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1 GUIDE DES PROCEDURES : ACHAT A L USAGE DU SECRETARIAT Principe : Toute demande d achat doit faire l objet d un bon de commande. Ce bon de commande sera saisi par l opérateur SIFAC au vu d une demande d achat que lui aura transmise le demandeur Télécharger la demande d achat. Le préalable est que le besoin doit être clairement défini pour pouvoir compléter la demande d achat (nature, quantité, coût unitaire, coût total, TVA applicable ). Cette demande d achat se fait par le biais d un formulaire téléchargeable sur l intranet de l UBO (fichier DEPENSE-EXCEL2.xls). Pour ce faire, allez à la page d accueil de l intranet et cliquez sur l icône SIFAC _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 1 sur 9

2 Vous arrivez sur un écran ou vous trouvez en page centrale toutes les informations et documents nécessaires pour les commandes (et pour les missions) : - Obtenir le formulaire de demande d achat, - Guide des procédures ACHATS à l'usage des demandeurs, secrétariats et responsables pour vous aider à renseigner le formulaire, - Processus complet de transfert du formulaire DEPENSES afin de vous donner une vision d ensemble du cheminement de votre demande. Cliquez sur Formulaire de demande d achat. Il vous est proposé de télécharger le document. DEPENSE-EXCEL2.xls Enregistrez-le dans un répertoire de votre choix puis ouvrez-le pour le compléter. Afin de faciliter le partage et le transfert des informations entre différents utilisateurs, nous vous demandons de bien vouloir enregistrer le fichier au format : Excel version 2003 (extension «xls» compatible avec Excel ou OpenOffice). _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 2 sur 9

3 Ce fichier composé de deux onglets comprend : - DEMANDE D'ACHAT (Demande DA1) - DEMANDE D'ACHAT DETAIL (Détail DA2) Compléter la demande d achat Le formulaire DA1 est complété par le demandeur pour l expression de ces besoins (articles, fournisseurs, ). Dans la mesure du possible, il est recommandé de joindre un devis. Les règles sont différentes selon qu il s agit : - d une demande d achat simple, - d une demande d achat sur marché, - d une demande d achat sur convention. _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 3 sur 9

4 Pour une commande de plus de trois articles, vous devez saisir l ensemble des articles dans le formulaire DA2 et reporter le total HT sur l onglet DA1. Vous devez ensuite calculer la TVA et le montant TTC La qualité des informations renseignées conditionne la saisie sous SIFAC. Il est donc indispensable que tous les champs soient complétés (vous pouvez utilement vous rapprocher de votre secrétariat). La saisie des imputations budgétaires ci-dessous sera complétée par le secrétariat du Centre Financier (CF) concerné Si le fournisseur n existe pas, il est nécessaire de compléter une demande de création de fournisseur. Le formulaire est différent selon qu il s agit d un fournisseur installé sur le territoire français ou d un fournisseur étranger. Ces formulaires sont téléchargeables sur INTRANET/SIFAC/DOCUMENT POUR UNE COMMANDE Transmettez le formulaire par mail en même temps que votre demande d achat _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 4 sur 9

5 Pour ce qui relève des marchés, vous pouvez utilement vous référer à la page consacrée aux marchés. _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 5 sur 9

6 Pas de changement dans les règles et les numéros de conventions pour les secrétariats. La conversion entre anciens et nouveaux codes se fera dans les pôles SIFAC Transmission de la demande La demande d achat est transmise par courrier électronique au responsable de crédits. 1 demande d achat = 1 courrier électronique Le sujet du mail sera codifié de la façon suivante : Service ou département ou Laboratoire - Commande - Fournisseurs Exemple : SG Commande - FIDUCIAL Transfert du courrier électronique à l opérateur SIFAC Le secrétariat reçoit, en retour, la demande d achat avec la mention «Bon pour accord» validée du responsable de crédit. Le secrétariat transfère le courrier électronique sur les boites fonctionnelles SIFAC. Il est important de ne pas créer de nouveaux mails mais de transférer les courriers avec le «bon pour accord» pour que l opérateur SIFAC puisse contrôler la validité des demandes. Dès réception du dossier validé, transférez le mail sur les boites fonctionnelles de votre pôle SIFAC Exemple : Présidence Ne supprimez jamais un dossier, pensez à l archiver. Formalités à accomplir après saisie du bon commande dans SIFAC La demande d achat est saisie dans SIFAC et devient le bon commande officiel qui, une fois signé par l ordonnateur, sera envoyé par vos soins au fournisseur. _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 6 sur 9

7 Formalités à accomplir après livraison de la marchandise A la réception du matériel, le secrétariat vérifie la conformité partielle ou complète de la commande et demande au responsable de crédits d indiquer la mention «service fait» sur le bon de livraison. Dans le cas d une commande (suite à un Ordre de Mission) Carlson Wagon Lit Travel, le Service Financier recevant les factures, est responsable du «service fait» et de la liquidation. En l absence de tout bon de livraison, bon de travail, bon de remise ou autre document émanant du fournisseur, il est impératif de remplir le formulaire «Constat de service fait» se trouvant sur INTRANET/SIFAC/DOCUMENT POUR UNE COMMANDE Une fois la mention apposée, le bon de livraison et la copie du bon de commande sont envoyés au pôle SIFAC pour la saisie dans SIFAC des informations liées à la réception de «service fait». Récapitulatif des documents supports : - Constat de service fait - ACHAT : expression du besoin / établissement du bon de commande - ACHAT : modification du bon de commande - ACHAT : réception / service fait / liquidation / paiement - Demande de création de fournisseur (France) - Demande de création de fournisseur (Etranger) - Processus de demande de création de fournisseurs - Nomenclatures achats - Fournitures et Services - Données globales - Nomenclatures achats - Fournitures et Services - Index des articles et services - Table de correspondance NABUCO / SIFAC - Liste des boites fonctionnelles par pôle SIFAC _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 7 sur 9

8 GUIDE DES PROCEDURES : ACHAT A L USAGE DU RESPONSABLE DE CREDIT Rappel : Le demandeur a complété une demande d achat. Il l a transmise par courrier électronique à son secrétariat (de laboratoire ou de département). Validation et rôle du responsable de crédits Le responsable de crédit décide de valider ou non la demande. 1 er cas : Il n est pas d accord. Il ne valide pas la commande. Le processus d achat est stoppé. Il en informe le secrétariat. 2 ème cas : Il est d accord. Il valide la commande en transférant le courrier électronique au secrétariat avec mention «Bon pour accord» dans le corps du message. Le secrétariat transfèrera le courrier électronique sur les boites fonctionnelles SIFAC pour commande Il ne s agit pas d un nouveau courrier électronique mais d un transfert car il est important que l opérateur SIFAC puisse contrôler que le responsable de crédit a donné son accord. Formalités à accomplir après livraison de la marchandise A la réception du matériel, le secrétariat vérifie la conformité partielle ou complète de la commande et le responsable de crédits indique la mention «service fait» sur le bon de livraison. _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 8 sur 9

9 En l absence de tout bon de livraison, bon de travail, bon de remise ou autre document émanant du fournisseur, le responsable de crédit doit impérativement apposer son visa sur le formulaire «Constat de service fait» se trouvant sur INTRANET/SIFAC/DOCUMENT POUR UNE COMMANDE. Une fois la mention apposée, le bon de livraison et la copie du bon de commande sont envoyés par le secrétariat au pôle SIFAC pour la saisie dans SIFAC des informations liées à la réception de «service fait». Récapitulatif des documents supports : - Constat de service fait - ACHAT : expression du besoin / établissement du bon de commande - ACHAT : réception / service fait / liquidation / paiement - Table de correspondance NABUCO / SIFAC Référencement du document Rédacteurs Date Type de modification Version Validé par SGA S. Charpentier S. Charpentier 05/01/10 Création V1 05/01/10 A.Cieters - D. V1.1 13/01/10 Debail A.Cieters - D. Debail 12/01/10 Modification copie d écran, normalisation de la présentation, cas particulier «service fait» mission et rubrique «compléter la demande d achat» 14/10/10 Complément d information sur convention V1.2 14/01/10 _GuideProcedure_Commande_v1.2.doc Page 9 sur 9

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