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1 G P I Effets scolaires v SUIVI DES SOLDES PAR POSTE BUDGÉTAIRE Document explicatif Février 2006 Copyright 2006, Société GRICS

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3 GÉNÉRALITÉS La nouvelle activité «Suivi des soldes par poste budgétaires» remplace l activité «Imprimer Contrôle du budget», mieux connue sous le nom de ventilation par poste budgétaire. Cette production, très utilisée et grandement appréciée des utilisateurs, nous laissait tout de même entrevoir quelques faiblesses particulièrement dans les remboursements et la gestion des montants couvrant plusieurs années. Nous avons donc redéveloppé entièrement la production afin d éliminer ces faiblesses et nous en avons profité pour lui donner une image complètement renouvelée ainsi qu une utilisation interactive plutôt qu en mode lot. Précisons que l objectif ultime du suivi des soldes par poste budgétaire demeure le même que pour l ancien contrôle du budget : c'est-à-dire, qu il nous informe des montants facturés, encaissés et qui restent à percevoir pour chacun des postes budgétaires ainsi que des projets. Ce tableau devient donc le document privilégié d information pour aider les utilisateurs à balancer et comptabiliser leurs montants dans DOFIN. Dans la version v , qui sera rendue disponible le 10 février 2006, nous livrons une version minimale du suivi des soldes. C est-à-dire que l utilisateur aura tout ce qu il faut pour procéder à la vérification de ses montants pour l année actuelle. Au cours du printemps, nous rendrons disponible une émission qui contiendra toute la gestion des dettes des années antérieures, de l année prévisionnelle, la gestion des dépenses ainsi que l information complète sur les trop-perçus. De plus, une sous-activité contenant le détail du suivi des soldes sera ajoutée. Voyons donc, maintenant, à quoi ressemble cette nouvelle activité.

4 Suivi des soldes par poste budgétaire GPI Effets scolaires v SUIVI DES SOLDES PAR POSTE BUDGÉTAIRE Fichier Ouvrir Finances Suivi des soldes par poste budgétaire Cette activité est interactive. C est-à-dire que l information est immédiatement affichée à l écran plutôt que destinée à un rapport papier. Ce qui nous permet donc de tirer pleinement avantage de l interface de GPI. Bien sûr, si l utilisateur le désire, il est possible d imprimer à partir de l icône d impression de l interface. OPTIONS L activité du «Suivi des soldes par poste budgétaire» contient une fenêtre d options (main de Dieu) qui a toute son importance, car c est à partir de celle-ci que l utilisateur pourra déterminer quelle est l information qu il désire visualiser et sous quelle forme. Alors, commençons donc par celle-ci. Dans un premier temps, il est possible de sélectionner la ventilation désirée : par poste budgétaire seulement, par poste budgétaire/projet ou, finalement, par projet/poste budgétaire. Lorsque la sélection de la ventilation inclut 2 items, l option «Afficher détails» devient disponible. Lorsque celleci est cochée, le système affiche par défaut le second regroupement (poste budgétaire ou projet). Voir les quelques exemples à la page suivante. Type de ventilation désiré De plus, c est aussi à partir de cette fenêtre que l utilisateur précisera s il désire afficher un tableau d information pour tout l exercice financier ou simplement pour un intervalle de dates précis. Page 4 Copyright 2006, Société GRICS

5 GPI Effets scolaires v Suivi des soldes par poste budgétaire Finalement, si l option «Considérer les montants provenant des années suivantes» est cochée, les encaissements des années suivantes sont considérés pour diminuer les soldes de l exercice financier. Sinon, ces encaissements ne sont pas considérés ni affichés. Copyright 2006, Société GRICS Page 5

6 Suivi des soldes par poste budgétaire GPI Effets scolaires v NOUVEAU TABLEAU INTERACTIF Comme mentionné précédemment, l information est maintenant présentée sous forme de tableau interactif. Deux onglets de présentation sont à la disposition de l utilisateur, l onglet Liste et l onglet Détails. L onglet Détails contient des informations plus exhaustives. Nous vous exposons ici deux exemples. Ventilation par poste budgétaire Pour l exercice financier Onglet Liste Voici l explication de chacune des colonnes. Solde au : Montants attendus par poste budgétaire pour l exercice financier Bien entendu, avec l émission du printemps, les montants non payés des années antérieures et des années prévisionnelles seront aussi présents. Total 2005 : Les encaissements les chèques retournés + les crédits les remboursements qui ont été effectués par poste budgétaire pour l exercice financier Solde 2005 : Montants qui restent à recevoir par poste budgétaire pour l exercice financier Il s agit donc des montants attendus (solde au ) les paiements qui ont été effectués (total 2005). Page 6 Copyright 2006, Société GRICS

7 GPI Effets scolaires v Suivi des soldes par poste budgétaire Ventilation par poste budgétaire Pour un intervalle de dates ( au ) Onglet Détails Lorsque des montants ont été facturés ou perçus pour des effets pour lesquels aucun poste budgétaire n a été associé, le système indique ces montants à la ligne intitulée «Absence de poste». Normalement, cette situation ne devrait pas se produire, car le poste budgétaire est absolument nécessaire à la comptabilisation des montants vers le système de gestion financière. Voici l explication de chacune des colonnes. Coût facturé initial : Le coût initial facturé pour les effets scolaires, regroupé par poste budgétaire, pour tout l exercice financier Dans la majorité des cas, ce coût provient de la table des effets scolaires (mis à part pour les effets scolaires de catégorie ajustement dont les coûts proviennent du dossier de l élève directement). Différence de coût : Il s agit du montant facturé en moins ou en plus pour les effets scolaires. Le système inscrit dans cette colonne tous les montants qui sont ajoutés ou retirés du coût de facturation d un effet scolaire par le biais d une annulation d effet, du don d un effet, d un retour d effet en location avec dépôt de sécurité, de l action «Appliquer un remboursement», de l action «Modifier les coûts facturés d un effet» et autres. Ces montants sont inscrits par poste budgétaire pour l exercice financier Coût facturé modifié: Le coût facturé initial différence de coût. Ceci permet de toujours conserver le montant de départ facturé. Mnt provenant <= 2004 : Les paiements effectués dans un exercice financier antérieur à et qui paie des factures de Ce montant cumule les encaissements les chèques retournés + les crédits les remboursements. Copyright 2006, Société GRICS Page 7

8 Suivi des soldes par poste budgétaire GPI Effets scolaires v Mnt provenant >= 2006 : Les paiements effectués dans un exercice financier supérieur à et qui paie des factures de Ce montant cumule les encaissements les chèques retournés + les crédits les remboursements. Veuillez noter que cette colonne est affichée seulement lorsque l option «Considérer les montants provenant des années suivantes» est cochée. Total avant intervalle : Les paiements effectués entre le 1 er juillet de l année de la session de travail et la date de début des encaissements. Il s agit du total des encaissements les chèques retournés + les crédits les remboursements. Ces montants sont distribués par poste budgétaire. Dans l exemple précédent, cette colonne comprendrait les montants du 1 er juillet 2005 au 22 janvier Solde au : Les montants attendus par poste budgétaire pour l exercice financier , en date du 23 janvier Bien entendu, avec l émission du printemps, les montants non payés des années antérieures et des années prévisionnelles seront aussi présents. Coût facturé modifié montants provenant <= 2004 montants provenant >= 2006 total avant intervalle. Encaissements : Les paiements de type «Encaissement» effectués durant l intervalle de date (entre le et le ) et regroupés par poste budgétaire. Les encaissements annulés durant l intervalle avec le motif 1-Erreur de saisie viennent diminuer ces montants. Les chèques postdatés ne sont pas considérés. Chèques retournés : Les paiements par chèque, effectués durant l exercice financier et annulés avec le motif 2- Chèque retourné durant l intervalle de dates (annulés entre le et le ). Ils diminuent chacun des postes budgétaires affectés au moment de l encaissement du chèque. Crédits : Les paiements de type «Crédit» effectués durant l intervalle de dates (entre le et le ) et regroupés par poste budgétaire. Les crédits annulés durant l intervalle viennent diminuer ces montants. Remboursements : Paiements avec le mode «Remboursement» effectués durant l intervalle de dates (entre le et le ). Ces montants diminuent chacun des postes budgétaires affectés au moment de l encaissement. Les remboursements annulés durant l intervalle viennent s additionner. Total pour l intervalle : Les encaissements les chèques retournés + les crédits les remboursements qui ont été effectués par poste budgétaire pour la période du au Solde : Les montants qui restent à recevoir par poste budgétaire pour l exercice financier , en date du 27 janvier Il s agit donc des montants attendus (solde au ) les paiements qui ont été effectués (total pour l intervalle). Page 8 Copyright 2006, Société GRICS

9 GPI Effets scolaires v Suivi des soldes par poste budgétaire Total après intervalle : Les paiements effectués après la date de fin d intervalle ( ). Il s agit du total des encaissements les chèques retournés + les crédits les remboursements. Ces montants sont distribués par poste budgétaire. Total exercice financier : Le solde de l exercice financier pour chaque poste budgétaire. MISE EN ÉVIDENCE DES DONNÉES Afin de faciliter la visualisation des informations au premier coup d œil, nous avons inséré des couleurs de mise en évidence. Si ce document a été imprimé en couleur, vous pouvez très bien les voir dans les exemples précédents. À VENIR Au cours du printemps, nous allons rendre disponible une émission qui viendra, entre autres, compléter cette activité. D abord, les montants associés aux postes budgétaires «comptes à recevoir» des années antérieures et des années suivantes seront ajoutés. Ensuite, trois sous-activités (fractionnements) viendront se greffer au suivi des soldes. La première est la section «Dépenses» du tableau. Les dépenses provenant des crédits accordés ainsi que de l ajustement de caisse des dépôts bancaires seront détaillées dans cette sous-activité. La seconde sous-activité est le détail du suivi des soldes. Celle-ci permettra d afficher toutes les transactions ayant permis de calculer les montants pour un poste budgétaire et/ou un projet donné. Et la troisième sous-activité sera celle des Trop-perçus. Celle-ci permettra de détailler l information concernant les montants encaissés en trop-perçus (suite à des changements de cours, des départs, des montants réellement encaissés en trop, etc.). Finalement, le filtre deviendra disponible pour les utilisateurs. Ainsi, les données du détail du suivi des soldes pourront être filtrées et permettre ainsi une sélection et un affichage plus restreint des données dans le suivi des soldes. Veuillez noter que pour une formation complète sur le «Suivi des soldes par poste budgétaire», ainsi que sur toutes les nouveautés du module Effets scolaires offertes dans la Copyright 2006, Société GRICS Page 9

10 Suivi des soldes par poste budgétaire GPI Effets scolaires v version v de GPI, nous vous invitons à vous inscrire à nos sessions de formation de deux jours intitulées GPI-Effets scolaires Nouveautés. Si vous préférez, vous pouvez aussi organiser une session dans votre région et nous contacter afin que nous puissions l inscrire à notre agenda. Vous retrouverez les dates des formations qui se tiennent dans nos locaux ainsi que le synopsis sur le site formation.grics.qc.ca. Nous recommandons fortement à tous les utilisateurs du module des finances de GPI-Effets scolaires d assister à l une de ces formations. Beaucoup de changements font partie de cette version et le travail de ces gens sera facilité si nous avons pu les rencontrer pour leur expliquer les nouveautés et les faire manipuler le module. Nous croyons qu ainsi, il y aura une plus grande optimisation de l utilisation de ce produit. Page 10 Copyright 2006, Société GRICS