Organisation du département de la formation : Objectifs, grands principes de fonctionnement et organigramme fonctionnel

Transcription

1 Direction des ressources humaines Département de la formation Organisation du département de la formation : Objectifs, grands principes de fonctionnement et organigramme fonctionnel Note de présentation pour le Comité Technique Central du 17 novembre 2011 Cette note présente les grandes lignes de l organisation du département de la formation à mettre en œuvre début Cette organisation est traduite dans un schéma de principe arrêté lors de la réunion du 21 octobre avec les personnels du département et le Directeur général et soumise à l avis du Comité Technique Central. Ce schéma a été élaboré par le Chef de département avec la participation des personnels de la formation et proposé au Directeur général. 1 LE CONTEXTE DE LA FORMATION A L ONF L ONF investit de longue date dans une politique de formation interne au profit de la mise en œuvre d'une gestion forestière dynamique. Celle-ci s appuie sur des structures et dispositifs dédiés (département de la formation, campus ONF, formation d adaptation à l emploi, guides de la formation, formation des réseaux, ). La formation, processus de soutien piloté dans le cadre du sous-processus «former les personnels» entre dans le champ des certifications de l ONF (ISO 9001) et bénéficie à l ensemble des personnels de droit public et de droit privé. Trois objectifs sont fixés à la formation : - accompagner la professionnalisation des personnels en répondant aux besoins de compétences et d employabilité des personnels ; - permettre le développement personnel ; - accompagner le changement. L ONF investit en moyenne 6 % de sa masse salariale au profit de la formation quand les obligations légales minimales s élèvent à 1,6% journées de formation ont été annuellement dispensées en moyenne sur les 10 dernières années. Le taux d accès à la formation à l ONF est de l ordre de 80% pour l ensemble des personnels de l ONF et se traduit par 5 jours de formation par an et par personnel de droit public et 3,5 jours pour les personnels de droit privé. L investissement de l établissement en matière de formation a été maintenu, mais la nature des formations dispensées a évolué. Ainsi, en lien étroit avec les évolutions de l ONF, la formation a connu ces dernières années des évolutions importantes : 1 Moyenne française tous secteurs 3,2%, moyenne FPE et grandes entreprises 6 à 7%. Organisation du département de la formation note au CTC p. 1

2 - Part croissante des formations nationales en accompagnement du déploiement de grands projets (Cedre & Gincco, Sequoia, SIFOB, Agences travaux, reconversion, SST, RPS, ), - Evolution de la Formation d Adaptation à l Emploi (TOF, TSF, SA, Attachés ) - Rééquilibrage de l effort de formation en faveur des personnels de droit privé, - Création de la fonction conduite du changement, - Accompagnement renforcé des directions territoriales et des directions métier - Pilotage de la formation renforcé (élaboration du plan FOP, certifications, déploiement d un outil de gestion de la formation (GERHFO intégré au SIRH) avec des coûts de formation maîtrisés. Si les missions du département se sont enrichies depuis 2007 pour accompagner les évolutions de l établissement et de ses personnels, la structure de son organisation a cependant peu évolué, pesant sur son fonctionnement. L organisation du département devait donc être revue pour fonctionner de façon optimale en appui de la mise en œuvre du contrat d objectifs et de performances , de la confortation permanente des compétences des personnels - quel que soit leur statut - et ce dans un environnement RH et budgétaire tendu. Il s agit de concevoir une organisation pertinente mais aussi susceptible de s adapter dans le temps et de résorber des cloisonnements entre les services tout en améliorant la lisibilité du dispositif. 2 NOUVELLE ORGANISATION 2012 : LES OBJECTIFS RECHERCHES ET LES POINTS A APPRECIER 2 a) Au service de l établissement et de ses personnels, la formation sur la période devra participer à former et à accompagner l ensemble des personnels (PEF & POF) et des managers de façon optimale, tant collectivement qu individuellement. De premiers axes découlant de la mise en œuvre du contrat d objectifs et de performance nécessiteront un investissement fort de la formation : - Appui aux projets des directions centrales : évolutions techniques, commercialisation, agence travaux, activités conventionnelles - Mise en œuvre de plans d actions (ex. audit socio organisationnel ) - Déployer de nouveaux outils (SIFOB, SEQUOIA, SIRH ) - Former les managers (RPS, management opérationnel et de proximité ) - Réussir la conduite du changement, accompagner les évolutions métier, - Appui aux projets RH, aux personnels dans la confortation des compétences, - Participer à l adéquation missions moyens, - Formation des nouveaux personnels et formation continue des personnels Organisation du département de la formation note au CTC p. 2

3 2b) Pour assurer la formation des personnels de l ONF dans le cadre de la GPRH, différents points à apprécier ont été identifiés lors des travaux sur l évolution de la formation. Ils devront être évalués et arbitrés afin d être pris en compte dans le cadre de la mise en oeuvre de la nouvelle organisation du département. On peut notamment citer : - La formation composante de la GPRH qui intègre la gestion des compétences, les parcours métiers - Passer d une «offre de formation» à des «réponses en formation» par rapport à des compétences évaluées, - Offrir plus d ingénierie et d appui aux territoires et aux directions métiers, - Renforcer les partenariats externes, des relations permanentes avec l enseignement et les écoles (AgroParisTech, DGER, écoles forestières ), - Interfacer de nouvelles activités et mobiliser de nouveaux outils (conduite du changement, SIRH, référentiels ), - S inscrire dans des plans pluriannuels et faire évoluer les plans actuels, - Recourir plus fortement aux formateurs internes, aux experts métiers, 2c) Différentes évolutions du fonctionnement de la formation sont attendues. - Renforcer la cohérence entre le niveau national et les niveaux territoriaux au profit d une stratégie métiers, compétences et formation d établissement, - Renforcer l intervention DRH FOP en ingénierie de formation, - Renforcer le rôle du management dans le suivi et l évaluation des compétences, - Enrichir les métiers et pratiques de la formation avec la Formation Ouverte A Distance (FOAD), les communautés de pratiques, les portails - Continuer de simplifier et d optimiser les procédures dans le cadre de l AMC, 2d) Des améliorations du fonctionnement du département formation seront mises en œuvre : - Renforcer la lisibilité de l organisation DRH FOP et améliorer ses interfaces, - Piloter mieux l ensemble de la programmation et le suivi de sa réalisation, - Gérer des flux de commande multiples et évolutifs dans le temps, - Maintenir la qualité du service rendu (site du campus, accueil, restauration ) Organisation du département de la formation note au CTC p. 3

4 3 L ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Principes généraux L organigramme fonctionnel (page 6) est le résultat de travaux menés au sein du département avec les responsables hiérarchiques et de concertations tenues avec les personnels lors de plusieurs réunions en mai (2) et septembre derniers (1). Cet organigramme fonctionnel présenté aux personnels par le Directeur général et le Chef du département le 21 octobre constitue le schéma qui sera présenté et débattu par la suite en CTS. L organisation du département n est pas bouleversée mais sera ainsi clarifiée et optimisée pour mieux porter les réponses en matière de formation et de compétences. Elle devrait reposer sur deux composantes principales placées sous l autorité du chef de département que sont : - A) une composante dédiée à la conception de la politique et des outils de la formation, à son pilotage et à la programmation du plan de formation et des plans d actions pluriannuels, aux partenariats et à la cohérence d ensemble (DG DT) - B) une composante opérationnelle assurée par le campus ONF chargé de la mise en œuvre de la formation via un service ingénierie et formation et des activités de gestion du site. Cette organisation permet une meilleure lisibilité des champs de responsabilité et l affirmation claire d un échelon prescripteur et d un échelon de réalisation, avec une liaison permanente entre ceux-ci, via un suivi de la programmation et un CODIR fédérateur. Cette organisation répond aux objectifs identifiés avec les personnels de la formation et débattus avec le Directeur général. Elle s inscrit bien dans l ambition du Directeur général de «placer les ressources humaines au coeur des enjeux de l ONF» et son souhait de porter les enjeux de formation, leurs priorités et arbitrages au sein des Codir plénier et territoriaux. Organisation détaillée (cf. organigramme page 6) 3a) Composante conception programmation - pilotage Sous l autorité du Chef de département sont placées des fonctions dédiées au pilotage assurant via un responsable national le recueil, des besoins, l analyse et l élaboration de la programmation des plans de formation. Responsable national de la formation - Recueil de l ensemble des besoins de formation - Analyse et élaboration de la programmation des plans FOP - Plans FOP Réseau fop, Préparation CTC, CCE, - Comité formation, rapports activités - FAFSEA - Système d information et pilotage - Coordination de l ensemble des flux amont, suivi et arbitrages Organisation du département de la formation note au CTC p. 4

5 Partenariats ONF - Faire valoir en amont les attentes de l ONF par rapport à la formation initiale (BTS, ingénieurs, apprentis ) - Mutualiser des formations dans le cadre de partenariats - Préciser les rôles et apports des différents partenaires à la formation de l ONF - Optimiser les versements de taxe d apprentissage de l ONF vers les écoles bénéficiaires Concours et PEC - Regroupement des deux activités : PEC & Concours - Amélioration attendue de la programmation via le Schéma d emploi triennal - Optimisation des plannings avec les départements concernés (PFC, POF et PREV) Formation territoriale - Articulation formation nationale formation territoriale - Cohérence et complémentarité dans le cadre d une politique de formation ONF - Relations avec les DRH et les CMF Conduite du changement - Service conseil en méthodologie et animation avec les directions métiers et les territoires, - Service prescripteur qui passe des commandes en formation au service Ingénierie et formation (échelon opérationnel) Service finances budget - achats - Appui à l ensemble des services du département DT lien DG - Optimisation des moyens achats contrôle de gestion, maîtrise des coûts - Interfaces GERHFO / SAP 3b) Composante opérationnelle : le campus ONF Une fonction opérationnelle de mise en œuvre des formations assurées par le campus ONF. Pour insister sur la vocation opérationnelle du site du campus, des personnels ont proposé l évolution de sa dénomination en «Centre Opérationnel d Ingénierie et de Formation» (COIF). Constitution d un service ingénierie et formation - Regroupement «formation» & «ingénierie» - Évolutions des métiers «formation» et «ingénierie» - Interfaces renforcées avec la conduite du changement - Synergies PEF - POF - Suivi des flux formation par une programmation optimisée en amont et suivi de façon permanente - Pôle assistantes formation, rôle des assistantes en appui des chargés de formation Gestion de la partie école - Logistique et fonctionnement de l école - Organisation de la structure éducative - logiques de proximité et de partenariats locaux (cf. DT Lorraine, liens filière), - Optimisation du fonctionnement et du service rendu - Modernisation et valorisation du site (Hébergements Bois énergie Infoma ). Organisation du département de la formation note au CTC p. 5

6 Schéma d organisation Chef de département Conduite du Changement - Accompagnement de projets - Interfaces formation, métiers et territoires Service financier Service administratif Responsable national de la formation Recueil des besoins de formation Analyse et élaboration de la programmation des plans FOP Programmation Planification Directeur campus ONF Centre Opérationnel d ingénierie et de formation Partenariats ONF - Relations avec l enseignement technique et supérieur - Relations avec les formations forestières nationales, européennes et internationales Concours et PEC - Concours ext. et int. - Prép Exam Ingénierie & Formation Organisation par grands champs d intervention Organisation des formations Gestion du campus Organisation structure éducative Logistique & fonctionnement Responsable services techniques Formation territoriale - Relation avec les territoires pour l élaboration et le suivi des programmes territoriaux Organisation du département de la formation note au CTC p. 6

7 Des premiers objectifs prioritaires identifiés en matière de formation pour Inscrire la formation au cœur de la gestion des ressources humaines basée sur une articulation : Missions ONF - organisation métiers compétences formation. Concourir à la politique de GPRH portée par les niveaux stratégiques, les acteurs des ressources humaines et relayée au quotidien par le management de proximité, Accompagner l évolution de l établissement et des personnels via des démarches et outils de conduite du changement et l accompagnement des grands projets, intégrant les composantes organisation, métiers, outils, culture Permettre l adaptation au poste de travail en offrant au plus près des réponses en formation individualisées et adaptées aux préacquis des personnels Passer d une «offre de formation» à des réponses en formation et compétences découlant des référentiels, de l évaluation des besoins de compétences et des parcours professionnels Assurer la formation initiale des nouveaux entrants ou promus, favoriser le tutorat et le monitorat Développer les synergies et partenariats avec les écoles d ingénieurs, la DGER et les écoles forestières pour intervenir en amont des besoins de compétences de l établissement Objectifs complémentaires Etablir et mettre en œuvre des plans pluriannuels de formation aux niveaux national et territoriaux, adaptés aux besoins exprimés et aux moyens alloués à la formation Intégrer la prise en compte des besoins individuels de formation et de compétences exprimés dans le cadre des entretiens professionnels et en appui des parcours professionnels dans le cadre du SIRH et des référentiels métiers, compétences et formation Former les managers à l évaluation des effets et des besoins de formation en lien avec le fonctionnement des structures et les compétences nécessaires Maintenir l effort de formation en faveur des personnels ouvriers dans le cadre de l évolution des métiers et des missions Accompagner les directions métiers, leurs managers et leurs experts via de l ingénierie de formation pour contribuer au développement de l activité et des résultats Conforter l accès à la formation en enrichissant les vecteurs d accès via les nouvelles technologies, la formation ouverte à distance Accompagner l ensemble des personnels et des experts dans la transmission de leurs compétences ; valoriser le rôle des formateurs internes dans les objectifs individuels Renégocier des accords de formation (PEF et POF). Organisation du département de la formation note au CTC p. 7