AVIS. Le 15 mai La date de fermeture pour les soumissions des demandes de propositions sera prolongée jusqu à 14 h, le vendredi 25 mai 2012.

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1 ! Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario DEMANDE DE PROPOSITIONS FIN-12 Services d audit AVIS Le 15 mai 2012 La date de fermeture pour les soumissions des demandes de propositions sera prolongée jusqu à 14 h, le vendredi 25 mai Cette modification est due au fait que Sun Media Corporation (North Bay, Nugget), contrairement à une entente, n a pas publié notre proposition les 5 et 12 mai La nouvelle date de fermeture alloue donc un temps raisonnable pour la soumission de propositions. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec Hélène Labelle, surintendante adjointe des affaires au ou le , poste 226.

2 ! Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario DEMANDE DE PROPOSITIONS FIN-12 Services d audit ADDENDA #1 DEMANDE DE PROPOSITIONS FIN-12 Services d audit Ajout Item 1.1 (p.3) Information Générale L exercice financier du Conseil est du 1 er septembre au 31 août. Tous les documents reliés à l audit se trouvent au siège social du Conseil, soit au 820, promenade Lakeshore à North Bay. Clarification Item 22.4 (p.9) : Livraison des états financiers annuels : La participation à ces réunions peut être par voie de vidéoconférence. Ajout Item 22.7 Logiciels utilisés par le Conseil : Le Conseil utilise SAP comme system de comptabilité, SPA pour la gestion des présences et des absences, Excel pour la gestion de plusieurs dossiers et les logiciels prescrits à tous les conseils de la province par le ministère de l Éducation pour gérer ses immobilisations et inscriptions. Pour de plus amples renseignements, prière de communiquer avec Hélène Labelle, surintendante adjointe des affaires au ou au , poste

3 DEMANDE DE PROPOSITIONS FIN-12 invitation à présenter des soumissions pour les services d audit Nous vous invitons à soumettre une proposition conformément à tous les renseignements demandés, aux modalités et conditions du contrat et aux directives destinées aux soumissionnaires qui sont précisés dans la présente demande de proposition. Votre proposition, dûment signée aux endroits prescrits, doit parvenir aux Services financiers, Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario, C.P. 3600, 820, promenade Lakeshore, North Bay (Ontario) P1B 9T5 AU PLUS TARD LE VENDREDI 18 MAI 2012, 14h, HEURE NORMALE DE L EST IMPORTANT : Les propositions reçues après 14 h, heure normale de l Est, seront rejetées. TOUTE PROPOSITION QUI N EST PAS STRICTEMENT CONFORME AUX DIRECTIVES CI-DESSUS, Y COMPRIS LA DATE ET L HEURE DE CLÔTURE, SERA REJETÉE. TABLE DES MATIÈRES 1 INFORMATION GÉNÉRALE 3 2 PRÉSENTATION 3 3 MODE DE PRÉSENTATION 3 4 CORRECTIONS APPORTÉES AUX PROPOSITIONS DES SOUMISSIONNAIRES 3

4 5 QUESTIONS PENDANT LA PÉRIODE DE SOUMISSION 4 6 EXCLUSION DE LA PROPOSITION 4 7 ACCEPTATION OU REJET DE LA PROPOSITION 5 8 RETRAIT ET MODIFICATION DE LA PROPOSITION 5 9 MODIFICATION ET ANNULATION DE LA DEMANDE DE PROPOSITION 5 10 CONTRAT 6 11 DURÉE DU CONTRAT 6 12 ADJUDICATION DU CONTRAT 6 13 RÉSILIATION DU CONTRAT 7 14 RÉCLAMATIONS SUBSÉQUENTES 7 15 INDEMNISATION 7 16 REVENDICATIONS 7 17 ARRANGEMENTS VERBAUX 8 18 PROPRIÉTÉ DE LA SOUMISSION 8 19 INTENTION 8 20 CONNAISSANCE DU SOUMISSIONNAIRE 8 21 FRAIS DE DÉPLACEMENT 8 22 EXIGENCES RELATIVES AUX SERVICES D AUDIT 9 23 CRITÈRES D'ADMISIBILITÉ SERVICES REQUIS PRÉSENTATION ORALE TRAVAUX SPÉCIAUX SERVICES CONSULTATIFS ET PUBLICATIONS ÉTABLISSEMENT DES PRIX..11 ANNEXE A - DÉCLARATION DE CONFLITS D INTÉRÊTS EN RAPPORT À LA PROPOSITION POUR SERVICES D AUDIT 12 ANNEXE B - FORMULAIRE DE SIGNATURE 13 MODALITÉS, CONDITIONS ET DIRECTIVESAUX SOUMISSIONNAIRES 1 INFORMATION GÉNÉRALE 1.1 Le Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario, ci-après appelé «le Conseil» sollicite auprès de(s) soumissionnaires(s) qualifié(s) des propositions cachetées pour l achat de services d audit pour une période initiale de trois ans. 1.2 Le Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario est un conseil scolaire public de langue française qui dessert 14 écoles et une population d environ 1930 élèves. Le budget annuel du Conseil pour l année est d environ $. L exercice financier du Conseil est du 1 er septembre au 31 août. 2 PRÉSENTATION 2.1 Les propositions, indiquant clairement «Proposition FIN-12 Services d audit» ainsi que le nom et l adresse du fournisseur, doivent être adressées à madame Hélène Labelle, Surintendante adjointe des affaires, Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario, C.P. 3600, 820, promenade Lakeshore, North Bay (Ontario) P1B 9T5 au plus tard le vendredi 18 mai 2012 à 14 h, heure normale de l Est. 2.2 Toutes les propositions reçues seront dépouillées par un comité de représentants du Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario. Il n y aura pas d ouverture publique des propositions.

5 2.3 Toutes les propositions seront remises en triple et chaque exemplaire contiendra la documentation pertinente. Les signatures originales des agents autorisés seront apposées sur au moins un exemplaire. 3 MODE DE PRÉSENTATION 3.1 Sauf sur indication contraire aux présentes, les soumissions sont établies pour un prix forfaitaire ne comprenant ni clauses d indexation ni autres réserves. Les soumissionnaires qui présenteront une offre renfermant des clauses d indexation ou d autres réserves contraires aux modalités de la présente demande de propositions risquent de voir leur proposition rejetée. 3.2 Les propositions doivent être présentées sur les formulaires fournis à l Annexe A et B du présent document. Veuillez remplir et retourner tous les formulaires. 3.3 Aucune proposition soumise de vive voix, par téléphone, par télécopieur ou par voie électronique ne sera prise en considération. 3.4 Les données qui diffèrent de l information contenue dans la présente demande de proposition doivent être indiquées clairement. 3.5 Les soumissionnaires sont requis de soumettre une proposition en français. 4 CORRECTIONS APPORTÉES AUX PROPOSITIONS DES SOUMISSIONNAIRES 4.1 Les données effacées, écrites par-dessus d autres données ou biffées doivent être paraphées à l encre par la personne qui signe cette proposition. 4.2 Le Conseil apportera les corrections voulues aux erreurs découlant d ajouts ou de reconductions, qui pourraient figurer dans la proposition, la valeur corrigée prévalant. 5 QUESTIONS PENDANT LA PÉRIODE DE SOUMISSION 5.1 Tout soumissionnaire qui désire des renseignements sur la signification d une partie quelconque de cette demande de proposition ou qui estime que le présent document contient une erreur, une incohérence ou une omission doit présenter par écrit à la personne suivante sa demande visant à éclairer, à interpréter ou à expliquer certains renseignements : Hélène Labelle Surintendante adjointe des affaires Conseil scolaire public du Nord-Est de l Ontario C.P. 3600, 820, promenade Lakeshore, North Bay (Ontario) P1B 9T5 Télécopieur : Courriel : helene.labelle@cspne.ca 5.2 Le Conseil se réserve le droit de distribuer à tous les autres soumissionnaires les questions pouvant avoir été présentées par l un d entre eux et les réponses préparées en conséquence. 5.3 Le Conseil prie les soumissionnaires de NE PAS faire de demande verbale à son personnel et leur rappelle qu il n est aucunement lié par les renseignements fournis verbalement. 5.4 Pour garantir qu une réponse soit fournie à toutes les questions avant la clôture de la présente demande de proposition, nous vous recommandons de nous faire parvenir toute question que vous pourriez avoir par rapport à ce document au moins quatre jours ouvrables avant la date de clôture. Nous nous efforcerons de répondre à toutes les questions reçues si le temps le permet. 6 EXCLUSION DE LA PROPOSITION

6 6.1 Les propositions reçues après la date et l heure de clôture ne seront pas considérées et seront retournées au répondant. 6.2 Les propositions incomplètes, conditionnelles, obscures qui renferment des variantes ou des modifications par rapport aux conditions du contrat prescrites par le Conseil ou qui contiennent des irrégularités peuvent être rejetées comme étant non officielles et non conformes. 6.3 Le Conseil se réserve le droit, à sa seule discrétion absolue, de rejeter des erreurs mineures contenues dans une proposition ou de ne pas en tenir compte, sans devoir exclure le soumissionnaire. 6.4 Les documents de la proposition doivent être dûment remplis, datés et signés par l agent compétent de l organisme soumettant la proposition. Les propositions doivent être préparées en concordance avec les conditions soulignées dans cette demande de proposition, à défaut de quoi la proposition pourrait être exclue. 7 ACCEPTATION OU REJET DE LA PROPOSITION 7.1 Le Conseil se réserve le droit d accepter ou de rejeter certaines ou la totalité des propositions reçues en partie ou en totalité. Aucune proposition, ni même la plus basse, ne sera nécessairement acceptée. La sélection finale, le cas échéant, sera à la seule discrétion du Conseil. 7.2 Le Conseil n est aucunement tenu d attribuer le contrat et se réserve le droit d annuler complètement la présente demande de proposition en tout temps et de se retirer de toute discussion avec tout soumissionnaire ou tous les soumissionnaires ayant répondu. 7.3 Le Conseil se réserve le droit de lancer une nouvelle demande de proposition ou d annuler complètement la présente demande de proposition et de procéder par voie de négociation. 8 RETRAIT ET MODIFICATION DE LA PROPOSITION 8.1 Il est permis de retirer sa proposition pour y apporter des changements ou des corrections ou pour se désister, à condition de le faire avant la date et l heure de clôture. 8.2 Les soumissionnaires peuvent retirer leur proposition après l avoir soumise, en faisant une demande de retrait par écrit, avant la date et l heure de clôture. Les demandes écrites de retrait de proposition doivent être présentées à Yvonne Girard par télécopieur au Les soumissionnaires souhaitant apporter des modifications à leur proposition après l avoir soumise doivent d abord la retirer de la façon indiquée ci-dessus et présenter la proposition révisée avant la date et l heure de clôture. Les soumissionnaires ne pourront pas apporter de modifications à leur proposition après la date et l heure de clôture. 8.4 Un retrait après l heure de clôture n est pas permis à moins que le soumissionnaire n en fasse la demande expresse. La demande de retrait d une proposition DOIT être faite sur le papier à entête du soumissionnaire et livrée à l acheteur. L acceptation de la demande de retrait d une proposition se fera à la discrétion du Conseil, en tenant compte des intérêts du Conseil. 8.5 Une demande de retrait faite par téléphone, par courriel ou par télégramme ne sera pas examinée par le Conseil. 8.6 Si plus d une soumission est envoyée par la même entreprise (soumissionnaire) pour la même demande de proposition, et qu aucun avis de retrait n a été reçu, la soumission contenue dans l enveloppe portant la date et l heure les plus récentes sera réputée être la soumission voulue. La première soumission reçue sera réputée retirée et sera renvoyée au soumissionnaire selon le procédé habituel. 9 MODIFICATION ET ANNULATION DE LA DEMANDE DE PROPOSITION

7 9.1 Le Conseil se réserve le droit, à sa seule discrétion absolue, d apporter des changements mineurs à la demande de proposition avant la date de clôture, sans nuire à la validité de la demande de proposition. 9.2 Le Conseil se réserve le droit de modifier la date de clôture de cette demande de proposition ou d annuler celle-ci sans que cela n entraîne de pénalité ou de coûts pour lui. 9.3 Le Conseil se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires à un seul ou à la totalité des soumissionnaires afin de pouvoir bien évaluer les propositions. 10 CONTRAT 10.1 Une lettre d acceptation officielle de l offre par le Conseil constituera un contrat entre le soumissionnaire et le Conseil. La présente demande de proposition ainsi que toutes les modalités et conditions qui s y rapportent de même que la proposition du soumissionnaire retenu font partie intégrante du contrat conclu entre le soumissionnaire et le Conseil L incapacité du soumissionnaire retenu de se conformer, à la satisfaction du Conseil, aux modalités, cahier des charges, exigences, conditions et dispositions générales de cette proposition peut constituer un motif valable d annulation du contrat. Le Conseil se réserve alors le droit d adjuger le contrat au soumissionnaire de son choix ou de lancer une nouvelle demande de proposition. Le Conseil se réserve le droit d évaluer et de récupérer auprès du soumissionnaire tout dommage ou tous frais engagés par le Conseil en raison de l incapacité du soumissionnaire à exécuter le contrat En outre, le Conseil peut, à sa seule discrétion, suspendre l exécution du présent contrat jusqu à ce que le soumissionnaire se conforme à toutes les modalités et conditions s y rapportant. En cas d inobservation des conditions du contrat, le Conseil peut refuser de payer en partie ou en totalité les sommes dues jusqu à ce que le soumissionnaire se conforme, à la satisfaction du Conseil, aux modalités et aux conditions du contrat Toute modalité ou condition figurant dans la présente demande de proposition qui ne peut être satisfaite doit être clairement précisée sur le papier à en-tête du soumissionnaire et jointe à sa proposition À moins d indication contraire aux présentes, il est entendu et convenu par entente mutuelle que le soumissionnaire retenu s abstiendra de céder, de transférer, de sous-traiter ou de se dégager du contrat ou du droit, du titre ou de l intérêt à cet égard, ou du pouvoir du soumissionnaire d exécuter un tel contrat, au profit d une personne, entreprise, société ou corporation, sans avoir obtenu au préalable l autorisation écrite du Conseil Le commencement des travaux se fera aux risques du soumissionnaire si ces activités sont entreprises avant que ce dernier n ait reçu une autorisation par écrit ou un autre contrat préparé en bonne et due forme par le Conseil. 11 DURÉE DU CONTRAT 11.1 Le contrat entre en vigueur le 22 mai 2012, pour l année scolaire débutant le 1 er septembre Le contrat découlant de cette proposition est adjugé pour une période de 3 ans selon les prix indiqués dans votre proposition. 12 ADJUDICATION DU CONTRAT 12.1 L adjudication finale du contrat se fera en fonction de la soumission acceptable reçue d un ou de plusieurs soumissionnaires qui se seront conformés aux dispositions de la présente demande de proposition, y compris le cahier des charges et les modalités contractuelles, et que le Conseil juge capable d exécuter de façon satisfaisante le contrat proposé, compte tenu de leur réputation,

8 des références fournies, de l exécution de contrats précédents et de leurs ressources financières et autres critères Toutes les options offertes (ristourne, rabais, modalités spéciales ou autres) seront prises en considération lors de l évaluation de la soumission Il est entendu que toutes les propositions demeurent valables pendant une période de quatrevingt-dix (90) jours après la date et l heure de clôture de cette demande de proposition. 13 RÉSILIATION DU CONTRAT 13.1 Si, pendant la durée du contrat, le Conseil estime que le service fourni par le ou les soumissionnaires retenus n est pas satisfaisant, le Conseil se réserve le droit de résilier unilatéralement ledit contrat sur préavis écrit de trente (30) jours. 14 RÉCLAMATIONS SUBSÉQUENTES 14.1 AUCUNE RÉCLAMATION SUBSÉQUENTE ne sera allouée ou prise en considération pour un travail qui pourrait être exigé et nécessaire. EN AUCUN CAS un changement apporté par le soumissionnaire à sa proposition ne sera accepté par le Conseil après la date et l heure de clôture précisées, à moins que le Conseil n ait le pouvoir discrétionnaire de le faire en vertu des modalités et des conditions énoncées aux présentes Il incombe au soumissionnaire de clarifier tout détail en question, explicite ou implicite, avant de présenter sa soumission Aucune explication ou interprétation verbale ne modifiera une exigence ou une disposition du présent dossier de proposition. 15 INDEMNISATION 15.1 Le soumissionnaire retenu est responsable de tout dommage ou réclamation pour dommages causés par des actes ou des omissions de sa part ou de la part de ses employés ou mandataires et convient de tenir indemne et à couvert de tout dommage le Conseil, ses employés, ses mandataires ou ses représentants. 16 REVENDICATIONS 16.1 Les revendications faites dans la demande de proposition constituent des garanties contractuelles. N importe quelle disposition de la demande de proposition peut être incluse dans le contrat comme une disposition directe de celui-ci si le Conseil en décide ainsi. Le contrat comprend les modalités et les conditions et est essentiellement présenté selon le mode prescrit par le Conseil. Le Conseil estime que chaque disposition de la présente demande de proposition est importante et n acceptera pas les modifications qui en trahissent l intention fondamentale. Si des modifications sont proposées, elles devraient être formulées avec soin, car toute modification inacceptable d une disposition pourrait avoir une incidence sur l acceptabilité de la proposition du ou des soumissionnaires. 17 ARRANGEMENTS VERBAUX 17.1 Dans tous les cas de malentendus ou de différends, il ne sera aucunement tenu compte des arrangements verbaux; le ou les soumissionnaires devront présenter une autorisation écrite pour appuyer leurs affirmations et s abstenir de formuler des allégations en l absence d une telle autorisation écrite ou d utiliser, ou d essayer d utiliser une conversation avec l une ou l autre des parties pour s en servir contre le Conseil, ou de présenter en justice une réclamation contre le Conseil. Le soumissionnaire reconnaît et convient qu aucune représentation, garantie, convention accessoire ou condition, directe ou accessoire, explicite ou implicite, ne l a incité à présenter

9 cette soumission ou n a influé sur le contenu de la soumission, autres que celles qui sont indiquées aux présentes. 18 PROPRIÉTÉ DE LA SOUMISSION 18.1 Tous les renseignements obtenus par le ou les soumissionnaires relativement à la présente demande de proposition sont la propriété du Conseil et doivent être considérés comme confidentiels et n être utilisés à d autres fins que pour répondre à la demande de proposition et réaliser tout contrat pouvant en découler. Le soumissionnaire reconnaît qu en vertu de la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (Ontario), une tierce partie intéressée pourrait avoir accès à l information présentée dans le cadre de cette demande de proposition puisque ladite loi est susceptible d être modifiée de temps à autre. Le soumissionnaire qui estime qu un renseignement fourni aux présents est «confidentiel» doit indiquer clairement la mention «confidentiel» en regard de ce renseignement, de manière à ce que le Conseil puisse confirmer que ce renseignement ne peut être divulgué en vertu de ladite loi. 19 INTENTION 19.1 Le présent document vise à procurer au Conseil les services indiqués conformément au cahier des charges décrit aux présentes. À cette fin, on déterminera quelle soumission sera retenue pour un contrat selon un processus d évaluation qui tiendra compte des éléments suivants : prix (y inclus la ventilation des honoraires pour chaque membre de l équipe), références, disponibilité des services professionnels connexes, expérience dans le domaine de l éducation/conseil scolaire, expérience/curriculum vitae des membres de l équipe de vérification et l approche proposée pour la vérification. Le contrat sera adjugé au soumissionnaire qui, de l avis du Conseil, présente la soumission la plus économique pour les services requis. 20 CONNAISSANCE DU SOUMISSIONNAIRE 20.1 La présentation d une proposition est réputée constituer la preuve que le ou les soumissionnaires sont satisfaits de toutes les dispositions de la demande de proposition, de toutes les conditions pouvant être imposées, du matériel ou des services qu ils devront fournir, ou de toute autre question qui pourrait entrer en ligne de compte dans l exécution satisfaisante du contrat. Le Conseil ne fera droit à aucune réclamation du ou des soumissionnaires découlant de l affirmation qu ils n ont pas été informés d une disposition ou d une condition de la demande de proposition. 21 FRAIS DE DÉPLACEMENT 21.1 Le Conseil ne rembourse aucun frais de déplacement engagés par les membres du personnel provenant de bureaux situés à l extérieur de la région. Ces coûts doivent faire partie intégrante du coût de l offre de service. 22 EXIGENCES RELATIVES AUX SERVICES D AUDIT 22.1 Calendrier annuel Chaque année en août, les auditeurs du Conseil et la surintendante adjointe des affaires se réunissent pour fixer le calendrier des activités conjointes en ce qui a trait à la collecte, à la vérification et à la soumission des états financiers annuels. Le calendrier comprendra les éléments suivants : - les dates clés importantes auxquelles les renseignements doivent être réunis par les deux parties; - une liste de tous les documents nécessaires à la préparation des états financiers (annexes, feuilles de travail, analyses et autres renseignements pertinents); - une définition des responsabilités du personnel du Conseil et de celui des vérificateurs concernant la préparation de tous les documents requis, en tenant compte du fait que le personnel du Conseil doit y participer le plus possible de manière à ce que les états financiers

10 annuels puissent être compilés par le personnel du Conseil, au moindre coût possible pour les contribuables; - les dates auxquelles le personnel du Conseil et les auditeurs se réuniront pour examiner les progrès réalisés par les deux parties ; - les dates auxquelles les états financiers seront présentés aux membres du Conseil élu Examen des systèmes et des procédures (audit intérimaire) Cet examen, qui s effectue avant le début de l audit annuel, a pour but de cerner les problèmes qui, autrement, risqueraient de n être signalés qu après la vérification Déclarations sous réserve Si les auditeurs découvrent des renseignements ou des problèmes qui les obligeraient à inclure un énoncé de qualités en ce qui concerne les états financiers du Conseil, ils les signalent immédiatement à la surintendante adjointe des affaires et en discutent avec elle. De plus, les auditeurs lui accordent un délai raisonnable pour lui permettre de mener une enquête, d analyser la situation, de présenter un rapport et de prendre les mesures correctives voulues afin d éviter qu un tel énoncé s avère nécessaire Livraison des états financiers annuels Les états financiers annuels vérifiés sont livrés à l attention de la surintendante adjointe des affaires au plus tard à la date d échéance fixée selon l article Les auditeurs assisteront aux réunions qui seront convoquées pour discuter des états financiers annuels et fournissent les renseignements demandés pour que les membres du Conseil aient une meilleure compréhension des questions relatives aux états financiers Lettres reliées à la vérification Les auditeurs préparent toutes lettres qui normalement font part d un audit (par exemple, lettre d indépendance, lettre de planification, lettre de représentation, etc.), et rencontrent au besoin la surintendante adjointe des affaires pour discuter du contenu de ces lettres Contenu de la proposition La proposition devrait comprendre au moins les éléments suivants : 1. expérience en audit de conseils scolaires; 2. profil de l entreprise, y compris l ampleur des autres tâches de vérification et l importance des clients; services de soutien disponibles; compétences particulières reliées à cet audit; 3. renseignements concernant l emplacement du bureau qui serait responsable de l audit, le nom et le curriculum vitae de l associé, du gestionnaire et des cadres qui seront affectés à l audit si les services de votre cabinet sont retenus ainsi que le nom de trois autres clients pour lesquels le cabinet effectue actuellement un audit et qui pourraient fournir des références; 4. barème confidentiel des taux horaires des membres du personnel de divers niveaux susceptibles d être affectés à l audit. 5. frais annuels a. audit au 31 août b. procédures spéciales pour la période du 1 er septembre au 31 mars 6. estimation du nombre d heures prévues par chaque membre de l équipe a. audit au 31 août

11 b. procédures spéciales pour la période du 1 er septembre au 31 mars 7. aperçu de l approche qui sera prise pour l audit au 31 août. 23 CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ 23.1 Le cabinet doit être agréé en vertu de la Loi sur la comptabilité publique Il doit montrer qu il est capable d effectuer l audit selon les normes de la profession, conformément aux exigences provinciales et aux attentes du Conseil Il doit démontrer qu il est capable d effectuer l audit et toute présentation en découlant en français Le cabinet doit remettre une divulgation complète de tout conflit d intérêt perçu ou de tout conflits d intérêt survenant d une relation directe avec un membre du personnel du Conseil ou d un conseiller ou d une conseillère scolaire (annexe A). 24 SERVICES REQUIS 24.1 Portée des travaux Le mandat comprend l audit des dossiers et des états financiers prescrits par le ministère de l Éducation et le Conseil En règle générale, les auditeurs ne font qu exprimer une opinion sur les états financiers et faire des commentaires concernant leur mode de présentation et les renseignements qu ils renferment. Le travail de comptabilité, la préparation matérielle des états financiers et des annexes ou toutes autres responsabilités qui ne relèvent pas de l audit sont exclus. Si certaines de ces tâches doivent être effectuées, des discussions seront ouvertes en dehors de l audit officiel des activités du Conseil. 25 PRÉSENTATIONS ORALES 25.1 Le cabinet sera invité à donner deux présentations orales par année devant les membres du Conseil élu, on s attend à ce que ces présentations soient faites en français et par l associé et/ou le gestionnaire qui sera affecté à l audit, au nom de leur cabinet. 26 TRAVAUX SPÉCIAUX 26.1 On indiquera dans la proposition la façon d effectuer la rémunération pour des travaux d audit spéciaux, le cas échéant. Ces travaux peuvent être dans le domaine de la consultation des études de systèmes, des audits légaux, etc. 27 SERVICES CONSULTATIFS ET PUBLICATIONS 27.1 La proposition comprendra des renseignements sur tous les services consultatifs offerts sans frais pour des questions courantes. Ces services peuvent inclure l aide au personnel, les publications traitant des taxes de vente, les réformes de retraite fédérale ou provinciale, l impôt sur le revenu, les régimes d avantages sociaux des employés, la vérification interne, l élaboration de systèmes financiers, la gestion de la trésorerie, etc. La firme devra aussi indiquer les autres services et les autres publications périodiques qu elle peut offrir au Conseil. 28 ÉTABLISSEMENT DES PRIX 28.1 Les prix indiqués sur le formulaire de proposition ci-joint sont des prix nets, en devises canadiennes, et comprennent tous les autres frais. Toutes les taxes reliées sont en sus.

12 ANNEXE A - DÉCLARATION DE CONFLITS D INTÉRÊTS PAR RAPPORT À LA PROPOSITION POUR SERVICES D AUDIT CONFLITS D INTÉRÊT (veuillez donner des explications) AUCUN CONFLIT D INTÉRÊT (veuillez vous référer à la Loi sur l éducation, paragraphe 253(3)) Je confirme que les renseignements donnés sont justes au meilleur de ma connaissance Firme : Nom : Signature : Date : LE PRÉSENT FORMULAIRE DOIT ÊTRE SIGNÉ POUR VALIDER LA PROPOSITION. ANNEXE B - FORMULAIRE DE SIGNATURE Veuillez parapher les déclarations suivantes pour confirmer que vous acceptez ce qui suit. Initiales JE DÉCLARE/NOUS DÉCLARONS que la présente offre est faite sans collusion, connaissance, comparaison de chiffres ou arrangement avec une autre société, entreprise ou personne qui présente une offre pour le même travail et qu elle est à tous points de vue juste et exempte de collusion ou de fraude.

13 Initiales Initiales Initiales JE DÉCLARE/NOUS DÉCLARONS que à ma/notre connaissance, aucun membre du Conseil ni aucun agent ou employé du Conseil n est, ne sera ou n est devenu intéressé, directement ou indirectement, à titre de partie contractante ou de partenaire, aux produits, au travail ou à la transaction d affaires en rapport avec ledit contrat, ou à une partie quelconque de celui-ci, ou aux fournitures qui seront utilisées à cet égard, ou aux sommes d argent auxquelles il donnera droit. J AI/NOUS AVONS LU ET COMPRIS LES MODALITÉS ÉNONCÉES DANS LA PRÉ- SENTE DEMANDE DE PROPOSITION ET ACCEPTE/ACCEPTONS DE M Y/NOUS Y CONFORMER, ET JE SUIS/NOUS SOMMES AUTORISÉ(S) PAR L ENTREPRISE QUI SOUMISSIONNE À LIER CELLE-CI. J AI LU ET COMPRIS/NOUS AVONS LU ET COMPRIS que les prix indiqués sont pour une période de 2 ans et J EN CONVIENS/NOUS EN CONVENONS. DATE : NOM : (Veuillez écrire en lettres moulées) TITRE : SIGNATURE : NOM DE L ENPRISE : ADRESSE : CODE POSTAL : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : NUMBÉRO DE TÉLÉCOPIEUR: COURRIEL : LE PRÉSENT FORMULAIRE DOIT ÊTRE SIGNÉ POUR VALIDER LA PROPOSITION.