EXPERT OPINION Q&A. Harmonisation des RH et de la paie : la pierre angulaire de l agilité en affaires HR.PAYROLL.BENEFITS.

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1 EXPERT OPINION Q&A Harmonisation des RH et de la paie : la pierre angulaire de l agilité en affaires HR.PAYROLL.BENEFITS.

2 2 Harmonisation des RH et de la Paie : la pierre de voûte de l agilité en affaires Harmonisation des RH et de la paie : la pierre angulaire de l agilité en affaires MICHAEL VAN DEN BRAND MANAGING DIRECTOR, ADP STREAMLINE L expansion internationale est une période fascinante pour les multinationales, mais la gestion des défis qu une telle expansion peut soulever au niveau des RH peut être un facteur déterminant du succès ou de l échec de l organisation. De nombreuses organisations se retrouvent dans une situation dans laquelle un manque d harmonisation et d intégration des RH et de la paie pose un problème fondamental qui affecte les opérations quotidiennes de la société. Quels sont les défis les plus courants et pourquoi l harmonisation des RH et de la paie est-elle si importante pour les organisations internationales?

3 Harmonisation des RH et de la paie : la pierre angulaire de l agilité en affaires 3 LES ORGANISATIONS MULTINATIONALES TRAVAILLENT DANS UN ENVIRONNEMENT COMPLEXE OÙ LES DÉPARTEMENTS PEUVENT SOUVENT ÊTRE DÉCONNECTÉS LES UNS DES AUTRES. POURQUOI EST-IL IMPORTANT QUE LES RH ET LA PAIE TRAVAILLENT ENSEMBLE? Les rôles des professionnels des RH et de la paie ont évolué au cours des dix dernières années, et tous les deux ont établi leur position au titre d élément indispensable à l entreprise. Mais finalement, les RH et la paie partagent le même objectif : donner leur soutien aux gens qui travaillent au sein de l organisation. On peut dire que les RH sont la charpente de la société, alors que la paie est le moyen de récompenser son atout le plus important. Pour aider leurs employés, les RH doivent essayer d encourager une plus grande intégration de ces deux fonctions. Une opération RH et paie harmonisée est la pierre angulaire de la gestion du capital humain, qui permet à l organisation de devenir davantage productive et d atteindre ses objectifs d affaires stratégiques. En harmonisant, en automatisant et en externalisant les tâches transactionnelles et administratives, les RH et la paie peuvent devenir des activités plus stratégiques et se concentrer davantage sur les initiatives valorisantes, comme l engagement des employés.

4 4 Harmonisation des RH et de la paie : la pierre angulaire de l agilité en affaires COMMENT LES ORGANISATIONS PEUVENT-ELLES MIEUX COMPRENDRE LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES DU PERSONNEL? Lors de la prise de décisions stratégiques, les organisations doivent tenir compte du coût global de propriété et de la façon dont il se rapporte au personnel. Il est important de combiner les dépenses réelles sur les employés et la gestion de ces employés, car une focalisation exclusive sur le coût des salaires et des bénéfices peut être trompeuse et entraîner de mauvaises décisions d affaires. Les sociétés qui ont mis en place une stratégie de capital humain adéquate peuvent réduire leur coût global de propriété jusqu à 26 % 1, tout en profitant des avantages que procurent un meilleur taux de rétention, un meilleur engagement des employés et des systèmes et processus RH plus efficaces. Le retour sur investissement est une question importante pour les RH et la paie, et les stratégies HCM (gestion du capital humain) doivent veiller à ce qu il soit maximisé en optimisant l agilité des deux fonctions. La rationalisation de la paie est souvent le moyen le plus efficace d enregistrer des efficacités de coût au sein de la sphère des RH 2. Lorsque cette fonction n est pas structurée correctement, les coûts de la paie combinés à l administration des bénéfices et du personnel pourraient représenter jusqu à 35 % du total des coûts de RH. Par ailleurs, l infrastructure technologique requise peut devenir particulièrement onéreuse lorsqu une société travaille depuis plusieurs sites disséminés à travers le monde. Toutefois, pour tirer les bénéfices de la rationalisation, et de l automatisation, les RH et la paie doivent travailler en harmonie. En travaillant avec un seul fournisseur et en mettant en place un système de HCM (gestion du capital humain), les organisations pourront plus facilement progresser le long de ce parcours et réduire plus encore les coûts technologiques du vendeur.

5 QUELS SONT LES DÉFIS LES PLUS COURANTS QUE LES ENTREPRISES DOIVENT SURMONTER LORS D UNE EXPANSION INTERNATIONALE? L expansion internationale est toujours une grande étape pour une société, et elle peut souvent s accompagner de défis en termes de gestion globale du capital humain. La priorité des RH consiste souvent à trouver et recruter du personnel, ce qui peut détourner l attention de la planification à long terme ou d une réflexion détaillée. Par ailleurs, les organisations sont souvent débordées par les nouvelles réglementations locales en matière d emploi, de fiscalité, de pratiques de paie et la non-conformité à ces politiques pourrait représenter un risque d affaires considérable. Ainsi, la complexité de la paie internationale peut souvent ralentir le rythme d expansion sur de nouveaux marchés lucratifs, et ainsi limiter les possibilités de croissance. Au lieu d essayer de comprendre et de gérer la quantité de changements lors du processus d adaptation à différents marchés, l attention des RH devrait davantage se tourner sur des activités plus valorisantes comme la gestion du capital humain. En travaillant avec un partenaire HCM global qui détient une expertise locale, les sociétés peuvent transférer les responsabilités et les risques à un prestataire de services tiers. Celuici veillera non seulement à la conformité sur tous les marchés, mais rendra le processus d expansion plus simple, plus rapide et plus efficace. Même si plus de deux tiers des leaders de RH souhaitent une unification et une coordination des systèmes de paie et RH à l échelle internationale3, les organisations ont souvent du mal à élargir leurs systèmes locaux et à mettre en place un système de RH et paie global dans le cadre de l expansion internationale. En conséquence, ces systèmes globaux sont souvent déconnectés, redondants ou ne répondent plus aux besoins croissants de l organisation. Les défis et obstacles à une réussite internationale découlent souvent des questions de rationalisation et un manque de système de gestion du capital humain intégré peut rapidement devenir un problème.

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7 Harmonisation des RH et de la paie : la pierre angulaire de l agilité en affaires 7 COMMENT LES RH PEUVENT-ELLES MIEUX UTILISER LEURS DONNÉES? La valeur associée au fait d avoir toutes les données à la disposition des RH, de la direction, des supérieurs et employés ne doit pas être sous-estimée. Les systèmes disparates ne sont que rarement capables de satisfaire les exigences d ensemble des RH et des affaires, et les organisations peuvent se retrouver dans une situation alarmante au sein de laquelle il y a de nombreuses informations locales, mais aucune visibilité globale. Les ressources requises pour gérer des informations complexes augmentent le coût total, tout en ayant un impact sur la capacité de l organisation à prendre des décisions d affaires précises et opportunes. Le fait de travailler avec plusieurs vendeurs et systèmes fragmentés augmente le fardeau administratif et les coûts, en plus d avoir un impact sur la capacité de l organisation à prendre des décisions précises et opportunes. En mettant en place une solution HCM intégrée, les organisations peuvent non seulement surmonter ces défis, mais aussi devenir plus stratégiques en matière de gestion du capital humain et des talents. Les professionnels des RH subissent une pression constante pour démontrer leur valeur à l organisation, et un système rationalisé les aide à avoir des indicateurs de performance clés uniformes à travers l organisation internationale. Toutefois, les bénéfices vont bien au-delà de la fonction RH, car un système unique donne aux organisations une vue globale de leur force de travail et les outils nécessaires pour prendre des décisions en connaissance de cause. COMMENT DES PROCÉDÉS RATIONALISÉS PEUVENT-ILS AIDER LES AFFAIRES À S ADAPTER AUX CHANGEMENTS DANS LE MONDE DES AFFAIRES? L harmonisation des RH et de la paie présente une excellente occasion de rendre les procédés plus efficaces, rentables et rationalisés. Lorsque toutes les opérations du pays sont couvertes par le même système, les mêmes processus et données, il est plus facile pour les équipes de s aligner et de partager les meilleures pratiques. Ceci permet également une plus grande transparence et veille à ce que tout le monde parle le même langage, d où une amélioration du reporting et une plus grande prise de responsabilité. Lors de la sélection d un prestataire de gestion du capital humain, les organisations doivent toujours avoir une longueur d avance. Au fur et à mesure que l organisation s agrandit et que les conditions du marché changent, la solution choisie doit pouvoir répondre aux exigences de la gestion des ressources de capital humain. Même si le but essentiel des systèmes de gestion du capital humain devrait être de venir en soutien aux affaires, des processus rigides peuvent limiter les performances et l agilité de l organisation. Il est donc important que le service qui offre et exploite les modèles puisse fonctionner avec tous les types et toutes les tailles d organisations, à travers différents territoires géographiques. En dépit de ses nombreux avantages, la mise en place d une solution HCM globale peut sembler une tâche énorme et c est une étape que de nombreuses sociétés internationales hésitent à franchir. Dans ces cas, il est souvent plus facile de rassembler toutes les régions sur la plateforme unique, de manière à ce que l équipe ne ressente l impact qu une seule fois. La collaboration avec un partenaire HCM expérimenté garantira une transition lisse, permettant aux RH de se concentrer sur le processus de gestion du changement interne et engendrant un engagement total de la part des salariés. 1 NelsonHall (2014) Targeting Payroll Outsourcing 2 ADP (2013) Payroll at the heart of HR Outsourcing 3 ADP (2015) Harnessing Big Data: The Human Capital Management Journey to Achieving Business Growth

8 Les entreprises du monde entier font confiance à ADP (NASDAQ : ADP) pour les solutions et services basés sur le Cloud afin de gérer leur atout le plus important : leurs collaborateurs. Des ressources humaines à la gestion de la paie en passant par la gestion des talents et des prestations sociales, ADP apporte des connaissances et une expertise inégalées dans la constitution d une masse salariale plus forte. Pionnier en matière de gestion du capital humain (HCM) et d externalisation des processus, ADP est au service de plus de clients dans 100 pays. Le logo ADP et ADP sont des marques déposées d ADP, LLC. Toutes les autres marques et marques de service sont la propriété de leurs propriétaires respectifs ADP, LLC.