Projet de contrat de fournitures de consommables informatiques au profit de l Institut Pasteur de Dakar

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1 Projet de contrat de fournitures de consommables informatiques au profit de l Institut Pasteur de Dakar Entre les Soussignés : La société., société anonyme au capital social de... FCFA, ayant son siège social au.(adresse postale et mail), dûment représentée par.. (Prénom,Nom) agissant en qualité de..(attribution) de ladite Société : Ci après dénommée «LE PRESTATAIRE» D une part, ET INSTITUT PASTEUR DE DAKAR (IPD), ayant son siège social au 36, Avenue Pasteur B.P. 220 Dakar Tél (221) Fax (221) pasteurdakar@pasteur.sn, dûment Représenté par Monsieur.., agissant en qualité de... Ci-après dénommée «IPD» Page 1 sur 9

2 ARTICLE I GENERALITES 1.1. OBJET, DUREE, FORME ET MONTANT DU CONTRAT OBJET Le présent contrat a pour objet la fourniture de consommables informatiques au profit de l Institut Pasteur de Dakar (IPD). La liste des articles concernés avec les prix retenus sont indiqués en annexe DUREE Ce contrat prend effet à compter de la sélection d un ou plusieurs candidats suite à l appel d offres proposé par l IPD et ceci pour une durée d un an. Par sélection, il faut entendre signification écrite au candidat qu il est retenu comme prestataire. Le contrat est renouvelé par tacite reconduction pendant une période de 3 ans à compter de sa signature par les deux parties ; chaque partie a la possibilité de dénoncer le renouvellement annuel du contrat, au plus tard un mois avant l échéance du contrat par lettre recommandée adressée à l autre partie. A l issue des trois ans, il est procédé à un nouvel appel d offres FORMALISME DES BESOINS Les besoins de l IPD sont exprimés sous forme de bons de commande, sans minimum, ni maximum en quantités et en valeur financière ESTIMATION DES BESOINS ANNUELS Les volumes de besoins sont définis en annexe 1 pour chacun des articles demandés. Cette estimation est indicative et n a pas de valeur contractuelle CORRESPONDANTS DES DEUX PARTIES CORRESPONDANTS DE L' IPD Sont désignés comme correspondants de l IPD : - Le directeur financier et administratif de l IPD - 36 avenue Pasteur BP 220 DAKAR Tel / jpvirey@pasteur.sn - Personnes compétentes sur le plan technique : o Gestionnaire de stock : tel / jcorrea@pasteur.sn Nb : pour les livraisons faites à MBAO, le responsable du site : tel / aniang@pasteur.sn o responsable des achats : tel / tdiallo@pasteur.sn o Chef du service informatique : tel / habys@pasteur.sn - Personnes compétentes pour le règlement des factures afférentes à l exécution des prestations : o Bureau comptabilité : tel / jdiagne@pasteur.sn / kgueye@pasteur.sn CORRESPONDANTS DU PRESTATAIRE Les correspondants administratif et technique du prestataire sont indiqués dans l offre. En cas d'indisponibilité, des remplaçants d'un niveau au moins équivalent devront assurer leur intérim. Si ces correspondants étaient amenés à quitter la société titulaire du contrat, cette dernière veillera à prévenir tous les correspondants de l IPD précités. Page 2 sur 9

3 1.3. OBLIGATIONS DU TITULAIRE ASSURANCES ET RESPONSABILITE CIVILE Le prestataire respectera et supportera toutes les sujétions résultant des conditions et de la nature du travail, notamment celles qui concernent la sécurité du personnel et les précautions à prendre lors de l exécution des prestations. A ce titre, le prestataire doit être assuré en responsabilité civile, d exploitation et professionnelle, de manière à couvrir les conséquences pécuniaires pour l IPD de dommages corporels, matériels et immatériels causés à des tiers lors de l exécution du présent marché. Le prestataire est tenu ainsi pour seul responsable, tant civil que pénal, des accidents survenus à ses préposés et aux tiers à l occasion de l exécution de ses prestations. Il ne pourra en aucun cas exercer de recours à l encontre de l IPD, de ce fait. L IPD est dégagée de toute responsabilité à ce titre MESURES DE PREVENTION et QUALIFICATION DU PERSONNEL Le prestataire est tenu de se conformer aux lois et règlements relatifs à la protection de la main d œuvre et des conditions de travail en vigueur au Sénégal. Par ailleurs, le prestataire s engage à faire effectuer les livraisons des fournitures par du personnel qualifié, compétent, et disposant de la formation et des habilitations requises ACCIDENTS ET ARRÊTS DE TRAVAIL Le prestataire s engage à saisir immédiatement le responsable des achats de l IPD de tout accident causé à un tiers ou survenu à l un de ses employés sur le site de livraison. Par ailleurs, en cas d arrêt de travail de son personnel, le prestataire doit prendre toutes les mesures nécessaires afin d assurer les prestations prévues dans le cadre du présent contrat à ses frais et risques. Il lui appartient de trouver des solutions palliatives pour se conformer à la bonne exécution du contrat. Tout manquement fait l objet d une mise en demeure et peut constituer un cas de résiliation du contrat NORMES DES FOURNITURES - CARACTERISTIQUES Les articles proposés par le prestataire doivent être conformes aux normes internationales homologuées, pendant toute la durée d exécution du contrat. Le prestataire retenu s engage à fournir des marchandises garanties contre tout vice de fabrication et défaut de matière, à compter du jour d admission pendant tout le délai de validité d utilisation indiqué sur les emballages d origine. En cas de livraison d articles avec une date de péremption, cette dernière doit être à plus de 5 mois de la date de livraison dudit produit pour permettre une utilisation différée de l article REGLES DE SURETE ET CONFIDENTIALITE A l intérieur du campus de l IPD, le prestataire est soumis aux consignes de sécurité propres à l IPD. Le personnel du prestataire qui est amené à opérer dans cette enceinte est donc susceptible de faire l objet d un contrôle. L IPD se réserve le droit de demander le remplacement de toute personne ne présentant pas les garanties de sûreté requises. Il peut ainsi exiger, l éviction de toute personne employée par le prestataire au motif d insubordination, de vol ou complicité de vol, d incapacité ou de défaut de probité. Page 3 sur 9

4 Si, dans le cadre du présent contrat, le prestataire a reçu communication à titre confidentiel de renseignements, documents ou objets quelconques, il est tenu de maintenir confidentielle cette communication. En outre, le prestataire est tenu d alerter immédiatement et sans délai l IPD de tout acte de sabotage ou de malveillance qui serait commis à l encontre des fournitures, objet de la prestation, dans le cadre de l exécution du présent contrat. Les candidats ne peuvent faire aucun usage commercial de l appel d offres ou du contrat ni le communiquer à des tiers MODIFICATIONS JURIDIQUES OU ADMINISTRATIVES DU PRESTATAIRE RETENU Le prestataire est tenu de notifier immédiatement à l IPD toutes modifications survenant au cours de l exécution du contrat qui se rapporte : - aux personnes ayant le pouvoir d engager la société, - à la forme juridique de l entreprise, - à la raison sociale de l entreprise ou à sa dénomination, - à son adresse ou à son siège social, - à un redressement ou à une liquidation judiciaire, - au numéro de compte à créditer Ces modifications doivent être signalées par dépôt au secrétariat de la DAF de l IPD contre récépissé ou décharge, et ceci accompagné des documents justifiant le changement intervenu (les extraits d annonces légales, la copie du nouvel extrait du registre de commerce, le nouveau relevé d identité bancaire ou postal, etc ). Dans le cas de changement du prestataire contrat suite à la disparition d entreprise par fusionabsorption ou scission aboutissant à la création d une nouvelle société, le transfert de prestation ne doit avoir lieu qu avec l accord préalable de l IPD après que celui-ci ait apprécié les garanties professionnelles et financières du cessionnaire reprenant la prestation. Si la cession paraît de nature à remettre en cause les éléments essentiels relatifs au choix du prestataire, l IPD peut refuser la reprise du contrat par un nouveau prestataire OBLIGATIONS DE L IPD Permettre l'accès des lieux et locaux au personnel chargé de l exécution des prestations, Accompagner les agents du titulaire dans leur action, Mettre à la disposition du prestataire les informations nécessaires à l exécution des prestations, dans la limite de ses possibilités, Emettre des bons de commande selon les besoins de l IPD, Paiement dés lors que l exécution des prestations est assurée dans les conditions définies dans le présent contrat et dans les délais définis dans le présent contrat. ARTICLE II MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS 2.1. DEBUT D EXECUTION DES PRESTATIONS / DEMANDE D ACCES Le début d exécution de la prestation est fixé au plus tôt le 25 septembre Néanmoins le prestataire retenu ne pourra pas commencer à cette date si sa sélection lui est signifiée postérieurement. Après la signification par l IPD qu il a été sélectionné, le prestataire remettra au responsable des achats de l IPD la liste exhaustive de son personnel intervenant sur le dit site en y indiquant les noms, prénoms, dates et lieux de naissance, numéros de carte d identité, adresses du personnel. Ainsi, la société titulaire du marché prendra les dispositions nécessaires pour la réalisation des badges et autres autorisations d accès spéciales pour son personnel intervenant. Page 4 sur 9

5 Cette liste doit être tenue à jour des modifications éventuelles. Les mouvements du personnel se limiteront strictement à ceux nécessités pour l exécution des livraisons. Le personnel du prestataire est astreint au respect du code de la route et des règlements de police lors de son activité dans l IPD CONDITIONS D EXECUTION DES PRESTATIONS EMISSION DES BONS DE COMMANDES Les besoins sont émis en principe mensuellement par l IPD. Les bons de commandes sont préparés par le responsable des achats de l IPD et visés par le directeur administratif et financier de l IPD. En cas d absence de celui-ci les bons de commandes sont visés par l administrateur général et à défaut le DRH de l IPD. Outre la signature des personnes précitées engageant l IPD, les tampons des signataires sont systématiquement apposés sur le bon de commande. Les bons de commandes sont systématiquement valorisés sur la base des prix proposés par le prestataire. Le responsable des achats est l interlocuteur unique du prestataire pour la passation des commandes. En cas d intérim, le nom de l intérimaire est signalé au prestataire. Les bons de commandes sont transmis au prestataire, par télécopie ou par mail. Une copie des bons de commande est systématiquement remise au gestionnaire de stock de l IPD MODALITES DE LIVRAISON (délais, créneau horaire, lieu) Le délai de livraison entre la date incluse de réception du bon de commande par le prestataire et la date de livraison des articles est de 8 jours calendaires maximum. Les demandes exceptionnelles du prestataire, pour l octroi d une prolongation dudit délai de livraison, dûment justifiées, sont à adresser par courrier, télécopie ou mail au gestionnaire de stocks de l IPD, ce dernier étant le seul habilité à accorder ou non le délai supplémentaire demandé. Le gestionnaire de stock de l IPD est informé des décalages. Les livraisons s effectuent 3 fois par semaine (les lundis, mardis et jeudis) de 8h00 à 12h00 (hors jours fériés). La date de livraison souhaitée est renseignée par le responsable des achats de l IPD sur le bon de commande ainsi que le lieu de livraison. Le site de livraison des fournitures se situe à l IPD : - en règle générale au 36 avenue Pasteur Dakar - occasionnellement à la ferme expérimentale de MBAO, km 18, route de Rufisque ACHEMINEMENT ET REMISE DES FOURNITURES (Bordereau de livraison) Le prestataire assure le transport des articles commandés entre ses locaux et le site de livraison à l IPD Il assume la responsabilité des produits commandés et les risques attenants à la livraison jusqu à leur lieu de destination. La livraison comprend : - le conditionnement et l emballage, - le marquage des colis et des palettes (le cas échéant), - le chargement, le transport et le déchargement sur le site de l IPD. Page 5 sur 9

6 Les bordereaux de livraisons remis par le transporteur sont rédigés en langue française, à défaut en anglais (fournisseurs non francophones) et ils doivent comporter expressément les informations suivantes : - référence du bon de commande (numéro et date) - identification du prestataire - référence, désignation et conditionnement des fournitures livrées, - quantité livrée, - date de livraison. Le transporteur prévient préalablement le gestionnaire de stock son arrivée. La livraison est constatée par la signature d un double du bon de livraison par le gestionnaire de stock ou son représentant qui y mentionnera son nom, son grade ou qualité et la date de réception des fournitures. Nb : pour les livraisons faites à MBAO, les attributions du gestionnaire de stock sont assurées par le responsable du site VERIFICATION Les opérations de vérification des livraisons sont assurées par le gestionnaire de stock accompagné si nécessaire d un représentant du service de l IPD destinataire des articles. Chaque commande est soumise à des contrôles quantitatifs et qualitatifs destinés à vérifier que les livraisons répondent aux stipulations fixées dans les bons de commandes. Ces vérifications sont effectuées dans les cinq (5) jours ouvrables à compter de la date de livraison. Cependant, si les constatations à la livraison proprement dite laissent entrevoir la possibilité de pertes ou d avaries, le gestionnaire de stock fera toutes les réserves utiles sur le bon de livraison. Le constat effectué lors de la livraison n engage pas le gestionnaire de stock tant que les opérations de vérification n ont pas été effectuées dans les conditions définies ci-dessous. Nb : pour les livraisons faites à MBAO, les attributions du gestionnaire de stock sont assurées par le responsable du site ADMISSION OU REJET Chaque livraison fait l objet d un rapprochement comptable entre les quantités réellement livrées et les quantités apparaissant sur le bon de livraison. Le gestionnaire de stock dispose, à compter de la date de livraison, d un délai maximum de cinq (5) jours ouvrables pour procéder aux opérations de vérification et notifier au prestataire (par télécopie ou courriel) les cas de rejet total ou partiel des fournitures livrées ou les différences entre le nombre d articles livrés et le nombre d articles renseignés sur le bon de livraison ou toute autre difficulté. En cas de rejet de tout ou partie des fournitures (matériels cassés, non conformes à la qualité exigée par le marché, etc ), le titulaire s engage à procéder à l enlèvement de celles-ci, à ses frais et charges, et à les remplacer par les articles prévus dans son offre et selon les quantités initialement commandées sous trois (3) jours ouvrables à compter de la décision du gestionnaire de stock. En cas de différence comptable constatée entre le nombre des articles livrés et celui renseigné sur le bon de livraison, le titulaire s engage à procéder au complément de ceux-ci, à ses frais et charges, sous trois (3) jours ouvrables à compter de la décision du gestionnaire de stock. En cas de non exécution de la décision prise par le gestionnaire de stock, le présent contrat peut être résilié. Nb : pour les livraisons faites à MBAO, les attributions du gestionnaire de stock sont assurées par le responsable du site PENALITES Dans le cas du non respect des clauses du contrat, des pénalités peuvent être appliquées de la manière suivante : Page 6 sur 9

7 1/ En cas de dépassement du délai de livraison fixé à 8 jours maximum à compter de la date de réception de la commande par le prestataire, et sauf octroi d un délai supplémentaire accordé par le gestionnaire de stocks, des pénalités pour retard peuvent être appliquées (décision DAF) selon les modalités définies ci-dessous : - pénalité fixée à 5% par jour de retard du montant TTC en FCFA des fournitures commandées mais livrées au-delà de 15 jours. 2/ En cas du non respect du délai de 3 jours ouvrables fixé pour remplacer les fournitures rejetées par le gestionnaire de stock ou pour compléter une commande livrée partiellement, et sauf octroi d un délai supplémentaire accordé par le gestionnaire de stocks, le titulaire du marché encourt une pénalité calculée de la manière suivante : - pénalité fixée à 5% par jour de retard du montant TTC en FCFA des fournitures commandées mais livrées au-delà de 3 jours. Afin de pouvoir appliquer la procédure de mise en place des pénalités, le gestionnaire de stock informe le responsable des achats par mail. Les pénalités seront alors directement déduites par le responsable des achats sur la facture concernée au moment de sa certification SUIVI DE L EXECUTION DU MARCHE La répétition d incidents est de nature à provoquer une mise en demeure, puis la résiliation du contrat par le directeur administratif et financier de l IPD. ARTICLE III PRIX ET REGLEMENT 3.1. DETERMINATION DES PRIX Les prix sont ceux arrêtés à la suite de l appel d offres. Ils présentent les caractéristiques suivantes : - libellés en francs CFA, unité monétaire de compte et de règlement du marché ; - traités à prix unitaires hors taxes (HT), l IPD étant exonéré du paiement de taxes par la convention fiscale du 29 septembre 2009 passée avec le gouvernement de la République du Sénégal. Nb : copie de cette convention sera fournie au prestataire lors de la signature du contrat. De manière générale, les prix sont réputés comprendre l intégralité des frais, notamment le coût du personnel et les frais d encadrement, les frais de déplacement, les marges professionnelles, les taxes fiscales et autres en vigueur, ainsi que les frais d assurances et le coût des équipements, matériels et moyens fournis. Il ne sera opéré ni avance, ni acompte. Le prestataire retenu est dispensé de constituer une garantie financière OFFRE PROMOTIONNELLE Le prestataire fait bénéficier l IPD des prix des offres promotionnelles qu il est susceptible de proposer à l ensemble de sa clientèle. Ces prix s appliqueront aux commandes notifiées pendant la période promotionnelle, à condition qu ils conduisent à des prix inférieurs aux prix nets résultant de l application des clauses du contrat. Le prestataire informe ainsi par courriel le responsable des achats des offres proposées afin qu il puisse, éventuellement, passer une commande REVISION DES PRIX Les prix sont fermes et définitifs de la date de signification du contrat pour une durée d un an. Page 7 sur 9

8 Les prix sont révisables par la suite, dans la limite d une modification tarifaire par année d exécution du contrat. Pour ce faire, il appartient au prestataire de faire parvenir au responsable des achats de l IPD, soit par courrier déposé contre récépissé, soit par lettre recommandée avec accusé de réception et, en tout état de cause 60 jours avant l échéance du contrat, sa proposition de révision de prix détaillée et justifiée par des éléments économiques le conduisant à adopter de nouveaux prix. A défaut du respect de cette procédure, les prix de l année précédente seront reconduits pour l année n+1. Il n y a pas d effet rétroactif. La révision des prix ne devient effective qu après accord écrit du directeur administratif et financier. Clause de sauvegarde : La révision des prix ne dépassera pas les 10 % par rapport aux prix initiaux renseignés dans l offre de base, et ceci pour une durée de 3 ans MODALITES DE REGLEMENT DU MARCHE Le prestataire fait parvenir à l adresse suivante : Institut Pasteur de Dakar Direction administrative et financière 36 Avenue Pasteur BP 220 Dakar Les documents suivants : - La facture correspondante à l ensemble des fournitures livrées ; - Une copie des commandes transmises par le responsable des achats de l IPD ; - Le(s) bon(s) de livraison(s), signé(s) par le gestionnaire de stock et correspondant(s) à la commande susnommée ; - Dans le cas d une offre promotionnelle, une copie de l offre précitée. La facture portera, outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et la raison sociale du titulaire, - son adresse, - la référence de l'inscription du titulaire au registre de la chambre de commerce, - la date de la facture, - l échéance de règlement, - le numéro du bon de commande, - le détail des fournitures commandées/livrées, - les prix unitaires HT, - le montant total HT, - le numéro de compte bancaire ou postal complet, tel qu'il figure dans l offre du prestataire (code établissement, code guichet, numéro de compte, clé RIB ou RIP). Pour le 1 er paiement, le titulaire devra impérativement joindre un RIB ou un RIP à la facture, sous peine de rejet. Il est spécifié que les factures devront faire apparaître la même adresse, le même mode de paiement et la même désignation de la fourniture que ceux renseignés dans l offre du prestataire. Les factures qui ne comporteront pas les indications susvisées, feront l objet d un renvoi au titulaire. Les factures sont arrêtées en toutes lettres, datées et signées de la personne dûment qualifiée pour engager l entreprise. Sont déduites, le cas échéant, les pénalités prévues à l'article dudit contrat. Les délais de règlement sont de (négocié dans le cadre de l appel d offres) jours, à compter de la date de réception de la facture. Page 8 sur 9

9 ARTICLE IV RESILIATION DU CONTRAT Le contrat peut être résilié quand le prestataire ne s est pas acquitté de ses obligations contractuelles dans les délais prévus ou ne respecterait pas les obligations relatives à l exécution et la qualité des prestations. Au préalable, le prestataire sera mis en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis contre récépissé ou décharge, de se conformer aux dispositions du contrat, sous peine de résiliation de celui-ci à l expiration du délai déterminé par l IPD dans son courrier. Dans le cadre de cette mise en demeure, le directeur administratif et financier de l IPD informe le titulaire du marché des difficultés rencontrées dans l exécution du contrat et l invite à présenter ses observations. Si de nouvelles anomalies devaient être constatées dans un délai d un (1) mois après ladite mise en demeure, le contrat pourra être résilié de plein droit par l IPD. La résiliation définitive deviendra effective à partir de la date renseignée dans la décision transmise par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis contre décharge ou récépissé précisant les motifs de la résiliation. ARTICLE V REDRESSEMENT ET LIQUIDATION JUDICIAIRE Tout jugement ou décision pouvant avoir un effet sur l exécution du marché, notamment un redressement ou une liquidation judiciaire, doit être immédiatement notifié à l IPD, par lettre recommandée avec accusé de réception. L IPD prendra sa décision de poursuivre ou de résilier le contrat. ARTICLE VI - REGLEMENT DES LITIGES Le présent contrat et ses annexes sont régis en toutes leurs dispositions par le droit sénégalais. Les contestations entre le Client et le Prestataire au sujet de l exécution ou de l interprétation du présent contrat et de ses annexes, font l objet d une tentative de règlement à l amiable. A défaut de règlement amiable, le différend sera tranché définitivement par voie d arbitrage suivant le règlement d Arbitrage du Centre d Arbitrage, de Médiation et de Conciliation de la Chambre de Commerce, d Industrie et d Agriculture de Dakar par un ou plusieurs arbitres nommés conformément à ce règlement. Pour la société XXXXX Mr, Mme XXXX (représentant légal) Dakar, le XXXX Pour l Institut Pasteur de Dakar, Docteur André Spiegel Administrateur Général Dakar, le XXXXXXX (Signature) (Signature) Page 9 sur 9