AGEFOS PME Ile-de-France. 11 rue Hélène PARIS. Appel à proposition

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1 AGEFOS PME Ile-de-France 11 rue Hélène PARIS Appel à proposition Programme d'actions collectives TPE & PME 2010/2011 Consultation du 15 février 2010 Programme soutenu par : 11 Rue Hélène Paris Page 1 sur 12

2 Sommaire 1. Objet de la consultation Présentation d'agefos PME Ile-de-France Présentation de accès-formation.com Description globale de l'appel à proposition Rue Hélène Paris Page 2 sur 12

3 1. Objet de la consultation souhaite contractualiser, avec plusieurs organismes de formation franciliens, la réalisation d'un programme biannuel d'actions collectives de formations interentreprises à destination de ses TPE de 10 salariés adhérentes et accessible sur acces-formation.com, place de la formation Web dématérialisée. La répartition des entreprises adhérentes est la suivante : Dept Nbre d'adh. % ,4% ,1% ,2% ,1% ,8% ,7% ,2% ,4% Tot Le marché porte sur un volume potentiel global de 7500 places de formation pour la période 2010 / Présentation d'agefos PME Ile-de-France AGEFOS PME est, au plan national, le premier organisme collecteur gestionnaire des fonds de la formation professionnelle. A travers ses missions de gestion et de conseil pour l'emploi et la formation, AGEFOS PME a développé en 30 ans une expertise d'intervention au plus près des entreprises et de leurs salariés, grâce à la force de son réseau paritaire et au professionnalisme de ses équipes. AGEFOS PME Ile-de-France est une association régionale agissant pour le compte du Fonds d Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME. Son siège régional est situé 11 Rue Hélène PARIS. Dans un cadre interprofessionnel, interbranches et territorial, AGEFOS PME assure le service formation externe pour le compte de ses entreprises adhérentes. Missions de collecte et de gestion des fonds de formation : collecte et gère localement le budget formation des PME constitué par : - Les contributions des entreprises : le plan de formation, et la professionnalisation ; - Les financements des pouvoirs publics : Europe, Etat, Conseil Régional. Missions d accompagnement de projets d entreprises : informe et assiste les entreprises dans les démarches telles que : - Le diagnostic des besoins de formation, qu ils soient propres à l entreprise, sur un plan collectif (professionnel ou territorial) ; - La formalisation et la planification du projet de formation ; - L Information et le conseil sur l ensemble des aides à la formation et à l embauche ; - La mobilisation de financements complémentaires ; - L identification des compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet : cahier des charges, appel d offres ; - La définition des critères d évaluation des actions de formation. Missions de financement des actions de formation : finance les actions de formation au bénéfice de salariés d entreprises : - Dans le cadre du plan de formation de l entreprise ; - Dans le cadre de la professionnalisation (contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation, DIF) et des actions de tutorat. 11 Rue Hélène Paris Page 3 sur 12

4 Organisation de l activité : En région Ile-de-France, l activité d AGEFOS PME est organisée en 5 Délégations : - Paris (75) - Sud Est Francilien (91, 77) - Nord Est Francilien (93, 94, 95) - Ouest Francilien (78, 92) - Délégation TPE régionale 3. Présentation de accès-formation.com Accès-formation.com est une place de la formation web réservée aux entreprises adhérentes à l'agefos PME Ile de France qui leur permet : - D'accéder à des informations générales relatives à la formation professionnelle et à l'offre de service AGEFOS PME ; - De bénéficier du libre choix d'une importante gamme de formations courantes interentreprises préfinancées et accessibles sur l'ensemble du territoire Francilien dans la limite de 5 sessions de formation par an et par entreprise. - De bénéficier des conseils en formation des partenaires référencés sur le site ; - D'effectuer l'ensemble des démarches d'inscriptions en ligne aux formations proposées dans le cadre d'un processus dématérialisé simplifié ; - De suivre la formation de leur choix avec une qualité garantie par ; - D'exprimer directement leur satisfaction en ligne à l'issue de la formation suivie. 4. Description globale de l'appel à proposition 4.1. Objectifs généraux : Le prestataire retenu et référencé sur accès-formation.com devra : - Enregistrer sur acces-formation.com les plannings des sessions pour lesquels il a été conventionné; - Assurer la mise à jour permanente de ses activités (entrées et sorties en formation, suivi qualité) sur le site Accès-Formation.com ; - Assurer la promotion active du programme d'actions collectives Acces-formation.com auprès des entreprises ciblées de moins de 10 salariés 1 selon un fichier fourni, par délégation de l AGEFOS PME Ile de France auprès de ses adhérents et dans un cadre de communication et de prospection contractualisé ; - Garantir des propositions cohérentes en fonction de la taille des entreprises. - Assurer aux entreprises et salariés, un service de conseil en formation à distance en réponse aux besoins exprimés et favoriser l'accès à l'offre globale de formation en ligne ; - Assister l'entreprise dans son engagement formation et assurer le suivi des inscriptions selon le processus administratifs de prise en charge défini par AGEFOS PME en s'assurant en particulier de la participation minimale forfaitaire par action définie (50 HT 2 ) ; - Assurer le pré-positionnement amont en tant que de besoin et garantir l adéquation des formations proposées avec les besoins vérifiés des salariés inscrits ; - Réorienter l'adhérent vers une offre de formation disponible sur le site acces-formation.com en cas de non correspondance avec le catalogue de formation convenu et en veillant à informer par mail la Délégation TPE de l' du besoin de formation exprimé ; - Evaluer la satisfaction finale des bénéficiaires selon les processus convenu et veiller au retour sur investissement de l effort formation consenti ; - Répondre aux éléments de reporting mensuel. 1 L'ouverture aux entreprises de 50 salariés sera potentiellement étudiée après le lancement du plan d'action collective TPE et fera l'objet d'avenants complémentaires avec les Organismes de Formation retenus pour cette extension. 2 Le montant forfaitaire de la participation de chaque salarié à une formation est fixé par les instances paritaires AGEFOS PME et peut évoluer en cours de programme. 11 Rue Hélène Paris Page 4 sur 12

5 4.2. Exigences générales de prestation attendues : Le prestataire devra garantir : - Une programmation sur acces-formation.com à 6 mois des sessions interentreprises non exclusives AGEFOS PME convenues avec une fiabilité supérieure à 80 % d'ouverture et de non décalage des dates initiales planifiées ; - Le respect des programmes de formation conventionnés et téléchargeables sur acces-formation.com ; - Un service administratif assurant les relances et la gestion des convocations ainsi que la confirmation en temps réel des entrées en formation ou reports auprès d'agefos PME ; - Des entretiens préalables de recensement des besoins et niveaux avec possibilité d'adaptation des méthodes et supports pédagogiques ; - Un service d'accueil de qualité et respectueux des engagements qualité AGEFOS PME convenus ; - Des salles de formation au standard d'équipement garantissant un confort réel des stagiaires et accessibles aux personnes à mobilité réduite ; - Des formateurs salariés et expérimentés dans le domaine de compétence enseigné ; - Des méthodes pédagogiques permettant la mise en œuvre d'études de cas pratiques proposés par les stagiaires ; - Des supports de cours professionnels et respectant la règlementation en vigueur en matière de droit de la copie ; - Un service qualité assurant le traitement préventif et curatif des écarts constatés ; - Des espaces de pause équipées Programme d'actions collectives soumis à appel à proposition : La réponse de l'organisme de formation à l'appel à proposition devra présenter les meilleures offres pédagogiques et capacités d'intervention interentreprises dans les 10 domaines de formation proposés en annexe 1. L'organisme décrira par formation couverte : - Le programme détaillé de formation proposée selon le modèle de présentation joint en annexe 3 ; - Les pré-requis exigés et méthodes d'évaluation préalables de ceux-ci ; - Les méthodes pédagogiques spécifiques ; - Les ressources pédagogiques correspondantes (CV et références des formateurs) ; - Les lieux de formation proposés sur l'ile de France ; - Les plannings interentreprises prévisionnels sur 2010 garantissant des ouvertures fiables ; - Les modalités d'évaluation en cours et de suivi post-formation ; - Le coût horaire des actions en incluant le service global AGEFOS PME avant et après vente Conditions générales de conclusion du marché : Le marché est conclu pour un an reconductible une fois au terme d'un bilan intermédiaire. L'AGEFOS PME contractualisera selon les couvertures territoriales ci-après et également selon les domaines de compétences proposées par les Organismes de Formation afin de garantir la proximité de formation : - Territoire Paris : 75 - Territoire Nord Est Francilien : 93, 94 et 95 - Territoire Ouest Francilien : 78 et 92 - Territoire Sud Est Francilien : 77 et 91 3 prestataires maximum seront retenus par territoire afin de veiller à la lisibilité de l'offre en ligne et à la bonne complémentarité d'action et de promotion des partenaires AGEFOS PME qui devront garantir une offre de base suffisante dans les domaines généraux suivants : anglais, bureautique, gestion, management, commercial. Des prestataires intervenant dans des domaines spécialisés pourront être retenus sur la base de propositions d'actions de formation spécifiques complémentaires des 10 domaines du programme général. Les prestataires pourront être conventionnés sur plusieurs territoires selon leurs implantations géographiques existantes. La promotion et téléprospection devront être assurées par des équipes intégrées à l'entreprise et selon un protocole et des supports marketing co-construits et validés par AGEFOS PME. 11 Rue Hélène Paris Page 5 sur 12

6 4.5. Critères de sélection et traitement des offres parvenues : Les offres complètes devront être transmises en 3 exemplaires reliés, devront répondre aux attentes décrites en annexe 2 et seront remises également sur clé USB. Les programmes de formation devront être transmis en annexe de l'offre générale et respecter obligatoirement le format décrit en annexe 3 (document Word 2003 et police Calibri). Les critères de sélection retenus sont : 1) Les moyens de promotion et de téléprospection proposés ; 2) Le coût et la durée pour chaque action de formation proposée et retenue ; 3) Les programmes de formation et méthodes pédagogiques proposés ; 4) L expérience justifiée dans la mise en œuvre d actions de formation interentreprises ; 5) La qualification et de l expérience des formateurs sur le(s) domaine(s) de formation visé(s) ; 6) Les lieux de formation et équipements pédagogiques mis à disposition ; 7) Les calendriers prévisionnels pour l année 2010 ; 8) Les moyens de suivi et d évaluation proposés ; 9) les modalités d organisation. Par ailleurs, une attention toute particulière sera portée sur l accessibilité des locaux aux personnes handicapées et sur la certification qualité de l'organisme de Formation. Toutes les propositions recevables seront examinées et présentées à la Commission AGEFOS chargée de sélectionner les offres les plus pertinentes. L se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel d offres et s engage à garder confidentielles les offres reçues. L se réserve le droit d'attribuer séparément ou partiellement le marché et pourra négocier de gré à gré les conditions proposées et demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. L'Organisme de Formation non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision de l. L n est engagée qu après notification écrite adressée à la structure de formation et acceptation formelle des conditions proposées Convention et facturation : Une convention de prestation de service détaillée sera signée avec chaque organisme de formation retenu. Chaque partenaire désignera un chef de projet référent et devra transmettre une facturation mensuelle des actions terminées accompagnées des pièces justificatives exigées. Aucun acompte ne sera versé préalablement à l'entrée en formation. L'AGEFOS PME règlera les factures correspondantes à des dossiers conformes dans un délai maximum de 45 jours. Le partenaire devra se soumettre à tout audit qualité de contrôle et participera aux Comités de suivi du programme Planning de l'appel à proposition et de la mise en œuvre du plan d'actions collectives : 15 février 2010 Publication de l appel à proposition 5 mars 2010 Retour des propositions en 3 exemplaires papier reliés et sur clé USB au Siège Régional 11 rue Hélène PARIS à l'attention du Directeur 22 mars 2010 Notification et contractualisation des marchés 1 er avril 2010 Lancement du programme d'actions collectives par les partenaires retenus Contact AGEFOS PME : Florian Pompéi Conseiller Actions collectives acces-formation.com Tél. : fpompei@agefos-pme.com 11 Rue Hélène Paris Page 6 sur 12

7 Programme d'actions collectives 2010 / 2011 Annexe 1 Le programme d'actions collectives 2010 / 2011 couvre 10 domaines de formation prioritaires pour développer la performance des entreprises TPE et PME en Ile de France et les compétences individuelles et collectives. 1. Informatique - Bureautique Internet et PAO Windows 7 1 j Actualiser ses connaissances sous Windows 7 et tirer profit du nouveau OS de Microsoft. Word initiation 2 j Maîtriser les fonctions courantes du traitement de texte et optimiser sa rédaction de documents professionnels Word perfectionnement 2 j Maîtriser les fonctions avancées du traitement de texte et construire des documents professionnels complexes Excel initiation 2 j Maîtriser les fonctions de base du tableur pour construire des tableaux simples et des graphiques courants. Excel perfectionnement 2 j Maîtriser les fonctions avancées du tableur pour un usage professionnel intensif et optimisé. Powerpoint 1 j Maîtriser les fonctions courantes pour une communication professionnelle efficace. Internet explorer 1 j Maitriser les différentes interfaces et naviguer efficacement sur internet. Access initiation 2 j S'initier à la création et gestion de base de données simples. Outlook 1 j Utiliser efficacement sa messagerie et optimiser son travail sous Outlook. Photoshop 2 j Maitriser les fonctions de retouches d'image, de composition et de numérisation avec Photoshop. L'essentiel de Exchange serveur j Comprendre l'infrastructure de messagerie. Mettre en place et administrer un serveur de messagerie Exchange Administration et maintenance de réseaux internes en PME 2. Management et Ressources Humaines 4 j Configurer, maintenir et dépanner de multiples configurations réseaux. Configurer et tester les adaptateurs réseaux LAN pour plus de performances. Installer un réseau commuté avec les VLAN. Installer et sécuriser un réseau sans fil. Gérer l'attribution d'adresses IP et de sous-réseaux. Identifier et résoudre des problèmes applicatifs avec l'analyse de protocoles. Management d'équipe de proximité au quotidien 2 j Développer une communication managériale efficace. Piloter son équipe avec des tableaux de bord pertinents. Pratiquer des délégations responsabilisantes. Conduire ses réunions et entretiens avec efficacité. Développer l'implication de ses collaborateurs. Conduite d'entretien annuel et professionnel 2 j Etablir un dialogue Définir et négocier les objectifs professionnels Savoir évaluer le collaborateur Identifier ce qui relève du projet professionnel Mettre en place un plan d'accompagnement Recrutement et intégration d'un nouveau collaborateur 2 j Définir la fiche de poste Mener une campagne efficace de recrutement Préparer et conduire les entretiens Négocier les conditions de rémunération Préparer un plan d'intégration Assurer un tutorat efficace Evaluer les premiers résultats Anticipation et gestion de conflits 1 j Analyser, anticiper et résoudre les situations de conflits 11 Rue Hélène Paris Page 7 sur 12

8 Construction et gestion de son plan de formation 2 j Maîtriser la législation formation. Élaborer le plan de formation. Mettre en œuvre le DIF. Optimiser le budget formation. Réaliser un suivi administratif opérationnel. Formation de tuteurs en entreprise 1 j Savoir se positionner en tant que tuteur. Analyser ses propres compétences pour savoir les partager. Choisir les situations de travail les plus formatrices. Communiquer pour faciliter les apprentissages de terrain. Savoir évaluer et motiver. Formation de formateurs internes 3 j Construire son projet de formation interne. Définir le programme et les objectifs pédagogiques. Définir les pré-requis et sélectionner les méthodes pédagogiques. Préparer son animation. Animer le groupe et impliquer les participants. Evaluer les acquis et ajuster sa pédagogie. 3. Comptabilité et Gestion d'entreprise Bases appliquées de la comptabilité à la gestion de PME 3 j Maitriser les bases comptables pour mener les opérations comptables courantes de l'entreprise. Assurer les opérations courantes de gestion et de clôture des comptes. Gestion de sa comptabilité sous Ciel ou SAGE 2 j Connaitre et utiliser les principales fonctionnalités de CIEL ou de SAGE Connaissance des fondamentaux de la paie 3 j Acquérir les notions de bases permettant de comprendre, calculer les paies simples et de traiter les situations les plus courantes. Gestion des impayés 2 j Renforcer ses connaissances en matière de recouvrement de ses créances et renforcer l'efficacité de ses procédures internes. Optimisation des achats 2 j Mettre en place un plan de réduction des coûts. Optimiser les achats de fournitures et prestations de service. Construire des relations de progrès avec ses fournisseurs. 4. Finances et Contrôle de Gestion Réaliser le diagnostic financier de son entreprise 2 j Evaluer la santé de son entreprise. Minimiser le risque supporté des clients et se comparer à la concurrence. Négocier avec ses partenaires financiers 1 j Apprendre à communiquer auprès de son partenaire financier. Obtenir les concours bancaires adaptés Négocier au juste prix. Limiter les garanties et les suretés consenties. Optimisation et gestion de sa trésorerie 2 j Construire le plan de trésorerie de son entreprise. Assurer le pilotage de sa trésorerie. Mettre en place des relations bancaires sécurisées. Mise en place d'un contrôle de gestion en PME 2 j Construire son système de pilotage financier. Mettre en place des tableaux de bord efficaces. 5. Juridique, Droit social et fiscal L'essentiel de la fiscalité pour les TPE 1 j Maîtriser les connaissances juridiques de base indispensables en Droit fiscal. Être capable de mieux prendre en compte les conséquences fiscales des décisions de gestion. Embauche et exécution du contrat de travail 1 j Maîtriser les connaissances juridiques de base indispensables en Droit social pour l embauche et l exécution du contrat de travail. La durée du travail et la suspension du contrat de travail 1 j Prévenir les risques de conflits ou de contentieux par une juste application du Droit disciplinaire. 11 Rue Hélène Paris Page 8 sur 12

9 6. Langues : Anglais, Chinois et Espagnol* Niveau faux débutant 40 h maxi Acquérir le vocabulaire courant et les bases grammaticales. Renforcer l'expression écrite et orale. Niveau intermédiaire 40 h maxi Développer son vocabulaire. Améliorer son expression écrite et orale. Niveau perfectionnement 40 h maxi Renforcer sa pratique de la langue. Développer son aisance orale. Fluidifier ses écrits professionnels. Niveau Business 40 h maxi Maitriser le langage courant des affaires. Pratiquer la négociation courante. Développer votre vocabulaire businness. *Les formations devront être achevées sur une période maximale de 5 mois. 7. Commercial Elaboration du plan stratégique commercial 2 j Faire le lien entre la stratégie de son entreprise et son territoire pour identifier les priorités de l'action commerciale. Analyser son portefeuille client et sa performance commerciale. Élaborer le plan d actions commerciales par cible. Faire adhérer la force de vente au plan d actions commerciales. Elaboration du plan marketing 2 j S'approprier les réflexes et méthodes du marketing client. Construire son plan d'action en phase avec la stratégie commerciale. Faciliter la mise en œuvre du plan marketing client. Management d'équipes commerciales 2 j Renforcer son efficacité de manager au quotidien. Fixer et piloter les objectifs commerciaux. Stimuler la motivation de chacun de ses commerciaux. Créer et renforcer l'esprit d'équipe. Concevoir et animer des réunions motivantes. Traiter les cas difficiles en management. Prospection téléphonique et prise de RDV commerciaux Techniques de vente et de négociation commerciale 2 j Construire ses outils de prospection : guides d'entretien, de réponse aux objections Se préparer sereinement pour "vendre" le RDV et gérer les objections. Maîtriser toutes les étapes d'une prospection réussie : de la préparation au suivi et à la relance. Acquérir par l'entraînement les bonnes pratiques et les bons réflexes comportementaux. 2 j Maîtriser les principes et les méthodes essentielles de la vente et de la négociation. Développer son écoute pour élargir sa compréhension du client. Trouver les zones d'intérêt commun, construire un partenariat "gagnantgagnant". Optimiser sa collaboration avec les services commerciaux dans l'intérêt des clients et de l'entreprise. Renforcer son efficacité personnelle dans la relation avec les clients, notamment dans les situations difficiles. 11 Rue Hélène Paris Page 9 sur 12

10 8. Efficacité et Développement Personnel Gestion de projet 2 j Délimiter et construire son projet. Identifier les ressources et planifier les étapes. Repérer les contraintes et les qualifier. Piloter le projet et utiliser des outils adaptés. Amélioration des écrits professionnels 2 j Rédiger avec plus de facilité. Écrire en fonction des buts et de contextes identifiés. Écrire pour être lu et compris. Rédiger des synthèses et des comptes-rendus efficaces. Optimisation et gestion du temps 2 j Définir ses priorités. Gérer son temps de travail et optimiser son organisation personnelle. Décliner des sollicitations internes et externes. Négocier les contraintes. Prise de parole en public et animation de réunions collectives. 9. Sécurité et Logistique 2 j Développer ses capacités d'expression orales. Préparer ses interventions face à un public. Gérer son trac et dérouler son plan. Développer l'écoute positive et accrocher son auditoire. Savoir gérer le temps de parole et les échanges. CACES 1 3 et 5 5 j Être capable de mettre en œuvre les connaissances nécessaires à Renouvellement CACES 1 3 et 5 2 j l'utilisation des chariots automoteurs à conducteur porté en circulation et en manœuvres, conformément aux dispositions de la recommandation R 389. Sauveteurs Secouristes du Travail 2 j Situer le rôle du SST dans l'entreprise. Rechercher les risques persistants pour protéger. Examiner la victime. Acquérir les connaissances essentielles pour intervenir efficacement dans une situation d'urgence. Savoir alerter les secours compétents. Evaluation des risques professionnels et élaboration du Document Unique 2 j Connaître la réglementation sur la prévention des risques professionnels. Elaborer le Document Unique et établir le Plan Annuel de Prévention des Risques. 10. E-Learning Formation Ouvertes à Distance * Langues Niveau Intermédiaire 40 h A définir après évaluation amont des niveaux et attentes professionnelles. Langues Niveau perfectionnement 40 h Pack Office Microsoft 40 h *Les formations devront être achevées sur une période maximale de 3 mois. 11 Rue Hélène Paris Page 10 sur 12

11 Programme d'actions collectives 2010 / 2011 Annexe 2 Descriptif des éléments de réponse attendus : 1. Identité et références de l'organisme de formation : - Raison sociale - Date de création de l'organisme - Adresse du siège social - Nom du ou des dirigeants - N de déclaration d'activité - N de Siret - Implantations nationales - Domaines de spécialités - Appartenance à un réseau - Effectif et ressources pédagogiques : i. Effectif global ii. Effectif support des équipes commerciales et de gestion administrative iii. Nombre de formateurs permanents et vacataires iv. Ressources en développement pédagogique - Sur les 3 dernières années : i. CA sur les 3 dernières années ii. Nombre d'heures stagiaires iii. Répartition par activités et publics iv. Nombre de sessions ouvertes v. Top 10 des formations réalisées vi. Répartition inter et intra entreprise - Certifications, labellisations 2. Description des centres de formation ressources proposées en Ile de France : Par centre de formation proposé en réponse à l'appel à proposition AGEFOS PME : - Raison sociale si différent - Adresse (joindre photo de l'environnement) - Domaines de formation couverts - Surface globale dont pédagogique et de pause - Nombre de salles de formation - Equipements pédagogiques - Effectifs locaux et répartition - Conditions d'accessibilité et de parking - Possibilités de restauration 11 Rue Hélène Paris Page 11 sur 12

12 Format des programmes de formation - Annexe 3 Logo Organisme de formation Libellé de la formation Public concerné : Contenu pédagogique détaillé : Objectifs : Pré requis : Méthodes et supports pédagogiques : Durée et coût horaire : Dates et lieux de formation à compter du 2 ème Trimestre 2010 : Intervenants (références et expériences) : 11 Rue Hélène Paris Page 12 sur 12