L ACTIVITÉ PHYSIQUE. Salon de. Une occasion de se faire voir! Horaire d ouverture du Salon. Ouverture du salon
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- Angèline Stéphanie Nadeau
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2 22-23 août L ACTIVITÉ PHYSIQUE Une occasion de se faire voir! Le salon de du Marathon SSQ de Québec est un événement gratuit, ouvert aux coureurs et au public en général. Ce Salon représente une superbe opportunité pour les professionnels et entreprises œuvrant dans les domaines tels que le sport, la santé ou l alimentation de se faire connaître. Nous vous invitons à vous joindre à nous pour profiter de cette précieuse visibilité! Plus de 11,000 participants tenus d aller récupérer leurs dossards au Salon Plus de 17,000 visiteurs en 2013, 18,000 attendus en 2014 Clientèle de sportifs dont l âge moyen se situe entre 30 et 60 ans 47% femme 53% homme Admission gratuite pour tous Horaire d ouverture du Salon Lucie Chouinard Directrice du (418) Lucie.chouinard@marathonquebec.com Ouverture du salon Vendredi 22 août 12h à 20h Samedi 23 août 10h à 18h Centre des congrès de Québec 1000, boul. René-Lévesque Est Salle 400 AB Horaire des exposants Montage Jeudi 21 août 12h à 17h Vendredi 22 août 8h à 11h Démontage Samedi 23 août 18h à 22h
3 Puces Chips Centre des congrès de Québec Salle 400AB Office tourisme cordons de foule Solution INFO Auto Auto Camion frigo Camion frigo DONS Inscription sur place Registration on site A DOSSARDS / BIBS MHQ/ Souper aux pâtes Paiement/ Payment Entreposage Boutique Coin du Coureur Boutique du Marathon Entreposage SS cordons de foule Sac du coureur / T-shirt / Runner's bag Entreposage
4 Location d un espace Grille de tarification Dimensions Type Avant taxes Taxes incluses 10 x 10 Régulier $ 1, $ 10' x 20' Régulier 1, $ 2, $ 10 x 30 Régulier 2, $ 2, $ 10 x 40 Régulier 2, $ 3, $ 20 x 20 Îlot 3, $ 3, $ 20 x 30 Îlot 4, $ 4, $ 20 x 40 Îlot 4, $ 5, $ Des frais addi onnels de 50 $ taxables seront ajoutés à tout espace de 10 x 10 en coin d'allée. Services Publicité Guide du coureur Électricité $ $ Ligne téléphonique $ $ Pleine Page - 4CP 5 1/2 X 8 1/2 1/2 Page - 4CP 5 X 3 3/4 Couvert 3-4CP 5 1/2 X 8 1/2 Couvert 2-4CP 5 1/2 X 8 1/ $ $ $ $ $ 1, $ $ 1, $ La location d un stand inclut les services suivants : Rideau de 8 en hauteur en guise de fond Rideaux de 3 en hauteur, installés de chaque côté Table de 8 avec nappe Deux chaises et une poubelle Certaines conditions de location : Les espaces sont alloués sur la base du premier arrivé premier servi. Seul le paiement complet garan t la réserva on de l'espace. Le Marathon SSQ de Québec se réserve le droit de modifier l'alloca on de l'espace confirmé à l'exposant, si cela est jugé nécessaire pour le bon déroulement du Salon. Publicité Un escompte de 25% est également accordé sur la publicité placée dans le guide du coureur. Cet escompte s applique sur les tarifs ci-haut men onnés. Électricité et ligne téléphonique L'exposant doit informer le Marathon, au plus tard le 6 août 2014, de ses besoins en électricité (exemple: prise de courant de 15 ampères), de lignes téléphoniques ou de tout autre besoin du genre.. Pour commander vous devez communiquer avec Lucie Chouinard. Information et réservation Lucie Chouinard, Directrice l'ac vité physique Téléphone : Télécopieur : Courriel : lucie.chouinard@marathonquebec.com
5 FORMULAIRE de réservation Nom de l organisation : Nom du représentant : Adresse : Ville : Prov : Code postal : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Catégorie de biens ou de services présentés : Référez-vous au plan de salle pour les numéros de stands. Inscrivez vos préférences : 1 er choix : 2 e choix : 3 e choix : Prix Avec taxes Stand (selon la dimension) $ $ Électricité $ $ Ligne téléphonique $ $ Pub Guide du coureur $ $ Total : $ $ Numéro de taxes : TPS : TVQ : Payable par chèque libellé à l ordre du Marathon de Québec et posté à l adresse suivante : Marathon de Québec (Salon activité physique) 711, rue des Rocailles, Québec, QC CANADA G2J 1A9 Ou Payable par carte de crédit ( poste ou télécopieur : ) : VISA Master Card / Numéro carte de crédit : Date d expiration : Nom du détenteur de la carte : N.B. Seul le paiement complet du coût de la location et la réception d une preuve d assurance garantissent la réservation d un espace. Vous recevrez un document de confirmation précisant le numéro de l espace qui vous est alloué. Signature autorisée : Date : Je confirme avoir pris connaissance de la page «Termes, conditions et directives», ainsi que celle des «directives du Centre des congrès» et j en accepte les termes et conditions stipulés. Je conserve une copie de ce document pour mes dossiers.
6 Termes & conditions Tout exposant doit accepter les termes et les conditions qui suivent afin d assurer la qualité du déroulement du Salon. Réservation d un espace Seule la récep on du formulaire de réserva on complété, accompagné du paiement complet du coût de la loca on de l espace, garan t la réserva on. Le Marathon de Québec Inc. se réserve toutefois le droit de refuser toute réserva on jugée inappropriée dans le cadre de ce Salon. Le chèque sera alors retourné au signataire. Annulation de l entente Ce e entente ne peut être annulée d aucune façon et aucun remboursement ne sera effectué pour quelque raison que ce soit. Assurances Tout exposant doit détenir les assurances et couvertures appropriées pour couvrir adéquatement l équipement, le matériel et la marchandise requis pour sa présence au Salon, ainsi que les personnes qui travaillent dans le stand. Aucun exposant ne sera accepté sans preuve d assurances. Affichage Toute affiche ou autre installa on mise en place par l exposant ne doit l être que dans l espace qui lui est réservé, et ce, sans nuire à la visibilité des autres exposants. Hébergement Nous vous rappelons qu il est possible de sélec onner un hôtel en vous référant à notre site Internet Service de rafraîchissements ou de nourriture L exposant est autorisé à servir des rafraîchissements et de la nourriture dans son stand. Il doit toutefois obtenir une approba on du Marathon s il envisage faire cuire de la nourriture sur place. Vente de produits et services La vente de produits et services est autorisée. Certaines condi ons s appliquent. Présence dans le stand Tout exposant est tenu d assurer la présence d au moins une personne dans son stand durant les heures d ouverture du Salon. Activités publicitaires Toute ac vité publicitaire autre que la distribu on de documents publicitaires, d objets promo onnels ou d échantillons, par exemple un concours, devra être préalablement soumise au Marathon pour approba on. Autrement, l organisa on se réserve le droit de me re fin à tout type d ac vité du genre tenu lors de l événement.
7 1 Directives du Centre des congrès de Québec Cette section contient des informations essentielles à votre participation au Salon Livraison et cueillette du matériel La livraison et la cueille e de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s effectuer par le débarcadère. Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à par r du jeudi 21 août 2014 seulement. Des frais d entreposage pré-événement s appliquent pour tout matériel d exposant reçu avant ce e date. Livraison du matériel et arrivée des exposants : Centre des congrès de Québec Débarcadère niveau 4 855, rue Jean-Jacques Bertrand Québec (Qc) G1R 5V3 Les camions- remorques ne doivent pas excéder 13 5 de hauteur et 53 de longueur. Le sta onnement n est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué. Stationnement (voitures) Le Centre est situé à proximité de nombreux espaces de sta onnement souterrain, dont au complexe Marie- Guyart (Complexe G), à Place Québec, 400 à Place Haute-ville (Delta) et au sta onnement D Youville tous reliés par corridors intérieurs. Ces sta onnements sont en opéra on 24 heures sur 24, sept (7) jours par semaine. Le sta onnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins. Matériel d exposition (services complémentaires) De services complémentaires (ex : mobilier, accessoires, tapis etc.), vous sont également offerts par la firme responsable du montage de l exposi on. Celle-ci vous fera parvenir la documenta on nécessaire pour passer vos commandes directement : Services d expositions Bruno Tessier inc. Mme Mireille Tessier Téléphone : Courriel : mireille@brunotessier.com
8 2 Directives du Centre des congrès de Québec Manutention des marchandises et entreposage Tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec et qui n est pas sur place pour le recevoir comprend que son matériel sera automa quement manuten onné par le personnel du Centre et que des coûts s appliqueront. Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s il le désire, se manuten onner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposi on par le Centre. Le Centre des congrès de Québec dispose de zones d entreposage à proximité des salles d exposi on et s occupe de la ges on de ces espaces. L entreposage pendant l événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en complétant le bon de commande approprié, ou auprès du comptoir de service lors du montage de l exposi on. La tarifica on comprend uniquement l é quetage des effets et l espace d entreposage. Des frais de manuten on s appliquent pour le déplacement de caisses ou de boîtes vides de la salle d exposi on vers la zone d entreposage et leur retour vers la salle d exposi on, à la fin de l événement. Les exposants auront accès à une zone délimitée, près de la salle d exposi on pour y laisser leur surplus de matériel et venir s y ravitailler eux-mêmes, sans frais. Cependant, l entreposage de boîtes vides sera facturée à l exposant. Aucune boîte de carton ni caisse de transport vides ne sera tolérée à l intérieur ou à l arrière du stand. Les informa ons concernant la tarifica on de la manuten on et de l entreposage et les bons de commande du Centre des congrès de Québec, personnalisés à l événement, seront disponibles sur le site web : h p://conven on. qc.ca/fr /jorganise-un-evenement/organisez-et-exposez/bons-de-commandes-exposants sous le nom : l ac vité physique, mise en ligne au cours des 6 mois précédent l arrivée de l événement au Centre. Afin de faciliter le traitement et éviter les erreurs de calcul, les exposants doivent compléter leurs bons directement à l écran, les imprimer, les signer et les retourner par télécopieur au avant la date butoir, mercredi 6 août 2014 avant 16 h 30. Des frais supplémentaires de 25% s appliqueront après ce e date. Sur place, un comptoir de services perme ra de répondre aux demandes de dernière minute avec une surcharge de 25%. De plus il est possible que certains services ne puissent être rendus à ce moment. Les services offerts par le Centre sont : Accrochage, entreposage, manuten on, nettoyage de stand, personnel temporaire et surveillance. Tous sont exclusifs à l excep on du ne oyage de stand, du service de surveillance et du personnel temporaire. L accès Internet est fourni par Miro Loca on. Vous trouverez le bon de commande en ligne à : h p:// conven on.qc.ca/fr/jorganise-un-evenement/organisez-et-exposez/bons-de-commandes-exposants. Les exposants peuvent communiquer au besoin avec notre service aux exposants en composant le poste 4066 ou au Contact : Line Laliberté. Information importante À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposi on, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l exposant sera automa quement pris en charge par le transporteur officiel de l événement, Dolbec Logis que Interna onal, et tous les frais seront facturés à l exposant. Voir document «Procédure de sor e à la fermeture».
9 3 Directives du Centre des congrès de Québec Courtier en douanes et transporteur officiel Le cour er en douanes local, canadien et interna onal au centre est la compagnie : Douanes Dolbec logis que interna onal inc. Madame Gine e Blouin Transporteur officiel Dolbec logis que interna onal inc. Madame Nathalie Huot Téléphone : Télécopieur : Tél. : Cell.: Téléc. : Important : les exposants qui u lisent les services de messagerie tels Fed-Ex, UPS, DHL ou autres doivent s assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l avance. Toute marchandise expédiée «à percevoir» ne sera pas acceptée par le Centre. Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l expéditeur lors de la livraison et le Centre des congrès de Québec reçoit une facture parfois jours après la fin de l événement. Dans ces situa ons, l exposant sera refacturé avec des frais d administra on. Obligations et restrictions Les obliga ons et restric ons suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre u lisée pendant le montage et le démontage du Salon. Aires communes Recyclage et collecte des ma ères résiduelles Animaux Autocollants Ballons et confe s Consomma on d alcool lors du montage et du démontage Enfants L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisa on, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles du Centre. L exposant doit u liser les nombreux équipements mis à sa disposi on pour le recyclage (papier, carton, verre, plas que) tant lors du montage / démontage que durant l exposi on. D autres collectes sélec ves peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus. Les poubelles doivent être placées à l extérieur du stand dans l allée à chaque soir dès la fermeture de l exposi on. Elles seront vidées par le personnel du Centre des congrès de Québec sans frais. Les poubelles laissées à l intérieur du stand ne seront pas vidées. La présence d animaux doit faire l objet d une approba on des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restric on. Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par le Centre. L usage des ballons gonflés à l hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupéra on des ballons au plafond après vos ac vités. L u lisa on de confe s et de paille es est interdite. Afin de diminuer les risques d accident, et à moins d une entente par culière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage. Pour des raisons de sécurité, la présence d enfants au débarcadère et dans la salle d exposi on n est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.
10 4 Quebec City Convention Center Directives Sports & Fitness Expo Adhesive Tape Security Food Services Children Motorized vehicules No smoking policy The only adhesives allowed at the Centre are listed below, and may be purchased on site: Walls: 3M wall moun ng tabs, no Floors: Tuck Tape 85 or Tuck Tape 99 - Double Face Echo Tape DC-W188F Brick walls: 3M wall moun ng tabs, no The Centre offers general site security on a 24 hour basis. However, the Centre is not responsible for goods and property belonging to the exhibitors in rented spaces. Any addi onal security is a chargeable expense. Please use the order form to make your request. Capital HRS Inc. has an exclusive agreement to sell and distribute food and beverages inside the Centre. No food or beverages may be sold or distributed without the wri en permission of Conven on Centre management or Capital HRS Inc. For safety reasons, the presence of children at the loading dock is not advised during set-up and dismantling. The exhibitor must comply with the fire preven on rules. Please refer to security Measures and Fire Preven on document on our website: on.qc.ca for full details. The Quebec City Conven on Centre provides a totally smoke-free environment to its clientele. Since May 31 st 2006, according to provisions of the Law on the tobacco, smoking is strictly forbidden inside the Centre and also in the loading docks. Label example Sender s name Address Telephone # Fax # Number of boxes Carrier Customs broker s name and Telephone # NAME OF THE EXHIBITOR (TO COMPLETE) C/O Sports & Fitness Expo Booth(s) number: (TO COMPLETE) Quebec City Convention Center Loading Dock Level Jean-Jacques Bertrand Street Québec (QC) Canada G1R 5V3
1. Administration du Salon
Manuel de l exposant Pour toute information : Donald Cantin Coordonnées avant le montage (jusqu au 16 octobre 2015) : Tél. : 514-286-1522 Coordonnées pendant le montage (à partir du 19 octobre 2015) :
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