Appel d offres /Demande de propositions (DP)

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1 Appel d offres /Demande de propositions (DP) Réalisation du stand du programme Compétitivité Économique au Maroc de l'usaid au Salon International de l Agriculture au Maroc (SIAM) 2012, 25 au 29 avril 2012 A. Numéro d appel d offre / N de RFP-Rab-021 Demande de proposition (DP) B. Date Le 06 Mars 2012 C. Titre Réalisation du stand du programme Compétitivité Économique au Maroc de l'usaid au Salon International de l Agriculture au Maroc (SIAM) 2012, 25 au 29 avril 2012 D. Bureau d émission et adresse de Morocco Economic Competitiveness Program soumission des propositions (MEC)/USAID 8, Rue du Rif, Souissi Rabat Attention : Zineb El yousfi E. Date de clôture de réception de questions Procurement_Mec@dai.com Au plus tard le 13 Mars 2012, à 17h00 Soumettre les questions via à ou par poste à l adresse citée ci-dessus F. Date de clôture de réception de Au plus tard le 20 Mars 2012, à 17h00 propositions/offres G. Personne à contacter Zineb El yousfi Procurement_Mec@dai.com Tél : Fax : H. Type de contrat prévu Bon de commande à prix fixe I. Base de sélection La sélection sera faite sur la base du prix le moins élevé, de la conformité de l offre aux spécifications techniques et de tout autre facteur de sélection défini dans la présente demande de proposition. Un bon de commande sera remis au soumissionnaire sélectionné sur cette base. OBJECTIF La société DAI, sous contractant de l USAID et à travers Le Programme Compétitivité Économique du Maroc (Morocco Economic Competitiveness dit MEC) invite des fournisseurs qualifiés à soumettre leurs propositions / offres concernant la réalisation du stand du programme Compétitivité Économique au Maroc de l'usaid au Salon International de l Agriculture au Maroc (SIAM) 2012, 25 au 29 avril 2012 CONTEXTE Le programme Compétitivité Economique du Maroc (MEC), est un programme lancé et financé par l Agence Américaine pour le Développement International (USAID) dans le cadre des programmes d appui engagés par le gouvernement des Etats-Unis d Amérique en faveur du Maroc. Ce programme a pour objectif global, d appuyer et accompagner les réformes marocaines visant à réduire les barrières à l investissement et aux échanges commerciaux. Le programme a été décliné en trois composantes à savoir

2 l amélioration du climat des affaires, l efficience et la valorisation de l eau en agriculture et le renforcement des capacités professionnelles. Les régions ciblées par ce programme sont celles de l Oriental et de Doukkala-Abda. SOUMISSION DES QUESTIONS Les questions peuvent être soumises par courrier postal ou électronique ( ) au plus tard le 13 Mars 2012, à17h00. Seules les questions relatives aux documents requis pour soumission, à l'emballage des documents ou aux coordonnées de MEC recevront une réponse par téléphone. Toute autre question technique devra être adressée au programme MEC par écrit via . Les réponses seront communiquées par écrit à l ensemble des concurrents ayant soumissionné. L objet du courrier doit inclure le numéro et le titre complet de la demande de proposition (DP). MODALITES DE SOUMISSION DES OFFRES - Les offres doivent être soumises au plus tard le 20 Mars 2012, à17h00. - Soit par courrier postale dans une enveloppe scellée et portant la mention : A l attention de : Zineb El Yousfi Morocco Economic Competitiveness Program/ USAID 8, Rue du Rif, Souissi Rabat Appel d offres Numéro : RFP-Rab- Titre : - Soit par courrier électronique ( ) à l adresse suivante : Procurement_Mec@dai.com Dans ce cas, le soumissionnaire doit obligatoirement indiquer en objet de l 1. Numéro d appel d offres (RFP Rab- ) 2. Nom de la société du soumissionnaire Les offres reçues au-delà des délais indiqués plus haut seront automatiquement rejetées et retournées aux soumissionnaires, non ouvertes. Les documents suivants doivent être joints à la proposition: (Les soumissionnaires sont priés de lire attentivement les consignes ci-après et de s'assurer de soumettre la liste complète des documents). A. LETTRE DE PROPOSITION : Toute soumission doit être accompagnée d'une lettre de proposition sur papier à en-tête de l'entreprise, dûment signée/cachetée (Cf. modèle en annexe A). La lettre doit comporter les éléments suivants: 1) L'entreprise doit attester que les prix indiqués sur son offre ont une durée de validité de 60 jours minimum. 2) Un bref résumé d expériences similaires dans ce domaine. L entreprise doit justifier de 3 ans minimum d expérience dans ce domaine. 3) La liste d'au moins 5 clients anciens et/ou actuels pour lesquels des services similaires, cités dans le titre de l appel d offre ont étés vendus, le nom de la personne ressource, son numéro de téléphone, ainsi que les quantités et les dates de ces ventes.

3 B. BORDEREAU DE PRIX/DEVIS QUANTITATIF 1) Les prix unitaire et total doivent être inscrits sur le bordereau des prix ci-joint (Cf. modèle en annexe B). 2) Le montant de la TVA doit être signalé dans une ligne séparée. 3) Toutes les caractéristiques techniques doivent être indiquées sur l annexe B ou en pièce jointe. C. AUTRES DOCUMENTS REQUIS 1) Une attestation contenant les informations suivantes : Le numéro d identification fiscale de la société, Le numéro du registre de commerce, le numéro de taxe professionnelle (patente) et le numéro d affiliation à la CNSS. 2) Un numéro DUNS : Votre société est tenue de fournir au Programme MEC un numéro DUNS. Note :Toute entreprise nationale ou étrangère bénéficiaire d un contrat de sous-traitance / bon de commande de première catégorie d une valeur minimale de $ USD, est tenue d obtenir un numéro DUNS avant la signature du contrat. Les entreprises dont le revenu brut de l exercice fiscal précédant, toutes sources confondues, est inférieur à $ , sont exonérées de cette obligation. AUCUN BON DE COMMANDE/ CONTRAT DE SOUS-TRAITANCE (d'au moins $25.000) NE SERA SIGNE PAR LE PROGRAMME MEC SANS L'OBTENTION AU PREALABLE D'UN NUMERO DUNS. Note : La détermination du soumissionnaire faisant objet de la présente demande de proposition est subordonnée à la fourniture d'un numéro DUNS au programme MEC. Les entreprises qui omettent de fournir un numéro DUNS ne seront pas retenues et le programme MEC sélectionnera un autre fournisseur. Prière de voir l'annexe C, «INSTRUCTIONS POUR OBTENTION D'UN NUMERO DUNS». ÉVALUATION DES OFFRES La sélection sera faite sur la base du prix le moins élevé, de la conformité de l offre aux spécifications techniques et de tout autre facteur de sélection défini dans la présente demande de proposition. Un bon de commande sera remis au soumissionnaire sélectionné sur cette base. EXIGENCES POUR LA VALIDATION TECHNIQUE Les caractéristiques techniques et autres facteurs non liés au prix, nécessaires à la validation technique sont les suivantes:

4 Caractéristiques techniques : Réalisation du stand du programme Compétitivité Économique au Maroc de l'usaid au Salon International de l Agriculture au Maroc (SIAM) 2012, 25 au 29 avril 2012 Termes de Références I. Introduction Le programme Compétitivité Économique au Maroc (MEC), un programme de 4 ans de l USAID avec une année optionnelle, adopte une approche multisectorielle pour réduire les barrières entravant la productivité, le commerce et les investissements au Maroc. L activité du programme s articule autour de trois composantes : (i) améliorer l environnement des affaires, (ii) favoriser une meilleure utilisation de l eau dans l agriculture et (iii) développer les capacités professionnelles (en particulier des jeunes et des femmes). Lance à la mi-décembre 2009, le programme est dans sa phase de démarrage. II. Objectifs L'objectif de cette consultation est de réaliser le stand du programme MEC/USAID à la 7 ème édition du Salon International de l'agriculture de Meknès (SIAM) qui se tiendra à Meknès du 25 au 29 avril III. Contexte La participation du programme MEC de l'usaid au SIAM 2012 a plusieurs objectifs : 1. Promouvoir les réalisations du programme MEC en matière d agriculture, particulièrement celles liées à l introduction de pratiques innovantes et de NTI au service de la compétitivité agricole 2. Vulgariser les meilleures pratiques en matière d économie d eau d irrigation et de gestion des ressources hydriques 3. Diffuser des conseils et des informations pratiques en matière d export de produits agricoles et/ou transformés vers les USA 4. Créer un espace d échange et de rencontre entre l USAID et le grand public 5. Promouvoir la marque USAID de façon générale La 7 ème édition du SIAM sera organisée sous le thème recherche et innovation. Ce thème est parfaitement en phase avec les objectifs du programme MEC/USAID. Aussi, le SIAM 2012 est une opportunité à saisir par le programme afin de promouvoir et vulgariser ses projets et solutions au service du développement de l agriculture marocaine. IV. Les tâches du prestataire Sous la direction de la responsable communication du programme MEC/USAID, le prestataire réalisera le stand du programme à la 7 ème édition du SIAM Conseil et suivi : le prestataire a d abord pour mission de conseiller le programme MEC/USAID sur les meilleurs scénarii et matériaux à utiliser. Il proposera des idées créatives afin de réussir la participation du programme à cette édition du SIAM. Le prestataire apportera conseil et suivi avant (conception), pendant (montage et maintenance) et après le salon (démontage et livraison). Un représentant du prestataire devra assurer une présence physique pendant toute la durée du SIAM afin de régler les différents problèmes ou anomalies qui peuvent survenir. Maquette: sur la base des informations et briefings fournis par le programme MEC/USAID, le prestataire conseillera le programme sur la meilleure organisation du stand. Il fournira une maquette du stand à discuter avec le programme MEC/USAID et à valider par ce dernier.

5 Réalisation: Le prestataire réalisera le stand conformément à la maquette validée par le programme. Tout changement lors de la phase exécution devra être signalé au programme et validé avec ce dernier. Pour la réalisation du stand, le prestataire utilisera certains matériaux (plancher bois et autres) en bon état d utilisation, précédemment utilisés à d autres éditions du SIAM et stockés dans les locaux de MEC/USAID. Le prestataire peut visiter le siège du programme afin de vérifier l état des matériaux. Habillage: l habillage du stand de MEC/USAID nécessitera un travail de recherche et de conception graphique très poussés afin de refléter l approche innovante du programme et les solutions intelligentes qu il apporte pour le développement de l agriculture marocaine. Le prestataire proposera plusieurs pistes graphiques pour un habillage cohérent sur l ensemble du stand, créatif, attrayant et qui décline les thèmes stratégiques cités plus haut. Les spécifications techniques ci-après donnent une information de base, mais un briefing plus détaillé sera transmis au prestataire sélectionné. Par ailleurs, des réunions et des échanges permanents avec le programme MEC/USAID doivent être maintenus pendant toutes les phases de réalisation du stand. Montage du stand : le montage des stands est autorisé du 04 au 23 avril Le prestataire livrera le stand entièrement aménagé le 23 avril 2012 à 18h au plus tard. Démontage du stand, emballage et livraison: le prestataire procèdera au démontage du stand à partir du 30 avril 2012 à 22h. Le prestataire livrera l ensemble des éléments du stand, emballés, au siège du programme sis au n 8 rue du Rif Souissi Rabat, au plus tard le 04 mai Le prestataire veillera à employer ses propres ressources humaines pour déposer les éléments du stand sur place contre bon de livraison. Aucun paiement n aura lieu avant la livraison globale de tous les éléments du stand avec bon de livraison comme justificatif. Une pénalité de 1000,00 Dh par jour de retard sera appliquée en cas de retard de livraison supérieur à une semaine à compter du 04 mai Transport : le prestataire assurera le transport depuis le siège du programme MEC/USAID vers ses ateliers des composantes du stand disponibles chez MEC/USAID pour divers travaux de retapage ou graphiques. Il assurera également le transport depuis ses ateliers vers le SIAM et le transport depuis le SIAM vers le siège du programme MEC/USAID à la date convenue avec le programme. Location des équipements spécifiques : le prestataire mettra à la disposition de MEC/USAID les équipements mentionnés ci-après (cf. spécifications techniques) en location pour toute la durée du SIAM. Il soumettra un catalogue au programme MEC avec plusieurs choix d équipements avant de procéder à la location. Dans le cas où les équipements proposés ne répondent pas aux attentes du programme, le prestataire fournira d autres références. V. Spécifications techniques: Objectifs : Le stand du programme MEC/USAID au SIAM 2012 a plusieurs objectifs : 1. Promouvoir les réalisations du programme MEC en matière d agriculture, particulièrement celles liées à l introduction de pratiques innovantes et de NTI au service de la compétitivité agricole. 2. Vulgariser les meilleures pratiques en matière d économie d eau d irrigation et de gestion des ressources hydriques. Créer de la demande autour des solutions introduites par MEC/USAID. 3. Diffuser des conseils et des informations pratiques en matière d export de produits agricoles et/ou transformés vers les USA. 4. Créer un espace d échange et de rencontre entre l USAID et le grand public 5. Promouvoir la marque USAID de façon générale. Cibles: A partir de ces objectifs, on peut retenir quatre cibles essentielles, auxquelles on doit adapter nos messages: 1. L ambassadeur et la délégation officielle l accompagnant

6 2. Les agriculteurs marocains à la recherche de solutions innovantes 3. Les petites entreprises marocaines (du secteur de l agro-alimentaire) intéressées par le marché nord américain 4. Le grand public et les médias Thème : Le stand du programme doit véhiculer l objectif du programme : apporter des solutions innovantes afin d améliorer la compétitivité de l agriculture marocaine. Les principaux thèmes à retenir lors de la conception du stand sont donc: innovation, NTI, agriculture, durabilité et bien sûr ; Maroc. Charte graphique : Le stand doit être inspiré des chartes graphiques de l USAID et du programme MEC/USAID qui seront fournies au prestataire sur CD-Rom pour PC. Architecture du stand : Le stand du programme MEC/USAID est d'une superficie de 96 m², à trois ouvertures (voir plan SIAM 2012 en annexes D) et à proximité immédiate d une sortie vers le Pôle Produits et Agro-fournitures. Ce stand est réparti en 5 grands espaces : 1. Trois espaces exposants répartis entre programme MEC, le département de l agriculture de l ambassade des Etats Unis (USDA) et Millenium Challenge Corp (MCC) (voir détails sur Plan initial présentant la répartition souhaitée de ces trois espaces exposant en annexes E). 2. Un espace VIP constitué d un salon. Cet espace central est réservé aux délégations officielles, journalistes et Medias L accès à cet espace doit être encadré par une cloison (exemple : stand parapluie ou set de Banner up ou une autre cloison à définir avec le prestataire). 3. Une réserve. Le prestataire proposera un plan qui optimise cet espace et assure le maximum de visibilité pour ces trois partenaires. Composantes du stand: Installations et équipements disponibles, à louer ou à réaliser : Plancher technique couvrant la totalité des 96 m² (80 m² disponibles utilisés au SIAM 2012, en bon état et stockés au siège du programme) Mur de 10 m de largeur x 3 m de hauteur (plancher bois disponible, stocké au siège du programme MEC/USAID). Le prestataire proposera un habillage de ce mur, attractif et déclinant les thèmes du stand, avec tarifs détaillés comprenant la création graphique et le matériau utilisé (bâche, Vinyl ou autre). Réserve : construction de la réserve avec serrure. Salon (espace VIP) en simili cuir blanc avec table basse (disponible). 3 comptoirs circulaires : Disponibles. Ces comptoirs nécessitent un léger travail de retapage avec un travail graphique consistant à imprimer les logos des trois exposants et à les coller sur le fronton des comptoirs. Moquette couvrant la totalité du stand Signalétique: L emplacement du stand à proximité immédiate d une sortie menant directement vers le Pôle Produits et Agro-fournitures est une opportunité, à condition de prévoir une signalétique bien pensée, haute, horizontale et/ou même Outdoor afin de générer du trafic sur le stand de MEC/USAID. Pour présenter une offre technique et financière complète, le prestataire pourra proposer plusieurs scénarii de signalétique avec des tarifs détaillés. Eclairage: un éclairage bien pensé qui donne de la visibilité au stand et le rende plus attractif. Le prestataire présentera différents scénarii avec tarifs de location détaillés. Stand parapluie : ce stand devra véhiculer le thème central du stand à savoir l innovation en agriculture. Par sa conception graphique, le stand parapluie constituera une attraction visuelle et en même temps, une cloison

7 pour séparer l espace MEC/USAID de l espace VIP ou de l espace réservé aux autres exposants (USDA et MCC). Spécifications du stand parapluie: stand parapluie courbe 4 x 3 ou 3 x3, recto verso, système d'aimants, impression haute résolution, protection lavable, anti reflets, anti rayures et ne laissant pas passer la lumière, spots orientables Banner up : 3 à 4 Banner Up seront réalisées et permettront de diffuser les messages clé et structurer les entrées du stand MEC/USAID. Seuls les habillages seront réalisés, le programme dispose des structures qui s adaptent à des visuels de 2 m x 0.85m. Equipements audio-visuel : - 1 Ecran plasma avec lecteur DVD : le prestataire fournira 1 écran plasma avec 1 lecteur DVD en location pendant toute la durée du SIAM. L écran plasma sera accroché au mur de la réserve et sera utilisé par USDA et MCC. Le prestataire veillera à raccorder cet écran au lecteur DVD et au réseau électrique du SIAM. Il fournira ces équipements avec leurs télécommandes en bon état de fonctionnement. Le prestataire fera des tests avant l inauguration officielle et règlera tous les problèmes de fonctionnement pendant toute la durée du SIAM. - 1 écran plasma tactile 32 avec unité centrale intégrée: le prestataire fournira en location un écran tactile qui sera accroché au mur du côté de l espace MEC/USAID. Sur cet écran le programme installera des applications à manipuler. La hauteur et l emplacement de l écran doivent être adaptés en conséquence. Dans l absence d un PC tactile dans ces dimensions, le prestataire pourra proposer un écran plasma normal 32 avec raccordement à l unité centrale que MEC/USAID pourra mobiliser. Toutefois, le prestataire proposera une solution qui évite que l unité centrale et les files de raccordement ne soient visibles et n encombrent l espace déjà limité du programme MEC/USAID. - 3 Totems écran tactile 19 : le prestataire les fournira en location avec écran, télécommande et habillages personnalisés pour les différentes démonstrations à réaliser par l équipe de MEC/USAID. Ces Totems serviront à réaliser des démonstrations des applications et solutions intelligentes développées par MEC/USAID. Le prestataire aidera l équipe du programme à installer les applications concernées sur les PC fournis et suivra de près les tests et le bon fonctionnement du matériel avant et pendant le SIAM. Les Totems disposeront de porte-documents A4 intégrés pour la documentation du programme. Mobilier : le prestataire fournira le mobilier ci-après en location : - Trois tables hautes et 6 tabourets d excellente qualité, à sélectionner par MEC/USAID. Pour cela le prestataire fournira un catalogue avec tarifs de location détaillés. - Décoration florale attrayante: le prestataire proposera une décoration florale en location pour l ensemble du stand et pendant toute la durée du SIAM. Les décorations florales seront sélectionnées par MEC/USAID pour cela le prestataire fournira plusieurs références. - 4 bancs sans dossier pour 2 à 3 personnes chacun qui constitueront un mini espace pédagogique sur le stand de MEC/USAID. Cet espace est destiné aux agriculteurs et institutionnels intéressés par nos solutions intelligentes dans le secteur agricole. Les Totem PC 19 complèteront cet espace. VI. Critères de sélection : Crayonné: le prestataire proposera un crayonné du stand, qui sera une esquisse de ce qu il propose comme scénarii aménagent les différentes composantes du stand cités ci-haut. Le crayonné communiquera la créativité du prestataire et sa capacité à répondre aux attentes du programme MEC/USAID, ainsi que sa maitrise des différents challenges qui encadrent généralement la réalisation de stands d exposition dans ce genre d évènements. Ce crayonné sera réalisé gratuitement et n engagera pas le programme MEC. Toutefois, le programme MEC/USAID s engage à ne pas utiliser les crayonnés des prestataires non retenus ni à les transmettre à une tierce partie. Offre financière : le prestataire est appelé à fournir sa meilleure offre financière pour réaliser l ensemble des prestations sus citées. Une offre financière claire et bien détaillée constitue un critère de sélection. Note méthodologique : une note technique qui présente la démarche proposée par le prestataire pour réaliser et réussir le stand de MEC/USAID. Cette note comprendra la liste avec bref descriptif des ressources humaines à mobiliser par le prestataire pour la réalisation et la maintenance du stand pendant l évènement.

8 Références : le prestataire fournira son Book ou la liste de ses références, agrémentées d images de réalisations similaires. VII. Livrables : Deliverables Deadline Budget 1. Maquette finale validée par MEC/USAID 23 mars Habillage du stand (Bons à tirer signés par 02 avril 2012 MEC/USAID) Habillage mural Stand parapluie Banner Up Habillage Totem 3 Stand complet installé 23 avril 2012 Autres facteurs non liés au prix : En plus de satisfaire aux caractéristiques techniques ci-dessus, les soumissionnaires doivent répondre aux exigences suivantes: Posséder au minimum 3 ans d'expérience dans ce domaine 5 autres clients. Les offres initiales doivent comprendre les meilleures conditions de la part des fournisseurs en matière de prix et de caractéristiques techniques. La soumission de cette demande de proposition n'oblige en aucun cas MEC à attribuer un ordre de sous-traitance ou d'achat et les fournisseurs ne seront pas remboursés pour les frais de dossiers associés à la préparation de la proposition. En outre, les facteurs suivants seront pris en considération lors de la finalisation du contrat : 1) L entreprise doit posséder un numéro d identification fiscal, un numéro de registre de commerce et un numéro de taxe professionnelle (patente) 2) Numéro DUNS 3) Le soumissionnaire ne doit pas être inclus dans les listes du gouvernement américain des organismes qui financent le terrorisme.

9 ANNEXE A : LETTRE DE PROPOSITION [Sur papier à en-tête de l'entreprise] <Insérer la date> À L attention de: Zineb El Yousfi Morocco Economic Competitiveness Program (MEC)/ USAID Nous soussignés, soumettons la proposition ci-joint conformément à la demande de proposition - RFP- Rab. En date du Février Notre proposition ci-joint s'élève à un montant total de : <Total en lettres (MAD 0.00 Total en chiffres)>. Je certifie une durée de validité de 60 jours pour la proposition de prix indiquée dans le bordereau de prix/devis quantitatif. Notre proposition nous engage, sous réserve des modifications résultant de toute discussion. <Le fournisseur doit vérifier la liste des éléments indiqués dans la section A de la présente DP> Nous comprenons que le programme MEC n'est pas tenu d'accepter toute proposition reçue. Cordialement, Signature du responsable: Nom et poste du signataire: Nom de la société: Adresse : Numéro de Tél: Cachet de la société à apposer ici :

10 ANNEXE B : BORDEREAU DE PRIX/DEVIS QUANTITATIF N d'article Nom de l'article Description/Caractéristiques Quantité Prix Unitaire Prix Total Date de livraison : MONTANT HORS TAXE : MONTANT TVA : MONTANT TTC :

11 ANNEXE C : DUNS INSTRUCTIONS POUR L'OBTENTION D'UN NUMÉRO DUNS À L'INTENTION DES VENDEURS, SOUS-TRAITANTS ET BENEFICIARIES DE SUBVENTIONS DE DAI Note : Votre entreprise est tenue de fournir à DAI un numéro DUNS I. CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE/BON DE COMMANDE: Toute entreprise nationale ou étrangère bénéficiaire d un contrat de sous-traitance /BON DE COMMANDE de première catégorie d une valeur minimale de $ est tenue d obtenir un numéro DUNS avant la signature du contrat. Sont exonérées de cette obligation les entreprises dont le revenu brut de l exercice fiscal précédent, toutes sources confondues, était inférieur à $ II. SUBVENTIONS MONETAIRES : Tous les bénéficiaires nationaux et étrangers de subventions monétaires de première catégorie (standard, simplifié et FOG) doivent obtenir un numéro DUNS préalablement à la signature de la subvention, quel que soit le montant de cette dernière. AUCUN CONTRAT DE SOUS-TRAITANCE/BON DE COMMANDE (D'UN MINIMUM DE $25.000) OU SUBVENTION MONETAIRE NE SERA SIGNE PAR DAI SANS LA RECEPTION AU PREALABLE D'UN NUMERO DUNS. Note : La détermination de l'adjudicataire ou candidat faisant objet du présent RFP/RFQ/RFA est subordonnée à la fourniture d'un numéro DUNS à DAI. Les entreprises qui omettent de fournir un numéro DUNS ne seront pas retenues et DAI sélectionnera un autre vendeur/sous-traitant/bénéficiaire de subvention Contexte : Résumé des conditions gouvernementales américaines en vigueur - DUNS et déclaration dans la base de données FSRS En vertu du Data Universal Numbering System (Système de numérotation universel des données - DUNS), mis au point et géré par Dun et Bradstreet, un identifiant unique de neuf chiffres est attribué à une entreprise. Il s'agit d'une norme courante à travers le monde et les utilisateurs comprennent le gouvernement des Etats Unis d Amérique, la Commission européenne et les Nations unies. Le numéro DUNS sera utilisé, d'une part pour mieux identifier les entreprises recevant un financement fédéral américain et, d'autre part, pour fournir des données relatives à leurs noms et adresses aux systèmes d'application électronique. Le gouvernement des Etats Unis d Amérique exige que tous les candidats aux subventions monétaires (toutes valeurs confondues) et tous les contrats de sous-traitance/bon de commande de première catégorie d'au moins $ justifient d'un numéro DUNS préalablement à toute décision de DAI relative à ces entités. OBLIGATION POUR DAI DE DECLARER LES DONNEES DANS LA BASE DE DONNEES FSRS : Par ailleurs, et en application de la Federal Funding Accountability and Transparency Act de 2008 (loi sur la reddition des comptes fédéraux et la transparence) ; la FAR , "Reporting Executive Compensation and First-Tier Subcontract Awards" (Déclaration de la rémunération des cadres supérieurs et des contrats de sous-traitance première catégorie) (Révisé en juillet 2010) ; et la sous-partie 4.14, "Reporting Executive Compensation and First-Tier Subcontract Awards", en vigueur depuis le 1er mars 2011, DAI est tenue de

12 déclarer tout nouveau contrat de sous-traitance de première catégorie d'au moins $ dans la base de données FSRS (Functional Security Requirements Specifications), et ce, sur le lien Pour les subventions monétaires de première catégorie, et conformément à l'aapd du 14 mars 2011 et 2 CFR Parties 25 et 170, DAI est tenue de déclarer les bénéficiaires de subventions dans la base de données FSRS. Le public peut consulter les données relatives à l'octroi des contrats de sous-traitance et de subventions de première catégorie sur le lien Les instructions détaillant le processus que votre entreprise doit suivre pour obtenir un numéro DUNS commencent à la page suivante. LE PROCESSUS D'OBTENTION D'UN NUMERO DUNS EST DECRIT CI-APRES : 1. Connectez-vous au site d'enregistrement électronique de D&B (Dun & Bradstreet) pour amorcer le processus d'obtention gratuite d'un numéro DUNS. Prière de noter la barre à gauche pour les Frequently Asked Questions (Questions fréquentes) ainsi que l'adresse électronique et le numéro de téléphone des personnes à Dun & Bradstreet que vous pouvez contacter pour toute question ou difficulté à remplir la demande en ligne. DAI n'est pas autorisée à remplir la demande à la place de votre entreprise ; les données requises doivent être introduites par un employé compétent de votre entreprise. 2. Sélectionnez le pays où votre entreprise est physiquement située. 3. Il vous sera d'abord demandé de vérifier dans l'actuelle base de données DUNS si votre entreprise/entité ne dispose pas déjà d'un numéro DUNS. Les sous-traitants/bénéficiaires de subventions possédant un numéro DUNS peuvent vérifier/mettre à jour leurs données DUNS. 4. Les éventuels sous-traitants/vendeurs/bénéficiaires de subventions de DAI n'ayant pas encore un numéro DUNS trouveront la page ci-après (voir capture d écran ci-après). Pour demander un n o u v e a u n u m é r o D U N S,

13 5. le bouton "Request a New D-U-N-S Number" doit être sélectionné 6. Entrez les renseignements concernant votre entreprise tels qu'ils figurent sur les trois pages d'écran suivantes. Veillez à ce que ces informations soient disponibles (en anglais) avant d'entamer le processus d'introduction des données de cette section afin de s'assurer du succès de l'inscription. La dénomination (ou raison sociale) de l'entreprise (les virgules sont permises, les points ne sont pas permis) Adresse Téléphone Nom du propriétaire/directeur général Nombre total des employés Ventes ou revenus annuels (équivalent en dollar USD) Description des activités 7. A noter que certains champs sont facultatifs. Néanmoins il faut remplir tous les champs avant d'aller plus loin dans la procédure de demande. Tous les candidats doivent, par exemple, compéter les sections traitant des renseignements sur l'entreprise. Les champs portant sur le nom et l'adresse physique de l'entreprise sont auto-générés, étant basés sur l'information précédemment introduite pendant la recherche DUNS initiale. En cliquant sur les points d'interrogation situés à gauche du champ, on obtient des informations supplémentaires. 8. A p a r t i r d u m e n u d éroulant, choisissez la structure juridique de votre entreprise. La courte description des différents types de structures qui suit vous aidera à choisir la structure qui représente le mieux votre entreprise : Corporation (société anonyme)- Une entreprise qui répond à certain critères juridiques et qui est officiellement reconnue par l'etat/région/province où son siège est domicilié, en vertu de ses statuts constitutifs. La société est considérée par la loi comme une entité séparée distinctement de ses actionnaires. A ce titre, elle peut être taxée ; elle peut être poursuivie ; et elle peut conclure des marchés.

14 Government (entité publique)- centrale, provinciale/étatique, locale, municipale et autres entités américaines ou administrations locales. Celles-ci comprennent les universités, écoles et centres de formation professionnelle, dont l'etat est à la fois propriétaire et gestionnaire. Limited Liability Company - LLC (Société à responsabilité limitée - SARL)- Ce type d'entreprises combine, sur le plan de la structure, de nombreuses caractéristiques des sociétés anonymes et des partenariats. Elle permet, de par sa conception, de doter l'entreprise des aspects de la responsabilité limitée assortis de l'efficacité fiscale et de la flexibilité opérationnelle de l'entreprenariat. Ses actionnaires assument une responsabilité personnelle limitée face aux dettes et obligations de la SARL, de façon similaire au statut des actionnaires d'une société anonyme (corporation). Le statut de SARL (LLC) doit clairement figurer sur les documents relatifs à l'enregistrement et à la licence de votre entreprise. Non-profit (but non-lucratif)- Il s'agit d'une entité édifiée à des fins caritatives et dont l'action ou la continuité ne vise pas le profit. Tout revenu échéant au dit organisme doit être retenu et utilisé pour subvenir à ses propres dépenses ainsi que pour la mise en œuvre de ses opérations et programmes. La plupart des organisations enregistrées dans les pays hôtes en qualité d'organisations non gouvernementales (ONG) et non comme entreprises commerciales sont des sociétés à but non-lucratif. Les organismes communautaires, les associations commerciales, les conseils de développement communautaire et autres entités similaires qui ne constituent pas des entreprises à but lucratif doivent sélectionner ce statut, même si votre organisation n'est pas enregistrée officiellement dans le pays comme une ONG. Partnership (partenariat)- C'est une forme juridique d'entreprise dans laquelle au moins deux individus opèrent, en qualité de copropriétaires, des activités continues à des fins lucratives. Les pertes et les profits sont partagés proportionnellement. Proprietorship (entreprise individuelle)- Ce type d'entreprise est la propriété d'une seule personne, généralement l'individu qui assume quotidiennement la responsabilité de fonctionnement de son entreprise. Le propriétaire individuel est l'unique détenteur de tous les biens de l'entreprise, dont il garde les profits.

15 9. L'un des plus importants champs à remplir est le Primary SIC Code (voir la capture d'écran cidessous). Le Primary Standard Industrial Code établit le classement le plus approprié des entreprises, selon l'industrie et la fonction.

16 10. En cas d'incertitude sur le Code SIC correspondant à votre entreprise, prière de visiter le site web suivant :

17 Vous aurez besoin de saisir certains mots-clés pour afficher les Code SIC potentiels. Dans le cas précédent, "Research" (recherche) a été inscrit comme mot-clé, donnant le résultat suivant : PRIERE DE NOTER : Bon nombre des sous-traitants et de bénéficiaires de subventions de DAI tombent sous l'un des codes SIC suivants : 8742 Management Consulting Services (Services de conseil en gestion) 1542 General Contractors-Nonresidential Buildings, Other than Industrial Buildings and Warehouses or one of the codes within: (Entrepreneurs généraux - Immeubles non-résidentiels, autres que bâtiments industriels et dépôts, ou l'un des codes parmi les suivants : Industry Group 357: Computer And Office Equipment (Groupe industriel 357 : Equipement informatique et bureautique) Industry Group 355: Special Industry Machinery, Except Metalworking (Groupe industriel 355 : machines industrielles special, métallurgie exceptée) Industry Group 356: General Industrial Machinery And Equipment (Groupe industriel 356 : Machines industrielles et équipements généraux, Industry Group 359: Miscellaneous Industrial And Commercial (Groupe industriel 359 : Divers industriel et commercial)

18 11. Description des opérations- Donnez une brève description des principaux services que vous fournissez. L'exemple suivant, "Assistance technique agricole" a été choisi comme fonction principale de l'entreprise. 12. Le chiffre des ventes ou revenus annuels doit être founi en équivalent $USD (dollar US). 13. Une fois que tous les champs ont été remplis, cliquez sur "Submit your request" (soumettre votre demande), qui est suivi par la Page de vérification.

19 14. Note : Le représentant (principal, propriétaire ou fonctionnaire en charge) doit vérifier et confirmer l'exactitude des données, sous peine des sanctions civiles et pénales prévues par le Titre 18, Section 1001 du Code pénal américain. 15. Après avoir cliqué sur le bouton "Yes, Continue" (Oui, poursuivre), la demande d'inscription est transmise à Dun et Bradstreet. Le numéro DUNS sera alors prêt dans un délai de heures. La base de données DUNS peut être consultée dans les heures qui suivent. Il suffit à cet effet d'introduire l'information commerciale dans la fenêtre de recherche - qui affichera un résultat valide comportant le nouveau numéro DUNS attribué à l'entreprise.

20 ANNEXE D : Plan SIAM 2012

21 ANNEXE E : Répartition souhaitée de l espace MEC/USAID