Présentation de l UGAP

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1 2013 Statut et mission PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L UNION DES GROUPEMENTS D ACHATS PUBLICS (UGAP) L UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget et des finances, d une part, et de l'éducation nationale, d autre part. Présentation de l UGAP Elle est aujourd hui la seule centrale d'achat public «généraliste» française et constitue un acteur spécifique de l achat public, dont le rôle et les modalités d intervention sont définis par le code des marchés publics et l ordonnance du 6 juin 2005, ces deux textes ayant transposé les dispositions des directives communautaires. Le recours à la centrale d achat, elle-même soumise au code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L UGAP opère donc dans un contexte d autonomie de choix de ses clients, qui l oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés. En sa qualité d établissement public, elle est soumise à la contrainte d équilibre de ses comptes, mais elle n a pas pour vocation la recherche de résultats bénéficiaires optimisés. L UGAP constitue l un des leviers de la mise en œuvre des politiques publiques et de la rationalisation de la dépense publique. La centrale d achat est au cœur des réformes de l achat public et s inscrit comme acteur dans les plans gouvernementaux notamment en matière de soutien aux PME et à l emploi local, de développement durable et d innovation, ou encore dans l accompagnement de «l école à l ère du numérique». Avec la création, en 2009, du «Services des Achats de l État» (SAE) doté d une force de prescription importante et dont la mission est de contribuer à la professionnalisation de la filière achat des ministères et de générer des économies, le rôle d opérateur d achat de l UGAP auprès de l État s est trouvé renforcé. C est notamment dans ce cadre qu elle opère s agissant des véhicules, du papier éco-responsable, des consommables de bureau et de certains services aux bâtiments. 1 16/10/2013-1

2 2013 MODALITÉS D'INTERVENTION L UGAP opère principalement au profit de l État et de ses opérateurs, des collectivités locales et du secteur hospitalier et, plus accessoirement, auprès des personnes privées assurant une mission de service public. Depuis la modification de ses dispositions statutaires, intervenue au mois de décembre 2008, elle peut aussi désormais servir les entreprises privées titulaires de contrats de «partenariats publics privés» (PPP). Pratiquement, la centrale d achat acquiert des fournitures et des services destinés à des pouvoirs adjudicateurs. Cette fonction d'achat pour revente comprend l enregistrement des commandes et l émission des factures aux clients, d une part, la gestion des marchés (mise à jour des références, révision des prix ), la passation des commandes aux titulaires de marchés, le paiement de leurs factures et le traitement des éventuels litiges, d autre part. Elle est par ailleurs en mesure de mettre à disposition de ses clients des cadres contractuels (marchés ou accords-cadres), qu ils signent et dont ils assurent eux-mêmes l exécution. Modalités d intervention L UGAP constitue donc une solution d optimisation des coûts internes des titulaires de ses marchés et de ses clients, en contribuant à réduire les coûts des procédures, avant notification, et les coûts de déploiement et de gestion, après notification. L UGAP est par ailleurs active en matière de dématérialisation des flux d informations avec les titulaires des marchés (bons de commande, accusés de réception, factures). En 2012, l UGAP a ainsi reçu près de factures fournisseurs dématérialisées, représentant 55 % du nombre total de factures fournisseurs traitées. L objectif global de l établissement est de contribuer à l efficacité de l achat public et à la satisfaction des entités publiques. La croissance de son activité, passée de 666 M HT en 2004 à M HT en 2012, constitue un indicateur pertinent de l atteinte de cet objectif. Un réseau de proximité L UGAP dispose d un réseau d environ 600 collaborateurs sur plus de 1000 salariés, qui garantit une réelle présence territoriale. Ce dernier est structuré autour de 26 implantations régionales, généralement situées aux sièges des régions administratives, regroupées en 7 directions interrégionales (l Île-de-France étant assimilée à une «inter région»), et 1 direction en charge des relations avec les services centraux de l État et les grands opérateurs. 2 16/10/2013-2

3 Ce réseau de proximité, composé d équipes commerciales avant-vente et après-vente, assure respectivement l information, le conseil et la vente de l offre de produits et services disponible ainsi que le suivi des commandes et le contrôle de la qualité du service. Des spécialistes interviennent en conseil et support auprès des clients sur les offres les plus complexes. Dans une mission d ensemblier, des architectes d intérieur et un service logistique coordonnent par ailleurs, l ensemble des commandes et des prestations d installation. Des canaux à distance qui permettent un approvisionnement rapide ou dématérialisé : Ugap.fr propose la possibilité d approvisionnement dématérialisé au travers de solutions d e-commerce ou d e-procurement (ou e-approvisionnement). Portail unique sécurisé, ugap.fr permet de consulter, de passer commande et de payer par carte d achat, mais offre également le suivi des commandes, le respect des circuits de validation, l analyse des dépenses et la maîtrise des budgets par l accès à des statistiques en ligne est le numéro unique UGAP DIRECT, qui permet de contacter l UGAP quelle que soit la demande. Une plate-forme de conseillers, qui gèrent et orientent les appels téléphoniques, assurent l assistance des internautes sur ugap.fr et traitent, en direct, les devis et commandes sur un périmètre de produits simples et de consommables. * 3 16/10/2013-3

4 2013 ÉVOLUTION DE L'ACTIVITÉ Mieux que le chiffre d affaires, fondé sur le service fait, le montant des «commandes enregistrées» constitue l indicateur le plus pertinent de la progression de l activité de l établissement. L'évolution des commandes enregistrées (en M HT) est présentée dans l'histogramme cidessous. Evolution de l activité Produits et services Les véhicules et l informatique représentent plus de 50 % de l activité totale de l établissement. Le secteur des services est en croissance continue depuis plusieurs années, traduisant l accélération des politiques d externalisation des personnes publiques. D une manière générale, le recours à des modalités de location plutôt que d acquisition se développe tout comme la sélection d équipements technologiques plus proches du «juste besoin», notamment dans le secteur médical. Commandes enregistrées en millions d HT Véhicules 489 Informatique, télécommunications, reprographie et consommables 462 Services (nettoyage, gardiennage, services aux bâtiments, produits 328 pétroliers...) Médical 319 Mobilier de bureau, scolaire et équipement général 150 Total /10/2013-4

5 Clientèles En 2012, près de clients ont passé au moins une commande à l établissement. Le montant des commandes enregistrées se répartit, par catégorie de clientèles, de la façon suivante : ETAT ET OPERATEURS Segments de clientèles Commandes enregistrées en M Défense 134 Intérieur 133 Ecologie 47 Finances 39 Premier ministre 34 Education 15 Autres ministères 84 Opérateurs 150 TOTAL 636 COLLECTIVITES TERRITORIALES ET ORGANISMES SOCIAUX Départements 257 Communes 174 Intercommunalité 125 Régions 52 Organismes sociaux 108 TOTAL 716 HOSPITALIER TOTAL 364 AUTRES CLIENTS TOTAL 32 TOTAL GENERAL * 5 16/10/2013-5

6 UN RELAIS DES POLITIQUES PUBLIQUES 2013 La prise en compte par l UGAP des politiques publiques liées à la commande publique peut s analyser comme suit : L UGAP, les PME et l emploi local En 2012, 326 titulaires de marchés, dont un nombre significatif d entreprises industrielles, étaient des TPE ou des PME, représentant 65 % du nombre total de titulaires, et 19 % du montant des achats réalisés. En outre, les entreprises de taille intermédiaires (ETI), soit 152 entreprises, se sont vues adresser 55 % du montant des achats. Au-delà de ces pourcentages, l action facilitatrice de l accès des PME à la commande publique par l UGAP résulte des éléments suivants : l agrégation des besoins de plusieurs personnes publiques, ce qui contribue à réduire le nombre de procédures de mises en concurrence et, par conséquent, les coûts administratifs liés au formalisme des appels d offres ou des procédures adaptées ; sur le plan de la constitution de l offre et, en amont de la publication de la mise en concurrence, les acheteurs de l UGAP dialoguent avec l amont industriel, y compris évidemment des PME, et identifient de nouveaux candidats potentiels afin de susciter une intensité concurrentielle optimisée, car ce travail conditionne la réussite ultérieure de la procédure ; Un relais des politiques publiques il est également à noter que, du fait des contraintes de distribution résultant de l hétérogénéité de taille et d implantation des différentes personnes publiques, dont les besoins sont agrégés, la plupart des titulaires, même lorsqu il s agit d entreprises de grande taille, disposent naturellement d implantations nationales mais aussi, quasi nécessairement, régionales ; cela est notamment le cas dans le secteur des services aux bâtiments et aux personnes, où nombre de titulaires de marchés, grands prestataires à réseaux, ont largement recours à l emploi local ; au-delà du strict respect des délais de paiement de 30 jours, autorisant une optimisation du besoin en fonds de roulement des titulaires, l UGAP offre l accès à un seul «lieu» de facturation, de recouvrement, de traitement et de résolution des litiges ; l accès commercial pour le titulaire, à un marché de taille nationale, s inscrivant dans une durée de 3 ans en moyenne, ainsi que la possibilité d une gestion simplifiée du marché (un seul lieu de mise à jour des références et des prix pendant toute sa durée) ; sur le plan de la diffusion de l offre, un réseau d environ 600 personnes couvrant le territoire, des catalogues et des documents commerciaux à diffusion nationale large, ( exemplaires pour le catalogue général), et un site de présentation de l offre et de commande en ligne ; tous éléments de nature à réduire les frais de vente et de commercialisation du titulaire. Membre depuis 2008 de l association Pacte PME et signataire en 2010 de la Charte des relations inter-entreprises, initiée par la Médiation nationale et la CDAF (Compagnie des dirigeants et acheteurs de France), l UGAP s est vue décerner en 2013 par ces dernières le label «Relations fournisseur responsables», visant à distinguer les entreprises faisant preuve de relations durables et équilibrées avec leurs fournisseurs, et à consolider leur engagement de progrès en matière d achats. Dans ce cadre, UGAP a introduit en 2012 le principe de la médiation dans ses marchés et accords-cadres, et désigné un médiateur interne (contact : mediation@ugap.fr). 6 16/10/2013-6

7 L UGAP et le développement durable L UGAP est un relais des politiques de développement durable, sous le double aspect de la protection de l environnement et de l insertion professionnelle des publics éloignés du monde du travail. Depuis 2003, l UGAP s est engagée dans une démarche visant à prendre en compte le développement durable dans ses achats de produits et de services. Jusqu en 2006, cette démarche a porté essentiellement sur les mobiliers scolaires et de bureau, avec la prise en compte du label «NF Environnement» et les véhicules (GNV, GPL ). Depuis 2006, une politique volontariste a été mise en place sur toutes les lignes de produits. A cet effet, l établissement a aménagé son organisation, et mis en place une méthodologie visant à la prise en compte systématique des objectifs de développement durable. S agissant de l organisation, une responsabilité transverse «achats responsables et développement durable», qui capitalise les expériences de l établissement, a été mise en place depuis plusieurs années au sein de la direction de l offre, chargée d assurer une fonction d expert auprès des acheteurs, de gérer les relations avec les organismes publics et privés responsables ou s intéressant au développement durable. Une méthodologie de constitution de l offre a été élaborée progressivement, avec pour objectif la recherche du double bénéfice économique et environnemental (social lorsque cela est possible et/ou pertinent, notamment dans le domaine des services, éventuellement par recours à l article 15 du code des marchés publics, qui permet de réserver certains marchés aux entreprises adaptées). Pour chaque procédure, l analyse porte sur le niveau d exigence environnementale et/ou sociale à prévoir dans le cahier des charges, en fonction de l état du marché économique. Dans certains cas, le cahier des charges définit des spécifications techniques obligatoires en vue de sélectionner un produit ou un service de haute performance en matière de développement durable. La pondération du critère (et des sous-critères) est couramment de 10 à 20 %, suivant l objet du marché. Les deux dispositifs (exigences du cahier des charges et critères) peuvent se combiner au sein d un même lot. Cette démarche a permis de constituer, dans de nombreux secteurs d activité de la centrale d achat, des offres intégrant ces critères, voire au caractère environnemental affirmé : - papier de reprographie éco-responsable ; - micro-ordinateurs ; - véhicules légers ; - prestations de formation à l éco-conduite ; - prestations de services de nettoyage de locaux ; - produits d entretien ; - vêtements de travail ; - mobilier de bureau ; - récupération et retraitement des déchets d équipements électriques et électroniques. 7 16/10/2013-7

8 L accompagnement des politiques gouvernementales Plan gouvernemental en matière de véhicules hybrides et électriques En 2010/2011, en collaboration avec le Groupe La Poste, l UGAP a contribué au développement d une nouvelle filière industrielle d importance majeure dans le domaine des véhicules électriques. En complément, elle développe aujourd hui une offre étendue en matière de mobilité durable (véhicules électriques et hybrides), allant des deux roues aux véhicules de transport en commun ou d entretien de la voirie. Tout au long de l année, l UGAP organise des manifestations destinées à promouvoir les nouvelles solutions de mobilité durable et leur intérêt pour les parcs automobiles du secteur public. Plan gouvernemental «l école à l ère du numérique» L UGAP est sollicitée par le Ministère de l Éducation nationale pour mettre à disposition des collectivités une offre dans le cadre du plan «L école à l ère du numérique». A ce titre elle proposera dès le mois de juin 2013 aux acteurs de l éducation une offre globale d équipements et de prestations associées. En complément, l UGAP construit une offre d «espace numérique de travail» pour le premier degré qui sera disponible au début de l année * 8 16/10/2013-8