Numérisation fidèle et destruction des originaux : quelle stratégie mettre en œuvre pour optimiser votre gestion documentaire?

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1 Numérisation fidèle et destruction des originaux : quelle stratégie mettre en œuvre pour optimiser votre gestion documentaire? Mercredi 29 mars 11h30 à 12h15

2 Sommaire Présentation Locarchives en 3 min Copie fiable ou fidèle? droit et norme La ruée vers la destruction des originaux? Comment déployer un dispositif de numérisation fiable? Comment Locarchives vous accompagne? 2

3 Création de Locarchives NFZ Archivage électronique et numérisation ACTEUR DE LA TRANSFORMATION DIGITALE 1er prestataire certifié, labellisé et agréé Tiers de confiance numérique & physique Pionnier sur le marché du numérique Développement de la numérisation et de l archivage électronique 3

4 Une chaine intégrée de prestations de services Des équipes expertes pour des prestations sur-mesure Des plateformes numériques innovantes et intégrées Des infrastructures et des moyens mutualisés 4

5 en chiffres 5

6 Copie fiable ou fidèle? droit et norme 6

7 DROIT NORME 1 er fév 2016 Nouvel article 1379 du code civil «la copie fiable a la même force probante que l original» NF Z sur l archivage électronique 5 déc 2016 Décret relatif à la fiabilité des copies «conditions à respecter pour une copie numérique fiable» NF Z sur la numérisation fidèle COPIE FIABLE = Numérisation fidèle + Intégrité

8 DÉCRET ET RÉPONSE DES NORMES (NF Z et NF Z42-013) Informations relatives à la copie Traçabilité, qualification du procédé Intégrité de la copie Empreinte ou horodatage (qualifié) Conservation copies et empreintes Système d archivage électronique Sécurité du procédé Démarche SSI Mesures de contrôle et Documentation Convention de numérisation 8

9 La ruée vers la destruction des originaux? 9

10 Oui, les documents peuvent être détruits Sous condition

11 Originaux à faible enjeu (1/5) Exemples : Contrats à faible montant Pièces justificatives (copie de copie) Recommandations Locarchives Délai conservation PAPIER Délai conservation NUMÉRIQUE Conservation papier durant le process numérisation 11

12 Originaux à moyen enjeu (2/5) Exemples : Contrats courant Recommandations Locarchives Délai conservation PAPIER Délai conservation NUMÉRIQUE Préparation destruction dans 2-3 ans 12

13 Originaux à fort enjeu (3/5) Exemples : Contrats à montant très élevé PRA (Plan de Reprise d'activité) Recommandations Locarchives Délai conservation PAPIER Délai conservation NUMÉRIQUE Diversification du risque 13

14 Long term preservation (4/5) Exemples : Dossier de conformité industrie sensible Dossier lié à la durée de vie humaine Recommandations Locarchives Délai conservation PAPIER Délai conservation NUMÉRIQUE Dissocier le besoin de disponibilité et d intégrité 14

15 Numérisation au guichet (5/5) Exemple : A la banque, scan pièce identité Recommandations Locarchives Délai conservation PAPIER Délai conservation NUMÉRIQUE Restitution de l original 15

16 1 D une analyse des enjeux réels et des risques Oui, les documents peuvent être détruits 2 D un dispositif de numérisation fiable Intégrant la préservation de l intégrité après numérisation Sous condition

17 Comment déployer un dispositif de numérisation fiable? 17

18 1 Définir le contexte de numérisation (1/3) Numérisation CENTRALISEE Atelier de numérisation Equipe dédiée Massification de flux Numérisation DECENTRALISEE Station de capture «au guichet» Utilisation de ressources existantes Contrôle «déportable» 18

19 1 Définir le contexte de numérisation (2/3) Numérisation de STOCK Document inventoriés Non conçus pour la numérisation Niveaux de services faibles Numérisation de FLUX Documents non inventoriés Pouvant être préparé pour la numérisation Niveaux de services élevés 19

20 STOCK FLUX 1 Définir le contexte de numérisation (3/3) CENTRALISE DECENTRALISE Exemple Exemple Numérisation courrier entrant Service courrier Numérisation au guichet Exemple Exemple Projet de numérisation d une collection d archives papier Dématérialisation à la demande Service Archives 20

21 2- Etablir les conditions techniques de la fidélité Qualification de la chaine de numérisation Convention de numérisation Qualification des documents à numériser Capacité de l outil et des procédés utilisés Basée sur une sélection de cas défavorables Fait l objet d un rapport et de requalification à chaque changement Etabli entre un opérateur de numérisation et un donneur d ordres Formalise les caractéristiques de la prestation Permet une expertise en cas de contestation de la fidélité Aptitude du flux à être numérisé Sélection du profil de numérisation adapté Basé sur un échantillon représentatif et réel Fait l objet d un PV 21

22 3- Assurer la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation Elimination Retour Traitement des documents d origine Archivage Empreinte + Temps Numérisation Réception Préparation Numérisation Ou Cachet Traitements post numérisation Contrôle Production des livrables numériques Echange vers système de destination SYSTÈME DE TRACABILITE Attestation de numérisation Production des livrables numériques

23 SYSTÈME DE TRACABILITE CHAINE DE NUMERISATION PROCESSUS DE VERSEMENT 5 Pérenniser les copies numériques et les pistes d audit du processus de numérisation (exemple) Documents Métadonnées descriptives Métadonnées techniques SIP (lot de documents et fichier de métadonnées) ID AIP Conservation des copies numériques AIP (Documents) Conservation des métadonnées ID SIP SAE ID Attestations AIP (Documents) ID CdN + version Hash AIP (Documents) Flux des pistes d audit SIP (Attestations) Attestation de numérisation Journaux & attestations liées au cycle Convention de numérisation de vie Conservation des éléments de preuve 23

24 5- Simplifiez-vous la vie avec les certifications Numérisation fidèle Conservation intégrité + Référentiel de certification sur la numérisation Aujourd hui : NFZ avec option numérisation Demain : NFZ (homologuée en mai 2017) Référentiel de certification sur le SAE Aujourd hui et demain : NFZ

25 Comment Locarchives vous accompagne? 25

26 Numérisation sur SITE CLIENT Numérisation sur SITE LOCARCHIVES 1- Locarchives dispose de toutes les prestations de numérisation NUMÉRISER UN STOCK DE DOCUMENTS DÉMATÉRIALISER DES FLUX MÉTIERS EXPERTISE EXPERTISE Chaîne de numérisation avec outils de reconnaissance et traitement sur-mesure Réception et traitement en continu et versement documents dans l appli métier du client NUMÉRISER DES DOCUMENTS EXPERTISE DÉMATÉRIALISER DES DOCUMENTS EN CONTINU «au guichet» EXPERTISE Installation station de numérisation chez le client avec personnel qualifié Equipe dédiée et matériel Locarchives chez le client avec reporting en continu 26

27 Locarchives, tiers de confiance de la copie fiable Dispositif complet de procédés et technologies qualifiés + Portabilité des éléments de preuve + Locarchives, SEUL CERTIFIÉ NF Z archivage électronique avec option numérisation Chaîne de numérisation qualifiée Convention de numérisation qualifiée Attestation de fidélité = 27

28 PRÉSENT SUR TOUTE LA CHAÎNE DOCUMENTAIRE

29 CONSEILLER PILOTER TRAITER ARCHIVER COLLECTER ECHANGER GERER CONTROLER

30 CONSEILLER PILOTER TRAITER EXPERTS DOCUMENTAIRES CHEF DE PROJET DÉLÉGATION PERSONNEL ETUDE & OPPORTUNITÉS CONDUITE DU CHANGEMENT TRAITEMENT SUR-MESURE (TRI ) ARCHIVER COLLECTER ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE ARCHIVAGE PHYSIQUE MULTICANAL : EDI, , ERP NUMÉRISATION ECHANGER GERER CONTROLER PLATEFORME D ÉCHANGES SÉCURISÉE SOLUTION INTÉGRÉE (GED) EXTRACTION DES DONNÉES CONNECTEURS SI WORKFLOW DE VALIDATION COMPLÉTUDE DES DOSSIERS

31 Merci pour votre attention RDV sur le stand B20! 31