MAINTENANCE PREVENTIVE ET CURATIVE DU MATERIELS D IMAGERIE DE MARQUE GEMS. à l UCSA de CHAUCONIN

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1 77100 MEAUX CEDEX MAINTENANCE PREVENTIVE ET CURATIVE DU MATERIELS D IMAGERIE DE MARQUE GEMS à l UCSA de CHAUCONIN ( la salle os/poumon et le panoramique dentaire installées en 2005) CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Version N 2 février 2010 Page : 1 Service Biomédical

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONSULTATION. ARTICLE 2 - LIEU D'IMPLANTATION. ARTICLE 3 - CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES EQUIPEMENTS. ARTICLE 4 MAINTENANCES PREVENTIVES ARTICLE 5 MAINTENANCES CORRECTIVES ARTICLE 6 TAUX DE DISPONIBILITE ARTICLE 7 APPLICATION D UN BONUS/MALUS ARTICLE 8 MISE A JOUR DES INSTALLATIONS ARTICLE 9 EVOLUTION DES INSTALLATIONS ARTICLE 10 - ETENDUE DE LA FOURNITURE. ARTICLE 11 - EXECUTION. ARTICLE 12 - FORMATION DU PERSONNEL. ARTICLE 13 - DOCUMENTS A FOURNIR PAR LE TITULAIRE. ARTICLE 14 - MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ARTICLE 15 CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE Version N 2 février 2010 Page : 2 Service Biomédical

3 ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONSULTATION. La présente consultation concerne la maintenance préventive et curative d une salle os/poumon de marque GEMS à l UCSA de la prison de CHAUCONIN. Les caractéristiques principales sont données ci-dessous. ARTICLE 2 - LIEU D'IMPLANTATION. Informations réglementaire. Les Fournisseurs, ainsi que leur sous-traitants éventuels sont informés qu ils seront tenu au secret professionnel eu égard aux informations, plans divers, relevés sur place, description de locaux, qu ils auront eu, ou se seront procurés, quant aux locaux, dispositions, et cheminement, sur le site de la prison de Chauconin. Ils engageront leur propre responsabilité civile et judiciaire en cas de manquement. ARTICLE 3 - CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES EQUIPEMENTS. LOT N 1 : MAINTENANCE DU MATERIEL objet du lot N 1 Le titulaire proposera un contrat de maintenance préventive et corrective de tous les matériels de la livraison comprenant pièces main d'œuvre et déplacements sur les bases ci-dessous, au-delà de l année de garantie : Matériels couverts : Maintenance préventive: Tous les équipements de l annexe1. 1 visite annuelle au minimum avec contrôle qualité et sécurité, pièces et main d'œuvre incluses pour chaque équipement. Formation complémentaire utilisateur à effectuer si nécessaire après les maintenances Maintenance corrective : sans limitation, pièces, main d'œuvre, déplacement et tube RX inclus pour chaque équipement. Modalités de fonctionnement: les services fonctionnent 7h/24, 5 jours par semaine soit 260 jours par an (T2 = 1820) Taux de disponibilité: 95 % Délais des interventions Couverture demandée : technicien sur site au maximum dans les 8 heures ouvrables suivant la demande d intervention. De 8h à 18h du lundi au Vendredi. Le samedi de 8h à 12h Les visites de maintenance préventives seront à effectuer en accord avec le service utilisateur sur programmation. Un calendrier des visites sera proposé incluant les ou la visite à faire lors de la période sous garantie à l atelier biomédical. Si le Fournisseur estime que le nombre de maintenances préventives indiquées ci-dessus est insuffisant par rapport aux nécessités de son matériel, ou à sa pratique de programme de maintenance de ces matériels, il se doit d indiquer le nombre de maintenances préventives qu il conseille et doit les intégrer d office dans son offre de maintenance. Les pièces exclues du contrat devront être visées sur une liste exhaustive jointe au contrat. LOT N 2: PRESTATIONS HORS FORFAIT DE MAINTENANCE des lots 1 Les prestations ci-dessus sont prévues pièces, main d œuvre et déplacements inclus. Par pièces, on entend les éléments des matériels, hors consommables, qui font partie intégrante des appareils décrits à l annexe 1. Si le prestataire souhaitait retirer certaines pièces de sa maintenance (préventive et corrective), au risque que son offre soit déclarée nonconforme dans le cas ou les éléments décrits ne sont pas considérés par la Personne Publique comme faisant partie des retraits, il serait obligé de fournir, avec son offre, la liste exhaustive des pièces concernées. De même, seront déclarés hors forfait de maintenance, les interventions techniques inhérentes à : * une mauvaise utilisation du matériel * un sinistre de quelque nature que ce soit Version N 2 février 2010 Page : 3 Service Biomédical

4 * une évolution du matériel. * une demande de modification à l initiative de la personne publique Ce lot contient également les échanges standards ou remplacement par du neuf dans la limite des pièces exclues figurant dans les listes que le prestataire doit fournir à cet effet. Sont aussi désignées dans les prestations hors forfait les modifications des équipements demandées par le Centre Hospitalier ou la prise en charge de leur déménagement. Pour cela le Fournisseur devra donner au minimum les coûts de main d œuvre et les frais de déplacement qu il sera amené à facturer, ainsi que le rabais consenti sur la facturation de ces main d œuvre, déplacement et des pièces détachées. Le marché à bon de commande sera établi sur ces éléments. ARTICLE 4 MAINTENANCES PREVENTIVES Au cours de ces visites (sur place ou dans les ateliers du fournisseur), il est procédé : * à la vérification de l état général de l équipement * au remplacement des pièces usagées dans le but d assurer et de conserver à un niveau optimal, constant et satisfaisant, l utilisation et la qualité de l équipement * aux réglages et étalonnages nécessaires * aux essais de fonctionnement et contrôle des sécurités * à la remise à jour éventuelle des logiciels La fréquence de ces visites est définie. Les dates seront déterminées selon un calendrier en accord avec le Client en heures et jours ouvrables. Ces visites feront l objet d un compte-rendu détaillé dont un exemplaire sera laissé au Client ARTICLE 5 MAINTENANCES CORRECTIVES La maintenance corrective consiste à la remise en état de fonctionnement de l équipement à la suite d une panne ou d une défaillance. La durée de ces visites devra être aussi réduite que possible de façon à ce que l équipement puisse être à nouveau opérationnel très rapidement. Au cours de ces visites, il est procédé : * à la recherche de cause de la panne ou de la défaillance * au remplacement des pièces incriminées * aux réglages et étalonnages nécessaires * aux essais de fonctionnement et contrôle des sécurités * à la remise à jour éventuelle des logiciels Le prestataire indiquera ses possibilités en terme de disponibilité ( horaires de son S.A.V., délais moyen d intervention) Dans le cas d exclusion de certaines pièces ou sous-ensemble de la couverture sous contrat, ces pièces ou sousensembles doivent être listées exhaustivement. Cette liste doit faire partie intégrante du descriptif du matériel couvert et doit être remise avec la proposition. ARTICLE 6 TAUX DE DISPONIBILITE Pour inciter à la recherche de la meilleure fiabilité, il est convenu de mesurer la disponibilité en bon état de fonctionnement de chaque Equipement au moyen d un indicateur appelé «TAUX DE DISPONIBILITE». Ce taux est fixé dans la description de chaque lot, pour chaque Equipement Il est défini par la formule suivante : T = 100 x ( 1 (T1/T2)) exprimé en % T1 : représente la somme des périodes d arrêts de l équipement T2 : représente la durée d utilisation annuelle effective d utilisation. Le temps passé a la maintenance préventive est inclus dans T2 puisque l équipement concerné est en état de fonctionnement avant cette maintenance préventive. La valeur de T2 est donnée dans le descriptif des lots. Version N 2 février 2010 Page : 4 Service Biomédical

5 La période d arrêt de l équipement est compté de la manière suivante. En cas de panne ou de dysfonctionnement de l équipement entraînant la nécessité de faire intervenir le Service après vente du Fournisseur, le Client fait une demande d intervention téléphonique au Fournisseur pendant les heures ouvrables. La période d arrêt commence à la réception de l appel du Client par le Fournisseur. La période d arrêt cesse lorsque le personnel du Fournisseur remet l équipement concerné, en parfait état de marche, à la disposition du Client. Toutefois, ne sont pas comptés dans la période d arrêt : - le temps perdu par le Fournisseur aux torts du Client (ex : Impossibilité d accéder à l équipement). - les heures de samedi et dimanche sauf s il est prévu une prestation de SAV le samedi, dans ce cas, seul le dimanche est décompté. - le temps passé à une évolution de l équipement (matériel ou logiciel) - le temps passé à une formation du personnel du Client sur l équipement ARTICLE 7 APPLICATION D UN BONUS/MALUS Pour inciter les deux parties (Fournisseur et Client) à rechercher ensemble une meilleure disponibilité de l équipement, il est convenu d appliquer au Fournisseur des primes ou pénalités, sur son contrat de maintenance, à la fin de chaque période annuelle selon les dispositions suivantes : Si le «taux de disponibilité est inférieur à celui fixé». Le Fournisseur se verra appliquer un Malus correspondant à 1% du montant du forfait annuel pour 1% de taux de disponibilité en moins. Si le «taux de disponibilité est supérieur à celui fixé». Le Fournisseur se verra appliquer un Bonus correspondant à 1% du montant du forfait annuel pour 1% de taux de disponibilité en plus. Le montant maximum du Bonus ou Malus ne peut pas excéder 5% du montant du forfait annuel. Il sera ajouter ou retirer du forfait annuel de l année suivante ou de la dernière période en cas d arrêt du contrat de maintenance. Le Bonus/Malus s appliquera pour le lot s il n y a qu un équipement dans ce lot, une partie du lot si le lot comporte plusieurs équipement. ARTICLE 8 MISE A JOUR DES INSTALLATIONS Pour les équipements contenant des logiciels embarqués, la remise à jour de ces logiciels doit être prévue au titre de l offre de maintenance préventive. On entend par remise à jour du logiciel, la fourniture, l installation et mise en service de nouvelles versions qui corrigent et/ou améliorent les anciennes versions en gardant les fonctionnalités initiales acquises lors de la mise en service ou lors de l évolution des matériels. Si, lors de ces mises à jours, un remplacement ou une extension de matériel (cartes électroniques, disques, mémoires, PC, etc.) était nécessaire, cette prestation serait due sans surcoût. ARTICLE 9 EVOLUTION DES INSTALLATIONS On entend par évolution des installations, une modification matériel et/ou logiciel qui permet d accroître les fonctionnalités de l installation et/ou d en augmenter les performances générales et/ou particulières. Ces évolutions devront faire l objet de propositions chiffrées en dehors du contrat de maintenance et devront indiquer l impact quelles auront sur celui-ci. ARTICLE 10 - ETENDUE DE LA FOURNITURE. D'une façon générale, le Fournisseur ne pourra invoquer aucune omission non signalée, ni aucune mauvaise interprétation des documents pour refuser de monter un dispositif assurant le bon fonctionnement de ses matériels. A ) PRESTATIONS A LA CHARGE DU TITULAIRE. - Fourniture des matériels définis à l'article 3 du présent C.C.T.P. - Installation de ces matériels dans les locaux désignés par la personne responsable. - Mise en service satisfaisante. - Formation du personnel. B ) AMENAGEMENTS TECHNIQUES. - Prévoir l implantation des matériels ainsi que les réservations de fluides Version N 2 février 2010 Page : 5 Service Biomédical

6 ARTICLE 11 - EXECUTION. A ) Le soumissionnaire devra préciser dans son offre : # Le délai de livraison de son matériel, à dater de la notification de la commande. # Le coût de la proposition de base. # Le coût des options éventuelles # Le coût de la maintenance # Le coût, la liste et les références des consommables. B ) Le titulaire fournira, en langue française, les documents nécessaires à l'exploitation de son matériel. ARTICLE 12 - FORMATION DU PERSONNEL. Le titulaire est tenu d'assurer la formation des utilisateurs. Il sera demandé au fournisseur, à l issue de ces formations, une attestation précisant: - les noms des personnes formés (avec émargement) - les dates et lieu de la formation - la durée de la ou les formations - le contenu de la formation (principaux chapitres en référence à la notice d utilisation) - le nom du formateur ARTICLE 13 - DOCUMENTS A FOURNIR PAR LE TITULAIRE. En vue de l'exploitation et de l'entretien des équipements, le titulaire s'engage à fournir les documents suivants en langue française: 1 ) Notice d'utilisation. Cette notice, plus spécialement destinée aux utilisateurs, indiquera notamment : - Le principe général de fonctionnement. - La description des appareils, avec des repères pour les organes de commandes. - Les précautions à prendre pour éviter des avaries au niveau des appareils ou des accidents au niveau des utilisateurs ou des patients. - Les opérations à effectuer pour le contrôle de bon fonctionnement, et la fréquence de ces opérations. - Le relevé des pannes simples et leurs remèdes. 2 ) Notice d'entretien Cette notice, plus spécialement destinée aux techniciens, comportera les parties suivantes : - description détaillée, exacte, des mécanismes et circuits, avec schémas de principe et de câblage. - description du bon fonctionnement avec renvoi aux schémas et croquis. - des procédures de test de bon fonctionnement avec les périodicités préconisées par le constructeur. 3 ) Nomenclature Complète des Pièces Ce document donnera : - Le détail des éléments mécaniques, électriques ou électroniques, entrant dans la composition de l'appareil. - Les repères exacts de ces éléments avec leurs références, en vue de faciliter la commande de ces pièces. - Le coût des pièces de rechange. ARTICLE 14 - MAINTENANCE DES INSTALLATIONS Pour déterminer les moyens techniques dont disposera le fournisseur pour assurer la maintenance des matériels précités, les offres préciseront les points suivants: Version N 2 février 2010 Page : 6 Service Biomédical

7 - Nom et adresse de la succursale ou du concessionnaire auquel il conviendra de s'adresser, - effectif technique disponible au niveau de la succursale et degré de qualification des agents (BTS, INGENIEUR, etc.) - effectif technique des autres agences pouvant éventuellement intervenir - délais maximum d'intervention - délais d'approvisionnement minimum et maximum en pièces de rechange - délais maximum de livraison des pièces de rechange - horaires d ouverture du S.A.V. Les visites de maintenance préventives seront à effectuer avec l'accord du service utilisateur. Les marchés de maintenance, lots N 1 et 2 seront conclus pour une période ferme de 4 ans (trois ans). Ils pourront être résiliés par l une ou l autre des parties trois mois avant la date anniversaire de ces marchés. Ces dates anniversaires seront définies soit dans la notification du marché soit dans le CCAP. Le montant du contrat sera soumis à l application des stipulations prévues au CCAP. En cas de modification de la configuration de l équipement de base (matériel ou logiciel en cas d évolution, c est à dire augmentations des performances ou des fonctionnalités de base), un avenant, au prorata temporis de la période restant à courir, sera effectué pour introduire dans le contrat la notion du nouvel équipement à prendre en compte ainsi que la modification de prix correspondant. Il n y aura pas de modification de contrat par avenant pour remise à jour (matériel ou logiciel sans modification des fonctionnalités initiales). Inversement en cas de diminution dans la configuration l équipement de base (matériel ou logiciel, c est à dire diminutions des performances ou des fonctionnalités de base ou mise en réforme de l équipement), un avenant, au prorata temporis de la période restant à courir, sera effectué pour introduire dans le contrat la notion de diminution (ou d annulation) d équipement ainsi que la modification de prix correspondant. Ces modifications de configuration pourront intervenir à tout moment. D'une manière générale, le titulaire s'engage à fournir, pour toutes interventions, un relevé mentionnant le Nom de la personne qui a effectué l'intervention, sa qualité, la cause de l'intervention, le dépannage effectué. Le cas échéant, les pièces changées et le nombre d'heures passées à l'intervention seront consignés sur le relevé. Ce relevé sera signé par une personne du CENTRE HOSPITALIER de MEAUX désignée par eux, après chaque intervention. En cas de pannes graves, récidivantes ou mal élucidées par les techniciens du service après-vente local ou régional du fournisseur, le CENTRE HOSPITALIER de MEAUX se réservera le droit de faire appel à un spécialiste du Constructeur. Les frais inhérents aux déplacements de ce spécialiste seront pris en compte intégralement par le fournisseur. ARTICLE 15 CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE Les Fournisseurs ayant des appareils complexes et pas totalement similaires, nous retiendrons les critères suivant et par ordre de priorité : 1 ) Le prix du contrat par an (70%) 2 ) Installation et SAV (30%) Nature des prestations du contrat de maintenance Dressé par : A le Le CENTRE HOSPITALIER de MEAUX le FOURNISSEUR Lu et approuvé Version N 2 février 2010 Page : 7 Service Biomédical

8 Annexe 1 DESIGNATION MARQUE TYPE N Série N DE SYSTEME TABLE DE RADIO NON TELECOMMANDE GE PROTEUS XR/ I GE ENSEMMBLE GAINE ET TUBE TOSHIBA E J528 M GENERATEUR SEDECAL MPS 50 G POTTER MURAL GE A GE PANORAMIQUE DENTAIRE GE CRANEX EXCEL K D TUBE SOREDEX OPX M GENERATEUR SOREDEX SL-4 / PT Version N 2 février 2010 Page : 8 Service Biomédical