Cahier spécial des charges :

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1 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 1/59 Cahier spécial des charges : Marché passé par adjudication ouverte ayant pour objet le déménagement de différents services du Service Public Fédéral Finances situés dans plusieurs bâtiments de la région liégeoise vers le bâtiment sis Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège. Publication au niveau européen Cahier spécial des charges n S&L/AO/340/2014 Ouverture des offres : 15 juillet 2014 à 10h00

2 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 2/59 A. DEROGATIONS GENERALES... 3 B. Dispositions générales OBJET ET NATURE DU MARCHÉ DURÉE DU CONTRAT LE CONTRAT A UNE DURÉE DE DEUX ANS À DATER DE LA DATE D ENVOI DE LA NOTIFICATION D ATTRIBUTION DU MARCHÉ À L ADJUDICATAIRE POUVOIR ADJUDICATEUR INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES DOCUMENTS RÉGISSANT LE MARCHÉ Législation Documents du marché SESSION D INFORMATION ET VISITE DES BÂTIMENTS Session d information Visite des bâtiments... 8 C. ATTRIBUTION DROIT ET MODALITÉS D INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES Droit et mode d introduction des offres Offres introduites par des moyens électroniques Offres non introduites par des moyens électroniques Modification ou retrait d une offre déjà introduite Ouverture des offres OFFRES Données à mentionner dans l offre Structure de l offre Durée de validité de l offre Documents et attestations à joindre à l offre PRIX DROIT D ACCÈS SÉLECTION QUALITATIVE RÉGULARITÉ DES OFFRES CRITÈRES D ATTRIBUTION Droit d accès et sélection qualitative Régularité des offres Critères d attribution prix D. EXECUTION FONCTIONNAIRE DIRIGEANT RÉVISION DE PRIX RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES RÉCEPTION DES SERVICES PRESTÉS Réception des services prestés Lieu où les services doivent être exécutés Délais, clauses d exécution, accessibilité, coordination et encadrement du personnel CAUTIONNEMENT Constitution du cautionnement Libération du cautionnement Clause d exécution FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES LITIGES AMENDES ET PÉNALITÉS Amende pour exécution tardive du marché Pénalités Imputation des amendes et pénalités E. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES DESCRIPTION DES SERVICES À PRESTER EMBALLAGES ET ÉTIQUETAGE ANNEXES ANNEXE ANNEXE 1.1. : FORMULAIRE D OFFRE ANNEXE 1.2. : INVENTAIRE DES PRIX ANNEXE 1.3 : OPTIONS OBLIGATOIRES ANNEXE 2 : FICHES TECHNIQUES DES DIFFÉRENTS BÂTIMENTS (APERÇU ET ACCESSIBILITE) ANNEXE 3 : LISTES DU MOBILIER À DÉMÉNAGER PAR DEMENAGEMENT (EN BASE) ANNEXE 4 : LISTES DU MOBILIER PAR BÂTIMENT (INVENTAIRE INDICATIF) ANNEXE 5 : PLANS DU SITE RUE DE FRAGNEE, ANNEXE 6 FICHE A REMPLIR POUR CHAQUE REFERENCE... 58

3 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 3/59 SERVICE PUBLIC FEDERAL Finances Service d Encadrement Logistique Division Achats North Galaxy Tour B4 bte 961 Boulevard du Roi Albert II, BRUXELLES CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n S&L/AO/340/2014 MARCHE PASSE PAR ADJUDICATION OUVERTE AYANT POUR OBJET LE DEMENAGEMENT DE DIFFERENTS SERVICES DU SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES SITUES DANS PLUSIEURS BATIMENTS DE LA REGION LIEGEOISE VERS LE BATIMENT SIS RUE DE FRAGNEE 2 A 4000 LIEGE. A. DEROGATIONS GENERALES IMPORTANT En application de l article 9, paragraphe 4, de l AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé aux articles : - 25 de l arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif au cautionnement; de l arrêté royal du 14 janvier 2013 relatifs aux amendes et pénalités; B. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. Objet et nature du marché. IMPORTANT Le présent marché est un marché à tranche conditionnelle. Il est composé d une tranche ferme et de tranches conditionnelles. Le soumissionnaire est obligé de remettre prix pour toutes les composantes de la tranche ferme et pour toutes les composantes des tranches conditionnelles. L engagement ferme du pouvoir adjudicateur est limité à la seule tranche ferme. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas commander les tranches conditionnelles et l adjudicataire ne pourra prétendre à un quelconque dédommagement. Chaque tranche conditionnelle sera commandée au moyen d une lettre de notification ou de bons de commandes séparés.

4 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 4/59 Le présent marché porte sur le déménagement de différents services du Service Public Fédéral Finances situés dans plusieurs bâtiments de la région liégeoise vers le bâtiment sis Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège, actuellement en construction. Le marché comprend les prestations de déménagement suivantes : - le déménagement des effets personnels des +/-1100 fonctionnaires et des archives des services situés dans les différents bâtiments actuellement occupés ; - le déménagement d une partie du mobilier de bureau présent dans certains bâtiments concernés par ce marché. Ce mobilier sera réaffecté dans le nouveau CAE sis rue de Fragnée 2 à 4000 Liège. Les opérations comprennent le démontage éventuel, le transport et l installation/remontage aux étages/zones du bâtiment de destination ; - Des prestations de déménagements qui découleront ou non d évènements dont le pouvoir adjudicateur n a - actuellement - pas la maîtrise (options obligatoires) ; - Des éventuelles prestations complémentaires de déménagement non encore déterminées. Le marché comporte 2 lots : - Lot 1 : o - Lot 2 : o o Le déménagement de différents services du Service Public Fédéral Finances situés dans les bâtiments sis rue Paradis 1, Rue Paradis 3, Rue de Fragnée 40, Avenue Blonden 88, Rue Rennequin Sualem à 4000 Liège et Rue Large 59 à 4032 Chênée vers le bâtiment sis Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège (mouvements 1 à 3) La tranche ferme a pour objet : le déménagement de différents services du Service Public Fédéral Finances situés dans plusieurs bâtiments de la région liégeoise vers le bâtiment sis Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège (mouvements 4 à 7). Les tranches conditionnelles ont pour objet : le déménagement de différents services du Service Public Fédéral Finances situés dans plusieurs bâtiments de la région liégeoise vers le bâtiment sis Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège (chaque mouvement (8 à 16) est une tranche conditionnelles). La procédure choisie est celle de l adjudication ouverte avec publicité européenne. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer un ou l ensemble des lots et de décider que le ou lesdits lots feront l objet d un ou plusieurs nouveaux marchés, au besoin suivant un autre mode de procédure. Le soumissionnaire, quant à lui, peut remettre offre pour un ou l ensemble des deux lots. Il remet offre pour chacun des lots qu'il a choisi. Ces offres peuvent être consignées dans un document unique. Les propositions d amélioration des offres en cas de réunion (c est-à-dire d attribution) de plusieurs lots ne sont pas admises. Il s agit d un marché de services. Les variantes ne sont pas autorisées dans le cadre du présent marché.

5 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 5/59 Il s agit d un marché mixte (A.R. du 15 juillet 2011, article 2,7 ). Soit le prix global (A.R. du 15 juillet 2011, article 2,4 ) pour le déménagement de différents services du Service Public Fédéral Finances situés dans plusieurs bâtiments de la région liégeoise vers le bâtiment sis Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège et un bordereau de prix (A.R. du 15 juillet 2011, article 2,5 ) pour le prix de prestations complémentaires (Option obligatoire 1,2 et 5). Options Ce marché comporte, par ailleurs, pour chaque lot, les cinq options obligatoires suivantes : Option 1 Le pouvoir adjudicateur prévoit d acquérir un mobilier ergonomique neuf en vue d équiper entièrement le nouveau CAE (centre administratif de l Etat) de Liège, Rue de Fragnée 2. Le pouvoir adjudicateur souhaite cependant réutiliser une partie du mobilier des bâtiments quittés. La liste du mobilier à déménager, en base, par mouvement est décrite en annexe du cahier spécial des charges. En vue de pouvoir envisager le déménagement en quantités très limitées de pièces supplémentaires à celles décrites dans le présent cahier des charges, le soumissionnaire indique dans son offre le coût supplémentaire du déménagement de différentes pièces de mobilier à intégrer aux mouvements prévus. Le prix sera un montant forfaitaire par type de pièce valable pour tous les mouvements repris au présent cahier des charges. Les différentes pièces de mobilier concernées sont reprises en annexe 1.3. Un listing du mobilier supplémentaire à déménager sera fourni au moins 10 jours ouvrables avant la date du déménagement (par mouvement). Option 2 Le déménagement de PC, écran, imprimante, scanner n est pas inclus dans l objet de ce marché. Dans l hypothèse où le pouvoir adjudicataire ne parviendrait pas à faire déménager le matériel informatique par une entreprise spécialisée, il est prévu d intégrer ce matériel aux mouvements décrits dans le présent cahier des charges. Le soumissionnaire remet prix pour le déménagement du matériel informatique, par pièce tel que repris à l annexe 1.3, en ce compris la mise à disposition de matériel de déménagement spécifique visant à ne pas abimer le matériel informatique lors du transport (matériel spécifique à décrire clairement dans l offre). Le matériel spécifique mis à disposition reste propriété de l adjudicataire. Les déménagements de matériel informatique sont à intégrer aux mouvements décrits dans le présent cahier spécial des charges. Option 3 (seuls les bâtiments repris en annexe 1.3 sont concernés par cette option) Le mobilier résiduel présent dans les bâtiments quittés est destiné à la revente. Dans l hypothèse où les services de l Administration des Domaines ne parviendraient pas à organiser la revente du mobilier, l adjudicataire du marché se chargera de l enlèvement de celui-ci. Le mobilier repris devient alors la propriété de l adjudicataire.

6 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 6/59 Pour chaque bâtiment dans lequel une vente sur place ne pourra être envisagée, faute d intéressé ou pour toute autre raison, le soumissionnaire renseigne dans son offre, à la rubrique adéquate en annexe 1.3, par bâtiment, un prix forfaitaire pour l enlèvement de l ensemble du mobilier restant dans le bâtiment. Le soumissionnaire renseigne également dans son offre les moyens et l organisation mis en œuvre afin d assurer la bonne exécution de tels mouvements. Les délais maximum pour l enlèvement du mobilier sont repris en annexe 1.3. L option peut être levée par bâtiment au moins 5 jours ouvrables avant le début des prestations faisant l objet de cette option. L évaluation de la charge de travail est de la responsabilité du soumissionnaire. Un inventaire indicatif du mobilier présent dans chaque bâtiment est repris en annexe 4 du cahier des charges. Option 4 (seuls les bâtiments repris en annexe 1.3 sont concernés par cette option) Dans l hypothèse où les services de l Administration des Domaines parviendraient à organiser la revente du mobilier résiduel par bâtiment, mais ne parviendraient pas à organiser la reprise aux étages du mobilier, le prestataire du présent marché devra pouvoir mettre du personnel et du matériel à disposition en vue de descendre l ensemble du mobilier au rez-de-chaussée et de charger les véhicules de l acheteur en vue de l évacuation. Le soumissionnaire renseigne dans son offre, à la rubrique adéquate en annexe 1.3, par bâtiment, un prix forfaitaire pour la prise en charge de l ensemble du mobilier restant dans le bâtiment vers le rez-de-chaussée, en ce compris le chargement des véhicules de l acheteur. Le soumissionnaire renseigne également dans son offre les moyens et l organisation mis en œuvre afin d assurer la bonne exécution de tels mouvements. Les délais maximum pour accomplir les prestations sont repris en annexe 1.3. L option peut être levée bâtiment par bâtiment au moins 10 jours ouvrables avant le début des prestations faisant l objet de cette option. L évaluation de la charge de travail est de la responsabilité du soumissionnaire. Un inventaire indicatif du mobilier présent dans chaque bâtiment est repris en annexe 4 du cahier des charges. Option 5 Dans le cas où d autres prestations complémentaires de déménagement seraient demandées dans le cadre du présent marché, celles-ci seraient facturées sur la base des montants unitaires renseignés pour cette option. Le soumissionnaire remet prix pour une tarification heure/homme ainsi que pour la location du matériel spécifique (lift), sur base de l inventaire repris à l annexe 1.3. La tarification horaire comprend la mise à disposition de tout le matériel utile au déménagement (teckel, rack, pallback, diable, etc.), à l exception de la location de lift, qui fait l objet d une tarification séparée.

7 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 7/59 Les frais de déplacement sont également compris au tarif horaire (les prestations sont prévues par demi-journée de 4 heures à minimum 2 hommes). Les heures à prester sont des heures effectives sur place (pause de midi et trajets non compris). Les prestations de déménagements ainsi que les heures prévues au présent cahier des charges s effectueront sous le contrôle et la supervision du délégué du pouvoir adjudicateur. L option peut être levée au moins 10 jours ouvrables avant le début des prestations faisant l objet de cette option. L estimation de la charge de travail et du matériel à mettre à disposition sera convenue par le pouvoir adjudicateur, dès la levée de l option, en fonction de la prestation. IMPORTANT 1. Ces cinq options sont obligatoires. Elles sont prescrites à peine de nullité. Elles doivent donc être présentées dans l offre sinon celle-ci sera considérée comme substantiellement irrégulière. 2. Le soumissionnaire renseigne dans son offre les moyens et l organisation mis en œuvre afin d assurer la bonne exécution desdites options. 3. Le Pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas lever ces options. 2. Durée du contrat. Le contrat a une durée de deux ans à dater de la date d envoi de la notification d attribution du marché à l adjudicataire. Le marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où le prestataire de services a reçu la notification d attribution du marché. Le premier déménagement d un service du S.P.F. FINANCES aura lieu en principe dans le courant du mois de janvier Un planning théorique des mouvements à effectuer est décrit au chapitre 2.2 du point E «Prescriptions techniques». 3. Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires. Le pouvoir adjudicateur est l Etat belge, représenté par le Ministre des Finances. Pour des renseignements complémentaires sur le cahier des charges ou pour toute remarque, le soumissionnaire peut prendre contact avec les gestionnaires du projet à l adresse div.log.wal@minfin.fed.be.

8 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 8/59 4. Documents régissant le marché 4.1. Législation - La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services; - L arrêté royal du 15 juillet arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques; - L arrêté royal du 14 janvier arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics; - La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services; - Le Règlement Général sur la Protection du Travail (RGPT) et le Code sur le bien-être au travail; - La réglementation de l Union européenne relative aux marchés publics de services; - La loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail; - La législation sur l environnement de la Région concernée; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres Documents du marché - Les avis de marché et avis rectificatifs publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel de l'union européenne qui ont trait à ce marché, font partie intégrante du présent marché. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre; - Le présent cahier spécial des charges n S&L/AO/3 40/ L offre approuvée de l adjudicataire. 5. Session d information et visite des bâtiments. 5.1 Session d information Il n est pas prévu de session d information. 5.2 Visite des bâtiments Le bâtiment de destination situé Rue de Fragnée 2 à 4000 Liège étant actuellement en construction, la visite ne peut être effectuée. Les plans du bâtiment ainsi que les modalités d accès sont repris en annexes au présent cahier des charges. Pour les autres bâtiments, des visites uniques seront organisées les jours suivants : Lot 1 : Jour 1 : 23/06/ bâtiment suivant : Liège 4000 CAE DE LIÈGE RUE PARADIS 1, RUE PARADIS 3, RUE DE FRAGNÉE 40, AVENUE BLONDEN 88 À 4000 LIÈGE

9 Cahier des charges S&L/AO/340/2014 9/59 Jour 2 : 24/06/ bâtiments suivants : Liège 4032 RUE LARGE 59 Liège 4000 RUE RENNEQUIN SUALEM Lot 2 Jour 1 : 17/06/ bâtiments suivants : Seraing 4100 RUE HAUTE, 67 Flemalle 4040 GRAND ROUTE 381 Huy 4500 RUE GODIN PARNAJON 2 Aywaille 4920 RUE DE LA HEID 40 Poulseur (Comblain-au-pont) 4171 ROUTE DE ESNEUX 53 Jour 2 : 18/06/ bâtiments suivants : Verviers 4800 RUE DE DISON 134 Soumagne 4630 SUR LES KEYEUX 35 Visé 4600 ALLEE VERTE, 35 Herstal 4400 P.J.ANTOINE 79 Jour 3 : 19/06/ bâtiments suivants Liège 4000 RUE BEECKMAN 53 Liège 4000 SQUARE DES CONDUITES D'EAU 5 Liège 4000 RUE RUTXHIEL 8 Liège 4000 BD. DE LA SAUVENIERE Le soumissionnaire fait obligatoirement connaître 7 jours calendriers avant la visite au plus tard, par courrier électronique envoyé à l adresse suivante : div.log.wal@minfin.fed.be.son intention de participer à ces visites. Le soumissionnaire renseigne en objet dans le courrier électronique d inscription : "Move bâtiment Liège" et mentionne le nom, l adresse mail et la fonction de la personne qui sera présente lors de cette visite (maximum 2 personnes). Les modalités pratiques des visites seront transmises aux différentes participants au plus tard trois jours ouvrables avant la visite. Le soumissionnaire est censé connaître la nature et l'ampleur des prestations à réaliser pour l établissement de son offre. Le soumissionnaire doit apprécier sur place les quantités exactes de dossiers et petit matériel à déménager. IMPORTANT Pour participer, les visiteurs devront prouver, grâce à un document (par exemple : une carte de visite), leur appartenance à ladite société. Si ce document n est pas présenté, le représentant du pouvoir adjudicateur refusera l accès au visiteur. Lors de ces visites, il ne sera répondu à aucune question relative au marché. Sauf interdiction formulée expressément par le représentant du pouvoir adjudicateur, l utilisation des caméras et appareils de photographie est autorisée.

10 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 C. ATTRIBUTION 1. Droit et modalités d introduction et ouverture des offres 1.1. Droit et mode d introduction des offres Chacun des soumissionnaires ne peut remettre qu'une offre par marché. En application de l article 52, 2, de l arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l utilisation de moyens électroniques pour l introduction des offres. Par conséquent, les offres peuvent être introduites comme suit : 1) ou bien électroniquement via l application e-tendering (voir ci-dessous pour plus d informations); 2) ou bien par lettre (une lettre recommandée est conseillée) envoyée au pouvoir adjudicateur; 3) ou bien personnellement déposées auprès du pouvoir adjudicateur Offres introduites par des moyens électroniques Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l introduction de l offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d un dispositif sécurisé de création de signature (article 52, 1er, 1 de l arrêté royal du 15 juil let 2011). Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site internet e-tendering qui garantit le respect des conditions de l article 52 de l arrêté royal du 15 juillet Vu que l envoi d une offre par ne correspond pas aux conditions de l article 52 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, il n est pas admis d introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en PDF, afin de les joindre à l offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques, peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre, soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site: ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement: +32 (0)

11 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 IMPORTANT 1. Il est recommandé au soumissionnaire de s enregistrer au plus tard la veille de l ouverture des offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du e- procurement pour résoudre d éventuels problèmes d accès au site 2. Il doit être tenu compte de la taille du fichier introduite par voie électronique ; celui ne doit pas dépasser 350 Mo Offres non introduites par des moyens électroniques Les offres qui sont introduites sur papier et les offres qui sont libellées par des moyens électroniques mais qui ne sont pas introduites par ces moyens, sont glissées dans une enveloppe fermée. Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit: - le jour de la séance d ouverture, en mains propres au président, avant que celui-ci n ouvre la séance; - en mains propres à un fonctionnaire de la Division Achat, au plus tard le jour ouvrable précédant la date de l ouverture des offres; - à la poste. Toute autre modalité d expédition (comme Taxipost, courrier exprès, etc.) se fera sous l entière responsabilité du soumissionnaire. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d ouverture des offres n ait pas été déclarée ouverte. Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant: - que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire, - et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres. L offre sera déposée en trois exemplaires sur papier dont un original et un exemplaire sur support électronique (CD-ROM) dans un format PDF. En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l exemplaire original de la version papier fera foi. Le soumissionnaire procèdera à un ScanVirus du support électronique afin d éviter toute contamination par virus de l infrastructure informatique du SPF-Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le ScanVirus (et la version de celui-ci) et la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus. Le SPF Finances procèdera également un ScanVirus après l ouverture des offres. L offre sera glissée dans une enveloppe fermée portant les deux indications suivantes - la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/340/ a date et l heure de l ouverture des offres : le 15 juillet 2014 à 10h00

12 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 Ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes: - dans le coin supérieur gauche: - le mot «OFFRE» - la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/340/ si la soumission est déposée par porteur, les données relatives aux personnes de contact chargées de la réception des offres: OPDECAM Christine 0257/63482 HOEBEECK Els 0257/92726 VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 AUBRY Céline 0257/89634 DEBANDE Michaël 0257/79775 DE PROOST Patricia 0257/ à l endroit prévu à cet effet l adresse du destinataire. Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n est accessible que par l entrée «visiteurs» située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9 à 11h45 et de 14 à 16 heures. Si l offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne sera délivré que si la demande en est faite expressément. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l offre. Le soumissionnaire assume l entière responsabilité des modalités d envoi et de réception de son offre dans les délais impartis. Les offres doivent être expédiées ou déposées à l adresse suivante: Service Public Fédéral FINANCES Service d Encadrement Logistique Division Achats A l attention de Monsieur Pierre THONON, Conseiller North Galaxy - Tour B4 Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte BRUXELLES Modification ou retrait d une offre déjà introduite Lorsqu un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l article 91 de l arrêté royal du 15 juillet La modification ou le retrait d une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l article 52, 1er de l arrêté royal du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite est exigée, correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L objet et la portée des modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou via un moyen électronique qui n est pas conforme à l article 52, 1er de l arrêté royal du 15 juillet 2011, pour autant que:

13 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 1 ce retrait parvienne au président de la séance d ouverture des offres avant qu il n'ouvre la séance 2 et qu il soit confirmé par lettre recommandée dé posée à la poste au plus tard le jour avant la séance d ouverture. Remarque: pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en aucune façon ce choix n aura d influence sur l analyse et l évaluation de l offre Ouverture des offres La séance d ouverture des offres aura lieu le 15 juillet 2014 à 10h00, dans une des salles de réunion du North Galaxy, accessible via l entrée «visiteurs», boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES, à l ouverture des offres déposées pour le présent marché. Chaque offre doit parvenir au président de la séance avant qu il ne déclare la séance ouverte. Seules les offres qui parviennent au président de la séance avant qu il ne déclare la séance ouverte, peuvent être acceptées. Toutefois, une offre tardive est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n ait pas encore conclu le marché et que l offre ait été envoyée sous pli recommandé au plus tard quatre jours calendrier avant la date de la séance d ouverture. 2. Offres 2.1. Données à mentionner dans l offre L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l article 64 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. Il est fortement recommandé au soumissionnaire d utiliser le formulaire d offre joint en annexe ainsi que l inventaire des prix. Dans cette optique, l attention du soumissionnaire est attirée sur l article 80 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: "Lorsqu aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l offre et à compléter le métré récapitulatif ou l inventaire, le soumissionnaire en fait usage. A défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire". L offre et les annexes jointes au formulaire d offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur.

14 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 Concernant les sous-traitants Tout recours à des sous-traitants sera clairement indiqué dans l'offre du soumissionnaire. Celui-ci décrira le type de relation contractuelle qui le lie avec chacun de ses sous-traitants. Le nom et l'adresse des sous-traitants seront joints à l'offre, avec mention de la ou des parties du marché à réaliser par chaque sous-traitant. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre: - les prix forfaitaires (HTVA) par mouvement (Lot 1 et Lot 2), options obligatoires 3 et 4 comprises; - les prix unitaires (HTVA) pour les options obligatoires (1, 2 et 5) ; - la signature de la personne ou les personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l offre ; - la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l offre ; - la date à laquelle la personne ou les personnes précitée(s), selon le cas, a/ont signé l offre ; - le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ; - le numéro d inscription à l ONSS ; - le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès de la Banque de la Poste ou d un autre établissement financier ; - les nom, prénoms, la qualité ou profession, la nationalité et le domicile du soumissionnaire ou lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme juridique, sa nationalité et son siège social ; - tous les éléments et documents nécessaires pour l évaluation des offres Structure de l offre L offre du soumissionnaire se compose obligatoirement de quatre volets distincts : Volet A «Volet administratif» Ce volet se compose des éléments suivants : I. Formulaire d offre Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l ordre imposé : 1. Le formulaire d offre complété, daté et signé (annexe 1.1.); 2. L'inventaire des prix (annexe 1.2.); 3. Les options (annexe 1.3) ; 4. Pour toute offre introduite par un mandataire, l acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) joint par le mandataire prouvant qu il est habilité à engager l entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat. II. Documents relatifs aux critères de sélection Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes :

15 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l ordre imposé : 1. Documents relatifs aux critères de sélection permettant d évaluer la capacité financière et économique du soumissionnaire (cfr point ci-dessous). 2. Documents relatifs aux critères de sélection permettant d évaluer la capacité technique du soumissionnaire (cfr point ci-dessous). Volet B «Annexes» Dans ce volet, le soumissionnaire joint l ensemble des documents qui permettent de clarifier son offre qui ne doivent pas être intégrés dans l autre volet. IMPORTANT Le soumissionnaire est tenu de respecter la structure imposée par le SPF FINANCES pour la présentation de son offre. Le soumissionnaire doit numéroter de manière ininterrompue toutes les pages de son offre et des annexes Durée de validité de l offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres Documents et attestations à joindre à l offre Les soumissionnaires joignent à leur offre : - tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et des critères d attribution (voir rubrique 4 du volet C. Attribution); - les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataire(s). 3. Prix Prix Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix tous les frais possibles grevant les services, à l exception de la TVA. L adjudicataire est censé connaître la nature et l'ampleur des prestations à réaliser pour l établissement de son offre. Le soumissionnaire doit apprécier sur place les quantités exactes de dossiers et petit matériel à déménager. Tous les prix seront obligatoirement mentionnés en euros.

16 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 4. Droit d accès Sélection qualitative Régularité des offres Critères d attribution 4.1. Droit d accès et sélection qualitative Les soumissionnaires sont évalués sur base du droit d accès et de la sélection qualitative repris ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont au droit d accès et à la sélection qualitative sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres sur la base des critères d attribution repris au point 4.3. du volet C. Attribution du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel Droit d accès Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l exactitude de cette déclaration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux classée. A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires. Premier critère d exclusion 1er Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s il apparaît, qu au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il: 1 a transmis à l Office National de Sécurité Socia le toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en coti sations supérieure à EUROS, à moins qu il n ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUROS, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, à la fin du trimestre civil visé à l alinéa 2, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2, 1, de la loi du 15 juin 2006 ou d une entreprise publique au sens de l article 2, 2, de la loi du 15 juin 2006, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUROS près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.

17 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 2. Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres: 1 être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi 2 être en ordre avec les dispositions du 1er, s il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. 3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d exclusion Conformément à l article 20 de la loi du 15 juin 2006, est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1 participation à une organisation criminelle tell e que définie à l article 324bis du Code pénal 2 corruption, telle que définie à l article 246 du Code pénal 3 fraude au sens de l article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février blanchiment de capitaux tel que défini à l artic le 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander aux soumissionnaires de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu il a des doutes sur la situation personnelle de ces candidats ou soumissionnaires, il peut s adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu il estime nécessaires à ce propos. Troisième critère d exclusion Sera exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire: 1 qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans d autres réglementations nationales 2 qui a fait l aveu de sa faillite ou fait l objet d une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d autres réglementations nationales.

18 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 Quatrième critère d exclusion Sera exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. Cinquième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier: 1 l interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du travail forcé, 1 957) ; 2 le droit à la liberté syndicale (convention n 8 7 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ; 3 le droit d organisation et de négociation collec tive (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949) ; 4 l interdiction de toute discrimination en matièr e de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 11 1 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ; 5 l âge minimum fixé pour le travail des enfants ( convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l article 61, 2, 4 de l arrêté royal du 15 juillet Les dispositions qui précèdent s appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l article 61 de l arrêté précité. Sixième critère d exclusion Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi, conformément aux dispositions de l article 63 de l AR du 15 juillet Pour le soumissionnaire ou le candidat belge, le pouvoir adjudicateur procèdera lui-même, à la vérification des obligations en matière d impôts et de taxes. Pour que le soumissionnaire étranger ou le candidat étranger soit considéré comme étant en règle celui-ci joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation dont il résulte qu'il est en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays où il est établi. Cette attestation doit porter sur la dernière période fiscale écoulée avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas. Est en règle par rapport aux obligations susmentionnées applicables en Belgique, le candidat ou le soumissionnaire qui n'a pas pour l'ensemble de ses obligations fiscales professionnelles une dette supérieure à euros, à moins qu'il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement.

19 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 Toutefois, même si la dette fiscale professionnelle est supérieure à euros, le candidat ou le soumissionnaire est considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision de sélection ou d'attribution du marché, selon le cas, qu'il possède à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2,1, de la loi o u d une entreprise publique au sens de l article 2,2, de la loi, à la fin de la période f iscale visée précédemment, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de ses dettes fiscales professionnelles. Septième critère d exclusion Sera exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui s est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre ou qui n a pas fourni ces renseignements Sélection qualitative Critère de sélection relatif aux moyens financiers du soumissionnaire Voir l article 67 de l Arrêté Royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques. Par lot, le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours des trois derniers exercices un chiffre d affaires total cumulé relatif à l objet du présent marché d au moins : EUROS pour le lot 1 ; EUROS pour le lot 2. Le soumissionnaire joindra à son offre une déclaration relative au chiffre d affaires total réalisé pendant les trois derniers exercices, à moins que le chiffre d affaires total soit mentionné dans les comptes annuels approuvés qui peuvent être consultés via le guichet électronique (il s agit des comptes annuels libellés selon le schéma comptable complet, ou selon le schéma comptable raccourci dans laquelle la mention facultative du chiffre d affaires total réalisé, a été complétée). Les soumissionnaires qui n ont pas déposé les comptes annuels approuvés des trois dernières années comptables auprès de la Banque Nationale de Belgique, sont tenus de les joindre à leur offre. Cette obligation vaut également pour les comptes annuels approuvés récemment et qui n ont pas encore été déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique, parce que le délai légal accordé pour le dépôt de ceux-ci n est pas encore échu. Pour les entreprises individuelles, il convient de faire rédiger un document reprenant tous les actifs et tous les passifs par un comptable IEC ou un réviseur d entreprise. Ce document doit être certifié conforme par un comptable IEC agréé ou par le réviseur d entreprise, selon le cas. Le document doit refléter une situation financière récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres). Au cas où l entreprise n a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable IEC ou par le réviseur d entreprise suffit. Les entreprises étrangères doivent joindre également à leur offre les comptes annuels approuvés des trois dernières années ou un document reprenant tous les actifs et tous les passifs de l entreprise. Au cas où l entreprise n a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable ou par le réviseur d entreprise ou par la personne ou l organisme qui exerce ce type de fonction dans le pays concerné suffit.

20 Cahier des charges S&L/AO/340/ / Critère de sélection relatif se rapportant à la compétence technique du soumissionnaire Pour chacun des lots auxquels il soumissionne, le soumissionnaire joint à son offre : un minimum 3 références de services de déménagement exécutés, au cours des trois dernières années satisfaisant aux conditions cumulatives suivantes : Lot 1 : 1) un déménagement externe (d un bâtiment vers un autre) (comprenant du mobilier); 2) de minimum 150 personnes ; 3) réalisé en 3 jours de calendrier successifs. Lot 2 : 1) un déménagement externe (d un bâtiment vers un autre) (comprenant du mobilier); 2) de minimum 30 personnes ; 3) réalisé en 1 jour de calendrier. Pour ces trois références, le soumissionnaire renseigne la date, le montant total du marché et les coordonnées d une personne de contact au sein de la société ou de l organisation déménagée (voir Annexe 6 à remplir obligatoirement). S il s agit de services à des autorités publiques, la justification est fournie par des certificats émis ou contre signés par l autorité compétente. S il s agit de services à des personnes privées, les prestations sont certifiées par celles-ci ou, à défaut, elles sont déclarées avoir été effectuées par le soumissionnaire Régularité des offres Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres irrégulières seront exclues. Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées au critère d attribution prix Critère d attribution prix Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant l offre la plus basse quant au prix, pour autant que celle-ci soit formellement et matériellement régulière et pour autant que le contrôle par le pouvoir adjudicateur de la déclaration implicite sur l honneur de ce soumissionnaire ait démontré que la déclaration implicite sur l honneur correspond à la réalité.

21 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 Pour garantir l objectivité du pouvoir adjudicateur et l égalité de traitement entre les soumissionnaires, la configuration d évaluation, a été fixée avant la publication de l avis de marché et a été communiquée à l Inspection des Finances. L évaluation des offres dans le cadre du critère d attribution prix se fera, par lot, sur base de la somme du prix total de tous les mouvements repris dans l inventaire (tranches fermes et conditionnelles), et des montants totaux pour les options 1, 2, 3, 4 et 5 (tous les mouvements repris en annexe 1.3), TVA comprise. Par lot, pour ce qui concerne le critère d attribution «prix», les offres seront évaluées sur la base des prix renseignés par les soumissionnaires dans leur inventaire des prix appliqués à la configuration d évaluation fixée préalablement par le pouvoir adjudicateur. Les points attribués pour le critère «prix» seront calculés sur la base de la formule suivante: Plot = (Pm /Po) où : Plot = points attribués pour le critère prix (en fonction du lot) Pm = le prix de la configuration d évaluation le plus bas calculé pour une offre régulière Po = le prix de la configuration d évaluation calculé pour l offre analysée

22 Cahier des charges S&L/AO/340/ /59 1. Fonctionnaire dirigeant. D. EXECUTION Le Fonctionnaire dirigeant est le seul compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du Pouvoir Adjudicateur) sera désigné dans la notification de la conclusion du marché. Les limites de ses compétences y seront indiquées. Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer partie de ses compétences. 2. Révision de prix. Aucune révision de prix n'est possible. En effet l'essentiel des mouvements se fera dans délai inférieur à un an. Ce qui resterait comme mouvement de déménagement après un an sera, le cas échéant, minime et donc ne justifie pas une révision de prix. 3. Responsabilité du prestataire de services. Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis, en particulier dans les études, les comptes, les relevés, les plans ou dans toutes les autres pièces déposées par lui en exécution du marché. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services. L adjudicataire est totalement responsable des accidents qu il occasionnerait lors de l exécution. Toute dégradation, perte ou vol, fût-ce successif aux intempéries ou autres risques sera de la responsabilité de l adjudicataire. L adjudicataire prend à ses frais toutes les mesures nécessaires afin d éviter les dommages et d assurer la protection des parachèvements, accès (intérieurs et extérieurs), ascenseurs et tout autre lieu sensible. Les protections ne seront retirées qu avec l autorisation du pouvoir adjudicateur. La protection mise en place devra être maintenue en parfait état durant toute la période demandée. Les moyens de levage, non encore protégés, situés dans les zones de transport de tout mobilier ou caisses sont tenus d être protégés afin d éviter toute dégradation ; il en sera de même pour les éléments jugés fragiles dans les zones de chantier (les cloisons et angles de cloisons, les encadrements de portes, les châssis de fenêtres, les surfaces de circulation, les caches convecteurs ou radiateurs, etc.). Les gaines de sol et boîtes d électrification seront particulièrement protégées aux endroits de passages du matériel roulant (plateaux à roulettes, diables, etc.). Un état des lieux préalable pour la protection des parachèvements, accès, ascenseurs et tout autre lieu sensible sera établi conjointement par les différentes parties.