Les délais de paiement

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1 Office du Bâtiment Indre-et-Loire Livre blanc édition sept LIVRE BLANC DE L OFFICE DEPARTEMENTAL DU BATIMENT D INDRE-ET-LOIRE Les délais de paiement Edition 2014

2 SOMMAIRE Introduction 1- Eléments de contexte 2- Composition de l ODB 37 1 ère partie Rappel des grandes règles des circuits de paiement 1- Les principaux textes de référence 2- Les marchés privés (Norme NF P ) 3- Les marchés publics 2 e partie Synthèse des travaux de l ODB Constats et objectifs poursuivis par l office départemental 2- Identification des dysfonctionnements et propositions d évolution Annexe Référence des principaux textes de référence sur les délais de paiement. 1

3 Introduction 1- Eléments de contexte Dans le contexte économique actuel, la gestion des délais de paiement apparaît comme un levier essentiel de la bonne gestion d une entreprise. Les délais pour les fournisseurs se sont réduits sous l impact de la loi LME de D un autre côté, les délais clients restent encore trop longs pour la trésorerie des entreprises. Il est donc apparu nécessaire d accélérer les paiements dans les marchés publics ou privés de travaux et de lutter contre les délais de paiement dits «cachés». Conscientes de ces enjeux, les organisations professionnelles représentant les architectes et les entrepreneurs et artisans du bâtiment ont rédigé le présent «livre blanc». Deux facteurs de progrès majeurs ont été identifiés dans ce cadre : Une meilleure connaissance des textes qui régissent les marchés permet de réduire en pratique les délais de paiement ; L anticipation de certaines difficultés en cours d exécution de marché permet également de lutter contre des délais «cachés». Ce document a valeur de guide de bonnes pratiques et ne constitue pas un document normatif, opposable aux intervenants, mais peut toutefois s avérer utile tant pour les entrepreneurs et architectes que pour les maîtres d ouvrage eux-mêmes, conscients des droits et devoirs de chacun. 2

4 2- Composition de l ODB 37 Eric JAILLAIS, Président de la FFB 37, a mandaté six entrepreneurs : Christophe RIMBAUD, entreprise RIMBAUD SA, vice-président de l office Laurent GUAY, entreprise PINXYL SAS, secrétaire de l office Eric JAILLAIS, entreprise JAILLAIS SAS, Octavio DOS SANTOS SILVA, entreprise DESTROIS SARL Frédéric MICHEL, entreprise LECOMPTE Ets SAS Arnaud STENUIT, entreprise STENUIT SARL Franck SEMARD, Président d «Architectes en Touraine», a mandaté six architectes : Yves TOULET, agence LE TOURANGEAU, président de l office Pascal PERRIN-HOUDOIN, agence PERRIN-HOUDON, trésorier de l office Franck SEMARD, agence Quarante.6 Catherine RIDEAU, agence PHI-3 Céline AGATHON, agence CARATY/POUPART-LAFARGE Joël RIBOULEAU, agence RIBOULEAU 3

5 1 ère partie : Rappel des grandes règles des circuits de paiement 1- Les principaux textes de référence Une meilleure connaissance des textes par tous les intervenants constitue le premier rempart contre les délais cachés. Les marchés privés sont régis par la norme NF P si le marché y fait référence. Dans le cas contraire, ce sont les clauses du marché qui s appliquent. Les marchés publics sont régis par le Code des marchés publics (2006) et le CCAG fixé dans les pièces du marché (1976 ou 2009). Celui de 1976 continue de s appliquer pour les marchés conclus avant le 1 er janvier 2010 et toujours en cours d exécution ou de contentieux. 4

6 2- Les marchés privés (Norme NF P ) 5

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8 3- Les marchés publics L avance (art. 87 et 115 du Code des marchés publics - CMP) L avance est égale à 5 % du montant du marché. Celui-ci peut prévoir une avance supérieure. Les sommes prises en compte pour le calcul sont : Montant TTC des prestations à exécuter au cours des 12 premiers mois du marché, Sommes ne faisant pas l objet de sous-traitance. L avance est obligatoire pour tous les marchés supérieurs à HT et dans la mesure où le délai d exécution est supérieur à 12 mois. L article 87 précise que le marché peut prévoir le versement d une avance dans les cas où elle n est pas obligatoire. L entreprise peut la refuser. Elle n est ni actualisable, ni révisable. Les collectivités locales peuvent demander la constitution d une garantie à première demande ou d une caution bancaire lorsque l avance est inférieure ou égal à 30 % du montant du marché. C est par contre une obligation pour l Etat. Les acomptes (art 91 CMP) Périodicité : 3 mois maximum. Un mois lorsque le titulaire est une PME ou une SCOP pour les marchés de travaux. Le montant ne doit pas excéder celui des prestations effectivement réalisées. La demande de paiement (projet de décompte mensuel) est présentée chaque mois au maître d œuvre pour les travaux effectués le mois précédent. Depuis mars 2002, le maître d ouvrage doit mettre en place un système permettant de constater la date de réception de la demande de paiement. A défaut, le point de départ du délai de paiement est la date de la facture augmentée de 2 jours. 7

9 Le délai de paiement des acomptes est celui applicable au marché en cours d exécution (art 98 du CMP), c est-à-dire 30 jours pour les collectivités locales et l Etat. Les modalités de calcul et de paiement des acomptes sont prévues à l article 13-2 du CCAG travaux. Le paiement des acomptes est effectué sur la base du décompte mensuel à partir duquel est établi un état d acompte mensuel. En cas de désaccord, le représentant du pouvoir adjudicateur règle les sommes admises par le maître d œuvre. Le paiement du dernier acompte et le solde du marché Aucune disposition n interdit à l acheteur public de régler par acomptes successifs la totalité d un marché, au fur et à mesure de son exécution. Ainsi, rien ne s oppose à ce que le cumul des sommes versées au titre des acomptes atteigne le montant du marché, dès lors que les prestations ont été réalisées. La demande de paiement du dernier acompte, transmise à la personne désignée au marché (pouvoir adjudicateur ou maître d œuvre,) doit être traitée conformément aux dispositions de l article 98 du CMP, fixant le délai global de paiement. Le paiement du dernier acompte ne saurait être assimilé au règlement du solde du marché. En effet, le paiement de l ensemble du marché dans le cadre d acomptes ne saurait toutefois dispenser le pouvoir adjudicateur de procéder aux opérations de clôture du marché qui font courir le délai de garantie, en particulier de procéder aux opérations de réception, et, s il s agit d un marché de travaux, d établir le décompte général définitif qui peut donner lieu à un solde nul, positif ou négatif. 8

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11 2 e partie : Synthèse des travaux de l ODB Constats et objectifs poursuivis par l office départemental L ODB 37 fait le constat que les retards de paiement sont moins fréquents en marchés publics qu en marché privés, notamment lorsque les règles d envoi des situations sont respectées. Dans les marchés privés, les principaux dysfonctionnements touchent davantage le paiement des soldes que des situations. Des marges de progression dans la connaissance des textes et dans la lutte des délais cachés existent. D une manière générale, la recherche d une plus grande rigueur est souhaitée tant dans l élaboration et l envoi des demandes de paiement par les entreprises que dans leur traitement par les architectes. 10

12 2- Identification des dysfonctionnements et propositions d évolution CONSTAT 1 Les entreprises tardent parfois à présenter leur demande de paiement, que ce soit les situations ou le solde. 2 Les entreprises peuvent commettre des erreurs dans l élaboration de leurs demandes de paiement. Certains maîtres d œuvre ou d ouvrage renvoient à l entreprise leur demande de paiement pour qu elle soit refaite, repoussant ainsi d autant leur paiement. 3 De grandes différences de forme sont constatées entre les situations envoyées par les entreprises, ce qui implique un temps de traitement ou de rectification important par le maître d œuvre. 4 Il est important de déterminer le point de départ du délai de paiement. Si l entreprise envoie sa demande de paiement en lettre simple, il lui est difficile de prouver la date exacte à laquelle le maître d œuvre l a reçue. Or, la réception de la demande de paiement par le maître d œuvre constitue le point de départ du délai de paiement. 5 L analyse des demandes de paiement est souvent conditionnée à la réception totale du chantier. Les entreprises intervenant en premier sur le chantier (démolition, VRD, gros œuvre) doivent attendre la réception unique tous corps d état pour obtenir le paiement du solde de leur marché. 6 Le maître d œuvre est parfois une équipe ou une succession d individu intervenant dans le processus de validation d une demande de paiement : architecte, bureau d étude, économiste, urbaniste, thermicien. PRÉCONISATION Le maître d œuvre doit renvoyer à l entreprise sa demande de paiement arrivée hors délai. Elle sera représentée le mois suivant par l entreprise. En contrepartie de quoi le maître d œuvre s engage à la viser rapidement. Le maître d œuvre doit accepter ou rectifier la situation sans exiger de l entreprise qu elle la refasse. Quant à entreprise, elle doit correctement rédiger sa situation ou son projet de décompte final car il suffit parfois d un document manquant ou erroné pour entrainer le blocage de la situation. Les marchés devront imposer un modèle de situation commun à toutes les entreprises du chantier. Il permettra de faire apparaître les montants d avancement cumulativement. L harmonisation des pièces permettra d accélérer leur validation par le maître d œuvre. L entreprise devra envoyer toutes ses demandes de paiement en recommandé avec avis de réception. Le maître d œuvre organisera dans la mesure du possible des paiements par lots exécutés. Le maître d ouvrage indiquera dans les pièces contractuelles du marché le rôle de chacun des intervenants et indiquera comment les demandes de paiement sont enregistrées. Un mandataire pourra être désigné au sein de l équipe de maîtrise d œuvre. 11

13 CONSTAT 7 En cas de maîtrise d ouvrage déléguée, on remarque que davantage de documents sont demandés aux entreprises pour soutenir leur demande de paiement. La compilation de ces pièces parfois superflues par l entreprise et leur traitement par le maître d œuvre ralentissent les délais de paiement. 8 Pour être validées, les demandes de paiement transitent par courrier au minimum entre l entreprise, le maître d œuvre et le maître d ouvrage. Plus le nombre d intervenants à la validation augmente, plus les délais d envoi risquent d allonger le délai de paiement. 9 L état d avancement du chantier fait parfois l objet de divergences d appréciation entre l entrepreneur et le maître d œuvre. Les situations peuvent notamment estimer un pourcentage d achèvement de travaux à la date de fin de mois, ce qui ne correspond pas forcément à la réalité puisque la situation est envoyée le 20 du mois par exemple. 10 Certaines entreprises confondent projet de décompte et dernière situation qu elles appellent«situation pour solde». En marché public, une telle pratique empêche le comptable public de payer l entreprise à 100%. 11 Les travaux supplémentaires souffrent d avenants régularisés tardivement. 12 Une réception de chantier tardive retarde l envoi du décompte final par l entreprise. 13 Les maîtres d ouvrages tardent à notifier le décompte final à l entreprise. PRÉCONISATION La maîtrise d ouvrage déléguée, sur recommandation du maître d œuvre, devra limiter ses demandes de pièces justificatives à ce qui est réellement nécessaire à la validation de la demande de paiement. Les va-et-vient des situations doivent être limités. Le maître d œuvre peut se déplacer chez le maître d ouvrage et viser toutes les situations en même temps. Certains offices publics de l habitat pratiquent déjà cette méthode qu il conviendrait de généraliser. L utilisation d une fiche navette entre les entreprises et le maître d œuvrepourrait permettre de s accorder sur le niveau d avancement du chantier. L architecte n aura alors plus qu à établir ses bordereaux de paiement. Les états d avancement pourraient être visés par le maître d œuvre lors de chaque réunion hebdomadaire. L entreprise doit appeler sa dernière situation : «situation n.». Après réception du chantier, elle enverra une demande de solde, m Même si celle-ci est égale à 0. L architecte peut par exemple rédiger le projet de décompte à la place de l entreprise. Les travaux supplémentaires doivent être commandés et leur chiffrage approuvé par le maître de l ouvrage avant leur exécution. L entreprise doit demander la réception dès que l ouvrage est achevé pour pouvoir adresser son projet de décompte final. Les entreprises ne doivent pas hésiter à mettre en demeure le maître d ouvrage de lui notifier le décompte général (marché public) ou le décompte définitif (marché privé). 12

14 Annexe Principaux textes de référence sur les délais de paiement Code des Marchés Publics Articles : 86 Règlement, avances, acomptes 87 à 90 Avances 91 Acomptes 92 à 100 Régime des paiements 115 Dispositions relatives à la sous-traitance Marchés publics CCAG 1976 et 2009 / Articles : Demandes de paiement mensuelles Acomptes mensuels Demande de paiement finale Décompte général - Solde Règlement en cas d entrepreneurs groupés Marchés privés Norme NF P / Articles : 19 Constatation des droits à paiement 19.1 États de situation 19.2 Valeurs de certains postes comptés en situation 19.3 Délai de remise de la situation 19.4 Vérification de la situation - décompte provisoire - proposition d'acompte 19.5 Mémoire définitif 19.6 Vérification du mémoire définitif - établissement du décompte définitif 20 Paiements 20.1 Droits aux paiements 20.2 Avances 20.3 Acomptes 20.4 Solde Loi de Modernisation de l Économie 2008 (LME) Art. L441-6 du Code du commerce «Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d'émission de la facture. Les professionnels d'un secteur, clients et fournisseurs, peuvent décider conjointement de réduire le délai maximum de paiement fixé à l'alinéa précédent. Ils peuvent également proposer de retenir la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation de services demandée comme point de départ de ce délai.» 13

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