LE DOSSIER MEDICAL PERSONNEL AU CENTRE HOSPITALIER JACQUES COEUR DE BOURGES

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1 LE DOSSIER MEDICAL PERSONNEL AU CENTRE HOSPITALIER JACQUES COEUR DE BOURGES

2 LE DMP au CHB 1/ quelques chiffres - le DMP au CHB 2/ la mobilisation des acteurs internes du CHB 3/ la création du DMP 4/ l'alimentation du DMP 5/ la mobilisation des acteurs externes

3 1/ quelques chiffres - le DMP au CHB activité 2010 : séjours PMSI, 2004 agents dont 191 personnels médicaux et pharmaceutiques 2 sites : hôpital Jacques Coeur et hôpital Taillegrain pour un total de 580 lits et places MCO, 131 lits et places SSR, 238 lits d'ephad, USLD et SIAD file active des patients hospitalisés > 16 ans sur 6 mois (sans tenir compte des venues multiples) : engagement du CHB auprès de l'asip : 30% sur 6 mois soit DMP - l'engagement porte sur la création et l'alimentation de 446 DMP sur le dernier mois du projet calendrier : création des DMP à partir du 7 février, alimentation en février

4 2/ la mobilisation des acteurs internes du CHB le directeur et le président CME engagés dans la démarche 2 chefs de projet (le DIM et le DSI) nommés par le directeur en janvier groupe projet DMP constitué en juin composition : 2 chefs de projets, le responsable des admissions, la responsable des secrétariats médicaux, le directeur de la communication, le directeur des soins, un informaticien référent, le médecin coordonnateur de la gestion des risques, un médecin représentant du comité d'éthique, deux praticiens hospitaliers, un représentant des usagers, un représentant du conseil de l'ordre des médecins du cher - 3 réunions (12 septembre, 29 novembre, 10 janvier) : présentation du projet, définition des circuits de création, des documents d'alimentation, du plan de communication 1 comité de pilotage (commission du système d'information, constituée au CHB depuis 1999) : valide les travaux du groupe projet

5 2/ la mobilisation des acteurs internes du CHB les informations données aux personnels : - aux instances (directoire, CS, CME, CSIRMT, CTE) de juin et septembre 2011 puis en janvier lors de réunion d'information (cadres, secrétaires médicales, médecins, personnels des admissions) - via le mensuel hôpital info (articles DMP en juin, septembre, novembre 2011, janvier 2012) - via le support personnalisé "le DMP au CHB" remis avec fiche de paye de janvier sur le site intranet - set plateaux repas recrutement d'une équipe dédiée, formée chargée d informer le patient et de lui créer son DMP

6 3/ la création du DMP Où : dans le hall central et le département femme-enfant pour le site Jacques Cœur, dans le bureau des admissions pour le site Taillegrain, clairement identifié par des kakémonos et à la demande du patient dans sa chambre (site Jacques Cœur) Comment : utilisation du site WEB PS (mckesson n'étant pas encore DMP compatible pour la création) sur PC lourd et/ou PC portable mobile équipé d'un lecteur de cartes bi fentes Par qui : équipe dédiée de 3 agents Temps estimé pour la création : environ 15mn (information du patient, recueil de son consentement, création du DMP, répercussion sur GAM de la création ou non du DMP)

7 4/ l'alimentation du DMP Outils : Crossway et M-Entrepot de McKesson, connecteur DMP d'enovacom pré-requis (version Crossway DMP compatible pour alimentation, Antarès V2) Quelles informations : - dans un premiers temps : comptes rendus d'hospitalisation et comptes rendus opératoires - puis : comptes rendus d'imagerie, de biologie, de consultations De quelles façons : - pas d'envoi systématique (paramétrage «à ne pas envoyer») - actions dans Crossway : via tableau de bord, la secrétaire indique les documents à envoyer, le médecin les valide ce qui alimente l entrepôt - actions dans l entrepôt : possibilité de restreindre l envoi pour certains services, certains médecins et possibilité de dépublier un document envoyé

8 4/ l'alimentation du DMP côté Unité de Soins A partir d USV2, choix d un rédacteur ou d un planning Par défaut les courriers sont «à ne pas envoyer» Préciser : -«A envoyer» -Si besoin «invisible au patient», dispositif d annonce

9 4/ l'alimentation du DMP côté Unité de Soins Tout document envoyé au DMP doit être authentifier, il doit être signé électroniquement par un médecin. Signature par lot : tous les courriers sont sélectionnés et une seule signature est valable pour tous les documents.

10 4/ l'alimentation du DMP côté Unité de Soins Signature numérique pour l ensemble des documents sélectionnés : NOM MOT DE PASSE

11 5/ la mobilisation des acteurs externes information des patients à l'hôpital - brochures ASIP info patient : remises au patient qui ouvre un DMP - dépliants ASIP info patient, affiches ASIP DMP : dans les salles d'attente - kakémonos ASIP : dans les 3 lieux de création des DMP - support personnalisé «le DMP au CHB»: Remis à chaque patient qui ouvre un DMP, inséré dans le livret d accueil, diffusé sur les téléviseurs du hall central et du département femme-enfant, joint aux convocations pour examens médicaux - flyers pour plateaux repas des patients hospitalisés - message vocal sur mise en attente des appels entrants au standard téléphonique du CHB

12 5/ la mobilisation des acteurs externes information des usagers et des professionnels de santé - site internet : création d'une rubrique DMP avec lien sur le site - dossier de presse : articles dans la presse locale (début février puis après 1 à 2 mois d'usage); FR3 centre; journal mensuel du conseil général - courriers au président du conseil de l'ordre, au directeur CPAM, aux directeurs des CH, CHS, EPHAD, SIAD, HAD du département aux associations des usagers - soirée d'information le 13 mars 2012, associant les professionnels de santé, les représentants des usagers avec présentation des réalisations et... les éditeurs de logiciels (McKesson et Enovacom) avec de nombreuses réunions de travail pour mettre au point le planning de déploiement et les choix de paramétrage!

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