Le glossaire des approvisionnements

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1 Le glossaire des approvisionnements 1. CREATION D UN APPROVISIONNEMENT : Case à cocher «D après modèle» : si la case est cochée, le choix d un modèle se fait depuis une liste contenant, par modèle, la raison sociale du fournisseur et le numéro d approvisionnement. Un approvisionnement peut être défini comme modèle ou non tant qu il est accessible en saisie (avant sa validation qui fait suite au document). Après validation, un approvisionnement modèle reste modèle jusqu à la fin de l exercice. Le choix d un modèle permet le pré - affichage de toutes les rubriques de l approvisionnement, y compris des lignes d articles et des rubriques de marchés (Utile lorsqu une commande similaire est régulièrement renouvelée) Série : Un approvisionnement doit toujours être associé à une série. Les approvisionnements sont numérotés par série. Avec bon original : Si vous cochez cette option, un bon de commande destiné au fournisseur concerné sera imprimé. Sinon, seule la fiche d'approvisionnement sera imprimée. Dans ce cas, il ne sera pas possible de générer un bon de commande dans GFC. Anticipé : Cette rubrique n'est active qu'après le 15 décembre et permet d'indiquer que l approvisionnement est anticipé, c'est-à-dire qu il se rattachera au budget de l exercice suivant. Après le 31 décembre, les rubriques Avec bon original et Anticipé sont automatiquement sélectionnées et ne peuvent pas être modifiées. Pour pouvoir saisir un approvisionnement anticipé, la rubrique «Avec bon original» doit être cochée et les approvisionnements anticipés ne doivent pas déjà avoir déjà été transférés vers l'exercice suivant. Pour un approvisionnement anticipé, les rubriques «Sans imputation» et «Opération particulière» sont inactives. 1/5

2 La saisie des approvisionnements anticipés n affecte pas l EPCP de l exercice en cours mais celui de l exercice suivant. Les affectations de marchés sont tout de même saisies. Attention : la récupération sur l exercice suivant des approvisionnements anticipés, est considérée comme ayant mouvementé les imputations concernées. Il ne serait plus possible d activer la répartition par codes de gestion sur ces imputations ensuite! Sans imputation : Cette option ne peut être sélectionnée que si la série a été définie sans engagement. Si vous cochez cette option, l'imputation comptable ne doit pas exister et vous devez obligatoirement choisir une opération particulière. Imputation : L'imputation peut être effectuée par saisie ou sélection dans les listes déroulantes ou à partir du tableau des imputations. La zone Disponible affiche le crédit disponible au budget pour chaque élément de l'imputation (chapitre, compte et code de gestion). On ne peut saisir qu'une imputation par approvisionnement. Service destinataire : Un approvisionnement doit obligatoirement comporter un service destinataire. S'il n'est pas déjà référencé, pour le créer, vous devez saisir son libellé, passer à la rubrique suivante puis valider sa création. Point de livraison : La sélection d'un point de livraison est obligatoire lorsque la commande n'est pas emportée (option Commande emportée non cochée) et lorsqu'un bon de commande est prévu pour l'approvisionnement (rubrique Avec bon original cochée). Opération particulière : La sélection d'une opération particulière est obligatoire si la série ne génère pas d'engagement et que l'option «Sans imputation» a été cochée. Le libellé de l'opération particulière apparaîtra sur la fiche d'approvisionnement. Une opération particulière correspond à une possibilité de gestion des bons de commande (Approvisionnement) hors imputation budgétaire mais au titre d un projet précis (exemple : restructuration du self, aménagement salle informatique etc ) Message temporel : La sélection d'un message temporel est facultative. S'il n'est pas déjà référencé, pour le créer, vous devez saisir le message, passer à la rubrique suivante puis valider sa création. Bon non chiffré : Si vous cochez cette option, le prix unitaire des articles sera remplacé par le libellé "Votre Tarif" et les montant HT et TTC de la commande n'apparaîtront pas sur le bon de commande. Les prix unitaires et les montants figureront, en revanche, sur les fiches d'approvisionnement destinées à l'établissement (Duplicata interne). Commande emportée : Lorsque cette option est cochée, aucune indication de livraison ne figure sur le bon de commande destiné au fournisseur (la rubrique Point de livraison devient inactive). Commande payée : Lorsque cette option est cochée, la mention "Prière de fournir une facture acquittée" est ajoutée sur le bon de commande. Commande publique : Si l établissement suit la Commande publique (EPCP), les deux informations suivantes sont actives : 2/5

3 Marché : Case à cocher qui permet d indiquer si la dépense est un marché. Détail : Bouton actif si la case Marché est cochée, qui permet l accès à la fenêtre de saisie des affectations de marché. 2. AUTRES NOTIONS A CONNAITRE : - Disponibilité des crédits : Lors de la validation, un contrôle vérifie que le montant de l'approvisionnement ne dépasse pas les crédits disponibles du chapitre ainsi que les crédits disponibles de la ligne budgétaire. Si c'est le cas, un message signale le dépassement. Dans cette situation, si vous êtes autorisé à dépasser les crédits (Vous disposez du droit aux opérations particulières coché, attribué à un profil spécifique dans ADMINISTRATION GFC), le message est uniquement informatif et vous pouvez confirmer l'approvisionnement. Le profil «Commande» permet de saisir des approvisionnements mais n autorise pas le dépassement de crédits. Dans le cas contraire, vous devez alors modifier le montant de l'approvisionnement ou abandonner sa saisie. Ce contrôle ne s'effectue pas pour les approvisionnements anticipés. Lorsque l'approvisionnement est associé à une série avec engagement, l'approvisionnement doit obligatoirement être chiffré, mais lorsque l'approvisionnement est associé à une série sans engagement, l'approvisionnement peut contenir des articles sans prix ni quantité. Ils correspondent alors à des commentaires qui seront imprimés sur les documents. 3/5

4 - RIB Fournisseur : Lorsque les coordonnées bancaires du fournisseur n'ont pas été renseignées, le message suivant sera imprimé sur le bon de commande "Veuillez joindre à votre facture établie en x exemplaires un relevé d'identité postal ou bancaire". Le RIB fournisseur doit être obligatoirement être renseigné au niveau de la phase de liquidation de la commande. - La modification d'un approvisionnement : ll n est pas possible de modifier directement la série, le fournisseur et l'imputation. Dans cette situation, vous devez supprimer l'approvisionnement et le recréer. - Marché public : Dans le cadre du suivi de l EPCP : Si la dépense est imputée sur un compte de racine 63 à 68, la case Marché est non cochée et ne peut pas être modifiée. La case Marché est proposée uniquement pour les approvisionnements susceptibles de générer un engagement, pour les séries avec engagement. Rappel : l option Suivi de la commande publique doit avoir été préalablement cochée dans l onglet Autres des Paramètres de l établissement. Les engagements générés par validation d un approvisionnement ont les mêmes affectations de marché que l approvisionnement dont ils sont issus. Dès lors que la case Marché est cochée, le bouton Détail est actif et permet de saisir des affectations à une ou plusieurs nomenclatures de marché. Il est aussi possible d obtenir une liste contenant les informations sur les affectations de marchés des approvisionnements. La saisie des approvisionnements anticipés n affecte pas l EPCP de l exercice en cours mais celui de l exercice suivant. Les affectations de marchés sont tout de même saisies. 3. PRECISIONS SUR LA RUBRIQUE SERIES : Libellé : Le libellé de la série permettra de l'identifier plus facilement. Avec engagement : Si vous cochez cette option, les approvisionnements qui seront saisis pour la série généreront automatiquement un engagement. 4/5

5 Dans ce cas, au moins un chapitre doit être autorisé. Il est toujours possible de supprimer un engagement issu des approvisionnements Si vous laissez cette case décochée, les approvisionnements saisis pour la série ne seront pas suivis d'engagement. Dans ce cas, si l'approvisionnement est saisi sans imputation, une opération particulière devra obligatoirement être sélectionnée. Si des approvisionnements avec engagement ont été saisis, vous devez les avoir validés afin que les engagements correspondants soient automatiquement générés. Les engagements issus des approvisionnements sont signalés dans la colonne Origine (libellé "Appro."). Vous pouvez modifier le fournisseur, le montant, la référence et la ventilation en codes de gestion de ces engagements ou les supprimer. Ces opérations n'auront aucun impact sur le bon de commande original. Le numéro d'un engagement issu des approvisionnements est composé du code de la série suivi du numéro séquentiel de l'approvisionnement dans la série. Par exemple, l'approvisionnement n MA-2 générera l'engagement n MA-2. Les engagements générés par validation d un approvisionnement ont les mêmes affectations de marché que l approvisionnement dont ils sont issus. L affectation aux nomenclatures de marché d un engagement généré par approvisionnement est modifiable sans conséquence sur l approvisionnement. Nb ex. internes : Cette rubrique permet de définir, pour la série, le nombre d'exemplaires des fiches d'approvisionnement (Duplicata interne). Ces fiches d'approvisionnement sont indépendantes du bon de commande dont le choix de l'impression s'effectue lors de la saisie de l'approvisionnement. Date de livraison : Si cette option est cochée, la date de validité (de la commande) ne figurera pas sur le bon de commande et sur la fiche d'approvisionnement. Signataire : Une série doit comporter au moins un signataire et au plus deux. Le nom et le grade (ou fonction) de chaque signataire de la série seront imprimés sur le bon de commande. Si le signataire n'est pas déjà référencé, pour le créer, vous devez saisir son nom, passer à la rubrique suivante, valider sa création, saisir son grade puis cliquer sur OK. Chapitres autorisés : Cette zone permet de sélectionner les chapitres qui seront autorisés pour l'imputation des approvisionnements de la série. Si la série est avec engagement, au moins un chapitre doit être sélectionné. Si aucun chapitre n'est autorisé, la série ne permettra de gérer que les opérations particulières. Les approvisionnements seront numérotés séquentiellement par série. Lors du basculement, les séries de l'exercice antérieur sont récupérées dans l'exercice en cours mais, étant donné que les séries sont associées aux chapitres du budget et que le budget n'est pas disponible au moment du basculement. Vous devrez, après le basculement annuel, sélectionner, pour chaque série, le ou les chapitres qui seront à nouveau autorisés. Pour en savoir plus : Consulter le manuel utilisateur et l'aide en ligne à la rubrique AIDES du module de comptabilité budgétaire GFC. 5/5