Conduire un projet d archivage électronique

Transcription

1 Conduire un projet d archivage électronique L expérience du Conseil général de l Aube Céline Guyon

2 Les défis de l environnement électronique L inflation des données Multiplication des versions et des copies (à tous les stades du cycle de vie et après diffusion) La pérennité des données La durée de conservation des données est souvent supérieure à la durée de vie des supports L intégrité de l information archivée Authenticité Lisibilité Stabilité

3 Le contexte français L échelon national Le développement de l e- administration La mise en œuvre de télé procédures L échelon local Une réflexion amorcée il y a 10 ans La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité (projet ACTES) La dématérialisation des flux comptables (HELIOS) La signature électronique (depuis octobre 2008)

4 Les enjeux Institutionnels Quelle(s) légitimité(s) pour l archiviste dans la collectivité? Politiques Quelle(s) forme(s) de mutualisation à l échelle des territoires? Archivistiques Quelle(s) pertinence(s) des concepts fondamentaux? Méthodologiques Quelle(s) stratégie(s) d archivage? Technologiques Quel(s) outil(s) pour quelles(s) fonctionnalité(s)? Organisationnels Quelle(s) assurance(s)? Economiques Quel(s) avenir(s) pour l archivage électronique?

5 Les enjeux archivistiques Le questionnement des principes fondamentaux Le cycle de vie du document numérique La pertinence du concept de provenance La disparition de l original? La nécessaire évolution des méthodes archivistiques Anticiper la description des contenus Dissocier la fonction de conservation physique de la fonction conservation des contenus Favoriser la capture automatique La granularité de l information Détermination de l unité de description

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7 Le programme Objectif Doter le Département de l Aube d un Système d archivage électronique afin de disposer dans le temps et à tout instant des données dont la collectivité à besoin Enjeux Préserver la valeur probatoire des documents archivés (documents natifs électroniques) Assurer la conservation, sur la très longue durée, du patrimoine historique informationnel

8 Le contexte Un département de habitants Un département rural avec 433 communes 200 commune sont moins de 200 habitants

9 La démarche Une démarche pragmatique Réponse adaptée aux besoins des utilisateurs et au contexte réglementaire français : enjeux techniques, juridiques et patrimoniaux liés à l archivage Une démarche collaborative Partenariat entre les Conseils généraux de l Aube et des Yvelines et les Archives de France (ministère de la Culture) pour le volet outil

10 Une démarche affirmée de mutualisation Démarche affirmée de structuration du territoire Démarche affirmée de coopération et de mutualisation Mise à disposition des autres collectivités du département d une plate-forme mutualisée de services Le Conseil général homologué tiers de télétransmission au travers du dispositif «démat-aube» Le Conseil général «Autorité d enregistrement»

11 Les stratégies organisationnelles Mutualisation des connaissances et compétences Renforcement des collaborations entre informaticiens et archivistes Mutualisation des outils matériels et logiciels Le comité d archivage électronique

12 Cadre normatif Respect des normes et standards nationaux et internationaux Norme NF Z42013 : 2009 Norme ISO : 2003 (OAIS) Moreq2 Référentiel général d interopérabilité (RGI) Référentiel général de sécurité (RGS) Standard d échange de données pour l archivage (SEDA)

13 Volet archivistique Identifier et évaluer documents candidats à l archivage Référentiels de conservation Plans de classement Profils de données Gérer le cycle de vie des documents archivés Gérer la confidentialité des documents archivés

14 Volet technologique Des outils de signature électronique et d horodatage Des outils de vérification de la validité d une signature électronique développés en partenariat avec une start-up locale, Lex Persona Une solution d archivage électronique : M@rine

15 Volet organisationnel Définition du périmètre documentaire Processus d archivage Intégrer l archivage dans le processus de dématérialisation Scénarios d archivage A quel moment capturer les documents à archiver? Filières d archivage Gérer les singularités des documents numériques Définition du périmètre fonctionnel du Système d archivage électronique

16 Périmètre documentaire Documents papier GED Flux de données Messages électroniques Documents bureautiques Bases de données

17 Le processus de dématérialisation

18 Le processus d archivage des flux dématérialisés Collectivité à l origine du flux Tiers de télétransmission Services de l Etat Transfert conforme au SEDA M@rine

19 Scénario d archivage des flux dématérialisés

20 Volet juridique : définir le cadre de confiance Définir les responsabilités des acteurs Garantir la sécurité et la confiance par la production de référentiels et de procédures Politique d archivage Politique de signature Déclaration des pratiques d archivage Déclaration des pratiques de sécurité Conventions de versement Contrats de service

21 La problématique de la signature électronique Les usages de la signature électronique Intégrité Non répudiation Les contraintes Durée de validité du certificat Impossibilité de rejouer dans le temps une signature électronique La réponse Vérification de la validité de la signature en amont du transfert Conservation de l ensemble des éléments attestant de l intégrité et de l authenticité du document archivé

22 Le processus d archivage : vue d ensemble Contrat de service Convention de transfert Autorité d archivage Politique d archivage Services producteurs Services versants Transfert M@rine Consultation/ Communication Utilisateurs SEDA Flux Administrateur Conventions

23 Les acteurs du processus d archivage

24 Les acteurs Service producteur : entité qui a initialement produit les archives et qui en est propriétaire pendant tout le cycle de vie Service versant : entité qui transfert les archives au service d archivage M@RINE Espace de confiance : son rôle est de vérifier la validité d une signature électronique, de produire une attestation de vérification et de signer les bordereaux de versement Utilisateurs : usagers du Service d archivage M@RINE (services producteurs, citoyens, historiens, etc.) Progiciel Thot : progiciel pour la gestion des archives papier utilisé aux Archives départementales de l Aube

25 Architecture fonctionnelle

26 Caractéristiques de la solution d archivage électronique M@rine Approche générique Périmètre documentaire élargi : mails, bases de données, flux de données, documents bureautiques, etc. Approche modulaire Noyau dur et modules complémentaires optionnels Approche globale Intégration au système d information de l organisation Approche mutualisée Avec les autres interfaces métier Solution portable Environnement LAMP Multi communications en entrée et sortie : ftp, mail, curl, Ws Compatibilité Internet explorer, Firefox

27 Une solution conforme aux exigences archivistiques Identification et description structurée des contenus à archiver Définition des règles d archivage Respect des exigences en matière de durées de conservation Gestion du cycle de vie des contenus archivés Gestion de la confidentialité des documents archivés

28 Périmètre fonctionnel Administration Gestion des acteurs, des utilisateurs et des paramètres système Intégrité et sécurité Contrôle des droits d accès, traçabilité et journalisation Règles d archivage Profils de données, conventions et contrats de service Processus de capture Contrôle des transferts, gestion des anomalies et erreurs Workflow de prise en charge Prise ne charge en deux temps, notifications consécutives conformes au SEDA Recherche et consultation Filtres de recherche, consultation des résultats Maintenance Gestion du cycle de vie et des éliminations (prévu), gestion des conversions et migrations de formats (en cours d implémentation)

29 Une solution pour l archivage à valeur probante Gestion de l intégrité Au moment du transfert Contrôle des empreintes des contenus à archiver Contrôle de la validité de la signature électronique du bordereau de versement Dans le temps Traçabilité et journalisation de tous les évènements Contrôles à échéances régulières des empreintes des contenus archivés

30 .Et l archivage historique Gestion de la pérennité Au moment du transfert Identification et vérification des formats des contenus à archiver Conversion de formats Dans le temps Migration de formats