CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES (CCP)

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1 MINISTERE DE L EDUCATION NATIONALE RECTORAT DE L ACADEMIE DE GRENOBLE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES (CCP) ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE DE LA SOLUTION LOGICIELLE EASYVISTA Version 1.0, 13 décembre 2011 La procédure de consultation utilisée est la suivante : procédure adaptée en application des articles 26 et 28 du code des marchés publics PERSONNE PUBLIQUE : M. LE RECTEUR DE L ACADEMIE DE GRENOBLE RECTORAT DE L ACADEMIE DE GRENOBLE 7 PLACE BIR-HAKEIM BP GRENOBLE CEDEX

2 SOMMAIRE OBJET DU DOCUMENT - PREAMBULE...4 ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GENERALES...4 I.1 - Objet du marché... 4 I.2 - Forme du marché... 4 I.3 - Documents régissant le marché... 4 ARTICLE II - DUREE DU MARCHE - RESILIATION...5 II.1 - Durée du marché... 5 II.2 - Conditions de résiliation... 5 ARTICLE III - MODALITES D EXECUTION DU MARCHE...5 III.1 - Conduite et suivi de l exécution du marché... 5 III.2 - Organisation des prestations... 6 III.3 - Lieu de livraison et d exécution des prestations... 6 III.4 - Délai d'exécution -planning... 6 III.5 - Contraintes organisationnelles... 6 III.6 - Forme des livrables... 7 III.7 - Vérification et admission des prestations... 7 III.8 - Garantie... 8 III.9 - Litiges... 8 III.10 - Utilisation de la langue française... 8 ARTICLE IV - DISPOSITIONS FINANCIERES...8 IV.1 - Prix... 8 IV.2 - Actualisation des prix du marché... 9 IV.3 - Règlement des prestations - remise des factures... 9 IV. 4 - Contenu des factures... 9 IV. 5 Echéancier IV.6 Intérêts moratoires IV.7 Pénalités IV.8 Avances acomptes IV.9 Constitution de garantie ARTICLE V CONFIDENTIALITE...11 V.1 Obligation de confidentialité et mesures de sécurité ARTICLE VI UTILISATION DES RESULTATS PROPRIETE INTELLECTUELLE...11 VI.1 Utilisation des résultats VI.2 Propriété intellectuelle ARTICLE VI NORMES ET REGLEMENTS APPLICABLES...12

3 ARTICLE VIII CONTEXTE...12 VIII.1 Le dispositif actuel VIII.2 Contexte technologique ARTICLE IX PRESTATIONS ATTENDUES...13 IX.1 Mission 1 : Ordonnancement, Pilotage et Coordination OPC IX.1.1 Unité d œuvre 1 : initialisation et réunion de lancement IX.1.2 Unité d œuvre 2 : conduite du projet IX.1.3 Unité d œuvre 3 : clôture de la prestation IX.2 Mission 2 : mise en œuvre IX.2.1 Unité d œuvre 1 : Spécifications détaillées IX.2.2 Unité d œuvre 2 : Mise en œuvre, paramétrage et intégration de la solution IX.2.3 Unité d œuvre 3 : recette IX.3 - Mission 3 : conduite du changement IX.3.1 Unité d œuvre 1 : Formation IX.3.2 Unité d œuvre 2 : Assistance au démarrage IX.4 Etendue et limites des prestations ARTICLE X LES OFFRES...19 X.1 Généralités X.2 La présentation des offres X.3 Condition d envoi ou de remise des offres X.4 Date limite de remise des offres X.5 Renseignements complémentaires X.6 L examen candidatures et des offres X.6.1 Jugement des candidatures X.6.2 Jugement des offres X.7 Précisions X.8 Négociation X.9 Décision finale X Attribution du marché X Notification X.10 Infructuosité du marché déclaration sans suite ARTICLE XI DOCUMENTS A FOURNIR POUR L ATTRIBUTION DU MARCHE...23 ARTICLE XII COORDONNEES / 24

4 OBJET DU DOCUMENT - PREAMBULE Le présent document constitue le (CCP) relatif à la fourniture de prestations d assistance à maîtrise d ouvrage à la mise en œuvre de la solution logicielle de gestion d'infrastructure informatique et des demandes des utilisateurs EasyVista. Il vaut cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques particulières et règlement de consultation. Il fixe les conditions de livraison, d exécution et de contrôle des prestations prévues dans le cadre du présent marché au travers des marchés qui en découlent. ARTICLE 1 - OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GENERALES I.1 - Objet du marché L objet de ce marché est la réalisation de missions d assistance à la maîtrise d ouvrage pour la mise en œuvre de la solution logicielle de gestion de l'infrastructure informatique et des demandes des utilisateurs EasyVista en remplacement de la plateforme de services qui assure actuellement le service desk. Le présent marché comprend notamment : l élaboration des spécifications détaillées de mise en œuvre de la solution EasyVista ; le paramétrage et l'intégration des composants logiciels ; la formation des administrateurs et des exploitants du système cible. I.2 - Forme du marché Le présent marché est un marché unique. Il est mono attributaire. A l issue du classement suite à l analyse des offres, le candidat le mieux classé devient titulaire du marché. I.3 - Documents régissant le marché Les documents contractuels régissant le présent marché sont énumérés par ordre décroissant d importance selon l ordre de citation ci-dessous : 1. l acte d engagement et ses annexes, avec notamment les annexes financières et les annexes relatives aux modalités d exécution ; 4 / 24

5 2. le présent cahier des clauses particulières (CCP) régissant le marché valant cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques particulières et règlement de consultation, dont l exemplaire original conservé dans les locaux du rectorat fait seul foi ; 3. le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de Techniques de l Information et de la Communication (CCAG-TIC) ; 4. l offre du titulaire et ses annexes. En cas de contradiction ou de différence entre les pièces constitutives du présent marché, ces pièces prévalent dans l'ordre dans lequel elles sont énumérées ci-dessus. ARTICLE II - DUREE DU MARCHE - RESILIATION II.1 - Durée du marché Le présent marché est passé pour une durée de 1 an à compter de la date de notification au titulaire. II.2 - Conditions de résiliation Dans le cadre du présent marché, il est fait application des dispositions prévues au chapitre 8 du CCAG TIC et de l article 47 du code des marchés publics. Conformément à l article 47 du code des marchés publics, le marché est résilié aux torts du titulaire, en cas d inexactitude des renseignements prévus au 2, aux b et c du 3 de l article 45 et au I de l arti cle 46 du code des marchés publics, dans les conditions prévues au chapitre 8 du CCAG TIC. ARTICLE III - MODALITES D EXECUTION DU MARCHE III.1 - Conduite et suivi de l exécution du marché Concernant l équipe et les moyens à mettre en œuvre, le titulaire a la responsabilité des personnels et des moyens à mettre en œuvre, pour la bonne réalisation des prestations. Il s engage à mettre en place une équipe de personnes compétentes et s'efforce d'en assurer la pérennité pendant toute la durée du marché. Il lui appartient de maintenir, pendant toute la durée du marché, un niveau constant de compétence des intervenants, de qualité des prestations. 5 / 24

6 Si, au cours de l exécution d une prestation, le personnel du titulaire venait à cesser son service, avant la fin de l exécution, pour des raisons indépendantes de la volonté du titulaire, le titulaire pourvoira à son remplacement dans les meilleurs délais possible. Le rectorat se réserve la possibilité sur justification motivée, de refuser la poursuite de l intervention d un consultant du titulaire. Celui-ci fournira alors au rectorat, dans les délais les plus brefs, un consultant de compétence équivalente. III.2 - Organisation des prestations Les prestations objet de ce marché sont organisées en missions et unités d œuvre. Mission 1 : Ordonnancement, pilotage, coordination OPC qui comprend 3 unités d œuvre numérotées de 1 à 3 : initialisation et réunion de lancement, conduite du projet et réunion de clôture de la prestation ; Mission 2 : Prestations de mise en œuvre de la solution qui comprend 3 unités d œuvre numérotées de 1 à 3 : spécifications détaillées, mise en œuvre, paramétrage et intégration de la solution, recette ; Mission 3 : Prestations de conduite du changement qui comprend 2 unités d œuvre numérotées de 1 à 2 : formation, assistance au démarrage. III.3 - Lieu de livraison et d exécution des prestations Le marché est exécutable dans l'ensemble des départements de l académie de Grenoble : Ardèche, Drôme, Haute-Savoie, Isère, Savoie. Cependant, la totalité des prestations objet de ce marché seront exécutées au rectorat de Grenoble, 7 place Bir-Hakeim à Grenoble. III.4 - Délai d'exécution -planning Les délais d exécution des prestations objet de ce marché sont définis par le titulaire dans son offre et approuvés par le rectorat de Grenoble. Un planning fixant les délais d exécution et les dates de livraison des résultats associés à chaque unité d œuvre sera établi et proposé par le titulaire dans son offre. Après approbation du rectorat de Grenoble lors des réunions de lancement, les dates, ainsi retenues, serviront de référence lors de l exécution du marché. III.5 - Contraintes organisationnelles Les prestations seront assurées par le titulaire en synergie avec le rectorat de Grenoble. Deux instances de pilotage sont prévues : 6 / 24

7 Le comité de pilotage est l'instance décisionnelle du projet. Il définit les orientations stratégiques du projet, supervise le bon déroulement du projet, et rend les arbitrages nécessaires pour garantir l'atteinte des objectifs du projet. Il se réunit sur une base mensuelle. Il est composé de : - Direction de la Maîtrise d'ouvrage (préside le comité) ; - Direction de la Maîtrise d'œuvre ; - Directeur de projet titulaire ; - Chef de projet titulaire ; Le comité de suivi du projet est l'instance de pilotage opérationnel du projet. Il contrôle le déroulement du projet, l'utilisation des ressources, rend les arbitrages relevant de son niveau de décision et prépare les comités de pilotage. Il se réunit sur une base hebdomadaire. Il est composé de : - Responsable de projet MOE ; - Chef de projet titulaire. III.6 - Forme des livrables Les données traitées seront transmises par échange électronique. Les documents seront fournis sous forme papier en trois exemplaires et sous forme numérique (fichiers word, excel, powerpoint etc). III.7 - Vérification et admission des prestations Les prestations faisant l'objet du présent marché sont soumises à des vérifications quantitatives et qualitatives destinées à constater qu'elles répondent aux stipulations prévues. Les vérifications qualitatives comprennent deux étapes : la Vérification d Aptitude (VA) et la Vérification de Service Régulier (VSR) qui s effectuent conformément aux modalités décrites au CCAG-TIC. Concernant la vérification d aptitude, les procédures de test détaillées et rapport seront mis au point par le Titulaire et le Rectorat et décrits dans les livrables de réception auxquelles seront annexés au fil de l eau les différents rapports de test. A l'issue de la vérification d'aptitude, en cas de décision positive, la réception des prestations sera prononcée par le Rectorat et donnera lieu à la signature du procès-verbal de VA. Si la vérification d aptitude est positive, la personne publique procède à la vérification de service régulier. A l'issue de la vérification de service régulier, en cas de décision positive, la réception des prestations sera prononcée par le Rectorat et donnera lieu à la signature du procès-verbal de VSR. 7 / 24

8 III.8 - Garantie Concernant les logiciels élaborés, le délai de garantie est de douze (12) mois à compter de leur recette définitive. Pendant le délai de garantie, le Titulaire sera tenu de procéder aux rectifications qui lui seraient demandées en cas d erreurs constatées contradictoirement III.9 - Litiges Les parties s engagent à tenter de résoudre à l amiable tout différend ou litige susceptible d intervenir entre elles à l occasion de l exécution du présent marché. Dans ce cas, la partie la plus diligente peut saisir par requête le comité consultatif de règlement amiable, dans les conditions fixées à l article 127 du code des marchés publics. L expert amiable doit formuler ses propositions et tenter de concilier les parties dans un délai d un (1) Mois à compter de la saisine. Il établit un rapport. Ce rapport ne peut servir dans le cas d une procédure d expertise contentieuse ou dans le cadre d un recours contentieux. En cas de conciliation, les parties s engagent à signer une transaction. A défaut de conciliation, les litiges éventuels sont réglés par les lois et règlements du droit français. Le service centralisateur et le titulaire déclarent élire domicile à leurs sièges respectifs et s en remettre au Tribunal administratif de Paris pour le règlement des litiges éventuels afférents au présent marché. III.10 - Utilisation de la langue française Conformément à la loi n du 4 août 1994, l u sage de la langue française est obligatoire notamment dans les réunions de travail, les comptes rendus d avancement, les rapports d analyse, les courriers, la documentation sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive. ARTICLE IV - DISPOSITIONS FINANCIERES IV.1 - Prix Les prix du marché sont définis dans l Acte d'engagement. Ils sont réputés établis sur la base des conditions économiques du mois précédant la date de remise des offres. 8 / 24

9 Les prix sont réputés comprendre la totalité des prestations, des fournitures nécessaires à la bonne exécution de l'objet du marché ainsi que des charges de toutes natures (charges sociales, frais d'études, taxes diverses, frais de main d'œuvre, de déplacement et de livraison.). Les prix sont réputés fermes pendant la durée du marché. IV.2 - Actualisation des prix du marché Si un délai supérieur à 3 mois s est écoulé entre le mois de la remise des offres du marché et la date de notification du marché au titulaire, les prix sont actualisés selon la formule suivante : P = Po (0, ,875 Syntec/Synteco), où : - P est le prix actualisé - Po est le prix initial à la date de remise de l offre - Syntec est le dernier indice Syntec paru à la date anniversaire de la notification, - Synteco est le dernier indice Syntec paru à la date de remise de l offre. IV.3 - Règlement des prestations - remise des factures Les paiements sont effectués selon les règles de la comptabilité publique, sur présentation de factures en un original et deux duplicata. Le rectorat de Grenoble se libérera des sommes dues au titulaire en créditant le compte indiqué dans l acte d engagement. Le règlement des sommes dues au titre du marché est réalisé par voie de mandat administratif et s effectue sur service fait, à 30 jours de la réception de la facture. Les prestations sont réglées au titulaire, par application des prix figurant dans la proposition financière du titulaire annexée à l acte d engagement. IV. 4 - Contenu des factures Les factures afférentes au paiement seront établies en un seul original et 2 copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et l adresse du titulaire ; - le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu il est précisé à l acte d engagement ; - le numéro et la date du marché et de chaque avenant éventuel ; - la prestation concernée : quantité, qualité, date de livraison ; - le montant hors TVA ; - le taux et le montant de la TVA (taux de TVA en vigueur) ; - le montant total TTC ; - la date. 9 / 24

10 IV. 5 Echéancier Le règlement des fournitures et prestations faisant l objet du marché sera exécuté selon l échéancier suivant : Item Code Intitulé Règlement prévu Date de règlement Mission 1 : Ordonnancement, pilotage, coordination OPC Unité d œuvre 1 UO1 Initialisation et réunion de lancement Unité d œuvre 2 UO2 Conduite du projet Unité d œuvre 3 UO3 Réunion de clôture de la prestation Solde du marché Fin marché Mission 2 : mise en œuvre de la solution Unité d œuvre 1 UO1 Spécifications détaillées 20 % du montant du marché Unité d œuvre 2 UO2 Mise en œuvre, paramétrage et intégration de la solution 30 % du montant du marché Unité d œuvre 3 UO3 Recette 20 % du montant du marché Fin UO1 mission 2 Fin UO2 mission 2 Fin UO3 mission 2 Mission 3 : Conduite du changement Unité d œuvre 1 UO1 Formation Unité d œuvre 2 UO2 Assistance au démarrage L achèvement des prestations est prononcé sur avis positif du rectorat de Grenoble après recette et livraison de l ensemble des fournitures. La réponse du candidat, doit intégrer des unités d œuvres optionnelles permettant à la de solliciter le titulaire pour assurer le transfert de compétences, ou de mise en œuvre, permettant d assurer : o des points réguliers (annuels) sur la conduite du projet (accompagnement fonctionnel et technique), o approfondir des modules déjà mis en œuvre pour accompagner les équipes, o des présentations / mise en œuvre des évolutions du logiciel Easyvista. Les unités d œuvres optionnelles seront décrites par jour et par type de profil (exemple : chef de projet, expert, technicien, ) IV.6 Intérêts moratoires Le défaut de paiement dans les délais prévus au présent marché fait courir de plein droit, et sans autre formalité, des intérêts moratoires. IV.7 Pénalités Tout dépassement d un délai d exécution (cf. paragraphe III.4) entraîne l application de pénalités sans mise en demeure préalable. 10 / 24

11 Les pénalités s appliquent dans les conditions prévues au CCAG-TIC. IV.8 Avances acomptes Le présent marché ne donnera lieu à aucun versement d avance ni d acompte. IV.9 Constitution de garantie Aucune constitution de garantie ne sera demandée au titulaire. ARTICLE V CONFIDENTIALITE V.1 Obligation de confidentialité et mesures de sécurité L ensemble des documents et informations transmises au titulaire est, sauf indication contraire, confidentiel, à l exception de ceux qui seraient déjà dans le domaine public. Le marché est soumis aux dispositions à l article 5 du CCAG-TIC. ARTICLE VI UTILISATION DES RESULTATS PROPRIETE INTELLECTUELLE VI.1 Utilisation des résultats Le marché est soumis aux dispositions du chapitre 7 du CCAG-TIC. L option A s applique dans le cadre de ce marché. La personne publique peut librement utiliser les résultats, même partiels, des prestations. VI.2 Propriété intellectuelle L exécution du présent marché emporte cession des droits d auteur par le titulaire à la personne publique. La personne publique se réserve donc le bénéfice des droits d auteur (représentation et reproduction) résultant des diverses prestations effectuées dans le cadre du présent marché. 11 / 24

12 Il en est ainsi notamment des documents d études, documents d analyse, rapports et de tous les produits finis remis par le Titulaire dans le cadre du présent marché sans que cette liste soit exhaustive. Dans ce cadre, la personne publique se réserve le droit d utiliser et de diffuser les produits finis précités, quels que soient le support, la destination, la durée et le lieu. Le Titulaire garantit à la personne publique le parfait respect de cette disposition par chacune des personnes morales et/ou physiques qui seraient amenées à intervenir dans le cadre du présent marché du chef du Titulaire et notamment ses personnels, ses dirigeants et actionnaires ou associés, les soustraitants éventuels et toute autre personne sans exception. ARTICLE VI NORMES ET REGLEMENTS APPLICABLES Le guide des bonnes pratiques ITIL : le candidat pourra prendre en référence les publications de l ITIL. Il produira ses éventuelles certifications. ARTICLE VIII CONTEXTE Les prestations dues au titre du présent marché concernent la mise en œuvre d une plateforme de services basée sur la solution logiciel EasyVista dans le cadre de l amélioration de la qualité de services du support informatique de l académie de Grenoble. Elles intègrent les opérations de mise en œuvre (intégration et paramétrage) de la solution EasyVista ainsi que l accompagnement/formation pour basculer l existant sur la nouvelle plateforme de service. La mise en œuvre sera réalisée à périmètre constant par rapport à la solution actuellement en place. Les droits d usage de la solution logicielle EasyVista ont été acquis par le GIP académique. La maîtrise d ouvrage du projet est le rectorat de l académie de Grenoble représenté par la Division des Systèmes d Information (D.S.I.). VIII.1 Le dispositif actuel La plateforme d assistance actuelle n est plus maintenue et ne répond pas aux besoins fonctionnels croissants du secteur pédagogique dont les usages sont en forte augmentation. L activité pédagogique consomme 80 % de la charge de l infrastructure académique et peut se mesurer au travers des données suivantes : plus de sites d établissement hébergés, déploiement des ENT, 12 / 24

13 La plateforme actuelle couvre les fonctionnalités suivantes : gestion des incidents ; gestion des affectations et escalades aux groupes supérieurs ; Reporting ; Adresse mail d enregistrement des incidents ; interface annuaire des utilisateurs. VIII.2 Contexte technologique La configuration technologique est la suivante : EasyVista : EasyVista en mode SaaS Messagerie : Oracle Communications Messaging Exchange Server 7u bit (built Jul ) Annuaire : Sun Java System Directory Server Enterprise Edition Gestion des accès : Access Manager (ex Cleartrust) version (build ) Plate-forme d assistance actuelle : CosmosBay vectis Solucom ecare Version Rectorat V Inventaire / Découverte de parc : OCS Inventory ARTICLE IX PRESTATIONS ATTENDUES IX.1 Mission 1 : Ordonnancement, Pilotage et Coordination OPC La mission 1 est une mission d Ordonnancement, Pilotage et Coordination OPC. Elle comprend 3 unités d œuvre : initialisation et réunion de lancement, conduite du projet et réunion de clôture de la prestation. IX.1.1 Unité d œuvre 1 : initialisation et réunion de lancement La réunion de lancement de la mission se déroule dans les locaux du rectorat. Elle a pour objet de préciser de façon contractuelle les aspects organisationnels et techniques de la prestation. Un compte rendu de réunion devra être adressé au rectorat. Au cours de cette réunion, sont désignés ou précisés : le comité de pilotage et le comité de suivi de projet ; les équipes avec désignation notamment des chefs de projet ; les moyens techniques et organisationnels mis en œuvre ; 13 / 24

14 Toutes les informations nécessaires aux missions seront précisées ainsi que leur délai de remise au titulaire. Le planning des missions sera également défini. Modalités Pré requis Délais d exécution Livrables Recette Sans objet Le démarrage de l unité d œuvre 1 se fait, au plus tard, à T0 (date de notification du marché subséquent) + 5 jours ouvrés. Le compte rendu de la réunion de lancement au format électronique La procédure de recette se déroule suivant les modalités décrites au paragraphe III.7 «Vérification et admission des prestations». IX.1.2 Unité d œuvre 2 : conduite du projet Cette unité d œuvre est transversale sur l ensemble du projet. Elle prévoit des réunions de comité de piloté et de comité de suivi du projet au cours desquelles seront présentés et soumis à validation les bilans d activités, avancement et planning et les résultats des missions 2 et 3. Modalités Pré requis Unité d œuvre 1 Délais d exécution Sans objet Livrables Planning, bilan d activités ; Le compte rendu de la réunion d étape au format électronique incluant les réponses aux questions posées par le rectorat pendant cette réunion. Recette La procédure de recette se déroule suivant les modalités décrites au paragraphe III.7 «Vérification et admission des prestations». IX.1.3 Unité d œuvre 3 : clôture de la prestation La réunion de clôture de la mission s effectue sur une demi-journée dans les locaux du rectorat. Modalités Pré requis Mission 1 Unités d œuvre 1 et 2 et, Mission 2 et Mission 3 Délais d exécution Livrables Recette Le démarrage de l unité d œuvre 1 se fait, au plus tard, à la fin des missions + 5 jours ouvrés. Le compte rendu de la réunion de clôture au format électronique incluant les réponses aux questions posées par le rectorat pendant cette réunion La procédure de recette se déroule suivant les modalités décrites au paragraphe III.7 «Vérification et admission des prestations». 14 / 24

15 IX.2 Mission 2 : mise en œuvre La mission 2 a pour objet les prestations de mise en œuvre de la solution EasyVista et comprend 3 unités d œuvre : spécifications détaillées, mises en œuvre, paramétrage et intégration de la solution, recette. IX.2.1 Unité d œuvre 1 : Spécifications détaillées La phase d élaboration des spécifications détaillées est constituée de deux composantes : Les spécifications fonctionnelles détaillées : description des processus fonctionnels et organisationnels, des données et traitements du SI cible, du paramétrage associé. Les spécifications techniques détaillées : description des modalités de reprise d existant, des interfaces avec les systèmes externes. Les spécifications techniques relatives aux opérations de reprise d existant et d interfaces avec les systèmes externes seront produites avec les équipes académiques compétentes sur les domaines concernés. Le tableau suivant précise les acteurs par phase : Phase Responsable (R) Acteur (A) Spécifications fonctionnelles détaillées Spécifications techniques détaillées Titulaire Titulaire Modalités Pré requis Délais d exécution Livrables Recette Mission 1 UO1 A définir dans l offre du titulaire. Soumis à validation dans le cadre de la mission 1 UO1. Dossier de spécifications fonctionnelles détaillées (). Dossier de spécifications techniques détaillées, avec : Spécifications des procédures de reprise d existant ; Spécifications des interfaces vers les systèmes externes La procédure de recette se déroule suivant les modalités décrites au paragraphe III.7 «Vérification et admission des prestations». 15 / 24

16 IX.2.2 Unité d œuvre 2 : Mise en œuvre, paramétrage et intégration de la solution Cette unité d œuvre est découpée en 2 phases. La phase 1 de mise en œuvre du paramétrage et le l intégration des moyens matériels et logiciels, se décompose selon les sous-phases suivantes : 1. initialisation de l instance SaaS EasyVista ; 2. paramétrage module service desk ; 3. reprise des données existantes ; 4. mise en œuvre des interfaces avec les systèmes externes ; 5. rédaction des documentations utilisateurs. Pour la phase 2, les éléments de paramétrage à réaliser dans le cadre de la prestation incluent les opérations suivantes : paramétrage des valeurs par défaut ; paramétrage des formats de saisie ; définition des valeurs possibles (liens vers la base de données, liste de valeurs, etc.) ; initialisation des référentiels et nomenclatures (par saisie ou par programme d interfaces depuis un système externe) ; modélisation des workflow ; réalisation des tableaux de bord pré-programmés ; rédaction des dossiers de paramétrage associés. Le tableau suivant précise les acteurs par phase : Paramétrage modules Service Desk Asset Management CMDB Phase Responsable (R) Acteur (A) Titulaire Titulaire Reprise des données existantes Titulaire Titulaire Mise en œuvre des interfaces avec les systèmes externes Titulaire Titulaire 16 / 24

17 Modalités Pré requis Délais d exécution Livrables Recette Mission 2 UO1 A définir dans l offre du titulaire. Soumis à validation dans le cadre de la mission 1 UO1. Paramétrage modules Service Desk Asset Management CMDB Reprise des données Mise en œuvre des interfaces avec les systèmes externes Rédaction documentations utilisateur Configuration EasyVista paramétrée selon les spécifications fonctionnelles détaillées. Dossier de paramétrage Instance initialisée avec les données issues de la reprise d existant. Connecteurs paramétrés conformément aux spécifications Documentation utilisateur La procédure de recette se déroule suivant les modalités décrites au paragraphe III.7 «Vérification et admission des prestations». IX.2.3 Unité d œuvre 3 : recette La phase de recette vise à valider la conformité du système livré à l issue de l étape de mise en œuvre par rapport aux spécifications fonctionnelles et techniques. Elle est constituée des principales phases suivantes : rédaction des dossiers de recette ; recette fonctionnelle. Le tableau suivant précise les acteurs par phase : Phase Responsable (R) Acteur (A) Rédaction des dossiers de recette Recette fonctionnelle Titulaire Modalités Pré requis Délais d exécution Livrables Recette Mission 2 UO2 A définir dans l offre du titulaire. Soumis à validation dans le cadre de la mission 1 UO1. Rédaction des dossiers de recette Recette fonctionnelle Dossier de recette fonctionnelle PV de recette fonctionnelle La procédure de recette se déroule suivant les modalités décrites au paragraphe III.7 «Vérification et admission des prestations». 17 / 24

18 IX.3 - Mission 3 : conduite du changement La conduite du changement mission regroupe les activités de formation, de communication et d assistance au démarrage, communes à toutes les phases opérationnelles du projet, au travers de 2 unités d œuvre. Les actions de communication (hors formation) à destination d une part des futurs utilisateurs, et d autre part à destination des clients internes de la ne font pas partie de la présente consultation. IX.3.1 Unité d œuvre 1 : Formation Deux natures d actions de formation sont à prévoir : la formation utilisateur aux nouveaux outils mis en œuvre ; la formation technique pour les administrateurs fonctionnels de l outil. La logistique nécessaire à la réalisation des opérations de formation sera fournie par l académie de Grenoble. Il est demandé de réaliser in situ les formations, dans e contexte de données réelles l Académie. IX.3.2 Unité d œuvre 2 : Assistance au démarrage Le titulaire proposera des modalités d accompagnement dans la phase de démarrage. Le tableau suivant précise les acteurs par phase : Phase Responsable (R) Acteur (A) Rédaction des plans de formation utilisateurs (outil et métier) Rédaction des plans de formation administrateur et exploitant Réalisation des formations utilisateurs (outil et métier) Titulaire Titulaire Réalisation des formations administrateur Titulaire Titulaire Le tableau suivant précise les livrables par phase : Phase Titulaire Rédaction des plans de formation utilisateurs (outil et métier) Rédaction des plans de formation administrateur et exploitant Plan de formation administrateur et exploitant Plan de formation utilisateur 18 / 24

19 Réalisation des formations utilisateurs (outil et métier) Réalisation des formations administrateur Support de formation administrateur et exploitant Support de formation utilisateur. Bilan d évaluation des formations utilisateur Bilan d évaluation des formations administrateur et exploitant IX.4 Etendue et limites des prestations Les hypothèses de chiffrage pour le projet sont les suivantes : Description de l organisation : boîtes mail gérées demandes / incidents par an Module Service Desk : nombre de procédures d escalade à automatiser : 3 nombre de tableaux de bord pré-programmés : 4 Nombre d utilisateurs EasyVista : 30 utilisateurs simultanés Service Opération, dont 10 en première ligne. Le candidat élaborera son offre en se basant sur les éléments présentés par chacune des unités d œuvre et dans le contexte et les hypothèses de chiffrage. Il indiquera dans son offre par unité d œuvre la charge par type d intervenant pour assurer la réussite. ARTICLE X LES OFFRES X.1 Généralités Pour tous les documents pour lesquels une signature du candidat est exigée : dans le cas d une remise dématérialisée, la signature électronique n est pas exigée. Dans le cas d une remise physique des offres, la signature doit être manuscrite et originale et émaner d une personne habilité à engager le candidat. 19 / 24

20 X.2 La présentation des offres Les offres comporteront les éléments suivants : le dossier candidature comprenant les documents suivants : - la lettre de candidature et, en cas de groupement, d habilitation du mandataire par ses cotraitants (formulaire DC1) ; - la déclaration du candidat (formulaire DC2) ; Les formulaire DC sont téléchargeables sur le site du ministère de l économie, des finances et de l industrie à l adresse suivante : (documents DC dans la rubrique formulaires). la proposition technique conforme au présent cahier des charges et comprenant un mémoire technique comprenant respectant le plan-type suivant : - le descriptif détaillé des prestations - la méthodologie de mise en œuvre proposée, indiquant séparément et en détaillant les éléments relatifs à la prestation de mise en œuvre ; - l équipe projet proposée, avec les CV des intervenants pressentis ; - le planning ; - l organisation et l accompagnement interne à envisager : équipe à constituer, charges prévisionnelles - les relations entre le rectorat de Grenoble et le titulaire. la proposition financière détaillée. X.3 Condition d envoi ou de remise des offres Les candidats optent pour l un des deux modes suivants de remise des propositions : - soit une remise dématérialisée par messagerie électronique avec accusé de réception à l adresse ou par le biais de la Place de Marché Interministérielle à l adresse internet ; - soit une remise physique par voie postale ou par porteur. A l exception de celles transmises par voie électronique, les offres seront mises sous enveloppe cachetée portant l adresse et la mention suivante : «Assistance à la mise en œuvre de la solution logicielle EasyVista Ne pas ouvrir». 20 / 24

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