Automatisation du circuit du médicament

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1 Automatisation du circuit du médicament Prof. Pascal BONNABRY Forum romand «Qualité et sécurité des soins à l hôpital» Lausanne, 29 septembre 2011 Une organisation obsolète? 39% Prescription Stock industrie Stock pharmacie centrale Evènement évitable : 6.5% des admissions Stock unité de soins 11% Administration 38% Bates DW, JAMA 1995;274:29 1

2 Erreurs de distribution (vraie vie) Taux d erreurs = 1 % 24% 56% 20% Comptage Oubli Sélection Gschwind L, HUG, 2006 Erreurs de dispensation (expérimental) Taux d erreurs = 3 % 20% 6% 74% Erreur de sélection Erreur de répartition Erreur de comptage Garnerin P, Eur J Clin Pharmacol 2007;63:769 2

3 Technologies de l information: Quelles attentes? Améliorer La sécurité en réduisant les possibilités d erreurs et en améliorant la performance des contrôles L efficience en améliorant la performance de travail La traçabilité en facilitant l enregistrement des logs La communication en connectant les différentes étapes du processus Centralisé ou décentralisé? Préparation centralisée des traitements t envisageable si Peu de changements de prescriptions (soins chroniques) Proximité entre la pharmacie et les unités de soins Ne correspond pas aux HUG Soins aigus majoritaires Distance entre la pharmacie et de nombreuses unités des soins (hôpital multi-sites) ex. Sinteco (ex. Annecy) 3

4 Technologies de l information: Vision globale Distribution robotisée Armoire à pharmacie automatisée Stock industrie EDI Stock pharmacie centrale Stock unité de soins Prescription informatisée Système d information clinique Système d information logistique Scanning au lit du patient Distribution avec scanning Technologies de l information: Projets aux HUG Distribution robotisée Armoire à pharmacie automatisée Stock industrie EDI Stock pharmacie centrale Stock unité de soins Prescription informatisée Système d information clinique Système d information logistique Scanning au lit du patient Distribution avec scanning 4

5 Robotisation de la distribution Déroulement du projet Initiation du projet janvier 2010 Etude de faisabilité 1 er semestre 2010 Décision d acquisition par la direction des HUG 1 er juillet 2010 Appel d offre selon la loi sur les marchés publics 2 ème semestre 2010 Cahier des charges technique Cahier des charges administratif Adjudication di du marché décembre Projet d implantation du robot 1 er semestre 2011 Mise en exploitation 1 er juillet 2011 And the winner is Rowa (ARX) Mach 4 (Galexis) 5

6 Construction du robot 3 semaines de montage Deux robots: 13,66m x 1,60m x 2,75m Deux bras par robot étagères (34 cm de profondeur) boîtes Poids total: kilos Chargement Manuel Automatique (Pro-log) 2 x 350 = 700 boîtes/heure avec 45 de temps de travail 2 x 120 = 240 boîtes/heure entièrement automatique 6

7 Délivrance 10 sorties (+ 1 sortie technique) Vitesse de pointe: boîtes / heure Vitesse moyenne: 700 boîtes / heure Robotisation de la distribution gain de sécurité Hypothèse: réduction du taux d erreur de préparation Réalité: Taux d erreur en cours de mesure 1 ère impression: Grande fiabilité de la préparation Risque d erreur existe: En cas de problèmes techniques, de dysfonctionnements doivent être maîtrisés! Erreur d adressage bulletin de livraison sur la mauvaise caisse 7

8 Robotisation de la distribution gain de sécurité Analyse prospective des risques (AMDEC) Indice de criticité % - 50% Manuel Scanning Robot Robot Scanning Manuel Indice de criticité 700' ' ' ' ' ' ' Coûts (Frs) Robotisation de la distribution gain d efficience Hypothèse: réduction de la charge de travail estimée à 2 ETP Réalité: Réduction exacte de la charge de travail en cours de mesure 1 ère impression: Volume pris en charge correspond à ce qui était prévu Le robot peut-être géré par une seule personne Retour sur investissement 2 ETP rendus 3.1 ans si frais de fonctionnement pas pris en compte 5.4 ans avec les frais de fonctionnement (amortissement, contrat de maintenance) 8

9 Robotisation de la distribution gain de traçabilité Datamatrix sur l emballage secondaire Traçabilité Traçabilité des lots / dates de péremption distribués Armoires à pharmacies automatisées Déroulement du projet Etude expérimentale 2003 Mandat d étude de la direction générale début 2010 Etude de faisabilité 1 er semestre 2010 Décision par la direction de réaliser un essai pilote juillet 2010 et intégration dans le plan stratégique Pé Préparation de l essai pilote 2 ème semestre 2010 Essai pilote 2011 Rapport de l essai pilote rendu à la direction décembre 2011 Décision GO NO GO début 2012? 9

10 Armoires automatisées intérêts potentiels Amélioration de la sécurité de dispensation Stockage des médicaments dans des tiroirs sécurisés Préparation des traitements interfacée à la prescription (pas pour le pilote) Amélioration de la qualité de la logistique Réduction des fréquences de réapprovisionnement Gestion des stocks informatisées commandes automatiques Professionnalisation de la gestion de stock = personnel ldédiéà cette activité i Traçabilité complète et simplification de la gestion des stupéfiants Fournisseurs Pyxis (CareFusion) Omnicell (Euraf) 10

11 Déroulement de l essai pilote 3 mois 3moi mois 3 mois Bloc opératoire (OPERA, seulement stupéfiants) Pyxis Omnicell Unité de soins (3-AL, chirurgie digestive) Pyxis Omnicell Interfaçage informatique Interfaçage de la prescription pas réaliste pour un pilote Armoire à pharmacie automatisée Prescription informatisée Liste des patients Stock pharmacie centrale Commande automatique Simulé Stock unité de soins 11

12 Approvisionnement Remplissage de l armoire pris en charge par la pharmacie Paramètres basés sur l historique des consommations et adaptés Fréquence: Bloc opératoire: 1x/semaine Unité de soins: 3x/semaine Quelques commandes passées par les soignants Médicaments non présents dans l armoire (incorporés par la suite) Médicaments manquants (devrait arriver le moins possible) Approvisionnement Remplissage de l armoire pris en charge par la pharmacie Edition d une liste de réapprovisionnement (= médicaments ayant atteint leur seuil de commande) Remplissage sécurisé par scanning des emballages 12

13 Préparation des traitements Dispensation par le personnel soignant Chaque infirmière pour ses patients à chaque horaire d administration Sur la base de l échéancier infirmier (imprimé du dossier patient informatisé) Modification du processus Préparation des traitements Dispensation par le personnel soignant Login biométrique (empreinte digitale) Sélection du patient Sélection des médicaments à prélever Prélèvements des médicaments dans les tiroirs qui s ouvrent 13

14 Protocole d évaluation En cours Paramètres logistiques (inventaires, nombre de demandes urgentes, ) Observation des erreurs (divergences pour les stupéfiants, par rapport à l échéancier) Ergonomie pendant le travail (observation) Satisfaction et préférence (questionnaire) e) Temps (infirmier, pharmacien, assistante en pharmacie) Economique (médicaments, temps de travail) Thèse d Olivia François, HUG Armoires automatisées gain de sécurité Hypothèse: réduction du taux d erreur de dispensation Etude expérimentale: 3 sans armoire 2.5 avec armoire Taux erreur [%] Du Pasquier C, Riberdy L, HUG, 2003 Total Omission Sélection Comptage Répartition 14

15 Armoires automatisées gain d efficience Hypothèse: optimisation de la gestion logistique Premières impressions: Réduction du nombre de réapprovisionnements du nombre de commandes en urgence Evaluation approfondie nécessaire Efficience globale du circuit logistique Balance de temps Temps épargné par les soignants Temps de travail nécessaires à la gestion Armoires automatisées gain de traçabilité Traçabilité totale des dispensations Qui? Quoi? Quand? Pour qui? Stupéfiants Suppression des feuilles de saisie manuelle Contrôle du stock avant prélèvement Gestion des divergences par l infirmier responsable 15

16 Facteurs de réussite Projets de très grande ampleur Structurer le projet (COPIL, groupes de travail) Avoir un chef de projet très disponible Ne pas sous-estimer Le temps nécessaire pour le projet L impact sur le fonctionnement Facteurs de réussite Choisir le bon fournisseur Impliquer activement les hiérarchies (leadership) les collaborateurs directement concernées (vision de terrain) Avoir des informaticiens compétents et disponibles Avoir un coordinateur des travaux d aménagement Ne pas négliger les aspects de formation Etre réactif, notamment dans les phases critiques (démarrage) Evaluer le résultat et ajuster 16

17 Conclusion L apport des technologies de l information dans le circuit du médicament est une des mesures pouvant permettre d améliorer: La sécurité L efficience La traçabilité Chaque hôpital devrait définir sa stratégie pour le futur L implémentation est complexe et nécessite un important investissement financier et en temps L évaluation est importante pour permettre une amélioration continue basée sur des éléments objectifs Merci de votre attention Robot Claudio Berton Olivier Borel Ludovic Bouet Brigitte Burtin Laurence Cingria Sonal Desai Olivia François Anne-Sophie Gauthier Picard Bruno Givry Bertrand Hartwig Frédéric Lefrançois Arnaud Lorimier Jean-Marie Menu Sophie Pothier Cosimo Racioppi Michel Tacchino Danielle Tschopp Nathalie Vernaz Les ateliers des HUG La société ARX Armoires automatisées Maud Bianchi Christine Chappuis Pierre Chopard Olivia François Sylvie Maroun Jean-Marie Menu Marie-Françoise Métivier Bernard Mugnier Christophe Picot Maria Pineiro Anne Schroecker Michel Tacchino Nathalie Vernaz Le personnel du bloc OPERA et du 3-AL Les sociétés Pyxis / CareFusion Les sociétés Omnicell / Euraf 17

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