FORMATIONS Audit Conseil FormAtion LABORATOIRES DE BIOLOGIE MÉDICALE.

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1 FORMATIONS 2012 LABORATOIRES DE BIOLOGIE MÉDICALE Audit Conseil FormAtion

2 Sommaire NOUVEAUTé 2012 Introduction La norme ISO appliquée au secrétariat La norme ISO appliquée aux techniciens Conduire la démarche qualité en vue de l accréditation 04. Principes d organisation et de management pour un LBM multisite dans le cadre du projet d accréditation NOUVEAUTé Approche processus 08 NOUVEAUTé Mener efficacement une revue de direction 09 NOUVEAUTé Préparer l audit d accréditation 10 NOUVEAUTé Le développement durable en santé : quels enjeux pour votre LBM? NOUVEAUTé Fse et télétransmission L audit qualité interne Les incontournables de la gestion des compétences Les incontournables du management des équipes La validation des méthodes Estimation des incertitudes de mesure La métrologie en biologie médicale 18 Nos prestations dans le cadre de votre démarche d accréditation ISO

3 ELSE Consultants intervient depuis 1999 dans l accompagnement des laboratoires vers leur accréditation COFRAC. Devenu leader de ce secteur, nos formateurs partagent avec nos clients une expérience unique : plus de 30% des démarches qualité au sein des laboratoires (accréditation 17025/15189, certification ISO 9001, Bio Qualité) ont été menées avec l un de nos consultants. Depuis les quatre dernières années, 99% des personnes formées ont été satisfaites ou très satisfaites de nos interventions. Ce catalogue de formation s adresse à l ensemble des LBM, polyvalents ou multisites. Chaque année, ce sont aussi plus de 500 biologistes et personnels de laboratoires que nous formons sur les thématiques de la qualité, les exigences de la norme ISO 15189, les fondamentaux du management, l audit interne, la validation des méthodes Les formations sont organisées dans différentes villes aux dates précisées sur la fiche d inscription. Les prix affichés sur la fiche d inscription sont par participant et incluent l ensemble des documents et outils remis aux stagiaires. Le déjeuner pris en commun sera à la charge des stagiaires. Toutes ces formations peuvent être réalisées au sein de votre laboratoire si vous souhaitez mettre en place une prestation personnalisée. Les conditions de réalisation et les tarifs sont néanmoins différents. Vous pouvez nous contacter pour obtenir les informations correspondantes. Les groupes sont constitués de 15 participants maximum. Si le nombre de participants est inférieur à 4 personnes nous nous réservons le droit d annuler 15 jours à l avance. FormAtions inter lbm Else Consultants est certifié ISO 9001 pour l ensemble de ses activités

4 01 La norme ISO appliquée au secrétariat Cette formation est destinée au personnel de secrétariat. Elle permet à la fois d aborder l ensemble des exigences de la norme ISO pouvant les concerner mais aussi de revoir les principes fondamentaux d un bon accueil au sein du LBM. Nous verrons également lors de cette journée, dans quelles mesures ce public est partie prenante dans l optimisation du système qualité. Durée : 1 jour c Personnel de secrétariat c Favoriser un accueil de qualité au sein du LBM c Appliquer les exigences réglementaires et normatives applicables qui concernent le secrétariat c Contribuer à l amélioration continue de la qualité de l accueil Identifier les fondamentaux d un accueil de qualité Connaître et appliquer les exigences de la norme ISO sur les phases pré et post analytique c L accueil une fonction partagée c Les étapes clés de l accueil c Les bonnes pratiques à privilégier c Accueil et confidentialité : des exigences réglementaires et normatives c Le traitement de la demande d analyses c La réception des échantillons c La structure du compte-rendu c Le rendu des résultats FormAtions inter lbm c Tour de table et recueil des attentes c Exposé c Apports illustrés c Exercices en sous groupes c Échange de pratiques c Tests et jeux Utiliser les outils qualité pour organiser et améliorer l accueil au sein du LBM Evaluer les acquis et la compréhension c Les non conformités et les réclamations au secrétariat c L audit au secrétariat c Le suivi des indicateurs qualité au secrétariat c Test / jeu c Tour de table

5 Cette formation apporte aux techniciens tous les éléments relatifs à la norme ISO et à la démarche d accréditation qu ils doivent maîtriser, en ciblant sur des éléments clés liés à leur fonction. Afin d éviter la lourdeur d une lecture de la norme, nous avons privilégié une approche interactive et illustrée. 02 La norme ISO appliquée aux techniciens Durée : 1 jour c Techniciens Présenter les enjeux et les étapes de l accréditation COfRAC Présenter la norme ISO et sa structure Connaître les principales exigences de management pour le laboratoire c Le contexte et la terminologie c Les étapes de la démarche d accréditation c La structure de la norme ISO c Le domaine d application de la norme c La politique et les objectifs c La gestion documentaire c Les processus c Les ressources humaines et la formation c Comprendre les enjeux de l accréditation pour le laboratoire c Identifier les exigences à traiter et les évolutions de pratique spécifiques pour les techniciens de laboratoire c Connaître la logique d amélioration continue et les outils associés Connaître le rôle des techniciens dans la phase pré-analytique, vis-à-vis de l ISO S approprier les exigences applicables en phase analytique Connaître le rôle des techniciens dans la phase post-analytique, en regard des exigences d accréditation S approprier les exigences à maîtriser en matière de gestion des matériels et de conditions de réalisation des examens Être capable de participer au processus d amélioration continue du laboratoire c Le traitement de la demande c Le prélèvement c La réception d échantillons c La sous-traitance c Ce qu il faut savoir sur la validation des méthodes c Procédures analytiques c La validation analytique c Comparabilité des résultats et incertitudes de mesures c Stockage et conservation des échantillons c Compte-rendu de résultats c Transmission des résultats c La gestion des équipements c Les achats c L hygiène et la sécurité c La logique de l amélioration continue c La déclaration et la gestion des événements c Les outils de pilotage (audits, tableau de bord, revue de direction) c La gestion des actions d amélioration c Tour de table et recueil des attentes c Apports illustrés c Exposés c Réflexion sur des écarts type en audit c Tests et jeux FormAtions inter lbm évaluer les acquis et la compréhension c Test / jeu c Tour de table

6 03 Conduire la démarche qualité en vue de l accréditation Ce module a remporté un franc succès en 2011 et est donc reconduit et amélioré pour Il s agit ici de former et d outiller les personnes qui joueront un rôle clé dans la conduite du projet d accréditation. Que vous soyez biologistes, techniciens ou secrétaires, si vous faites partie de l équipe projet référents qualité, cette formation vous apportera les bons éclairages sur les fondamentaux de la gestion de projet et sur l optimisation de votre système qualité. Durée : 2 jours c Biologistes responsables c Référents qualité (toutes fonctions) jour 1 c Acquérir les fondamentaux de la gestion de projet c Optimiser la conformité et l efficacité du système qualité c Utiliser les outils d amélioration Acquérir les fondamentaux de la gestion de projet Optimiser le système qualité c La planification c Les outils de suivi du projet c L animation des réunions c L approche processus c La méthodologie d identification et de maîtrise des risques liés aux processus c Les outils et méthodes de la simplification de la documentation FormAtions inter lbm c Tour de table et recueil des attentes c Apports illustrés c Exposés c Exercices pratiques sur l approche processus, la cartographie des processus, les tableaux de bord LEs + En InTRA Cette formation peut être réalisée au sein de votre LBM, à partir de 6 et jusqu à 12 participants. Si votre équipe de référents est déjà constituée, nous la formons en nous basant sur votre système qualité et sur votre niveau d avancement. Une phase d ingénierie pédagogique permet, entre autre, d illustrer nos apports avec vos exemples et outils, que nous complétons si besoin avec les nôtres. De plus, les séquences pratiques permettent de sortir de cette formation avec des éléments construits, tels que la cartographie des processus, le tableau de bord, etc. Utiliser les outils de l amélioration continue éviter les écueils de la gestion du projet évaluer les acquis et la compréhension jour 2 c Le choix des indicateurs qualité pertinents c La construction d un tableau de bord efficace c L organisation des audits internes c La revue de direction c Les fonctions du groupe c La dynamique de groupe c Les phénomènes de groupe c La résistance au changement c L animation des équipes c La gestion du temps c Test / jeu c Tour de table

7 Nos expériences actuelles d accompagnement de laboratoires multisites nous montrent que les problématiques organisationnelles et de management sont au cœur des préoccupations. Nos consultants experts en stratégie d entreprise et en réorganisation ont recueilli les questions les plus fréquemment posées et les risques et craintes exprimés lors de leurs interventions afin de concevoir un nouveau module qui vous aidera à appréhender ces problématiques dans leur globalité, de façon méthodique, pour in fine, faciliter la prise de bonnes décisions. 04 Principes d organisation et de management pour un LBM multisite dans le cadre du projet d accréditation nouveauté 2012 jour 1 Durée : 2 jours Recenser les différentes problématiques d une organisation multisite et ses impacts sur le projet d accréditation Identifier le laboratoire dans son environnement Savoir rédiger la politique du LBM multisite Acquérir les principes de répartition des responsabilités au sein d un laboratoire multisite Comprendre et s approprier la logique de management par processus c Le changement de dimension du laboratoire c Les principes de management de la qualité c La répartition des responsabilités c La communication interne c Les étapes clés à maîtriser pour faciliter la mise en œuvre du projet d accréditation c Les différents clients c Les partenaires c Les autres parties intéressées c La revue de contrat c Les différentes composantes de la politique du laboratoire c Politique Qualité Projet médical c Décliner la politique du laboratoire en objectifs mesurables c Déployer la politique et les objectifs sur chaque site c Les principes d une organisation multisite c Les différentes fonctions clés c Les exigences de l ISO c L implication des biologistes dans les fonctions clés du management c Le rôle de l encadrement technique jour 2 c Définition d un processus c Approche et cartographie des processus c Lien avec l organisation du laboratoire c Biologistes co-responsables c Biologistes médicaux c Responsables qualité c Identifier les éléments clés d une organisation multisite c Clarifier les règles d organisation et de management du laboratoire multisite c s approprier les principes et les outils du management qualité pour les mettre au service de la Direction du LBM multisite c Brainstorming et classement des idées c Apports théoriques sur les éléments soulevés par le groupe c Exposé c Réalisation en groupes d un projet de politique et d objectifs associés c Cas pratique : intégration de la politique au sein du manuel qualité du laboratoire c Exercice de classification par fonction des différentes missions / activités au sein d un LBM-Présentation c Travail sur des cas concrets c Partage d expérience FormAtions inter lbm Connaître les éléments clés d implication et d information du personnel Le pilotage du laboratoire multisite Evaluer les acquis et la compréhension c Implication du personnel c Communication interne c La relation avec les instances représentatives du personnel (CE, CHSCT ) c Les éléments utiles pour le pilotage du laboratoire c La gestion des non-conformités et des actions d amélioration dans une organisation multisite c Les revues de direction c L amélioration continue c Le pilotage du projet d accréditation c Test / jeu c Tour de table LEs + En InTRA Cette formation peut être réalisée en intra à partir de 4 et jusqu à 12 participants sous forme de séminaire de direction. L avantage est de bénéficier d un œil extérieur pour animer les réflexions nécessaires à la bonne organisation d un LBM. L autre intérêt est qu à l issue de ce travail collectif, vous ressortirez avec des éléments clés de votre organisation construits et formalisés, tels que la politique qualité et les objectifs déclinés, les tableaux de bord associés, etc.

8 nouveauté Approche Processus à travers notre expérience des laboratoires, nous constatons que - souvent - les systèmes qualité sont formels et parfois déconnectés des réels enjeux du LBM et de la réalité du terrain. L approche processus qui permet de mettre en cohérence le système, d analyser les chaines d activités, d identifier les risques clés, est un bon moyen pour rationaliser et dynamiser l organisation et le management de la structure. FormAtions inter lbm Durée : 2 jours c Biologistes c Responsables qualité c Référents qualité c Connaître le vocabulaire de base et les concepts clés relatifs aux processus c Identifier les processus et leurs interactions c s avoir décrire les processus c Analyser les risques c Piloter et optimiser les processus c Jeu de l oie pédagogique c Exposé théorique c Travail en groupe c Exercices à partir de cas concrets de laboratoire c Brown paper Connaître le vocabulaire Savoir établir une cartographie Lancement de la 2 ème journée Savoir séquencer un processus Identifier les points forts et les points faibles Mettre les processus sous maîtrise évaluer les acquis et la compréhension jour 1 c f inalité du processus c éléments d entrée et de sortie c Interactions des processus, relations clients / fournisseurs internes et externes c 5M c Indicateurs c Lien entre la politique et l approche processus c Construction d une cartographie jour 2 c Rappels de la 1 ère journée c évaluation des acquis c Modélisations des processus c Construction / description d un processus c Identification des risques et parades : utilisation de grilles d analyse de risques c Simplification documentaire c Le pilotage de processus (responsabilités et missions, lien avec l organisation du laboratoire) c Les types d indicateurs c Choix d indicateurs adaptés aux objectifs du processus c Test / jeu c Tour de table LEs + En InTRA Cette formation peut être réalisée en intra à partir de 4 et jusqu à 12 participants. L intérêt principal est de mettre en pratique les apports afin de construire votre cartographie des processus.

9 La revue de direction est un réel outil de pilotage et de décision. Si aujourd hui dans les entreprises industrielles et de services cet exercice est maîtrisé et apporte une réelle valeur ajoutée pour l organisation et la vie du système qualité, nous constatons que, dans les LBM, c est rarement le cas. Ce module vous prépare donc à mener efficacement votre revue de direction, conformément aux exigences de la norme ISO Mener efficacement une revue de direction nouveauté 2012 jour 1 Durée : 2 jours c Biologistes c Responsables qualité Comprendre les enjeux de la revue de direction Connaître les exigences de la revue de direction Prendre en compte les particularités du laboratoire de biologie médicale multisite Analyser la boucle d amélioration Valider les acquis du premier jour de formation évaluer les fournisseurs évaluer et développer les compétences Analyser les indicateurs et tableaux de bord c Le but de la revue de direction c L intégration de la revue de direction dans le système qualité c Les participants à la revue de direction c L animation de la revue de direction c Les différents thèmes à aborder dans la revue de direction selon la norme ISO c Comment optimiser sa revue de direction dans le cadre d un laboratoire multisite c La collecte des informations c L organisation des données c L analyse jour 2 c Reprise des principaux points clés vus lors de la journée 1 c La construction de la grille d évaluation c La synthèse des entretiens individuels c La matrice de compétences c Les habilitations c La construction du plan de formation c L analyse et la synthèse des indicateurs et tableaux de bord c La définition de nouveaux indicateurs c À partir de quatre thématiques essentielles, construire et dupliquer les outils nécessaires pour la conduite efficace de la revue de direction c Exposé c Travail participatif et exercices en sous-groupe c Présentation c Démonstration c Restitution en plénière c Jeu pédagogique c Travail participatif sur la définition d items pour l évaluation des fournisseurs et prestataires de service c Retour d expérience des participants FormAtions inter lbm évaluer les acquis et la compréhension c Test / jeu c Tour de table LEs + En InTRA Cette formation peut être réalisée au sein de votre LBM, à partir de 4 et jusqu à 12 participants. Dans ce cas la formation se déroule en 2 temps : une phase en amont pour préparer la revue de direction et une phase en aval pour partager les expériences et formaliser les éléments de sortie. L ensemble des apports de cette formation sera donc mis en pratique au sein de votre LBM.

10 nouveauté Préparer l audit d accréditation Chaque mois, nous réalisons des audits, notamment selon la norme ISO Qu ils s agissent d audits initiaux, d audits internes ou encore d audits à blanc, nous sommes très fréquemment confrontés à vos interrogations quant à la préparation, au déroulement, mais également au suivi à apporter à un audit COfRAC. Nos auditeurs et les évaluateurs avec lesquels nous collaborons ont conçu ce module afin de vous permettre de mieux appréhender cet exercice. Durée : 1 jour FormAtions inter lbm c Responsable qualité c Biologistes c Connaître les étapes et les points clés du processus d accréditation afin de bien préparer la visite d évaluation c Appréhender les questions et les attentes des auditeurs c Comprendre et traiter les écarts relevés c Exposé et apports illustrés c Présentation de documents c Exercices c Partage d expérience c Etude de cas jeu en équipe c Quizz Connaître les principales étapes du processus d accréditation Constituer le dossier de demande d accréditation Savoir présenter le laboratoire Comprendre les fiches d écart du COfRAC Savoir traiter les éventuels écarts relevés lors d une évaluation COfRAC évaluer les acquis c La terminologie utilisée dans le cadre des évaluations d accréditation c Le cycle d audit COfRAC c Les phases préalables c Présentation SH form 03 et SH form 05 c Les documents constitutifs du dossier c Le laboratoire et son environnement (clients, fournisseurs, partenaires) c La politique et l organisation du laboratoire c Les modalités de présentation lors de la visite des évaluateurs c Information préalable des personnels par rapport à la visite c Le circuit de traitement des fiches d écart c Les différents types d écart (criticité) c La terminologie associée c Sur la base du retour d expérience d audits réels : exercice de classement et de traitement d écarts c Revoir et valider les thèmes abordés au cours de la journée LEs PREsTATIOns AssOCIÉEs : Dès lors que vous estimez être prêt pour l accréditation, nous pouvons réaliser un audit blanc sur l ensemble des exigences de la norme. Cf page 22.

11 Else Consultants accompagne depuis plusieurs années des professionnels de santé et des établissements de soins à prendre en compte les enjeux de développement durable liés à leur activité. Cela ne fait plus aucun doute, la réglementation et les référentiels qualité vont continuer à intégrer ces enjeux, de plus en plus significativement. Notre connaissance de votre activité et des exigences (réglementaires et normatives) applicables en santé vous permettra de vous préparer à ces évolutions. 08 Le développement durable en santé : quels enjeux pour votre LBM? nouveauté 2012 Durée : 1 jour c Tout personnel de laboratoire Clarifier les concepts clés du Développement Durable Prendre conscience des enjeux Développement Durable dans le domaine de la santé et au sein du LBM c Les représentations des participants sur le thème c Les enjeux actuels c Les concepts clés c Identification des parties prenantes c Les enjeux spécifiques au secteur de la santé et aux LBM c Normes et réglementations (15189, HAS, ) c Comprendre les enjeux du Développement Durable au sein du LBM c Identifier les bonnes pratiques à privilégier au quotidien c Définir un plan d action couvrant les 4 piliers du Développement Durable Identifier les bonnes pratiques Définir un plan d action de Développement Durable à proposer au sein de son laboratoire évaluer les acquis c Les pratiques vertueuses à mettre en œuvre dans les LBM c Les participants, à partir des pratiques présentées juste avant et en tenant compte des spécificités de leur LBM, listeront pour chaque pilier du Développement Durable, une action à court terme et une à moyen terme. c Revoir et valider les thèmes abordés au cours de la journée c Échanges en groupe sur les représentations individuelles c Exposé c Retour d expérience des participants c Brainstorming c Travail participatif d identification et d échange des meilleures pratiques à partir d une cartographie des processus c support méthodologique de création d un plan d action c Retours sur les représentations individuelles c Quizz sur les connaissances acquises FormAtions inter lbm

12 nouveauté FSE et télétransmission Les évolutions du cadre juridique et de Sesam Vitale impactent directement le traitement des fse et les télétransmissions au laboratoire. Ce module co-animé par deux spécialistes va permettre aux personnes concernées de comprendre et de s adapter à ces évolutions. FormAtions inter lbm Durée : 1 jour c Personnes traitant les FsE et réalisant les télétransmissions au laboratoire c Connaître le cadre réglementaire c Maîtriser la télétransmission, ses outils et les interactions entre les organismes c Mieux connaître l équipement informatique au laboratoire c s avoir appliquer les FsE dans le laboratoire c Comprendre les évolutions de la télétransmission c Exposé c Retour d expérience des participants c Exercices en sous-groupe Connaître le nouveau cadre juridique c La norme ISO c L ordonnance de janvier 2010 c Le laboratoire multisite Maîtriser la télétransmission, ses outils et les interactions entre les organismes Connaître la nouvelle version Sesam Vitale 1.40 Choisir le développement et l application au laboratoire Savoir appliquer les fse dans le laboratoire Comprendre les évolutions de la télétransmission évaluer les acquis c Les avantages de la télétransmission pour les laboratoires c Historique : B2 NOEMIE et fse c L utilité de la CPS, principe général des fse c Télétransmissions et organismes (Interactions entre les CPAM et les complémentaires) c Confidentialité renforcée par la norme ISO c CNIL, suivi technique c Simplification des échanges vers les complémentaires c Les problèmes de bascule 1.37 à 1.40 c Le choix de son équipement informatique pour répondre aux exigences de la norme ISO c Les logiciels, les lecteurs c Compatibilité des logiciels et lecteurs existants pour version 1.40 c Le choix du fournisseur Internet c Prélèvement à domicile c Prélèvement au laboratoire c fonctionnement en laboratoire multisite c Les exigences de la norme ISO c Revoir et valider les thèmes abordés au cours de la journée

13 10 L audit qualité interne La norme ISO exige que les personnes qui réalisent les audits internes soient formées à cette pratique. Nous formons chaque année des centaines de professionnels, notamment des LBM, à la réalisation des audits internes. Puisque pour apprendre à mener des audits efficaces, la meilleure solution est d en faire, notre formation sur 3 jours intègre donc des séquences de mise en pratique à partir d un cas de LBM fictif. Comprendre les principes clés de l audit et s approprier la méthodologie et les outils utilisés lors des audits internes S exercer à la réalisation de l audit interne évaluer les acquis jour 1 c Les règles de base de l audit interne c Rappel des exigences du référentiel ISO dans une logique d audit (jeu pédagogique) c Comment auditer efficacement son système qualité? c Mise en main d outils pratiques pour la planification, la programmation, la réalisation et le suivi des audits qualité internes c Les règles comportementales de l auditeur. jour 2 Et 3 c Préparation des audits : plan d audit et guide d audit pour les auditeurs c Réalisation d audits en situation (jeu de rôle) afin de préparer l audit, réaliser les entretiens et rédiger le compte-rendu c Revoir et valider les thèmes abordés au cours de la journée Durée : 3 jours c Biologistes c Responsables qualité c Tout salarié amené à réaliser des audits internes Pré-requis : Les participants doivent être formés à la norme IsO et être en poste depuis au minimum 1 an au sein du laboratoire. c Prendre conscience des enjeux de l audit c Acquérir les méthodes et outils pour réaliser efficacement les audits qualité internes c s entrainer à la pratique de l audit c Apports illustrés c Cas pratique construit à partir d éléments de système qualité d un LBM fictif c Travail en sous groupe c Répartis en trois équipes, les stagiaires, joueront successivement les rôles d auditeurs, d audités et d observateurs. À l issue de chaque simulation, ils formuleront à l écrit et à l oral les écarts rencontrés FormAtions inter lbm LEs + En InTRA Cette formation peut être réalisée en intra avec un groupe de 6 à 9 participants. Le jeu de rôle est alors remplacé par la réalisation d audits internes sur le système qualité du laboratoire, supervisés par le formateur.

14 11 Les incontournables de la gestion des compétences Les évolutions réglementaires, structurelles et conjoncturelles impactent de manière très significative la gestion des ressources humaines et notamment des compétences. Les responsables des LBM, en tant qu employeurs, ont la nécessité de s interroger précisément sur la gestion des emplois et des carrières, d une part pour répondre aux exigences normatives et réglementaires, et d autre part pour être en mesure d adapter les ressources et compétences aux besoins à venir. jour 1 Durée : 2 jours Comprendre les enjeux c Les compétences dans l entreprise, un enjeu de son évolution FormAtions inter lbm c Biologistes c Directeurs et responsables des ressources humaines c Directeurs administratif et financier c Connaitre le contexte règlementaire et normatif c Connaitre les concepts, le vocabulaire et les outils de la gestion des compétences c Être capable de mettre en œuvre les outils c Comprendre les facteurs de la motivation c Pourvoir à des besoins de compétences par le recrutement c savoir mener un entretien face à face c Construire un plan d intégration c Exposé et apports illustrés c Étude de cas c Exercice d application en sous-groupe : Travail sur fiche fonction / fiche de poste / matrice de compétences c Exercice d application : définir un profil de poste à partir d un canevas remis par le formateur c Rédaction d une annonce efficace à partir d un canevas type c Analyse et présélection de C.V. c Analyses de séquences vidéo c Mise en main d un modèle de grille d entretien c Exercice de définition d objectifs c Remise de guide Comprendre les liens entre motivation et compétences Connaître et mettre en œuvre les outils de la gestion des compétences Connaitre et mettre en œuvre le processus de recrutement Se remémorer les points clefs. Valider les acquis Connaitre et mettre en œuvre le processus de recrutement (suite) Connaitre les fondamentaux d un entretien face à face Connaitre les particularités de l entretien annuel Conclure efficacement son recrutement Clôturer la formation et valider les acquis c Les facteurs de la motivation : pyramide des besoins, théorie de Herzberg c Comment créer les conditions de la motivation? c Quel lien avec les compétences? c L analyse et la description des compétences : tâches, activités, fonctions, missions c Lien avec les compétences savoir, savoir-faire, savoir être c La formation outil de l évolution des compétences : de l identification des besoins au plan de formation, en passant par la définition des objectifs c Les étapes du recrutement : Définir les besoins Définir les profils jour 2 c Rappel de la 1 ère journée c La recherche de candidat : les sources, les supports, l offre d emploi c La présélection des candidats : lire un CV, grille de présélection, méthode des 3 paquets c Les méthodologies pour réussir un entretien c Les étapes clés c Les techniques de communication et de questionnement c Comment faire un point objectif de la période écoulée à partir des outils vus le premier jour c Définition d objectifs c Evaluation des compétences c Choisir et intégrer le candidat c Revoir et valider les thèmes abordés au cours des 2 jours de formations

15 Une des problématiques la plus fréquente à laquelle nos consultants sont confrontés lors des accompagnements, est le positionnement des biologistes en tant que manager d une équipe. Manager une équipe ou un projet nécessite de connaître quelques fondamentaux qui permettront aux dirigeants, aux biologistes, au personnel d encadrement (responsables de secteur, de service, de site) de remplir ce rôle plus efficacement. jour 1 12 Les incontournables du management des équipes Identifier et confronter les perceptions individuelles du management Aborder la dimension Diriger Aborder la dimension Mesurer Aborder la dimension Organiser Aborder la dimension Animer c Les enjeux et dimensions du management c Vision globale des techniques et comportement de management. c f ixer des objectifs pertinents c Donner du sens c Surveiller et mesurer c Définir et suivre des indicateurs c Différence entre contrôle et évaluation c L entretien d évaluation c Les outils de l organisation (organigramme, fiches de fonction, de poste) c Des outils pour déléguer : la matrice Eisenhower c Avantages et freins à la délégation c Les dimensions du leadership c Les différents types d autorité c La Matrice de Blake et Mouton c Les ressorts de la motivation c Les dimensions de la communication c Savoir écouter Durée : 2 jours c Biologistes c Toute personne ayant des fonctions d encadrement c Acquérir les fondamentaux du management des équipes pour favoriser leur implication et leur efficience c Faciliter la communication au sein du LBM c Accompagner les changements à venir Comprendre et piloter les changements c Manifestation et perception du changement c Les réactions et résistances face au changement c Les étapes du changement et leurs accompagnements Préparer le Jour 2 de la formation c Présentation des thèmes du Jour 2 Se remémorer les points clefs. Valider les acquis. Connaître les types de personnalité Comprendre la dynamique des équipes Connaitre les principes de gestion des conflits jour 2 c Rappel de la 1 ère journée c La matrice des comportements c Les différentes attitudes c Les préférences cérébrales c Les typologies de personnalité c Les modes de fonctionnement des groupes c Les phénomènes de groupes c Le rôle du manager c Typologie des conflits c Conséquences et fonctions des conflits c Dénouer les conflits c Exposé et apports illustrés c Exercices individuels et en sous-groupe c Passation d un test de personnalité c Fiches pratiques FormAtions inter lbm Identifier les clés de la négociation Savoir faire face aux situations courantes de management évaluer les acquis et conclure la formation c Le triangle de la négociation c Les principes d une négociation réussie c faire appliquer une décision c Recadrer un collaborateur c Agir en situation de crise c Manager les personnalités difficiles c Savoir bien formuler une critique c Savoir dire non c Réagir face à la critique c Revoir et valider les thèmes abordés au cours de la formation

16 13 La validation des méthodes Durée : 1 jour FormAtions inter lbm c Biologistes c Techniciens c Connaître le principe d une validation de méthodes selon le sh GTA 04 c s avoir rédiger un dossier de validation de méthodes c Tour de table et recueil des attentes c Alternance d apports théoriques et de cas pratiques c Les participants sont invités à venir, si possible, avec des données de validation de méthodes (répétabilité, justesse, contamination, corrélation de méthodes, ) à exploiter Connaître le vocabulaire spécifique Utiliser des outils simples mathématiques et statistiques S approprier la méthodologie de validation de méthode Mettre en pratique les acquis évaluer les acquis et la compréhension c f idélité, répétabilité, reproductibilité c Justesse, Matériau de Référence Certifié c Linéarité, limite de détection, limite de quantification. c Moyenne c Variance et variance expérimentale c Ecart type et écart type expérimental c Loi de distribution c Caractérisation de la méthode c Justesse c f idélité (répétabilité, reproductibilité interne ) c Contamination entre échantillons c Corrélation de méthodes c Limite de détection c Limite de quantification c Linéarité c Exploitation de données réelles (apportées par le stagiaire ou fournies en formation) pour utiliser les outils de validation de méthodes c Rédaction complète d un dossier de validation de méthodes c Test / jeu c Tour de table

17 14 Estimation des incertitudes de mesure Durée : 1 jour Comprendre le concept d incertitude Maîtriser les cartes de contrôles (LBA GTA 06) Réaliser les évaluations externes de la qualité (EQQ) Réaliser les estimations des incertitudes (SH GTA 14) Evaluer les acquis et la compréhension c Définitions c Erreur et incertitude c Notions de bases de statistiques c Les lois de probabilité c Principe et utilité c Règles de construction (ligne centrale, limites de contrôle et limites de surveillance) c Interprétation des cartes de contrôle c Règles de conformité c Principe c Exploitation des résultats c Procédure d estimation des incertitudes c Exercices d application sur les données amenées par les participants c Test / jeu c Tour de table c Biologistes c Techniciens c savoir définir une incertitude c savoir exploiter les CIQ et les EEQ c savoir estimer une incertitude de mesure selon le sh GTA 14 c Tour de table et recueil des attentes c Alternance d apports théoriques et de cas pratiques c Les participants sont invités à venir, si possible, avec des données de CIQ niveaux haut, moyen et bas pour un paramètre (environ 30 résultats du même contrôle) c Les participants peuvent également apporter des résultats des Evaluations Externes de la Qualité (EEQ) pour un paramètre (environ 15 résultats pour un même paramètre) FormAtions inter lbm

18 15 La métrologie en biologie médicale Durée : 1 jour FormAtions inter lbm c Biologistes c Techniciens c Acquérir les connaissances de base en métrologie c Mettre en place la fonction métrologie pour les instruments critiques du laboratoire (pipettes, sondes de température, centrifugeuses, balances, etc, ) c Tour de table et recueil des attentes c Alternance d apports théoriques et de cas pratiques c Les participants sont invités à venir, si possible, avec les certificats d étalonnage des pipettes, sondes de températures, étalons du laboratoire, rapports de cartographie... Connaître les bases de la métrologie Mettre en place la fonction métrologie pour les sondes de températures Mettre en place la fonction métrologie pour les pipettes Mettre en place la fonction métrologie pour les enceintes thermostatiques évaluer les acquis et la compréhension c Les principaux concepts de la métrologie (définitions) c Le raccordement aux étalons internationaux (traçabilité) c Les exigences normatives : ISO 9001, ISO 10012, ISO c Gestion d un parc d instruments c Choix des instruments en fonction des besoins c Etalonnage d une chaîne de mesure par comparaison c Travaux pratiques : réalisation d un étalonnage de thermomètre et traitement des données c Description de la méthode d étalonnage c Etalonnage en interne ou en externe? Avantages et inconvénients c Les bonnes pratiques de pipetage c Méthode de caractérisation (la méthodologie ne sera pas abordée en détail lors de cette formation) c Vérification de la conformité d une enceinte par rapport aux erreurs maximales tolérées c Test / jeu c Tour de table

19 nos prestations dans le cadre de votre démarche d accréditation ISO nous accompagnons à ce jour de nombreux regroupements, à venir, en cours et effectifs. totalement partagés C est pourtant un impondérable pour que le LBM soit pérenne et performant. Bénéficier alors d un œil externe, neutre, en l occurrence un consultant spécialiste de la stratégie d entreprise, vous permettra de finaliser votre organisation, de minimiser les risques inhérents et réunir les facteurs clés de succès. nos prestations dans le cadre de votre démarche d accréditation ISO L enjeu de nos clients est double : réussir et faire durer ce mariage obtenir l accréditation dans les délais impartis. De part nos 20 années d expérience dans la mise en œuvre de démarche qualité d une part, et dans le conseil stratégique d autre part, nous aidons les regroupements de laboratoires en mettant à leur disposition un ensemble de savoir-faire, détenu par une équipe de consultants seniors, intervenant très régulièrement voir exclusivement dans les LBM, privés et hospitaliers. Nous présentons ci-après l ensemble des prestations que nous pouvons vous proposer, qui restent indépendantes et/ou complémentaires les unes des autres, et que nous personnalisons systématiquement selon vos besoins et les moyens dont vous disposez (humain et financier), généralement précisés à l occasion d un entretien avec les associés du groupement. 1. un état des LIEux ISO SuR un SItE Ou SuR L EnSEmbLE des SItES d un Lbm Les objectifs peuvent alors être de : c mesurer le niveau actuel de conformité des systèmes qualité avec les exigences de la norme ISO pour un groupement ou un pôle. c Analyser les forces et tous les éléments qui préexistent et qui sont capitalisables pour le LBM. c Comparer l état d avancement des sites. c mettre en évidence les pratiques communes et celles divergentes entre les sites. c Impliquer l ensemble du personnel. c Aider chaque commission à visualiser précisément le chemin restant à parcourir (plan d action) et les moyens, outils, pratiques que le LBM peut harmoniser et mutualiser. c donner, dans la mesure du possible, des orientations complémentaires sur les thèmes qui présentent des spécificités (Gestion du social, biologie délocalisée, animation des éléments du système qualité ) La durée de cet état des lieux dépend du nombre de sites mais aussi des activités à auditer. A l issue de cet état des lieux, nous vous transmettons un rapport précis mettant en avant le taux de conformité, les écarts relevés et les actions d amélioration préconisées. 2. un SémInAIRE de direction Que ce soit en amont ou en aval de l état des lieux initial, nous préconisons généralement aux LBM que nous accompagnons, un séminaire de direction sur une à deux journées. Ce temps fort stratégique doit permettre de : c Formaliser la politique qualité du LBM et la cartographie des processus, c définir précisément les rôles et responsabilités de chacun, c S entendre sur les priorités pour la mise en place de la démarche d accréditation, c Fixer un calendrier prévisionnel. Même si vous pouvez avoir le sentiment d avoir suffisamment échangé et statué en interne, nous nous apercevons qu il demeure systématiquement des points stratégiques occultés, flous, pas 3. un ACCOmpAgnEmEnt à LA CARtE Nous vous proposons de mettre à disposition, autant que besoin, et à un rythme défini (mais qui pourra évoluer à la baisse ou à la hausse), sur une journée ou sur deux demi-journées (matin et après-midi répartis sur deux sites), l un de nos consultants expérimentés dans le secteur des laboratoires de Biologie Médicale, spécialiste de la qualité et intervenant régulièrement dans le cadre de Bio Qualité et dans l accompagnement de la démarche d accréditation ISO Notre expérience et sa capacité à focaliser sur les points clés dans un temps court, nous permettent de vous garantir que ses interventions à la carte vous permettront de résoudre, dans la mesure du possible, rapidement et efficacement vos problématiques et d atteindre vos objectifs. 4. LES AudItS IntERnES Nous pouvons réaliser vos audits internes. Selon vos besoins, nous les ciblons sur des processus spécifiques ou nous observons l ensemble des exigences du référentiel COfRAC concernées et des documents annexes. Les conclusions de ces audits vous sont transmises sous la forme d un compte-rendu qui vous permettra d identifier les principales actions à mener. Ces audits seront considérés comme un audit interne (exigence du référentiel d accréditation). Nous réalisons également des audits à blanc dans les mêmes conditions que l audit COfRAC, avec un auditeur qualité et un biologiste évaluateur du COfRAC. notre ExpéRIEnCE unique de LA biologie médicale c De nombreux LBM, privés et hospitaliers, multisites et polyvalents, accompagnés dans leur démarche d accréditation selon la norme ISO c Une centaine d audits réalisés chaque année par notre équipe d auditeurs. c Plus de 500 biologistes et personnels formés chaque année au sein des LBM privés et hospitaliers. c Plus de 1000 LBM privés et hospitaliers accompagnés dans Bio Qualité. c 600 cotations de dossier de qualification Bio Qualité. c 300 évaluations de conformité à l ISO c 3 cabinets d anatomopathologie et 40 % des centres d assistance médicale à la procréation accompagnés dans leur démarche qualité. Nos consultants apportent une véritable valeur ajoutée aux compétences de vos équipes. En effet, le fait de réaliser de très nombreuses missions de conseil et d audit dans les LBM leur permet d observer une large palette de pratiques et de capitaliser sur les meilleures et les plus adaptées au service de nos clients. Par ailleurs, le soutien permanent de la structure du cabinet, le lien de travail étroit avec Bio Qualité, notre veille réglementaire permanente et nos contacts avec les institutionnels et le COfRAC, garantissent le maintien à jour en continu des compétences et des informations techniques et réglementaires. FormAtions inter lbm

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