PROJET DE REGLEMENT DEPARTEMENTAL DES AIDES AUX COLLECTIVITES TERRITORIALES

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1 PROJET DE REGLEMENT DEPARTEMENTAL DES AIDES AUX COLLECTIVITES TERRITORIALES I - Champ d application Le règlement départemental des aides aux collectivités territoriales concerne toutes les aides accordées par le Département pour les investissements des Communes et des Communautés de Communes et d Agglomération et autres partenaires de la Vienne dans le cadre de ses différents dispositifs. 2 - Dispositions et principes généraux Les subventions départementales sont accordées sur le coût HT pour les opérations éligibles au Fonds de Compensation de la Taxe sur la Valeur ajoutée (FCTVA) et sur le coût TTC pour les opérations non éligibles au FCTVA. Toute demande de subvention auprès du Département doit impérativement être accompagnée du formulaire unique de demande de subvention départementale. En application de l article L III du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), le montant des aides publiques ne peut être supérieur à 80% du montant HT des travaux, les collectivités, maîtres d ouvrage, devant apporter obligatoirement un autofinancement minimum de 20 % du coût HT de l opération, sauf dispositions particulières. Dépenses subventionnables Toutes les dépenses liées directement à l opération programmée sont subventionnables, y compris (sauf indications contraires expressément prévues dans les conditions spécifiques) : - les études préalables lorsqu elles conditionnent directement l établissement du projet et débouchent effectivement sur des travaux (à condition qu elles soient transmises avec le projet de travaux), - les acquisitions foncières et immobilières, - les honoraires d ingénierie (maîtrise d œuvre). Toutes ces dépenses doivent être comprises dans le plan de financement de l opération joint à la demande de la subvention. À la date de la réception du dossier complet par le Département, un accusé de réception sera délivré sous 1 mois maximum

2 Dans le cas des travaux réalisés en régie, seule la part afférente aux matériaux et aux fournitures sera prise en compte dans les dépenses éligibles. 3 - Information communication Les maîtres d ouvrage devront faire mention de la participation du Département et faire figurer le logo du Département sur tous les documents d information et de communication relatifs à l opération aidée. Pendant la durée des travaux, les bénéficiaires apposeront à la vue du public un panneau d information faisant apparaître la mention «travaux réalisés avec le concours financier du Département de la Vienne» précédée ou suivie du logo. Selon le niveau de l aide départementale, le Président du Conseil Départemental pourra demander à la collectivité bénéficiaire d apposer : - une plaque mentionnant le financement du Département et, le cas échéant, celui apporté par chacun des autres partenaires (montant de la subvention supérieur à ), - un autocollant du logo du Département (montant de la subvention inférieur à ). Inauguration Première pierre Visites de chantier Les bénéficiaires s engagent à inviter le Président du Conseil Départemental de la Vienne et les Conseillers Départementaux du territoire à tout moment médiatique lié à la vie de l opération concernée en présence de la presse. Les Conseillers Départementaux Remplaçants du territoire concerné seront également conviés. Les invitations cartons, lettres, mails édités à ces occasions devront comporter le logo du Département, le nom du Président du Conseil Départemental, ainsi que ceux des Conseillers Départementaux du territoire. Ces invitations seront établies en lien avec la Direction de la Communication du Département. L information sur la participation du Département devra être intégrée dans toutes les communications de la collectivité bénéficiaire de la subvention (internes ou externes). La Direction de la Communication du Département est à la disposition de l ensemble des représentants des maîtres d ouvrage pour toute information relative à la mise en œuvre de ce chapitre. Le logo est téléchargeable sur le site Internet lavienne86.fr et des autocollants sont disponibles sur simple demande auprès de la Direction de la Communication du Département. Le non-respect des conditions de ces partenariats entraînera l application des dispositions prévues à l article 5-7 du présent règlement

3 4 - Conditionnalités des aides départementales Des conditions spécifiques, par nature d opération, peuvent venir ajouter aux critères généraux d attribution du présent règlement des règles figurant dans les schémas ou règlements thématiques propres aux politiques du Conseil Départemental. Ces conditions spécifiques par politique s appliquent de plein droit aux opérations. La prise en compte de ces critères constitue un préalable à toute demande de subvention auprès du Département. 5 - Modalités de gestion des aides départementales 5.1 Dépôt de la demande Les demandes de subventions doivent être adressées avant tout commencement d exécution de l opération faisant l objet de la demande. Tout projet commencé ne sera pas pris en considération par le Département. Des dérogations prenant en compte les situations particulières pourront être accordées par le Président du Conseil Départemental. Les demandes de subventions doivent être adressées, en deux exemplaires, accompagnées du formulaire unique de demande de subvention d investissement et d un dossier complet à : Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Vienne Hôtel du Département CS POITIERS Cedex Pour tout renseignement complémentaire : la Direction de l Appui aux Territoires et aux Communes, chargée de l élaboration et du suivi du Programme d Aide au Développement des Communes ( et ), les Services du Département dont les coordonnées téléphoniques sont indiquées dans les fiches ci-après, la boîte aux lettres électronique : courriel : xxxx@departement86.fr. Le formulaire de demande de subvention est disponible à partir du site Internet départemental dans la rubrique du guide des aides et de celle des formulaires. 5-2 Composition des dossiers Il s'agit d'un dossier type qu'il convient "d'adapter" selon la politique publique et l aide sollicitée. Pour les pièces particulières, se reporter à la fiche correspondante dans le guide des aides départementales

4 Pour les dossiers se rapportant à des constructions ou des travaux dans les bâtiments existants : formulaire de demande de subvention d investissement, délibération du Conseil Municipal, du Conseil Communautaire ou d autres partenaires, assurant la maîtrise d ouvrage de l opération. Elle devra stipuler : - l engagement de l opération en autorisation de programme rattaché à l exercice budgétaire de la collectivité ou du partenaire, - la sollicitation auprès du Département d une subvention. notice explicative, plan de situation, plan des travaux [pièces de l Avant- Projet Définitif (APD)], devis descriptif et estimatif figurant dans l APD, plan de financement, calendrier de réalisation des travaux. Pour les dossiers se rapportant à des acquisitions de matériel (Volet 3 uniquement) : formulaire de demande de subvention d investissement, délibération du Conseil Municipal assurant la maîtrise d ouvrage de l opération. Elle devra stipuler : - l engagement de l opération en autorisation de programme rattaché à l exercice budgétaire de la collectivité, - la sollicitation auprès du Département d une subvention, notice explicative, devis détaillé, plan de financement. 5.3 Instruction des demandes de subvention Les demandes font l objet d une instruction administrative et technique par les services du Département. Le Maire, le Président de la Communauté de Communes ou d Agglomération, ou le représentant du maître d ouvrage est tenu informé par le Président du Conseil Départemental, dans les meilleurs délais, de la prise en compte de son dossier par le Département. 5-4 Eligibilité du dossier Les opérations pour lesquelles une aide départementale est sollicitée devront être prêtes, techniquement et financièrement, à démarrer au niveau de l avantprojet définitif

5 5.5 Attribution des subventions Les dossiers présentés par les Communes, Communautés de Communes et d Agglomération ou autres partenaires, une fois instruits administrativement, sont présentés pour décision par le Président du Conseil Départemental à la Commission Permanente ou à l Assemblée Départementale. Les Maires, les Présidents de Communautés de Communes et d Agglomération et autres maître d ouvrage, sont informés par lettre du Président du Conseil Départemental de la décision arrêtée dans les jours qui suivent. Les aides accordées font par la suite l objet d un arrêté d attribution ou d une convention adoptée par le Conseil Départemental ou la Commission Permanente, fixant le cadre et les modalités de l intervention financière du Département. Ces conventions peuvent être signées à la demande du Président du Conseil Départemental, du Maire, du Président de la Communauté de Communes ou du Président de la Communauté d Agglomération, dans le cadre d une manifestation organisée en présence de la presse. 5-6 Versement des subventions Le règlement des subventions est effectué selon la nature de l aide et les modalités précisées dans les arrêtés d attribution ou les conventions au vu des pièces suivantes : Pour les opérations bénéficiant d une subvention inférieure à : Le paiement de la subvention accordée sera effectué en une seule fois, au vu :. du certificat de paiement,. du décompte général et définitif des travaux ou fournitures réalisés attestant de leur conformité avec le projet subventionné,. des factures correspondantes visées par le Président de la structure et/ ou d un état visé du comptable public. Pour les opérations bénéficiant d une subvention comprise entre et : Le paiement de la subvention accordée pourra être effectué en 3 acomptes maximum de la manière suivante : un premier acompte de 50% de la subvention au vu : du certificat de paiement, du décompte des travaux ou fournitures effectués attestant leur conformité avec le projet subventionné, des factures correspondantes visées par le Président de la structure et/ou d un état visé par le comptable public, un deuxième acompte de 30% de la subvention au vu : - 5 -

6 du certificat de paiement, du décompte des travaux ou fournitures effectués attestant leur conformité avec le projet subventionné, des factures correspondantes visées par le Président de la structure et/ou d un état visé par le comptable public, le solde, soit 20% au vu : du certificat de paiement, du décompte général et définitif des travaux ou fournitures réalisés attestant de leur conformité avec le projet subventionné, visé par le comptable public, des factures correspondantes visées par le Président de la structure et/ ou d un état visé par le comptable public, de l attestation de vérification de l accessibilité aux personnes handicapées pour la construction ou la création d établissement recevant du public, soumis à permis de construire. Pour les opérations bénéficiant d une subvention supérieure à : Le paiement de la subvention pourra s effectuer par acomptes proportionnels au montant des travaux réalisés (5 acomptes maximum) au vu des pièces suivantes :. un certificat de paiement,. le décompte des travaux ou fournitures effectués attestant leur conformité avec le projet subventionné,. des factures correspondantes visées par le Président de la structure et/ ou d un état visé du comptable public,. pour le solde : l attestation de vérification de l accessibilité aux personnes handicapées pour la construction ou la création d établissements recevant du public, soumis à permis de construire. Le paiement de la subvention pourra également intervenir en une seule fois à la fin de l opération au vu :. du certificat de paiement,. du décompte général et définitif des travaux ou fournitures réalisés attestant de leur conformité avec le projet subventionné visé par la comptable public,. des factures correspondantes visées par le Président de la structure et /ou d un état visé par le comptable public,. de l attestation de vérification de l accessibilité aux personnes handicapées pour la construction ou la création d établissements recevant du public, soumis à permis de construire. Pour l équipement, les acquisitions foncières ou d immobilier et les études : Le paiement sera effectué en une seule fois au vu du certificat de paiement et des pièces suivantes : pour l équipement : du décompte général et définitif des équipements réalisés attestant de leur conformité avec le projet subventionné, visé par le comptable - 6 -

7 public et des factures correspondantes, pour les acquisitions foncières ou d immobilier : d une copie des actes notariés et des factures d honoraires, pour les études :. de l étude subventionnée,. des factures correspondantes. Pour le volet 3 uniquement : une avance de 30% du montant prévisionnel de la subvention peut être versée sur simple demande du maître d ouvrage, accompagnée de la déclaration de commencement de travaux, des acomptes sont versés au vu des états récapitulatifs des mandats émis visés par le receveur municipal, dans la limite de 80% de la subvention, le versement du solde intervient après transmission du certificat de fin de réalisation des travaux signé du maire attestant de la conformité des caractéristiques de l opération par rapport à l arrêté attributif et mentionnant le coût final de l opération ainsi que ses modalités définitives de financement. Le montant de la subvention sera révisé à la baisse lorsque le coût définitif de l opération sera inférieur au coût du projet subventionné par le Département de la Vienne. 5-7 Reversement des subventions Dans le cas où une opération ne serait pas réalisée dans des conditions conformes au projet subventionné ou en cas de non-respect des obligations prévues par le ou les maîtres d ouvrage, le Département pourra demander le reversement de tout ou partie des subventions accordées aux collectivités territoriales si celles-ci ont fait l objet du versement d un acompte ou de la totalité du montant des aides accordées. Il en va de même dans le cas où les dispositions prévues à l article 3 «Information Communication» du présent règlement n auraient pas été respectées par le maître d ouvrage. 6- Dispositions particulières 6-1 Pour le Volet 2 Mise en oeuvre du contrat : La Conférence de Territoire Elle rassemble le Président du Conseil Départemental, les Vice-Présidents ou Conseillers Départementaux qu il désigne ainsi que les Conseillers Départementaux du ou des cantons concernés et les exécutifs des Communautés de Communes et des Communes incluses dans son périmètre. Ils peuvent être accompagnés de leurs services compétents

8 Elle se réunira à l initiative du Président du Conseil Départemental une fois au cours du premier semestre de l année considérée et autant que de besoin dans le cadre de l élaboration du contrat et de ses avenants, préalablement à la saisine des organes délibérants des collectivités concernées. La Conférence de Territoire aura pour rôle de faire converger les projets du territoire avec ceux du Département, afin qu ils soient pris en compte dans le cadre du Volet 2. Cette instance fixera des priorités d inscription et proposera des clefs de financement aux collectivités concernées. Construction et adaptation des Contrats Éligibilité Pour être éligibles, les projets doivent répondre aux critères du Volet 2. Leur acceptation de principe est formalisée dans le contrat. Les projets ou actions sont, à ce titre, répertoriés dans un tableau récapitulatif et s inscrivent dans l enveloppe globale arrêtée par le Département. L inscription d un projet au contrat est proposée, par les maîtres d ouvrage, au Conseil Départemental lors de la construction du contrat ou d une modification. La présentation des projets et les délais Sur la base des projets retenus à la suite de la Conférence de Territoire et de la signature du contrat, les maîtres d ouvrage établiront leurs dossiers de demande de subvention suivant un cadre défini. Ne pourront être proposés à l instruction du Département que les dossiers complets de demande de subvention. Les maîtres d ouvrage peuvent présenter leurs dossiers pour instruction auprès du Département de façon anticipée ; néanmoins la réalisation de ces projets doit respecter l échéancier du contrat. À la date de la réception du dossier complet par le Département, un accusé de réception sera délivré sous 1 mois. Les demandes de subventions au titre du volet 2 doivent être reçues au Département au plus tard le 31 octobre de l année n, délai de rigueur, pour le programme de l année n+1. Adaptation du contrat et ajustement des subventions Substitution de projet Le maître d ouvrage peut proposer la substitution d un projet prévu par un autre. L enveloppe budgétaire ne pourra être supérieure à celle fixée initialement pour le projet auquel il se propose de le substituer. Report de projet Le maître d ouvrage peut proposer au Conseil départemental le report d un projet ou d une action. Ce report fera l objet d une modification lors de la programmation annuelle concernée, après accord des deux parties à la suite des rencontres du territoire et d une validation conjointe par les assemblées délibérantes

9 Dans les cas susvisés de modification, annulation ou report de subvention, les nouveaux projets seront obligatoirement validés par délibérations concordantes des assemblées délibérantes concernées. Toute modification ou report s effectue à enveloppe financière du contrat constante. Les avenants annuels Dans le cadre de l exécution du contrat, les avenants annuels permettront les ajustements techniques et financiers du contrat. La négociation de ces avenants se fera en lien avec les besoins des territoires au cours de la Conférence de Territoire prévue chaque année. Ces avenants auront pour objet : - la prise en compte de modifications, de report ou d annulation de projet, - la prise en compte de nouveaux projets, - le cadrage de l enveloppe financière pluriannuelle du contrat. Taux de subvention Le taux de la subvention départementale est fixé à 25 % du montant des opérations inscrites dans le contrat. Ce taux pourra varier à l intérieur du contrat en fonction des projets présentés. Des exceptions peuvent en effet être envisagées à la demande du maître d ouvrage ou du Président du Conseil Départemental, en fonction des projets et des spécificités du territoire. Elles sont définies par accord entre le Président du Conseil Départemental et l exécutif de la Collectivité concernée. Détermination de la participation financière maximum par opération Elle est liée à la nature du projet et à son impact sur l aménagement du territoire. Elle résulte de la concertation avec le territoire. Elle est proposée à l occasion de la Conférence de Territoire et sera validée par le Conseil Départemental lors de l adoption du contrat. Ajustement de la subvention Le montant de la subvention ne pourra pas faire l objet d une révision à la hausse en cas de dépassement du coût du projet par le maître d ouvrage par rapport au montant indiqué dans le contrat. Le montant de la subvention sera diminué si les dépenses réelles sont inférieures au montant initialement prévu dans le contrat, en appliquant le taux figurant dans le contrat au montant des dépenses réelles. Contenu des critères Une annexe précise pour chaque politique les attentes et les recommandations du Département pour les projets présentés conformément à la conditionnalité des aides départementales

10 Délai de validité des subventions A compter de la décision d attribution, le délai de validité de la subvention est d un an pour le commencement des travaux et de deux ans pour la réalisation des travaux. Au-delà de cette durée, la subvention sera annulée, après contact préalable entre le Département et le maître d ouvrage, sauf accord express contraire. Une prorogation du délai de validité pourra être accordée par le Conseil Départemental ou sa Commission Permanente si des circonstances indépendantes de la volonté du maître d ouvrage le justifient. En raison de la clôture de l'exercice budgétaire, les demandes de paiement déposées après le 15 décembre de l'année en cours ne pourront être honorées qu'au cours du 1er trimestre de l'année suivante. 6-2 Pour le Volet 3 Modalités d attribution Les modalités d'attribution sont fixées de la manière suivante : Pour les communes de moins de habitants : Le dossier de demande de subvention par les Communes doit comprendre les coordonnées du maître d'ouvrage, le descriptif du projet et le plan de financement de l opération avec le détail de l ensemble des aides publiques sollicitées par ailleurs. Les demandes devront être transmises au plus tard le 15 janvier de l année N. La Dotation de Solidarité Communale (DSC) pourra être mobilisée par la Commune au bénéfice d un ou plusieurs projets d investissement dont la réalisation devra être effective au cours de l année budgétaire, soit en financement unique, soit en complément de cofinancements publics dans la limite de la règle habituelle de cumul des aides publiques, imposant un autofinancement de 20 %. En cas de projets multiples, la Commune devra s engager à les présenter au Département dans le cadre de 3 dossiers maximum par an. Un même dossier pourra comporter plusieurs projets à financer. La subvention départementale pour un même dossier ne pourra être inférieure à Une dotation dont le montant n aurait pas été entièrement individualisé au cours de l année budgétaire d attribution ne pourra pas être reportée dans le cadre budgétaire de l année suivante

11 Modalités de versement Une avance de 30% (avec un minimum de ) du montant prévisionnel de la subvention peut être versée sur simple demande du maître d ouvrage, accompagnée de la déclaration de commencement de travaux. Le versement de la Dotation Rurale de Communale est conditionné à la fourniture de factures payées et justifiées par le comptable public, transmises au plus tard au Département le 25 novembre de l année N. Il n y a pas de report de crédit sur l année N+1. Le versement de la subvention par le Département devra intervenir au plus tard le 15 décembre de l année N. Pour 2016, les dossiers en instance seront individualisés au titre de la DSC jusqu à épuisement de cette dernière, sauf indication contraire de la Commune. Pour les Communes de plus de habitants, la dotation calculée sera intégrée au Volet 2 et soumise aux conditions d attribution de ce volet