prendre fin de manière anticipée à la demande d une des parties cocontractantes, pour un motif d intérêt général lié à l organisation de ses propres services, à l issue d un préavis de 3 mois. Cette décision fait l objet d une information par lettre recommandée avec accusé de réception. ARTICLE 9 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE Tous les litiges concernant l application de la présente convention relève de la seule compétence du Tribunal Administratif de CHALONS EN CHAMPAGNE (Marne), dans le respect des délais de recours. Fait à EPERNAY, le En 4 exemplaires sans rature ni surcharge Pour la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, Le Président, Pour la Ville d Epernay, La Conseillère municipale déléguée, Franck LEROY Christine MAZY 5

16 CONVENTION DE SERVICE COMMUN COMMUNICATION Entre la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne représentée par son Président, Monsieur Franck LEROY, autorisé par délibération n...du, D une part, Et la Ville d Epernay, représentée par Madame Christine MAZY, Conseillère Municipale Déléguée, autorisée par délibération n.du, D autre part, Vu la loi n du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, Vu la loi n du 27 janvier 2014 de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles, Vu la loi n du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République, Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L , Vu l arrêté préfectoral du 9 août 2006 arrêtant les statuts de la Communauté, précisant sess compétences et son régime fiscal, modifiés par arrêtés préfectoral du 28 août 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 28 décembre 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 9 septembre 2011, modifiés par arrêté préfectoral du 19 mars 2013, modifiés par délibération du 26 mars 2015 et approuvés par arrêté préfectoral du 21 octobre 2015, Vu l avis du Comité Technique de la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne en date du Vu l avis du Comité Technique de la Ville d Epernay en date du Vu la délibération portant création de services communs au 1 er janvier 2015, Considérant que le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services et équipements d'un EPCI à fiscalité propre et de ses communes membres, de mettre en commun des moyens afin de favoriser l'exercice des missions de ces structures contractantes et de rationaliser les moyens mis en oeuvre pour l'accomplissement de leurs missions, Considérant que la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne et la Ville d Epernay ont décidé de mutualiser la direction du service Communication, au 1 er janvier ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention vise à définir les conditions d emploi des personnels, l organisation du service, les modalités financières et les modalités de remboursement. 1

17 ARTICLE 2 : MISSIONS DU SERVICE ET COMPOSITION DU SERVICE Composition : Le service commun est constitué de la manière suivante : - Directrice Communication (0.2 ETP) : personnel municipal mis à disposition - Chargée de communication : personnel communautaire Missions : - stratégie de communication de la collectivité - communication éditoriale (journal communautaire, plaquettes, éditos ) - communication digitale (site internet, réseaux sociaux ) - relations avec les médias (relations presse, plans médias, partenariats ) - promotion de la collectivité (identité visuelle, panneautique ) - diffusion d'informations - accompagnement et conseil auprès des élus, des communes membres et des services ARTICLE 3 : CONDITIONS D EMPLOI DES PERSONNELS ET ORGANISATION DU SERVICE CONDITIONS D EMPLOI DES AGENTS MIS A DISPOSITION Les agents exerçant en partie leurs fonctions dans le service commun sont mis à disposition de plein droit pour la quotité de temps de travail effectuée pour le compte du service commun. ORGANISATION Le personnel du service commun est placé sous l autorité du Président de la Communauté de Communes. ARTICLE 4 : MODALITES FINANCIERES ET MODALITES DE REMBOURSEMENT Modalités de remboursement : Les charges de personnel de l agent communal mis à disposition donnent lieu à remboursement par l EPCI, conformément à la quotité de travail défini à l article 2. Le coût de poste mis à disposition est communiqué à l EPCI pour lui permettre d évaluer le montant annuel du remboursement. Répartition des chargés liées à certains outils et actions de communication mutualisés : - Abonnement à une banque d'images : le coût de l'abonnement annuel (2899 euros) est pris en charge par la CCEPC, la Ville devant rembourser à la CCEPC la moitié de l'abonnement, soit 1449,50 euros. - Soirées des vœux 2016 (soirée des vœux au personnel de la CCEPC et de la Ville d'epernay et cérémonie des vœux aux corps constitués). L'ensemble des coûts de ces deux soirées est pris en charge par la Ville, la CCEPC devant s'acquitter de sa part au vu des dépenses totales engagées, au prorata du nombre de ses invités. - Réalisation de la carte de vœux numérique 2016 : la création de la carte de vœux 2016 (graphisme et déclinaison numérique) est réalisée en interne par le service Communication de la Ville. Le temps de travail sera valorisé et la CCEPC devra s'acquitter de la moitié des heures passées à cette tâche. 2

18 Délai de remboursement : Le remboursement prévu au présent article s effectuera dans un délai d un mois, à compter de la date de notification du titre de recettes. En cas de désaccord sur le montant facturé, celui-ci ne retardera pas le délai de paiement. Autant que de besoin, une régularisation sera effectuée en plus ou en moins, au plus tard, sur l exercice suivant. ARTICLE 5 : DISPOSITIF DE SUIVI ET D EVALUATION DES SERVICES COMMUNS Le comité de suivi «Mutualisation» est composé de la Conseillère Municipale Déléguée en charge des ressources humaines de la Ville d Epernay, du Vice-président communautaire en charge des ressources humaines, des Directeurs généraux concernés et des Directeurs des ressources humaines de chaque collectivité. Il arbitre et tranche sur les adaptations ou modifications des orientations préalablement définies. Il examine les conditions financières de la convention. Il valide le bilan annuel de la présente convention. Il peut être force de proposition pour améliorer la mutualisation entre la Communauté de Communes et les Communes bénéficiaires concernées. ARTICLE 6 : RESIDENCE ADMINISTRATIVE La résidence administrative du service commun est située dans les locaux de l Hôtel de Communauté Place du 13 ème RG BP EPERNAY CEDEX. ARTICLE 7 : DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est conclue pour une durée de 1 an, soit du 1 er janvier 2016 au 31 décembre ARTICLE 8 : DENONCIATION DE LA CONVENTION La présente convention prend fin au terme fixé à l article 7 de la présente convention. Elle peut également prendre fin de manière anticipée à la demande d une des parties cocontractantes, pour un motif d intérêt général lié à l organisation de ses propres services, à l issue d un préavis de 3 mois. Cette décision fait l objet d une information par lettre recommandée avec accusé de réception. ARTICLE 9 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE Tous les litiges concernant l application de la présente convention relève de la seule compétence du Tribunal Administratif de CHALONS EN CHAMPAGNE (Marne), dans le respect des délais de recours. Fait à EPERNAY, le En 4 exemplaires sans rature ni surcharge Pour la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, Le Président, Pour la Ville d Epernay, La Conseillère municipale déléguée, Franck LEROY Christine MAZY 3

19 CONVENTION DE SERVICE COMMUN CONTROLE DE GESTION Entre la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne représentée par son Président, Monsieur Franck LEROY, autorisé par délibération n...du, D une part, Et la Ville d Epernay, représentée par Madame Christine MAZY, Conseillère Municipale Déléguée, autorisée par délibération n.du, D autre part, Vu la loi n du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales, Vu la loi n du 27 janvier 2014 de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles, Vu la loi n du 7 août 2015 portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République, Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L , Vu l arrêté préfectoral du 9 août 2006 arrêtant les statuts de la Communauté, précisant ses compétences et son régime fiscal, modifiés par arrêtés préfectoral du 28 août 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 28 décembre 2010, modifiés par arrêté préfectoral du 9 septembre 2011, modifiés par arrêté préfectoral du 19 mars 2013, modifiés par délibération du 26 mars 2015 et approuvés par arrêté préfectoral du 21 octobre 2015, Vu l avis du Comité Technique de la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne en date du Vu l avis du Comité Technique de la Ville d Epernay en date du Vu l avis de la Commission Administrative Paritaire de la Ville d Epernay en date du Vu la convention du 6 novembre 2013 et ses avenants, Considérant que le service commun constitue un outil juridique de mutualisation permettant de regrouper les services et équipements d'un EPCI à fiscalité propre et de ses communes membres, de mettre en commun des moyens afin de favoriser l'exercice des missions de ces structuress contractantes et de rationaliser les moyens mis en œuvre pour l'accomplissement de leurs missions, Considérant que la Communautéé de communes Epernay Pays de Champagne et la Ville d Epernay ont décidé de mettre en commun le service Contrôle de Gestion, dont les missions sont précisées ci-dessous. ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention vise à définir les conditions d emploi des personnels, l organisation du service, les modalités financières et les modalités de remboursement. 1

20 ARTICLE 2 : MISSIONS DU SERVICE ET COMPOSITION DU SERVICE Composition : Le service commun est constitué de la manière suivante : - Responsable Contrôle de Gestion : personnel communautaire Missions principales : - Création d outils de base d'aide à la décision au travers des actions suivantes : - Assurer la préparation et le suivi budgétaire incluant des analyses rétrospectives et prospectives, notamment au travers de l identification des zones à risques en termes de gestion pour la collectivité - Etablir un budget détaillé avec les hypothèses d'évolutions retenues. - Contrôler l'exécution budgétaire et identifier les dépenses ou recettes non prévues le plus tôt possible - Analyser les coûts prévisionnels et réalisés, au regard des actions projetées, opérations engagées et objectifs attendus. - Promouvoir une culture de gestion par la généralisation de la démarche de tableaux de bord et d'indicateurs, l'objectif étant notamment de pouvoir faire une évaluation des politiques publiques - Développer le contrôle interne qui est un ensemble permanent de dispositifs, méthodes ou de processus qui conduit à une action efficace tout en maitrisant les risques principaux - Mettre en place des procédures financières afin de sécuriser le processus d'exécution budgétaire. ARTICLE 3 : CONDITIONS D EMPLOI DES PERSONNELS ET ORGANISATION DU SERVICE CONDITIONS D EMPLOI A compter du 1 ER janvier 2016, les agents du service commun Contrôle de Gestion employés par la Ville d Epernay, ayant le statut de titulaires ou d agents non titulaires, sont transférés, de plein droit, à la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne, s ils remplissent en totalité leurs fonctions au sein de la collectivité dans le service mis en commun. Conformément à l article L du CGCT, les effets de ces transferts sont détaillés dans la fiche d impact figurant en annexe. A compter du transfert, le Président de la Communauté de Communes Epernay Pays de Champagne exerce à leur égard les prérogatives reconnues à l autorité investie du pouvoir de nomination, ainsi que le pouvoir disciplinaire. L évaluation individuelle annuelle des agents transférés relève de l établissement public de coopération intercommunale (EPCI), celui-ci peut solliciter l avis des communes utilisatrices du service. ORGANISATION Le personnel du service commun en raison de son transfert est placé sous l autorité hiérarchique du Président de la Communauté de Communes. En fonction des missions réalisées, les agents composant le service commun sont placés sous l autorité fonctionnelle du Président ou du Maire de la commune. Pour un fonctionnement efficient, le Président ou le Maire en délègue l effectivité opérationnelle aux Directeurs Généraux. Ces derniers contrôlent l exécution des tâches pour ce qui les concerne. 2

21 ARTICLE 4 : MODALITES FINANCIERES ET MODALITES DE REMBOURSEMENT MODALITES FINANCIERES Les missions qui sont réalisées par le service commun sont appelées à évoluer chaque année. Toutefois, le choix de l unité de fonctionnement du service doit permettre une évaluation en adéquation avec le besoin constaté et permettre une projection prévisionnelle. Le remboursement des frais de fonctionnement du service commun dus par chacune des collectivités signataires à titre de contribution au service partagé s effectue sur la base du coût unitaire de fonctionnement du service multiplié par les unités de fonctionnement du service affectées à chaque collectivité. L article D précise : «La convention définit la méthode retenue pour la détermination du coût unitaire de fonctionnement et comprend une prévision d utilisation du service mis à disposition, exprimée en unités de fonctionnement. Le coût unitaire comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens et les contrats de services rattachés, à l exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service. Le coût unitaire est constaté à partir des dépenses des derniers comptes administratifs, actualisées des modifications prévisibles des conditions d exercice de l activité au vu du budget primitif de l année». a) Détermination du coût unitaire de fonctionnement du service commun : La mise en place de ce service commun s accompagne d une mise en commun de moyens permettant à ce service de fonctionner. Pour la réalisation des missions du service, les parties conviennent que le coût unitaire de fonctionnement du service est constitué des charges de personnel et des dépenses de fonctionnement courant du service. Définition des moyens du service mutualisé Ces moyens recouvrent les dépenses complètes de personnel et le fonctionnement courant du service : Personnel : charges de personnel ainsi que frais de missions, déplacements et frais de formation ; Matériel : besoins courants du service (dépenses de fournitures, d équipement, de mobiliers, de véhicules de services) ; Immatériel (maintenance de logiciel, acquisition logiciel, contrats rattachés ). Gestion des locaux, entretien, mobiliers : modalités de prise en charge financières Principes généraux : Il est convenu de retenir les principes généraux suivants : 1. Les dépenses d entretien courant et de maintenance des bâtiments sont effectuées et supportés financièrement par la collectivité d accueil. Il en est de même des charges locatives, des assurances et fluides afférents à ces locaux, 2. Les véhicules de service sont mis à disposition par la collectivité d accueil, 3. Concernant les dépenses d équipement informatique réservé à un usage commun (serveur informatique, équipements de réseau et logiciels métiers), celles-ci seront intégrées dans le calcul des frais de fonctionnement. 3