Bilan d Activité 2013 EXTRACTIONS

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1 Bilan d Activité 2013 EXTRACTIONS date parution : 23/06/ SIIM94 Bilan d activité /06/2014

2 SOMMAIRE 1 - Introduction synthèse de l année axe de travail n 1 : induire et entretenir la dynamique de la gouvernance axes de travail n 2 : le «mieux travailler ensemble» des projets mutualisés un fonctionnement interne revisité Axe de travail n 3 : donner de la transparence globale aux activités La gestion financière (extractions) Exécution de la Section de fonctionnement Exécution de la Section d investissement Bilan Ressources humaines Métriques des activités Assistance à maîtrise d ouvrage Pôle Ressources utilisateurs Principales réalisations Métriques de l activité Activité Etudes et Systèmes d information Réalisations Les perspectives Pôle Infrastructure Service Assistance Technique Service Infrastructures et réseaux Service d exploitation Pole administratif Annexe : liste des applicatifs et utilisateurs SIIM94 Bilan d activité /06/2014

3 1 - INTRODUCTION Le présent document se situe dans le cadre des préconisations de l article L du code général des collectivités territoriales qui prévoit que le Président de l établissement public de collaboration établit un rapport annuel qui retrace l activité de l établissement. Ce document présente le bilan d activité du SIIM94 pour l année Il s articule autour d une présentation des objectifs 2013, des principales actions et résultats, suivi d une présentation plus détaillée, secteur par secteur des activités et exécutions de l année Depuis 1974, le syndicat SIIM94 assure pour les collectivités qui y adhèrent des prestations informatiques sur des domaines applicatifs mutualisés. Les domaines fonctionnels couverts sont les suivants : Gestion Financière Gestion des Ressources Humaines Elections et Etat-Civil Facturation, Suivi du courrier, Dématérialisation AMO Centre municipaux de Santé Dématérialisation Demandes de logement Action Sociale Domaines Habitat/Urbanisme/Voirie Télépaiement Offices HLM Les prestations assurées par le SIIM94 sont des prestations d infogérance classique, et couvrent des activités d assistance à maitrise d ouvrage, de gestion de projets, de gestion de changements, de formation, de maintien en condition opérationnelles des applications,, d assistances fonctionnelle et techniques aux utilisateurs. 2 - SYNTHESE DE L ANNEE 2013 Une année 2013 placée sous le signe l engagement, de la transparence et du travailler ensemble : une année de progrès Les objectifs collectifs fixés pour 2013 étaient les suivants : 1. induire et entretenir la dynamique créée autour de la nouvelle gouvernance, 2. développer le «travailler ensemble», au travers de l organisation et des projets 3. donner une transparence globale aux activités des systèmes d informations du SIIM94 et des Villes pour améliorer la prise de décision des maitrises d ouvrage (tableaux de bord communs, schéma directeur commun, mise en place d une gestion de portefeuille de projets). 3 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

4 Après les études menées en 2011 sur la mutualisation informatique, et les orientations définies en 2012, les premières actions se sont concrétisées en 2013 dans le souci permanent de la maitrise des dépenses et de l amélioration continue de la qualité des prestations. Les objectifs 2014 La création de la Métropole du Grand Paris est une mutation importante que le SIIM94 doit anticiper, afin que les collectivités concernées soient pleinement accompagnées et conservent la même qualité de service. En même temps, le SIIM94 doit relever le défi des mutations technologiques en s appuyant sur une mutualisation renforcée qui constitue une vraie réponse permettant de faire face à la complexité technologique croissante. (virtualisation, gestion de documents mutualisés, archivage électronique, plateformes collaboratives) Enfin, le SIIM94 doit s engager dans un challenge économique : Les annonces sur les diminutions des ressources des collectivités locales nous amènent à anticiper également une réduction globale des coûts et à en décider collectivement l attribution. 3 - AXE DE TRAVAIL N 1 : INDUIRE ET ENTRETENIR LA DYNAMIQUE DE LA GOUVERNANCE Le schéma de gouvernance opérationnel défini en 2012, a été mis en application : Les équipes des Directions Générales des cinq villes adhérentes ont travaillé conjointement à la mise en place des instances de gouvernance (Comité de pilotage, comités de directions, comité opérationnels) et à la définition de premiers outils de gouvernance : Portefeuille de projet qui sera adossé à un futur schéma directeur global des systèmes d information, Cartographie partagée des systèmes d information villes et systèmes d informations mutualisés. Une évaluation de ce dispositif et un approfondissement des outils de pilotage et tableau de bord divers (activités notamment) seront programmés pour l année AXES DE TRAVAIL N 2 : LE «MIEUX TRAVAILLER ENSEMBLE» 4.1 DES PROJETS MUTUALISES De nouvelles méthodes de travail ont été définies dès 2012, permettant de renforcer la mutualisation par la collaboration, la capitalisation des expériences, et des économies d échelle. En 2013, la mise en œuvre s est concrétisée tout au long de l année au travers d un réseau de collaboration horizontale et verticale, et dans la mise en œuvre de projets mutualisés. Les projets mutualisés de dématérialisation Le chantier général de la dématérialisation a été lancé par une étude de l architecture globale à mettre en place. Il vise à soutenir la dématérialisation complète des processus des collectivités. Ce projet stratégique s est accompagné de projets très opérationnels : 4 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

5 mise en place du PES V2 mandats et titres pour la Ville de Vitry, et cela dès le mois de décembre 2013, dématérialisation des délibérations et télétransmission des budgets (TOTEM) pour Arcueil dématérialisation des ordres de missions pour la ville de Gentilly Chacune de ces collectivités devient ainsi pilote sur une fonctionnalité. L expérience acquise pourra faciliter la mise en œuvre de ce projet pour les autres collectivités. Les projets «métiers» à vocation de mutualisation Le projet de gestion de patrimoine lancé en 2012 s est poursuivi en complète mutualisation sur Arcueil, Villejuif, Ivry, avec un CO-pilotage Villejuif-SIIM94. L expérience ainsi capitalisée a été mise à profit pour accompagner la CAVB dans le déploiement de son propre produit de gestion de patrimoine e-attal. La ville de Gentilly a été pilote pour quelques projets de processus collaboratifs, et pour le processus de modernisation des SIGB, (toujours dans le cadre des projets de mutualisation choisis en 2012). Au titre des projets pilote, nous retiendrons les projets suivants : e-formation de Sedit, dématérialisation des enquêtes locatives pour l OPH d Ivry sur Seine. Enfin, la Ville d Ivry sur Seine a initialisé la mise en œuvre des «axes d analyse», permettant de structure une vue financière analytique. Les projets normatifs Le SIIM94 a piloté un projet structurant : le passage à la norme SEPA (nouvelles normes interbancaires de paiement), avec un impact sur tous les logiciels de facturation et des finances. La mutualisation dans la collaboration au quotidien : Toujours dans le cadre de la mutualisation, la collaboration avec les villes est allée au-delà des projets par : l assistance technique aux services informatiques des villes, la mise en place de nouveaux outils d assistance technique utilisés progressivement par l ensemble des collectivités (logiciel GLPI) Parallèlement, une collaboration spécifique a été mise en place pour répondre aux problématiques de dégradation de performances informatiques aux CMS. Le SIIM94 et Le service informatique de la ville de Villejuif ont été mis à contribution, l un pour les aspects applicatifs et de formation, et l autre pour les aspects matériels et infrastructures. 4.2 UN FONCTIONNEMENT INTERNE REVISITE Le dispositif interne de management de la structure a été revu, pour mettre en valeur la responsabilisation de chaque agent sur son domaine d intervention, ainsi que les mécanismes de coordination pilotage. La formalisation de ces dispositions a donné lieu à la révision de l ensemble des fiches de poste. Les services du SIIM94 s attachent aujourd hui à définir et mettre en œuvre des méthodes de travail qui permettent de mieux gérer encore la complexité des systèmes actuellement en place. 5 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

6 De même, dans le cadre de son dialogue social, et en dehors de toute obligation réglementaire, les agents du SIIM94 ont été invités à désigner des représentants des personnels. Leur mission, définie collectivement, est de favoriser les échanges dans le cadre des projets d organisation et de l amélioration de l environnement de travail. 5 - AXE DE TRAVAIL N 3 : DONNER DE LA TRANSPARENCE GLOBALE AUX ACTIVITES 5.1 LA GESTION FINANCIERE (EXTRACTIONS) Dans le cadre de l amélioration de la gestion financière, le SIIM94 a mené des travaux visant à clarifier les procédures et à se doter d outils de pilotage global pluriannuel. Les travaux ont abouti à : La définition d un Plan pluriannuel d investissement (PPI) , Le développement d une vision pluriannuelle des dépenses de fonctionnement (PPF), Une préparation budgétaire partagée. Le SIIM94 a également amélioré sa transparence par une étude approfondie des coûts qui sera finalisée en Enfin, le SIIM94 a procédé, avec l aide du comptable du trésor à une restructuration comptable de la centrale d achat, qui simplifie et améliore la gestion comptable du patrimoine, ainsi que la visibilité des budgets Exécution de la Section de fonctionnement Les recettes de la section de fonctionnement cpte libellé Prévisions Réalisations taux 70 produits des services , ,29 109,11% 74 dotations , ,74 93,40% 75 autres produits 7 879,55 77 produits except centrale d'achat , Tx en régie , ,02 99,99% 002 résultat reporté , ,08 100,00% , ,74 113,14% 6 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

7 Les dépenses de la section de fonctionnement SIIM94 cpte libellé Prévisions Réalisations taux 011 frais de gestion , ,22 91,73% 012 charges de perso , ,43 92,22% 65 autres charges , ,00 100,00% 66 intérêts , ,41 86,96% 023 virement , opérations d'ordre , ,30 271,70% dont dot amort , ,51 99,72% dt valeur compt immo , , ,36 110,30% Dans le détail, les frais de gestion courante réalisés (compte 011) s élèvent à 91.73% des crédits ouverts, Historique evolution section fonctionnement F , , , , , , , , ,06 chap 011 : charges à caractère général , , , , , , , , ,22 chap 012 : charges de personnel , , , , , , , , ,43 chap 65 : autres charge de gestion courantes , , , , , , , , ,00 chap 66 : charges financières , , , , , , , , ,41 chap 67 : charges exceptionnelles 7 656, , , ,54 0,01-33, ,00-7 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

8 5.1.2 Exécution de la Section d investissement Recettes d investissement cpte libellé Prévisions Réalisations taux 16 emprunts , ,00 100,00% 10 dotations , ,00 84,94% 13 subvention d'équipement , ,43 53,32% 024 cessions d'immo , excédent capitalisé , ,99 100,00% 021 virement , opérations d'ordre , ,30 271,70% , ,72 98,88% Dépenses d investissement cpte libellé Prévisions Réalisations taux 20 immo incorporelles , ,66 83,03% 21 immo corpo , ,87 91,03% 23 immo en cours 16 remb. Capital dette , ,15 95,61% 040 opérations d'ordre , ,02 99,99% 001 résultat reporté , ,99 100,00% , ,69 91,27% evolution investissements total investissement , , , , , , , , ,68 chap 16 : remboursement emprunts , , , , , , , , ,15 chap 20 : immobilsations incorporelles , , , , , , , , ,66 chap 21 immobilisations corporelles , , , , , , , , ,87 chapitre 23 : immobibilsations en cours , , , , ,96 730, SIIM94 Bilan d activité /06/2014

9 Les remboursements de capital d emprunt diminuent régulièrement et constituent des marges de manœuvre qui pourraient être utilisées pour les investissements futurs. Le rythme des investissements (immobilisations corporelles et incorporelles) suit les décisions relatives aux grands projets (remplacement plateforme par exemple en 2005). Il se situe dans une fourchette oscillant entre 400 et 500 k. Il traduit également la montée en charge de la centrale d achat qui permet aux collectivités de commander leur matériel et logiciels au travers des marchés du SIIM94, alors que le niveau annuel des investissements. 5.2 BILAN RESSOURCES HUMAINES Afin de donner plus de visibilité à la structure, un nouvel organigramme a été soumis en Mai au CTP, identifiant trois pôles d activités principales, pour une meilleure lecture de l organisation : le Pôle système d informations le Pôle infrastructure (cible à trois ans visant à regrouper les services) le Pôle Ressources utilisateurs 9 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

10 L année 2013 a été marquée par la mise en œuvre du dispositif légal de résorption de l emploi précaire concernant 29 agents non titulaires sur les 45 en poste. Ainsi, à l issue de la campagne de titularisation de 2013 qui visait potentiellement 17 agents, 9 agents ont été titularisés. 6 - METRIQUES DES ACTIVITES. 6.1 ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE. L ensemble des chefs de projets et les responsables de services du SIIM94 assurent une assistance à maîtrise d ouvrage auprès des adhérents du SIIM94, en particulier pour les adhérents ne disposant d assez de compétences en interne. Ainsi, 11 des collectivités du SIIM94 ont presque systématiquement recours aux prestations du SIIM. Il peut s agir de conseils sur les évolutions à apporter au système d information (ou aux systèmes), sur des conseils sur les bonnes pratiques des outils en place, ou encore sur les architectures techniques à mettre en place de manière infogérée ou non. Ces activités constituent environ 10% à 20% de la charge de travail des personnes concernées. Missions 2013 : accompagnement de la ville de Champigny dans la mise en œuvre du PESV2, accompagnement de la CAVB dans la mise en œuvre du logiciel e Attal accompagnement CAVB et du SAF94 pour la recherche d un logiciel de gestion des locations 6.2 POLE RESSOURCES UTILISATEURS Le pôle Ressources utilisateurs est constitué de 7 agents dont les missions sont les suivantes : Aide aux communes dans les projets pour la gestion du changement Support et assistances aux utilisateurs sur les logiciels des systèmes d informations (utilisation, paramétrages simples, réalisation d états) Conception et ingénierie de formation aux applications métiers et bureautiques Prise en charge de mini-projets autour de la plateforme SharePoint, des analyses géo-localisées, de solutions bureautiques : Word, Excel, Outlook, Access Cette année, une formation relais visant au reclassement des agents en difficultés pour la ville d Ivry sur Seine a été organisée par le SIIM94, en collaboration avec la DRH. Les actions ont été favorisées par l engagement personnel des agents dans la solidarité auprès de leurs collègues. 10 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

11 6.2.1 Principales réalisations 2013 Réalisation du projet de dématérialisation des actes administratifs pour ARCUEIL, des réservations de véhicule et des ordres de mission sous SharePoint pour Gentilly Actions d analyses cartographiques et statistiques pour Villejuif, pour Vitry sur Seine, pour Champigny Accompagnement dans la conduite du changement et les formations autour : o du projet voirie eatal pour la CAVB, o du déploiement du logiciel AGORA pour le service Relations Publiques de Ivry sur Seine et Arcueil, o du déploiement d AsWeb, o du déploiement de la nouvelle version d Inser, o du déploiement d Orphée pour Gentilly, o du déploiement du logiciel de gestion du patrimoine Astech pour les villes de Villejuif, Arcueil, Ivry sur Seine. Accompagnement des Migration vers Office 2010 (solutions techniques de déploiement, organisation des formations, réalisation des supports de formation, formations des utilisateurs, assistance) : Migration Ivry sur Seine (environ 600 agents), Migration CAVB (environ 200 agents), Forte sollicitation sur la hotline Maidis, RH notamment lors des remplacements des agents en poste sur les applicatifs Actions de formation importantes autour du décisionnel (Polyfac, AsWeb, Coriolis), Développement des formations bureautiques pour Arcueil/Fresnes Métriques de l activité 308 jours de formation ont été dispensés par le service, mettant en action 1726 agents en formation (1750 en 2012) formation bureautiques formations métiers 1430 agents formés 209 jours de formation 340 agents formés 65 jours de formation 1204 agents formés jours de formation 316 agents formés 96.5 jours de formation 6.3 ACTIVITE ETUDES ET SYSTEMES D INFORMATION Le service Etudes assure l activité relative aux systèmes d information. Il est doté de 13 agents dont 9 responsables de domaines. 11 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

12 Quelques chiffres 1 Domaine Gestion Financière Budgets gérés : 58 ; Mandats émis : environ ; Titres émis : environ Facturation, Suivi du POLYFACT : environ factures pour tous les adhérents hors CMS courrier, Dématérialisation AMO Courrier : environ courriers entrants pour Arcueil : ; Gentilly : ; Ivry-sur-Seine : ; Vitry-sur-Seine : (version 4) Télépaiement et OPH Télépaiement : En 2013 il y a eu paiements pour un montant de Vitry-sur-Seine et Ivrysur-Seine 000 pour Arcueil, Ivry-sur-Seine, Villejuif, la Semgest, Vitry-sur-Seine et Champigny-sur-Marne soit une progression de 50% par rapport à OPH : Environ 5000 avis d échéance et 5000 décomptes sont produits pour l OPALY, environ 3000 avis d échéance et 3000 décomptes d eau pour l OPH de Villejuif, environ 4600 avis d échéance et 4000 décomptes d eau pour l OPH de Vitry sur Seine et environ 6500 avis d échéance pour l OPH d Ivry-sur-Seine factures dématérialisées traitées en année pleine pour l OPH d Ivry-sur- Seine. RH bulletins de paie mensuels pour près de dossiers agents gérés par 10 logiciels tous interconnectés ; 4 interfaces (CORIOLIS, SNAPI, EST/OUEST, RMH-HOPAYRA) - un décisionnel un portail GED-RH amené à se développer. CMS Les métriques : - Nombre de patients traités sur 2013 : (moyenne de patients par centre) en Nombre de RDV donnés : (moyenne de par centre) - Nombres d actes gérés : (moyenne de par centre) Factures - Pourcentage moyen de factures sécurisées : 76% (entre 66 % et 88 %). A partir de 70 % les centres touchent des subventions ELECTIONS & ETAT CIVIL 3 scrutins pour les 6 villes, soit électeurs gérés de cartes d électeurs imprimées enveloppes imprimées pour l envoi des bulletins Demandes de logement 5 Services logements, demandes de logements actives, 5210 Nouvelles demandes à réactualiser 12 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

13 6.3.1 Réalisations 2013 Domaine Gestion Financière Passage au PES-V2 et intégration de la norme SEPA Dématérialisation des actes budgétaires Montée en charge de la gestion financière pour la Communauté d agglomération de Seine Amont. Facturation, Suivi du courrier, Dématérialisation AMO Télépaiement et OPH Vitry-sur-Seine et Ivrysur-Seine POLYFACT : migration PESV2 SEPA Dématérialisation Mise en œuvre du TIP à l OPH de Vitry-sur-Seine. Mise en œuvre de la dématérialisation des enquêtes locatives à l OPH d Ivry Intégration Norme SEPA RH Version Web de SEDIT Dématérialisation des arrêtés RH mise en place de e congés Installation de la version WEB d INSER. Etude des aspects fonctionnels de la dématérialisation avec le CNFPT. CMS Nouvelles fonctionnalités : envoi de SMS aux patients Arrêt de l application LISA ELECTIONS & ETAT CIVIL Le lancement de plusieurs services numériques modernes pour les usagers du service public dématérialisation étude de l architecture à mettre en place pour la prise en charge de la dématérialisation dans les années futures ; Demandes de logement Passage au NUR V2 : Domaine ACTIONS Déploiement du maintien à domicile pour les 5 villes et accompagnement des SOCIALES villes suite à la cessation d activité «CCAS» de GFI. Pour les aides facultatives, reprise de l étude avec Berger-Levrault le nouvel éditeur. Offices HLM de Villejuif et OPALY Intégration Norme SEPA Préparation au changement de taux de TVA Evolution majeure de version Evolutions à prévoir : o la nouvelle réglementation SEPA. o la dématérialisation du Quittancement. 13 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

14 Domaines HAB/URBA/VOIRIE & RH accompagnements collectivités o La mise en place de l interface Serveur National V2 Nouveau projet : mise en œuvre de WEBDOSS au service hygiène et insalubrité de Villejuif. accompagnement CAVB et du SAF94 pour la recherche d un logiciel de gestion des locations (mise en œuvre en 2014) Répartition de la charge globale des études sur les domaines (en jours) 8 domaines sur 20 absorbent 80% de la charge de travail globale (2363 jours) Le domaine SIIM94 transversal représente les activités de coordinations générale et participations diverses aux travaux de mutualisation. Trois domaines importants : les gestions financières, la gestion des ressources humaines, la gestion des domaines de santé 14 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

15 Répartition de l activité du pôle SI Zoom sur les projets L activité projet représente environ 670 jours de charge. Trois domaines (parmi les 19 référencées) concentrent près de 60% de la charge «Etude» projets : les finances, les RH et les applications de santé publique 15 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

16 Zoom sur le Maintien en Conditions Opérationnelles Le maintien en conditions opérationnelles couvre la maintenance (passage de nouvelles versions), l assistance fonctionnelle avancée, les travaux spécifiques (nouveaux paramétrages) : il représente environ 760 jours de charge. Trois domaines (parmi les 19 référencées) concentrent près de 65% de la charge «Etude» de maintien en conditions opérationnelles : les finances, les RH et les applications de santé publique Les perspectives 2014 Deux grands chantiers initialisés en 2013 seront poursuivis et intensifiés en 2014 : La poursuite de la mise en œuvre du PES V2 Bordereaux et Titres. La mise en œuvre d une plate-forme de dématérialisation intégrant notamment le PES V2 pièces jointes. les réflexions sur l archivage dématérialisé Un autre chantier important devra être initialisé en 2014 avec l évolution du Système d Informations pour 2 OPH (Opaly et OPH de Villejuif). Par ailleurs, l amélioration constante des systèmes d informations sera poursuivie en 2014 : Passage à la version 3.0 de PortalImmo (OPH de Vitry et d Ivry). Accompagnement de la Médiathèque d Arcueil dans son évolution de SIGB Obtenir pour le SIIM94 le statut d hébergeur de données de santé Changement de version sur SVP vaccination Passage d elisa en technologie SQL_Server Etude pour la mise en place d un SIG de type serveur Déploiement du Kiosque Familles à Champigny Déploiement de la Télécollecte à Villejuif. 16 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

17 6.4 POLE INFRASTRUCTURE Service Assistance Technique Cette activité concerne l aide apportée aux utilisateurs pour les problèmes techniques quotidien sur le poste de travail (anomalies, remplacement de postes de travail). Elle est prise en charge par les 6 agents du service. Elle couvre : de la délégation de personnel sur site, des interventions sur site, des interventions par prise de main à distance du SIIM94 par la personne qui est de permanence Accueil Assistance, Le service s occupe également de la passation et de l exécution des marchés d achats de matériels pour le compte du SIIM et dans le cadre de l activité de la centrale d achat, du suivi des contrats de maintenance matériels et de la gestion de la logistique interne du SIIM94 (Sécurité, électricité, climatisation, gestion du bâti, etc). Réalisations interventions (en journée) demandes de devis de matériels et/ou logiciels commandes montant centrale k Service Infrastructures et réseaux Cette activité est portée par l équipe SRT (Systèmes, réseaux et télécoms) composée de 8 agents. Cette équipe assume les missions suivantes : 17 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

18 Définition des architectures système et réseaux Mise en œuvre et gestion de l infrastructure Installation des applicatifs métiers Surveillance de la fiabilité et de la sécurité des réseaux Assistance aux équipes informatiques locales Infogérance de l informatique de différents organismes Veille technologique Quelques métriques sur la plateforme technique hébergée au SIIM94 : plateforme technique serveur physiques machines virtuelles serveurs linux physiques serveurs linux virtuels 2 6 serveurs AS bases de données Oracles plus de 100 plus de 100 volume de données 8 10 Par ailleurs, dans le cadre de l infogérance pratiquée par le SIIM94, SRT intervient sur une cinquantaine de serveurs Windows répartis sur différents sites (environ 40 liens VPN). Il y a plus de 2500 postes de travail se raccordant sur des applicatifs hébergés au SIIM, disséminés sur plus de 250 sites différents. L année 2013 a été marquée par la rationalisation de la plateforme technique, entamée en 2012 : Suppression de 25 machines avec amélioration de la disponibilité des systèmes, par la généralisation des technologies de virtualisation Suppression de deux anciens serveurs AS400, Ces suppressions occasionneront une diminution de la consommation électrique, ainsi qu une baisse des contrats de maintenance, qui permettront de compenser les augmentations de périmètre Les nouveaux projets pris en charge par le service : assistance aux responsables de domaines applicatifs Mise en place des environnements pour la CA Seine Amont (Finances et Personnel) Mise en place de l architecture technique d Atal (gestion du patrimoine) pour la CAVB Mise en place du module SMS pour les rendez-vous avec E-Lisa Mise en place de l architecture technique pour Orphée (Médiathèque Gentilly) en hébergement SIIM94 techniques Mise en œuvre de la plateforme Redhat V6 et Oracle 11g dans le cadre du renouvellement de l architecture Infogérance de l OPH Vitry Dossier d étude pour la refonte du réseau local de la CAVB 18 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

19 Mise en place d une plateforme GLPI au SIIM pour la gestion des inventaires et des incidents, à disposition de nombreux organismes Pour les activités de maintien en conditions opérationnelles : Passage de la plateforme Coriolis WEB sous Linux, Poursuite des migrations vers AS*Web, Installation de INSER Web, Poursuite de la mutualisation de GALPE au SIIM94 en environnement Terminal Serveur, Poursuite de la mutualisation d AGORA en environnement Terminal Serveur, Généralisation du télépaiement, Refonte des sauvegardes Windows : i. Arcserve R16 pour les serveurs physiques, ii. Veeam Backup V7 pour les machines virtuelles, Migration vers Windows 2012, Fin des migrations vers Exchange 2010 en environnement de haute-disponibilité (différentes architectures liées aux besoins et aux contraintes de chaque organisme), Mise en place d une plateforme de déploiement pour les postes de travail (MDT), avec transfert de compétences dans plusieurs organismes, Assistance au déploiement d Office 2010, Choix et déploiement d un nouvel anti-virus (BitDefender) au SIIM94 et dans plusieurs organismes (dont les écoles d Arcueil, de Gentilly, d Ivry et de Villejuif), Perspectives 2014 Mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation autour de Sharepoint 2013, Migration des bases Oracle 10g vers Oracle 11g avec intégration de bases se situant sur les serveurs des villes (Gentilly, Villejuif, Arcueil), Evolution du système de sauvegardes Linux/Oracle, Etude sur une solution de firewall, Refonte du réseau LAN du SIIM94, Acquisition de compétences sur la partie ToIP/VoIP afin d assister les collectivités dans leurs déploiements, Etude sur le réseau VPN Orange abandon ou évolution, Etude sur une solution de supervision technique et applicative, Ajout de fonctionnalités de haute-disponibilité dans le cadre d un PRA, Réaménagement de la salle informatique, Service d exploitation Sa mission est de garantir un service, fiable et sécurisé des applications. Le service exploitation est constitué de 5 agents, intervenant sur une plage de travail étendue du lundi au samedi, de 7h00 à 19h45 en semaine. Ses activités sont les suivantes : Dans le cadre des projets, intégrations des traitements dans les chaines d exploitation et Industrialisation de la production Coordination des traitements informatiques dans les meilleures conditions de qualité, délais et coûts. 19 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

20 Supervision de l'ensemble de la production et/ou de l'exploitation informatique de l'entreprise (travaux de nuit, liaisons avec les trésoreries, sauvegardes) et de la maintenance des matériels supervision des impressions Quelques chiffres clés du service exploitation : pages éditées mensuellement traitements exécutés / mois 1000 fichiers communiqués à la trésorerie et Insee/ mois 1500 fichiers réceptionnés de la trésorerie/ mois bulletins de salaire imprimés, mis sous pli et livrés dans chaque collectivité./ mois 135 To de sauvegarde (4 To/jour) Outre le maintien en conditions opérationnelles, le service a été très impliqué dans les projets suivants : Projet CASA (RH/GF) Montée de version Arc Serve Mise en place de tableaux de bord Migration vers des environnements Virtuels sous SIIMHV1 (Haute dispo Cluster HyperV) Remplacement 2 véhicules SIIM POLE ADMINISTRATIF Le pole est structuré autour de trois agents : un cadre de catégorie A et deux adjoints administratifs en charge de l activité administrative du SIIM94: finances (budget, exécution, trésorerie) RH marchés publics assemblées relations contractuelles avec les adhérents à la carte (conventions, devis et facturation) Pour la partie finances, L essentiel de l activité 2013 a été orienté autour de la sécurisation et de la formalisation des procédures d exécution comptable et une meilleure implication de la structure dans l exécution, et de la préparation du service à la mise en place du PES V2 Pièces jointes. Pour la partie RH, les activités se sont centrées autour des travaux suivants Premières phases de restructuration du régime indemnitaire, pilotage du dispositif de titularisation des 29 agents et de leur accompagnement dans le choix de carrière, dans la mise en œuvre du dispositif, Révision et mise à jour de l ensemble des fiches de postes Mise en place d un dispositif formalisé d évaluation L année 2013 a été également marquée par la révision des marchés d assurances du SIIM94, par la diffusion générale de la culture administrative des marchés. L année 2014 sera l année de consolidation et d approfondissement de ces travaux. Une révision des statuts est prévue, de même que l amélioration du dispositif de gestion des relations contractuelles. 20 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

21 7 - ANNEXE : LISTE DES APPLICATIFS ET UTILISATEURS Liste des applicatifs et utilisateurs patrimoine applicatif répartition usage applicatif référence Domaine fonctionnalités nom logiciel arcueil gentilly ivry villejuif vitry champigny CAVB CASA OPALY OPH ivry OPH Vitry OPH villejuif SIDORESTO SAF Théatre jean Vilar théatre An Vittez 1 Administration Sharepoint vb.net Courrier V4 ou V Administration Sharepoint vb.net Courrier V6 (PROJET) Administration gestion évènementiel AGORA - gestion des salles familles gestion des activités périscolaires LOISICIEL (gestion des activités périscolaires) familles gestion de la restauration RESTOCARTE (gestion de la restauration) familles gestion de la scolarité SCOLARICIEL (gestion de la scolarité) familles gestion des réservations séjours SEJOURS (gestion des réservations séjours) familles Petite Enfance CONCERTO (Petite Enfance) Finances Préparation et exécution budgétaire CORIOLIS Finances Marchés exécution CORIOLIS Finances Axes d'analyse CORIOLIS 1 12 Finances Echanges dématérialisés CORIOLIS, CORIPES (Echanges dématérialisés) Finances Editions Budgétaires dématérialisées CORIBUDG + TOTEM (Editions Budgétaires dématérialisées ) Finances Emprunts LOAN SAGE FINANCEMENT (Emprunts) Finances Finances Bases Décisionnelles finances Téléservices Télépaiement (TIPI dev interne) Finances Finances PPI (dev interne)??????? Logement facturation Loyers - voirie Polyfact MFX (multi facturation Loyers - voirie) Logement Demandes de logement PELEHAS Logement Décisionnel Logement Décisionnel Logement réglementaire état civil Mélodie (Etat-civil) réglementaire état civil ALTO + module web (pièces administratives) réglementaire cimetières Requiem + module SIG (cimetières) réglementaire Elections Adagio + module code barre + module MSP (Elections) réglementaire Elections Adagio : module cartographie 1 26 réglementaire Elections Portail Elections (SHAREPOINT) réglementaire recensement K2AFM (Recensement citoyen) réglementaire marchés ACHATPUBLIC.COM Ressources Humaines cœur RH SEDIT WEB SIIM94 Bilan d activité /06/2014

22 30 Ressources Humaines recrutement Recrutement - obsolète Ressources Humaines organigramme Organigramme interface estwest - obsolète? 1 32 Ressources Humaines notation Notation - (logiciel SIIM) 1 33 Ressources Humaines absentéisme observatoire absentéisme Ressources Humaines congés SEDIT e-congés Ressources Humaines médecine du travail SEDIT e-médecine préventive Ressources Humaines formation INSER (Formation) Ressources Humaines médecine travail logiciel CHIMED Ressources Humaines Accidentologie GAT (Accidentologie) Ressources Humaines Mandatement paye XEMELIOS (démat. de la paie) Ressources Humaines bilan social BL Magnus BILAN SOCIAL Ressources Humaines N4DS BL Magnus N4DS Ressources Humaines demandeur d'emploi GALPE (Demandeur d'emploi) Ressources Humaines décisionnel Décisionnel RH Santé RV SMS Elisa Santé Dossier Administratif patient Elisa Santé gestion des rendez-vous elisagenda Santé Dossier Médical Maidis Santé tableau de bord Portail CMS (Sharepoint) santé Vaccinations SVP (Suivi Vaccinal des populations) Services techniques Interventions/ Stocks AS-TECH : Interventions/ Stocks Services techniques Fluides AS-TECH : Fluides Services techniques Gestion locative AS-TECH : Gestion locative 1 53 Services techniques Parc auto AS-TECH : Parc auto 1 54 sig sig électoral Mapinfo (requetes SIG electoral) social Aides sociales - as web LOGIFORM as web social RMI LOGIFORM - as web social Accueil des administrés LOGIFORM social Maintien domicile AS*WEB social Action sociale Portail CCAS social facturation POLYFACT CCAS usager plaintes riverains, contrôle WEBDOSS- interdoss Administration Sharepoint vb.net refonte Ordres de missions 1 63 Administration Sharepoint Access Gestion de projets communaux (PROJET) Administration intranet Portail suivi incident OPH Ivry 1 65 Administration intranet Portaildémat factures OPH Ivry 1 66 Administration intranet Portail Intranet 1 67 Administration intranet Portail Intranet Opaly (Sharepoint) 1 68 Administration Sharepoint vb.net gestion conseil municipaux 1 69 Administration quartier en cours migrations vers polyfact activité antennet de quartier 1 70 Administration activité compte rendu activités 1 71 Administration imprimerie gestion des initiatives 1 72 bibliothèques SIGB Orphee 1 73 bibliothèques SIGB ALOES (Gestion de Bibliothèque) ccas CCAS activité ccas gentilly 1 22 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

23 75 communication gestion des personnalités Gestion des personnalités (développement interne) 1 76 communication courrier personnalités KOLOK 1 77 culture culture (2000) gestion évenement service culture 1 78 culture inventaire eco musée inventaire 1 79 Développement économique AGDE : Observatoire des entreprises (CAVB) 1 80 Développement économique FICUS : Développement économique (CAVB) 1 81 Développement économique pépinière facturation pépinière entreprise 1 82 dostic DOSTIC gestion des stocks dostic 1 83 familles Kiosque famille POLYFACT Kiosque familles Télécollecte information présence ecole POLYFACT Télécollecte (PROJET) 1 85 familles scolaire et extra scolaire CONCERTO (scolaire et extra scolaire) 1 86 familles scolaire et extra scolaire CONCERTO (interface comptable) 1 87 Finances finances NEMAUSIC FINANCES (CAVB) 1 88 Finances billetterie THEATRE INFO SYSTÈME (Théatre d'ivry) 1 89 Finances billetterie SPAIECTACLE (Théatre d'ivry) 1 90 musique Gestion du conservatoire IMUSE 1 91 Offices HLM Gestion locative ESTIA ERP Offices HLM Finances ESTIA ERP Offices HLM Gestion locative et Patrimoine IMMOWARE ERP Offices HLM Finances IMMOWARE ERP Offices HLM Suivi de courrier C'LOGIK(Suivi de courrier) 1 96 réglementaire marchés SIS (Gestion Administrative des Marchés) réglementaire marchés suivi observatoire suivi marchés - access 1 98 Ressources Humaines pointeuses Pointeuses Restauration Restauration NUTRIDATA Santé dossier Dentaire Maidis Dentaire Santé Dossier Médical Crossway Santé Laboratoire Hexalis (Laboratoire) Santé CMPP Faure Services techniques Affaires domaniales - voirie garage (réservations parc) Sports réservation d'équipements sportifs PLANITEC usager patrimoine Demandes de Travaux de Gentilly 1 23 SIIM94 Bilan d activité /06/2014

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