RAPPORT D ACTIVITE LES SERVICES TECHNIQUES

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1 RAPPORT D ACTIVITE LES SERVICES TECHNIQUES 2013

2 SOMMAIRE Préambule :... 2 INTRODUCTION PRESENTATION DU SERVICE... 4 a) Le parc lgement géré par ntre assciatin... 4 b) Le persnnel UNE REORGANISATION EN MARCHE... 5 a) La méthdlgie... 5 b) Les bjectifs... 6 c) Le prjet de la rérganisatin STATISTIQUES PAR POLE D INTERVENTION... 8 a) Statistiques par pôle / intermédiatin... 8 b) Statistiques maisn relais Hrizn... 9 c) Statistiques Delbrel... 9 d) Statistiques Samu Scial LES REALISATIONS LES PROJETS ET OBJECTIFS a) Résidence Hrizn b) résidence Delbrel c) Résidence Acala d) le pôle urgence e) Myen humain et matériel

3 Préambule : Ntre assciatin évlue et les services dnt elle a la charge se structurent Une recnnaissance tute particulière des services techniques et de leur imprtance dans la vie de l assciatin s père aujurd hui. Depuis sa créatin et cmme tute structure d hébergement, l Avitarelle a bénéficié des cmpétences d agents d entretien. Au fil du temps, l rganisatin s est affinée, structurée Par tut d abrd la nminatin d un chef de service en capacité de pilter, planifier, gérer le travail des techniciens et par la mise en place d utils spécifiques liés à l rganisatin du travail. Des passerelles et des liens plus efficients se snt créés avec les différents services, rendant les interventins de chacun plus efficaces. 2

4 INTRODUCTION 2013, est une année de transitin et de mutatin pur ce service. Pur cmmencer, et, nus le vyns bien, les services techniques fnt parties du bilan d activité pur la première fis. Le service technique est l un des 8 services de l assciatin. Il regrupe, des réalisatins de maintenance et d entretien des infrastructures de l assciatin dans le dmaine des bâtiments et des espaces verts sur les diverses structures. L année 2013 a vu la réalisatin cmplète u partielle de chantiers imprtants, dans différents dmaines, et différents pôles (rénvatin quasi cmplète de la maisn relais HORIZON, 3 appartements sur la résidence DELBREL, l équipement des appartements du Samu scial.). La multiplicatin des travaux et des besins matériels s est pursuivie avec en parallèle une répnse plus efficiente apprtée au sein du service lgistique (dévelppement de plus de plyvalence pur une réductin des cûts). Par ailleurs, le partage des infrmatins et le dévelppement du service (tableau de suivi des travaux accessible de tus les services de l assciatin) nt permis d amélirer la cnnaissance de ns actins et l efficacité des services. En bref, une autre façn de réfléchir les prjets. La vlnté d améliratin des services et du cadre de vie pur les services techniques s est cncrétisée par la réalisatin de prjets parfis de petite dimensin mais impactant dans l appréhensin de l assciatin l Avitarelle au qutidien (rganisatin des travaux, réunin hebdmadaire ). Afin que vus preniez cnnaissance de ce service, nus allns vus prpser dans ce bilan. La présentatin du service Le prjet Les statistiques 3

5 1. PRESENTATION DU SERVICE a) Le parc lgement géré par ntre assciatin Il se cmpse actuellement de : 77 lgements => ACALA, 60 lgements => pôle lgement (alt., Int..), 25 lgements => résidence HORIZON, 26 lgements => résidence DELBREL, 3 lgements => SAMU-SOCIAL. Sit un ttal de 191 lgements, plus les parties cmmunes de chaque structure. Dans un futur prche, l assciatin l Avitarelle évluera avec : Une résidence VIEUSSENS de 20 lgements, 11 lgements supplémentaires pur le SAMU SOCIAL. Sit un ttal de 222 lgements, plus les parties cmmunes de chaque structure. b) Le persnnel 3 agents techniques 2.80 ETP 1 chef de service 0.30 secrétaire du service technique 4

6 2. UNE REORGANISATION EN MARCHE a) La méthdlgie Fnctinnement sur le premier semestre 2013 CONSTAT : agent de maintenance nn multi-site, états des lieux réalisés par le persnnel éducatif, réalisatin d'achats permanents, manque de stcks, manque d'équipements et d'utillages, manque de réunins d'rganisatins, nmbre de véhicules insuffisant. Pas de lieux de stckage Pas d archivage des travaux réalisés sur certains sites Demandes de travaux de façn rales Agents nn multi-sites (rattachés sur 1 site) Un certain nmbre d utils nt été créé cmme (enregistrement sur réseau des fiches de travaux, avec la validatin des directeurs adjints u chef de service, temps de réunin ). Lrs de la mise en place des nuveaux utils, et, dés sn arrivée, la directrice adjinte du pôle lgement/delbrel m a prpsé les services de sn secrétariat c est-à-dire la réceptin des bns d interventins seln les sites. Bns qui snt ensuite validés et transmis au service technique. Cette nuvelle rganisatin a permis une meilleure fluidité des infrmatins mais également une meilleure efficacité des interventins. Nus avns remarqué, que certains travaux, n étaient pas à ntre charge, mais à charge du prpriétaire, et, c est avec le sutien et les cnnaissances du secrétaire de pôle lgement, ayant ccupé divers pste dans des agences immbilières que nus avns pu mettre en place un nuveau système, renvyant à chaque intervenant sa part de respnsabilité (tantôt prpriétaire/ tantôt Assciatin). 5

7 LA DESORGANISATION les agents rganisent leurs interventins en fnctin de la dispnibilité de certains équipements, les transmissins d'rdre de missin se fnt de façn aléatire, les agents de maintenance perdent du temps pur se rendre dans les divers appartements par manque de myens de lcmtin mis à leur dispsitin et snt cntraints d'utiliser leur véhicule persnnel ce qui engendre des frais kilmétriques à l'assciatin, certains agents snt rattachés en permanence sur des structures dnt les besins en entretien snt inférieurs au vlume hraire de travail prpre au cntrat du salarié, Le persnnel éducatif n'est pas frmé à l'identificatin des besins en matière de réfectin d'un lgement, achats réalisés seln l'arrivée au fil de l'eau des fiches d'interventin ce qui génère des allers returs cnstants. b) Les bjectifs améliratin de la rapidité d interventin, répartir le prtefeuille d'interventins de façn plus équitable et équilibrée entre tus les agents, permettre à chaque agent de se familiariser avec les particularités de chaque site, devenir pluridisciplinaire, permettre une meilleure analyse de la demande initiale, avir une meilleure planificatin des achats, avir un gain de temps en apprvisinnement, avir un meilleur cntrôle des dépenses, avir une autnmie d'interventin, accritre et ptimiser la rapidité d'interventin. 6

8 c) Le prjet de la rérganisatin Rérganisatin engagée sur le deuxième semestre 2013 Matière : les différents cnsmmables utilisés Matériel: les équipements, machines, utillages, pièces de rechange équiper chaque agent de sn prpre matériel, devis en curs ( eurs) mise en place et gestin d'un stck de matériel dédié à la maintenance, désignatin mensuelle d'un apprvisinneur-acheteur par rtatin. Milieu le lieu de travail, sn aspect, ses myens les agents de maintenance sernt rattachés au siège, les agents de maintenance aurnt un lcal prpre à leurs fnctins, réflexin d une réserve sur la résidence DELBREL (accrd avec la directrice adjinte du site en vue du réaménagement de la résidence) cette réflexin est l une des pistes de travail à l étude actuellement, les agents sernt équipés de véhicule de service (devis en curs), réunin hebdmadaire. Méthdes : les prcédures, le flux d infrmatin les prcédures snt écrites quant à l rganisatin entre établissements, les prcédures cmptables snt écrites, les cmptes clients snt crées, états des lieux entrant et srtant à réaliser directement par les agents de maintenance mise en place d'un calendrier de réceptin des bns d'interventins pur les sites (Acala, pôle lgement.), mise en place du tableau de suivi des travaux pur l ensemble de l assciatin cnsultable sur le réseau Avitarelle via public, mise en place du suivi des achats mbiliers et matériels par lgements pur l ensemble de l assciatin cnsultable sur le réseau Avitarelle via public, mise en cnfrmité des tenues des agents techniques (casques, lunettes, chaussures ). 7

9 3. STATISTIQUES PAR POLE D INTERVENTION Durant cette année, nus avns mis en place de nuvelles mdalités d interventin. Nus allns vus présenter les statistiques d une année cmplète pur tus les sites sauf pur la résidence ACALA car, nus avns dû mdifier sn mde de fnctinnement et travailler sur la cmmunicatin et la transmissin des infrmatins. a) Statistiques par pôle / intermédiatin PLOMBERIE ELECTRICITE MENUISERIE TRAVAUX PEINTURE SERVICE EXTERIEUR ETAT DES LIEUX DEMENAGEMENT ENMENAGEMENT en valeur Nus avns eu 121 demandes d interventin pur 236 travaux. Nus avns majritairement des travaux de plmberie (petits travaux), menuiserie et électricité. 8

10 b) Statistiques maisn relais Hrizn PLOMBERIE ELECTRICITE MENUISERIE TRAVAUX PEINTURE SERVICE EXTERIEUR DEMENAGEMENT* ENMENAGEMENT en valeur A ce jur, 8 appartements nt été rénvés sur 22 sit plus d un tiers. Une remise en état a été négciée avec le prpriétaire cncernant les parties cmmunes. c) Statistiques Delbrel PLOMBERIE ELECTRICITE 59 MENUISERIE 37 TRAVAUX PEINTURE SERVICE EXTERIEUR ETAT DES LIEUX DEMENAGEMENT* ENMENAGEMENT en valeur Nus enregistrns 179 fiches d interventin. Nus cnstatns une myenne de 1.50 fiches par jurs u si nus prenns du lundi au vendredi. Sur cette résidence, un rafraichissement mderne a été péré et suit sn curs. A ce jur, nus avns remis 3 appartements en état + la créatin d une terrasse extérieure de 40 m2 et une cuisine cllective. 9

11 d) Statistiques Samu Scial peinture service exterieur 14 plmberie electricite amenagement travaux 5 8 en valeur Nus avns aménagé 5 nuveaux lgements et réalisé 30 fiches d interventins. Une majrité de travaux cncerne la plmberie (éviers/tilettes buchés). Les travaux d électricité cncernent les changements des ampules principalement. 10

12 4. LES REALISATIONS La résidence Madeleine DELBREL Avant Pendant Après La cuisine cllective La terrasse extérieure 11

13 5 LES PROJETS ET OBJECTIFS a) Résidence Hrizn Créatin d un espace cllective à travers une cuisine Réagencement du bureau du persnnel éducatif Cntinuité de la rénvatin des lgements Rafraichissement de la salle infrmatique Mise en cnfrmité des serrures des lgements/prte accès à la résidence par des butns pressins b) résidence Delbrel Cntinuité de la rénvatin des lgements c) Résidence Acala Rénvatin des lgements pur le passage du CHRS en maisn relais Rénvatin peinture des parties cmmunes (culir ) Créatin d un lieu de stckage par des chalets en bis (1 pur les résidents/travailleur sciaux et 1 pur les services techniques le temps des futurs travaux sur maisn relais valie et delbrel) d) le pôle urgence Améliratin d accueil des lgements actuels des résidents (décratins, literie, équipements ) Organisatin des réunins inter services pur la mise en place des lgements d abrd e) Myen humain et matériel Equipement d un véhicule supplémentaire Equipement de téléphne prtable Pérennisatin d un pste de secrèterait technique à raisn de 11h/ semaine Créatin de deux manuels techniques et prfessinnels cncernant la cnduite à tenir et définitin des limites dans sn statut (respect des nrmes d ergnmies etc ) ainsi que la cnduite à tenir dans un véhicule (cnseils préventifs pur ruler en tute sécurité) 12