1.3Le Dossier de consultation des entreprises(dce) Recommandations sur les bonnes pratiques

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1 1.3Le Dossier de consultation des entreprises(dce) Recommandations sur les bonnes pratiques Séminaire sur les partenariats public-privé Ministère de l Economie et des Finances DASP République du Sénégal Laurence van Prooijen Directeur de projets DAKAR avril 2013

2 Sommaire 1. Principes de constitution du DCE 2. Le règlement de consultation 3. Le manuel d élaboration des offres 4. Le programme fonctionnel 5.La matrice des risques 6. Conclusion 2

3 1. Principes de constitution du DCE Le dialogue compétitif avec les candidats retenus à l issue de la phase d appel à concurrence débute avec la remise par la personne publique d un premier dossier de consultation des entreprises (DCE) permettant d avoir un premier échange avec les candidats (phase d'échange). Dans le cadre de cette phase, il est généralement demandé aux candidats les éléments suivants : a) une note synthétique de présentation du projet ; b) une présentation du groupement et de la structuration contractuelle envisagée. c) Des éléments techniques d) Une estimation sommaire prévisionnelle des coûts de conception/construction du projet 3

4 1. Principes de constitution du DCE Le DCE remis après cette première phase d échange va structurer les différentes phases du dialogue : 1.phase des propositions initiales (DCE initial) 2. clôture du dialogue compétitif et invitation à remettre une offre finale sur la base du DCE final. Le DCE comprend généralement les pièces suivantes : Le règlement de consultation Le manuel d élaboration des propositions ( à chaque phase du dialogue) Programme fonctionnel Projet de contrat 4

5 2. Le règlement de consultation : exemple de RC au stade de l offre finale 1. OBJET ET PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DU PROJET 1.1 Nature du Contrat 1.2 Description du projet 1.3 Objet du Contrat 1.4 Durée du Contrat et phasage de la mise en service 2. CONDITIONS GÉNÉRALES DE LA CONSULTATION 2.1 Nature de la procédure 2.2 Calendrier 2.3 Respect de la confidentialité 2.4 Dossier de la Consultation remis aux Candidats 2.5 Variantes et options 2.6 Organisation de la procédure. 2.7 Primes de participation 2.8 Possibilité de déclarer la procédure sans suite 5

6 2. Le règlement de consultation :exemple de RC au stade de l offre finale 3. STABILITÉ DES GROUPEMENTS ET FORME JURIDIQUE DU TITULAIRE 3.1 Évolution de la composition des groupements 3.2 Forme juridique du Titulaire 4. DÉROULEMENT DU DIALOGUE COMPÉTITIF 4.1 Phase 1 (Phase d'échanges) 4.2 Phase 2 (Propositions Initiales) 4.3 Phase 3 éventuelle (Propositions Détaillées) 5. OFFRES FINALES 5.1 Modalités de remise des Offres Finales 5.2 Durée de validité des Offres Finales et niveau d engagement requis pour les Financements Privés Externes 6. REMISE DES PROPOSITIONS ET DES OFFRES FINALES 6

7 2. Le règlement de consultation : exemple de RC au stade de l offre finale 8. CRITÈRES D'ATTRIBUTION DU CONTRAT 9. ATTRIBUTION DU CONTRAT 9.1 Désignation de l'attributaire Pressenti et mise au point du Contrat 9.2 Obligations et droits de l Attributaire Pressenti 9.3 Perte de la qualité d Attributaire Pressenti 9.4 Obligations des candidats non désignés «Attributaire Pressenti» Levée de l'exclusivité bancaire 9.5 Information des candidats évincés 9.6 Clôture financière 9.7 Notification du Contrat 7

8 3. Le manuel d élaboration des offres : exemple au stade de l offre finale Note de synthèse avec : Les principales caractéristiques techniques du projet de conceptionconstruction La description des moyens mis en oeuvre et de la stratégie générale en matière de concertation et d information du public, des usagers et des acteurs locaux ; Les principes généraux d entretien-maintenance et principaux dispositifs envisagés en matière de politique de gestion des interfaces Les aspects qualitatifs de l offre technique globale Engagement en faveur des PME et de l insertion des personnes en difficulté ; Maîtrise des risques transférés au candidat dont une présentation succincte de la structure contractuelle envisagée ; 8

9 3. Le manuel d élaboration des offres : exemple au stade de l offre finale Note de synthèse avec (suite) : Coût global à la charge de la personne publique Pourcentage proposé des fonds propres, et quasi-fonds propres par rapport au coût total, calendrier de leur libération Répartition des Instruments de Fonds Propres entre les actionnaires Principaux aspects du plan de financement, et notamment description de la structuration et des principales modalités de financement envisagées. Court argumentaire sur la robustesse financière. 9

10 3. Le manuel d élaboration des offres : exemple au stade de l offre finale Sous-dossier juridique : Organisation contractuelle Société Titulaire Le contrat et ses annexes : Les candidats peuvent établir une note présentant et justifiant les modifications et compléments Ces propositions sont destinées à préparer la phase de mise au point et ne peuvent conduire à modifier l économie générale du Contrat ou l'allocation des risques envisagées. La personne publique peut se réserver le droit de refuser ou d accepter les modifications proposées par les candidats. 10

11 3. Le manuel d élaboration des offres : exemple au stade de l offre Sous-dossier juridique (suite) Description des sous-contrats Description des risques résiduels portés par la société projet Traitement des risques de nullité Assurances 11

12 3. Le manuel d élaboration des offres : exemple au stade de l offre finale Sous-dossier technique : Note de synthèse technique Production des avant-projets sommaires (APS) Aspects urbains,architecturaux et paysagers, Planning et délais de réalisation Phasage des travaux Politique d entretien/maintenance et de renouvellement.quelles dispositions en fin de contrat. Matrice des couts d investissement 12

13 3. Le manuel d élaboration des offres : exemple au stade de l offre finale Sous-dossier financier : Mémoire financier et mémoire comptable et fiscal Note sur les recettes annexes éventuelles Propositions de redevances (PPP à paiement public) ou de tarification des usagers (PPP à recettes d usage) Calcul de l indemnité de déchéance Tests de robustesse financière Risques résiduels portés par la société projet Plafonds de responsabilité des contractants Modèle financier description des entrées sorties du modèle- audit du modèle Etudes de trafic : description des modèles et méthodologies de simulation Lettre d engagements des établissements financiers 13

14 4. Le programme fonctionnel : principes Organisation du titulaire La personne publique attend du titulaire d un PPP qu il mette en place une organisation capable, dès la conception, de prendre en compte les contraintes d Entretien-Maintenance et de GER afin d'en minimiser les coûts. Il s assure d une bonne continuité des phases de conception-construction-fonctionnement jusqu à la remise de l actif. Il peut lui être demandé de mettre en place et d identifier au sein de son organisation une équipe de conception multidisciplinaire disposant des compétences permettant une réflexion d ingénierie globale, intégrant les objectifs d insertion sociale et l optimisation des coûts de travaux et ceux d Entretien-Maintenance et de GER. Le Titulaire a à sa charge la bonne gestion des interfaces en relation avec les maîtres d ouvrage, les concessionnaires, les pouvoirs publics, les gestionnaires, les riverains, les associations concernées 14

15 4. Le programme fonctionnel : principes Gestion des interfaces Le Titulaire a à sa charge la bonne gestion des interfaces en relation avec les maîtres d ouvrage, les concessionnaires, les pouvoirs publics, les gestionnaires, les riverains, les associations concernées La gouvernance publique du projet : En continuité de l'existant, le Titulaire doit participer, en tant que de besoin, au dispositif de gouvernance mis en place par la personne publique après la signature du Contrat, notamment pour présenter l avancement des procédures, des études et des travaux en lien avec la réalisation du projet. Ce dispositif peut comporter a minima le comité de suivi des engagements de l Etat, le comité technique et et le comité de pilotage. 15

16 4. Le programme fonctionnel : principes Exigences sur la concertation et la communication: être pertinent par rapport à la situation et aux acteurs ; soutenir la dynamique des opérations connexes ; être performant du point de vue de la conduite du projet. Le Titulaire informera régulièrement l Etat de ses démarches de concertation, de leur contenu et de leur avancement, notamment à l occasion des réunions de suivi du Contrat. Le Titulaire désigne un interlocuteur qui assurera la concertation et la communication. La concertation et la communication à l égard des riverains doivent faire l'objet d'une démarche spécifique, en particulier au cours des travaux. 16

17 4. Le programme fonctionnel : conception Données en matière de développement durable et d environnement du projet Les contraintes du projet sont celles du projet de référence qui a servi de base pour obtenir sa première phase d approbation. Dans tous les cas, le projet doit être conforme aux lois, normes, règlements et règles de l art (problématiques des interprétations à minima). Basé sur les études par les services de l Etat qui ont permis d en définir les caractéristiques générales et d arrêter les grands principes : Impact sur l environnement, démarche de développement durable. plan d assurance qualité 17

18 4. Le programme fonctionnel : conception Qualité architecturale étude architecturale et paysagère intégrée dans une approche globale. Elle visera à définir les choix architecturaux concernant le projet. Exigences fonctionnelles de conception En fonction d une liste de référentiels techniques définies dans le projet de référence Exigences de phasage des travaux En fonction du maintien d activités existantes Interface avec des opérations connexes 18

19 4. Le programme fonctionnel : exploitation/maintenance et renouvellement(ger) Définition des termes techniques: l entretien maintenance comprend : La surveillance L entretien préventif : entretien programmé visant à conserver les caractéristiques fonctionnelles des installations L entretien correctif vient corriger une défaillance (plusieurs niveaux d entretien ) Gros entretien (grosses réparations programmées) et renouvellement 19

20 4. Le programme fonctionnel : exploitation/maintenance et renouvellement(ger) Les objectifs prioritaires des prestations d Entretien-Maintenance et de GER sont les suivantes : assurer en permanence la disponibilité de l infrastructure, assurer la sécurité de l infrastructure pour les usagers, pour les interventions de l Exploitant et du Titulaire, répondre aux objectifs généraux de conservation du patrimoine et assurer la traçabilité des actions y concourant. Les autres objectifs des prestations d Entretien-Maintenance et de GER sont : maintenir un bon niveau de propreté de l infrastructure pendant toute la durée du Contrat, chercher à avoir le minimum de période d indisponibilités des équipements et des systèmes, 20

21 4.Le programme fonctionnel : exploitation/maintenance et renouvellement(ger) suivre l état de vieillissement ou de dégradation des ouvrages, bâtiments et des équipements, effectuer les inspections réglementaires des ouvrages et bâtiments, assurer en conséquence leur changement ou leur réparation en temps voulu, effectuer et ajuster en conséquence les campagnes de maintenance, assurer une remise à niveau de l Ouvrage et des équipements en fin de Contrat. A ce titre, les audits prévus au contrat s attacheront à identifier les matériels frappés d obsolescence ( absence de pièces détachées, arrêt de la maintenance du fabricant), lesquels devront impérativement être remplacés. effectuer les relevés et inspections réglementaires des milieux naturels, 21

22 4.Le programme fonctionnel : exploitation/maintenance et renouvellement(ger) Dispositif de management de la qualité des prestations Reflétant les meilleures pratiques. Pour la période d'exploitation, le Titulaire devra obtenir une certification globale ou faire la preuve qu il a mis en place un système de management et de contrôle interne de la qualité équivalent dès la fin de la 2e année d'exploitation. Principe de l astreinte Principe de la main courante informatique.toutes les informations relatives à la réalisation des prestations d Entretien- Maintenance et de GER, sont enregistrées, mises à jour, archivées et mises à disposition de l Etat par le Titulaire. Le Titulaire s assure en permanence de la fiabilité des informations saisies, de leur fidélité aux situations objectives ou à la formulation des signalements. 22

23 4. Le programme fonctionnel : exploitation/maintenance et renouvellement(ger) Les Plans E&M et GER présentent les choix du Titulaire concernant la répartition entre les activités systématiques ou conditionnelles dans le cadre de l entretien préventif, de l entretien correctif et du renouvellement des équipements. Ces plans couvrent la durée totale du Contrat. Le plan de GER décrit également les opérations de GER pour une période de 5 ans au-delà du transfert final cohérentes avec la stratégie adaptée pendant le Contrat. Les Plans d E&M et GER tiennent compte des contraintes liées notamment à l exploitation, précisent la durée de vie de chaque ouvrage, installation ou équipement. 23

24 4.Le programme fonctionnel : exploitation/maintenance et renouvellement(ger) La mise à jour annuelle des plans inclut le cas échéant la programmation des travaux prévus non réalisés avec le bilan des conséquences de ces non-réalisations sur l entretien-maintenance et l exploitation. Le Plan d E&M précise sur toute la durée du Contrat les dates prévisionnelles des opérations. 24

25 5. Matrice de risques : la préparation de l équilibre du contrat Risques RISQUES /phase EN PHASE conception DE CONCEPTION/CONSTRUCTION Personne Partenaire construction Type de risque personne publique publique / Société de projet /partagé Retard imputable à la société de projet dans l'obtention des autorisations administratives requises pour réaliser les travaux Partagé Retard non imputable à la société de projet dans obtention des autorisations administratives requises pour réaliser les travaux (lié à une modification des normes de sécurité par ex.) Risques géologique, hydraulique, climatique, écologique, environnemental Retard sur le calendrier contractuel en cas d'événement hors du contrôle de la société de Faillite, défaillance, sous performance et retards de livraison des sous-traitants et fournisseurs Modifications du programme de construction à l'initiative de la personne publique 25

26 5. Matrice de risques : la préparation de l équilibre du Risques/phase contrat construction et maintenance Non conformité de l équipement déployé par la société de projet aux prescriptions du Contrat et des documents de conception approuvés par la personne publique Retard dans la Date contractuelle de mise à disposition du réseau déployé par la société de projet pour une cause qui lui est imputable Retard dans la mise en exploitation du réseau déployé par la société de projet pour une cause qui lui est imputable Indisponibilité / sous- performance du réseau déployé par la société de projet due à un vice de conception d'un élément construit celle-ci Dommages aux personnes et aux biens résultant d'une défaillance d'équipements entretenus par la société de projet Sous-contrat conception/ construction Sous-contrat maintenance/ exploitation Société de projet Changement de loi intervenant avant la Date effective de mise à disposition du réseau déployé par la société de projet impliquant la réalisation d'investissements supplémentaires 26

27 6. Conclusion L élaboration du dossier de consultation commence généralement au cours des dernières étapes de la phase de préparation du projet, mais sa finalisation a souvent lieu au cours de la période de présélection. Le DCE doit contenir toutes les informations dont les candidats retenus auront besoin pour présenter une offre. Il est important que les conseillers de la personne publique consacrent suffisamment de temps et d efforts à l élaboration détaillée de ce dossier de façon à assurer la comparabilité des offres dans le cadre de la définition du cas de base et des éventuelles variantes. Place aux questions 27