Microsoft OUTLOOK Fonctions de base

Transcription

1 Mcrosoft OUTLOOK 2016 Fonctons de base

2 Table des matères Mcrosoft Outlook 2016 Envronnement Qu est-ce que Mcrosoft Outlook? Lancer/qutter Outlook Le volet des dossers Utlser la barre de navgaton La barre des tâches Le volet de lecture Le volet Contacts Utlser/gérer le ruban Modfer l affchage d un dosser Affcher la lste des dossers Utlser l Ade ntutve La messagere Envo d'un message Qu est-ce que la messagere? Modfer l affchage d un dosser de messages Modfer la dsposton du contenu d un dosser de messages Utlser l'affchage Conversaton Créer et envoyer un message Insérer une sgnature Insérer un fcher Renvoyer un message Rappeler/remplacer un message déjà envoyé Défnr l mportance et la nature d un message Défnr les optons d envo d un message Imprmer le contenu des messages Récepton d'un message Consulter un message reçu Déclarer des messages comme lus ou non lus Répondre à un message Transférer un message reçu Recevor un message comportant une pèce jonte Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 1

3 Messagere : confguraton Gérer la messagere en votre absence Gérer le courrer ndésrable Archver des messages Ouvrr un fcher de données Outlook (.pst) Le Calendrer Calendrer : généraltés Qu est-ce que le Calendrer? Accéder au Calendrer Les affchages du dosser Calendrer Affcher une autre date Accéder à l élément précédent ou suvant Personnalser l affchage en cours Éléments du Calendrer Créer un rendez-vous Créer un événement Modfer un élément du Calendrer Répéter un élément Transférer un élément Supprmer une répétton d éléments Répondre à une alarme Supprmer des éléments du Calendrer Déplacer un élément Imprmer le Calendrer Imprmer les éléments du Calendrer Réunons Créer une réunon Ajouter/supprmer des partcpants/des ressources à une réunon Répondre à l nvtaton à une réunon Répondre à une réunon en proposant un nouvel horare Supprmer une réunon

4 Table des matères Les autres dossers Outlook Aujourd'hu Qu est-ce que la page Outlook Aujourd hu? Accéder à la page Outlook Aujourd hu Personnalser la page Outlook Aujourd hu Contacts Qu est-ce que le dosser Contacts? Accéder au dosser Contacts Les affchages du dosser Contacts Créer un contact Modfer la carte de vste électronque assocée à un contact Ajouter des contacts aux Favors Rechercher rapdement un contact Imprmer les contacts Envoyer les nformatons d un contact par messagere Découvrr les dfférents carnets d adresses Ajouter des membres au Carnet d adresses Outlook Supprmer des membres du Carnet d adresses Outlook Tâches Qu est-ce qu une tâche? Accéder au dosser Tâches Les affchages du dosser Tâches Créer une tâche Créer une tâche pérodque Répondre à une demande de tâche Notes Qu est-ce qu une note? Accéder au dosser Notes Modfer l affchage des notes Créer une note Consulter/modfer une note Transférer une note à une ou pluseurs autres personnes Personnalser l affchage Icônes Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 3

5 Les éléments et dossers Geston des éléments Qu est-ce qu un élément? Sélectonner les éléments Utlser la recherche nstantanée Déplacer des éléments dans un autre dosser Coper des éléments dans un autre dosser Supprmer des éléments Trer des éléments Regrouper des éléments Développer/rédure les groupes d éléments Fltrer des éléments Imprmer des éléments Défnr la mse en page de l mpresson Dossers Qu est-ce qu un dosser? Supprmer un dosser Déplacer un dosser Renommer un dosser Ajouter/supprmer des dossers dans les Favors Raccourcs-claver Symboles Index

6 Envo d'un message Envo d'un message Outlook Fonctons de base Qu est-ce que la messagere? La messagere est destnée à l envo et à la récepton du courrer électronque. Sx dossers peuvent contenr des messages : les dossers Boîte de récepton, Broullons, Boîte d envo, Éléments envoyés, Éléments supprmés et Courrer ndésrable. Pour accéder à l un de ces dossers, clquez sur Courrer stué dans la barre de navgaton (ou C 1) pus clquez sur le bouton correspondant au dosser à sélectonner vsble dans le volet des dossers. Outlook utlse un édteur de messagere électronque basé sur Mcrosoft Word 2016 vous permettant ans de dsposer de nombreuses fonctonnaltés et commandes de Word Cet édteur est ntégré à Outlook et ne nécesste pas que l'applcaton Mcrosoft Word 2016 sot nstallée sur votre ordnateur. Modfer l affchage d un dosser de messages Sélectonnez le dosser de messages dont vous souhatez changer l affchage. Clquez sur l'onglet Affchage pus sur le bouton Changer l'affchage du groupe Affchage actuel. Clquez sur le bouton correspondant à l affchage à actver : Compacter Unque Aperçu Pour vsualser les messages dans une lste dans laquelle les nformatons des messages (objets, expédteurs ou destnatares ) s'affchent sur deux lgnes d'en-tête suves d une lgne d aperçu du texte du message. Les messages sont organsés par date et le volet de lecture est vsble à drote de la lste. Pour vsualser les messages dans une lste dans laquelle les nformatons des messages (objets, expédteurs ou destnatares ) s'affchent sur une seule lgne d'en-tête suve d une lgne d aperçu du texte du message. Les messages sont organsés par date et le volet de lecture est vsble à drote de la lste. Pour vsualser les messages dans une lste affchant une lgne d aperçu du texte des messages. Les messages sont organsés par date, leurs nformatons (objets, expédteurs ou destnatares ) s'affchent sur une seule lgne d'en-tête et le volet de lecture est masqué. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 27

7 Outlook Fonctons de base La messagere Envoyé à Pour vsualser les messages dans une lste comportant les noms des destnatares du message et non ceux des expédteurs. Les messages sont organsés par date, leurs nformatons (objets, expédteurs, destnatares...) s'affchent sur deux lgnes d'en-tête suves d une lgne d aperçu du texte du message et le volet de lecture est vsble à drote de la lste. m L'opton Applquer l'affchage actuel aux autres dossers de courrer du bouton Changer l'affchage (onglet Affchage) permet d'applquer les paramètres d'affchage du dosser actf à un autre dosser de courrer. Pour rétablr les paramètres d'orgne d'un affchage, sélectonnez le dosser de messages concerné pus, dans l'onglet Affchage, clquez sur le bouton Réntalser l'affchage du groupe Affchage actuel. Clquez ensute sur le bouton Ou du message de confrmaton qu s'affche. S le bouton Réntalser l'affchage est grsé, cela sgnfe que les paramètres d'orgne de l'affchage n'ont pas été modfés. Modfer la dsposton du contenu d un dosser de messages Une dsposton est une combnason prédéfne d un regroupement et d un ordre de tr. Par défaut, l applcaton Outlook possède quatorze dspostons standards, dsponbles pour le type d affchage Table. Actvez le dosser pour lequel vous souhatez modfer la dsposton ; nous vous rappelons que ce dosser dot bénéfcer d un type d affchage tableau. Concernant certanes dspostons, les éléments ne peuvent être regroupés que s l opton Affcher dans des groupes est actve : clquez sur le bouton Organser par de l onglet Affchage pus vellez à ce qu une coche apparasse à gauche de l opton Affcher dans des groupes. Clquez sur l'onglet Affchage pus sur le bouton Autres du groupe Réorgansaton pour ouvrr la galere contenant les dspostons dsponbles. S la largeur de votre fenêtre Outlook n est pas suffsamment large, la galere contenant les dspostons est remplacée par le bouton Organser par. Clquez sur l opton correspondant à la dsposton souhatée pour le dosser en cours : Date (conversaton) Date Regroupe les éléments par date et les organse par conversaton. Regroupe et tre les éléments par date. 28

8 Envo d'un message De À Catégores Indcateur : date de début Indcateur : échéance Talle Objet Type Dosser Pèces jontes Compte Importance Regroupe les éléments par expédteur pus les tre par date. Regroupe les éléments en foncton du ou des noms des destnatares vsbles dans la lgne À pus les tre par date. Regroupe les éléments par catégore pus les tre par date. Regroupe les éléments contenant un ndcateur pus les tre par ordre crossant des dates de début. Regroupe les éléments contenant un ndcateur pus les tre par ordre crossant des dates d échéance. Regroupe les éléments selon pluseurs catégores de talle (Énorme, Grande, Moyenne, Pette...) pus les tre selon leur talle. Regroupe les éléments par objet pus les tre par date. Regroupe les éléments par type (messages, demande de réunon, demande de tâche...) pus les tre par date. Regroupe les éléments par ordre alphabétque des noms de dosser où ls sont stockés pus les tre par date de récepton. Cette dsposton est dsponble pour les dossers de recherche. Rassemble les éléments dans les groupes Avec pèces jontes et Aucune pèce jonte pus les tre par date. Regroupe les éléments par compte de messagere pus les tre par date. Regroupe les messages par nveau d mportance (fable, normale ou haute) pus les tre par date. m Pour retrouver l'affchage par défaut du dosser sélectonné, dans l'onglet Affchage, clquez sur le bouton Réntalser l'affchage du groupe Affchage actuel. A Pour applquer une nouvelle dsposton à un dosser auquel l affchage Compacter est actf, vous pouvez auss clquer sur l en-tête de colonne Par : nom de la dsposton (par exemple Par date, Par catégore...) pus sur l opton correspondant à la dsposton de votre chox. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 29

9 Outlook Fonctons de base La messagere Utlser l'affchage Conversaton Vous pouvez organser les messages des dossers Courrer d'outlook par conversaton. Une conversaton regroupe les messages lés entre eux au même message d orgne et dont l objet est dentque, vous permettant ans d'amélorer le suv et la geston de vos messages. Sélectonnez le dosser Courrer concerné (Boîte de récepton, Éléments envoyés, Broullons...). Pour actver l'affchage Conversaton, clquez sur l'onglet Affchage pus cochez l'opton Affcher en tant que conversatons du groupe Messages. Clquez ensute sur le bouton Toutes les boîtes aux lettres du message qu s'affche pour que cette actvaton s'applque à tous les dossers Courrer ; s seuls les messages du dosser actf dovent être organsés par conversaton, clquez sur le bouton Ce dosser. Pour ouvrr une conversaton, clquez sur le symbole stué à gauche de l'en-tête. Tous les messages de la conversaton sont désormas vsbles, classés du plus récent ou plus ancen. Vous pouvez remarquer que les messages provenant des autres dossers s'affchent en grs. C'est le cas c d un message de la conversaton Abonnement qu fat parte du dosser Éléments envoyés et non du dosser Boîte de récepton qu est le dosser actf. Pour sélectonner un message de la conversaton et ans vsualser son contenu dans le volet de lecture, clquez sur ce message. 30

10 Envo d'un message Pour rédure l'affchage d'une conversaton, clquez sur le symbole stué à gauche de l'en-tête (objet) de la conversaton concernée ou clquez sur un message autre qu'un message de la conversaton à rédure. Pour désactver l'affchage Conversaton, clquez sur l'onglet Affchage pus décochez l'opton Affcher en tant que conversatons du groupe Messages. Chosssez s cette désactvaton de l'affchage Conversaton s'applque à tous les dossers de Courrer ou unquement au dosser actf en clquant sur le bouton Toutes les boîtes aux lettres ou Ce dosser. m S une conversaton content des messages non lus, l'objet de celle-c apparaît en gras et le nombre de messages non lus s'affche en regard de l'objet s celu-c est supéreur ou égal à 2. La poston d'une conversaton dans la lste des messages se fat par rapport au derner message ajouté à celle-c. Ans, lors de la récepton d'un nouveau message, s celuc s'ajoute à une conversaton alors, l'ntégralté de cette conversaton s'affche en haut de la lste des messages. Pour modfer les optons d affchage des messages dans les conversatons, dans l onglet Affchage, clquez sur le bouton Paramètres de conversaton du groupe Messages pus cochez les optons correspondant aux paramètres à actver : vous pouvez chosr d affcher les messages des autres dossers dans les conversatons (cette opton est actve par défaut), d affcher les noms des expédteurs au-dessus de l objet lorsque la conversaton est rédute, de développer une conversaton par un smple clc sur son en-tête, et encore d utlser l affchage ms en retrat classque. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 31

11 Outlook Fonctons de base La messagere Créer et envoyer un message Sélectonnez un dosser de messages (Boîte de récepton, Éléments envoyés...) pus, dans l'onglet Accuel, clquez sur le bouton Nouveau message électronque du groupe Nouveau. Vous pouvez auss utlser le raccourc-claver Cs M à partr de n mporte quel dosser Outlook. La fenêtre du message s affche à l écran. S vous utlsez pluseurs comptes de messagere, clquez sur le bouton et chosssez le compte que vous souhatez utlser pour la créaton de ce message. Spécfez l adresse du ou des destnatares du message en utlsant une des méthodes c-dessous : - Dans la zone À, tapez l adresse du destnatare du message ; s pluseurs destnatares sont concernés, séparez les dfférents destnatares à l'ade d'un pont-vrgule. Lorsque vous sasssez la premère lettre d une adresse de destnatare pour laquelle pluseurs adresses peuvent correspondre, Outlook affche automatquement une lste contenant les destnatares répondant à la sase. Vous devez avor sas au mons une fos entèrement l'adresse d'un destnatare pour que celle-c sot ensute proposée dans la lste des suggestons. S parm les destnatares proposés vous vsualsez celu à ajouter, clquez dessus pour l'nsérer dans la zone À. Un clc sur le symbole la lste. stué à drote du nom ponté permet de le supprmer de 32