MODULE 8 ELABORER UN CAHIER DES CHARGES POUR ORGANISER UNE MANIFESTATION SPORTIVE

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1 UFOLEP - USEP MODULE 8 ELABORER UN CAHIER DES CHARGES POUR ORGANISER UNE MANIFESTATION SPORTIVE Réponses proposées Références outils Sites internet www. perso.wanadoo.fr/eps71 -Etablir un échéancier -Tenir compte de la réglementation -Etablir un protocole : fiches annexes «organiser une rencontre USEP» Fiches jointes -Organisation d une manifestation sportive -Une rencontre USEP -Démarches administratives par type de manifestation UFOLEP -Que faire en cas d accident? -Protocole à respecter pour la prise de parole par les officiels

2 Module 8 ORGANISATION D UNE MANIFESTATION SPORTIVE Avant Echéancier - établir un budget (éventuellement recherche de subventions ou d aides : voir module 4 ) J 3 à 6 mois - établir les démarches administratives J 3 à 6 semaines - prévoir l organisation matérielle, les moyens humains, le protocole J 1 à 2 mois - médiatiser la manifestation J 15 jours - envoyer les convocations J 1 mois - envoyer les invitations J 1 mois - prévoir un échéancier des tâches, un horaire de la journée J 8 à 15 jours Pendant - prévoir l accueil - mettre en place le service d ordre, le service médical (si besoin) - suivre le déroulement de la journée suivant programme pré-établi Après - établir les résultats et les classements et les faire parvenir aux intéressés et à la presse J + 1 à 3 jours - remercier les partenaires J + 8 jours - établir un bilan et une évaluation J + 15 à 30 jours

3 Module 8 Une rencontre Usep pourquoi? pour qui? comment? Organiser une rencontre USEP n est pas l apanage du Délégué Départemental USEP ou des équipes de circonscription. Ce document fait l inventaire de toutes les tâches à prévoir pour tous les moments d une demi-journée ou d une journée de rencontre. Dans un premier temps, il doit prouver à l animateur ou dirigeant USEP qu organiser une rencontre n est pas une tâche insurmontable. Attention, l organisateur doit connaître un certain nombre de dispositions réglementaires. Ce document est aussi destiné à terme aux enfants pour qu ils puissent très vite s impliquer dans le déroulement et l organisation de la rencontre USEP. L objectif à court et moyen terme : - Une rencontre de proximité, de secteur, gérée par des enfants responsables C est un travail, certes de longue haleine, mais ce n est sans doute pas une utopie. REUSSIR UNE RENCONTRE Pour se lancer dans l organisation d une manifestation, n oubliez pas dans un premier temps de : Définir les objectifs Recenser les équipements nécessaires et les réserver (annexe 1 «Val d Oise»), Réunir animateurs et enfants impliqués dans l organisation. Prévoir dans la mesure du possible un tee-shirt, casquette ou autre pour distinguer les personnes qui encadreront la rencontre Sur le lieu de la rencontre prévoir : Un espace d accueil : - on invite les participants à se faire connaître afin de vérifier si tous les inscrits sont présents, - on communique les informations (sono, affichage) - on peut apprendre ou vérifier l horaire et le lieu de passage d une activité (plan, planning, personne ressource) - on peut trouver du matériel (stock, personne responsable) - on centralise les résultats (tableaux, système informatique, «juge arbitre») - on donne les résultats (s il y a lieu) et les récompenses (affichage, remise des récompenses, annonce des résultats) - on peut soigner quelqu un (pharmacie, téléphone) Un lieu de stockage pour le matériel Un endroit abrité en cas de mauvais temps

4 Module 8 UNE RENCONTRE USEP J-60 Vérifier le matériel à utiliser Informer les associations : envoyer une lettre précisant le lieu, la date, le type de rencontre avec coupon réponse où seront indiqués : nom de l école, niveaux des classes engagées, effectifs, nombre d équipes, nom des enseignants. Ne pas oublier de préciser une date limite de retour (annexe 3 «Val d Oise») Etablir un budget prévisionnel : c est l inventaire des dépenses et des recettes (annexe 4 «Val d Oise») Recherche de subventions ou partenariats éventuels J-15 Informer l IEN des déplacements et de la manifestation Lancer des invitations : presse, mairie, IEN, personnalités (annexe 6 «Val d Oise») Recenser les participants, préparer les poules (pour les rencontres de sports collectifs) (annexe 6 «Val d Oise»)., réaliser et envoyer le dossier pratique aux écoles inscrites. Le dossier doit comporter le déroulement de la journée et rappeler : - d apporter son pique-nique le cas échéant ou/et un en- cas, de l eau - les règles du jeu - la répartition précise des tâches - les règles : le code du sportif, sécurité (numéros d urgence), respect des lieux et du matériel, (annexe 7 «Val d Oise») Prévoir les récompenses (brevet, médaille ou trophée). De préférence prévoir une récompense pour chaque participant (type brevet). S il y a des classements, d autres récompenses seront données (type médaille ou coupe). Contacter les services municipaux afin de faire tracer les terrains et recenser avec eux le matériel nécessaire (tables, chaises, sono ). J-7 Vérifier tous les points d organisation Lister ce qu il reste à faire J-1 Préparer le matériel : crayons, feuilles, ballons, plots, chronos, sifflets, appareil photo Penser aux feuilles de poules vierges en cas de désistement de quelques équipes Préparer les récompenses : les répartir par classes, équipes ou écoles S assurer que le traçage des terrains a été effectué et vérifier que tout le matériel nécessaire à la rencontre est disponible auprès des services municipaux. Confirmer les horaires de remise des clefs Interroger la météo et prendre très vite une décision quant au maintien ou non de la rencontre Penser aux dernières courses à effectuer J Installation : matériel, sonorisation, plots Accueillir les écoles : faire un rapide rappel du déroulement de la journée, présenter les personnes qui encadrent la journée A la fin de la rencontre ranger le matériel et faire un bilan rapide Diffusion des résultats.. APRES LA RENCONTRE

5 Lettre de remerciements aux services municipaux Communiqués de presse : envoyer articles et photos aux journaux. Les documents «Annexes Val d Oise» sont disponibles sur le site national USEP :

6 Module 8 UNE RENCONTRE USEP CADRE INSTITUTIONNEL DES SORTIES ET RENCONTRES USEP 1 - Deux cas à distinguer : Temps Scolaire (TS) Hors Temps Scolaire (HTS) TS : Le cadre strict des horaires et des jours de classe. HTS : Les jours de classe : - avant la classe du matin - pendant l inter classe - après la classe de l après-midi Pendant toute autre période que les jours de classe - les mercredis - week-end ou vacances (En plus des sorties et rencontres, des centres permanents USEP peuvent fonctionner sur le HTS) TS et HTS : L organisation d une activité USEP un jour de classe pourra voir se succéder des périodes TS et HTS (départ avant l horaire de classe du matin, continuité de la sortie pendant l inter classe, retour après l horaire de classe). 2 - Informations et autorisations : Pour une activité ne comprenant que du TS (rencontres, sorties), l enseignant doit diffuser l information aux parents. L autorisation parentale n est pas nécessaire ; l activité fait partie d un projet pédagogique et la participation de tous les enfants d une classe est obligatoire. La gratuité pour les enfants à titre individuel, s impose dans ce cas. Pour une sortie en HTS ou comprenant du HTS, une autorisation parentale est nécessaire. 3 - Responsabilité Activité exclusivement en TS : L enseignant est l unique responsable des enfants, pédagogiquement et civilement. Il peut s adjoindre la participation d intervenants extérieurs bénévoles ou rémunérés, sous certaines conditions d agrément, qui sont sous son autorité et sa responsabilité. L action de l intervenant extérieur doit s inscrire dans le projet pédagogique des enseignants. Activité en TS et en HTS en continuité : L enseignant est l unique responsable des enfants, pédagogiquement et civilement.

7 Si les parents récupèrent un enfant, ne pas oublier de faire signer la décharge. Module 8 UNE RENCONTRE USEP Activité exclusivement en HTS : La personne morale (président de l association et membres du CA) est responsable des enfants. 4 - Agrément des intervenants extérieurs pour le TS Demande d agrément : Elle est faite par les enseignants (et non par les intervenants eux-mêmes). L agrément sera délivré par l Inspecteur d Académie selon les procédures en vigueur dans chaque département. Conditions particulières : Certains comités départementaux USEP élaborent différents niveaux d intervention : animateur, accompagnateur. Ces dispositions sont prises, en général, pour différencier les niveaux de licences USEP adultes. 5 - Taux d encadrement TS : Les normes sont précisées par les textes officiels de l Education Nationale (voir BOEN). Certaines activités sont à taux d encadrement renforcé. HTS : Il est vivement conseillé d appliquer les normes du MJSVA. 6 - Transports Les conditions sont précisées dans les textes de l Education Nationale. Dans les cars, respecter le nombre maximum de places autorisées. Des listes de transporteurs agréés sont établies par les Inspections Académiques dans chaque département. Les consulter avant l organisation de la sortie. 7 - Hébergement TS : Les locaux et structures doivent être agréés par l Inspection Académique du département d accueil (listes disponibles à l Inspection Académique). HTS : Les locaux et les structures doivent être agréés par la DDJS du département d accueil (liste à la DDJS). TS et HTS en continuité : La règle TS prévaut.

8 Module 8 UNE RENCONTRE USEP 8 - Assurances Les enfants et les adultes titulaires d une licence USEP sont assurés. Il est possible de contracter auprès de la Ligue départementale une assurance temporaire globale pour les accompagnateurs ou les enfants qui participent occasionnellement à une rencontre USEP. La responsabilité civile des adultes (enseignants, intervenants) est fixée dans le cadre de leurs conditions d exercice. Elle peut être couverte par leur employeur ou une assurance. La responsabilité pénale est celle de tout citoyen et ne peut être couverte par aucune tierce personne ou assurance. 9 - Textes officiels de l Education Nationale - Circulaire relative à l organisation des sorties scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques n du 21 septembre 1999 (BOEN hors série n 7 du 23 septembre 1999) - Circulaire relative à l agrément des intervenants extérieurs n du BOEN du 3/07/72) - Circulaire relative à l agrément des E.T.A.P.S. J.O. du 03/03/92 du BOEN N 45 du 17/12/87

9 DEMARCHES ADMINISTRATIVES PAR TYPE DE MANIFESTATION UFOLEP Avec véhicule à moteur Sur voie publique Module 8 Compétition Exemples Assurances Entraînement de Basket Match de Foot Randonnée cycliste Course cycliste Entraînement Moto Course Moto Rallye promenade Rallye automobile Globales de base + licences ou RAT Globales de base + licences + Assurance du véhicule Globales de base + licences + RC manifestation véhicules à moteur Globales de base + licences + Assurance du véhicule Globales de base + licences + RC manifestation véhicules à moteur Couverture sanitaire Dans tous les cas nécessité de couverture sanitaire adaptée au type de manifestation Se rapprocher des services de l Etat Obligations administratives NON Sur terrain privé : non Dans un lieu public : déclaration au maire < 20 participants : non > 20 participants : déclaration préfectorale Autorisation préfectorale Si pas de public : non Si public : oui Autorisation préfectorale Déclaration en préfecture ou sous-préfecture Autorisation préfectorale Délais 1 mois avant 6 semaines avant Interdépartementale : 3 mois Départementale : 6 semaines 3 mois avant 6 semaines avant 3 mois avant Textes Décret N du 31 mai 97 BO septembre 1999 Code de la route BO N 18 du 31 octobre 2003 Code de la route (permis, CASM, ) BO N 18 du 31 octobre 2003 Code de la route (permis, CASM, ) BO N 18 du 31 octobre 2003

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11 Module 8 QUE FAIRE EN CAS D ACCIDENT? En cas d accident grave d un licencié lors d une manifestation, c est à l association organisatrice de la manifestation de prendre les premières mesures qui s imposent : Appeler le S.A.M.U. (15 ou 112) Appeler la gendarmerie si un constat doit être fait (surtout en cas d accident avec un tiers), Contacter la famille proche s il y a lieu Recueillir les premiers éléments pour la déclaration de sinistre : date, lieu, heure, certificat médical des blessures à demander au médecin ou aux urgences, nom des témoins avec leurs coordonnées. Etablir un compte rendu de la manifestation L organisateur de la manifestation transmettra ces différentes pièces dès le lendemain au correspondant du club du licencié qui complètera la déclaration et l enverra dans un délai de 5 jours après l accident à la compagnie d assurances. En cas d accident d un participant non licencié lors d une manifestation organisée par une association, c est toujours à l association organisatrice (qui a souscrit l assurance risques activités temporaires) de faire les premières démarches. Pour l UFOLEP, Il est obligatoire, que lors de l inscription des non licenciés, ceux-ci fournissent un certificat médical datant de moins d un an, et qu ils fournissent le maximum de renseignements, notamment les coordonnées de la personne à prévenir en cas d accident (téléphone). Dans tous les autres cas, lorsqu il s agit d un accident corporel s étant passé en dehors d une manifestation officielle, le licencié doit prévenir le correspondant de son club le plus vite possible et lui fournir le certificat médical descriptif des blessures. Celui-ci prendra contact avec sa compagnie pour compléter la déclaration d accident (délai de déclaration : 5 jours ouvrés).