GESTION DES LICENCES LOGICIELLES

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1 Global Business Services GESTION DES LICENCES LOGICIELLES SAM Conférence Paris 2015 Paris La Defense, le Gerard Meyer Head of Group License Capability & Process Development

2 Agenda 1. Deutsche Post DHL 2. Evolution de la gestion des actifs logiciels (SAM) 3. Programme d implémentation 4. Modèle opérationnel 5. Chiffres clé de la gestion des licences logicielles 6. Progression sur l échelle de la maturité de la gestion des licences 7. Facteurs clés de succès 8. Architecture de la solution IT 9. Site Web 10. Prochaines étapes 2

3 Deutsche Post DHL Faits & Chiffres Société Siège Profil Services Operations CA Deutsche Post DHL (DPAG) Bonn, Allemagne Les marques intégrées Deutsche Post et DHL proposent des services complets pour les livraisons express internationales, le transport de Fret par avion, bateau et train et de logistique contractuelle. Deutsche Post est le fournisseur universel et exclusif de services postaux en Allemagne et délivre du courrier et des colis dans le monde entier. Services nationaux et internationaux de courrier et de colis Services Flux Marketing, Outsourcing et solutions systèmes spécifiques Express international Fret aérien, Fret maritime, Fret routier européen Logistique contractuelle salariés, Véhicules, 420 Avions, 3 airhubs, 80 millions d expéditions / jour (lettres, colis, fret) 65.1 milliards d euros, 220 pays 3

4 La maison DPDHL Poste nationale en Allemagne ecommerce Colis Livraison express nationale et internationale Fret aérien, maritime et routier global Solutions globales de Sypply Chain Services centraux et de soutien aux Divisions Operationnelles Le service postal pour l Allemagne L entreprise logistique pour le monde

5 Programme «Groupwide License Management» Décision de l IT Board de mettre en place un programme spécifique sur la mise en place d une gestion des licences logicielles contrôlée et centralisée Programme ancre sous la Direction Générale, dote des moyens nécessaires pour le développement et le déploiement de processus et d outils industriels permettant une mise en oeuvre opérationnelle rapide et la mise en place des structures futures Programme de 5 ans, sanctionne par un Award ITAM et un Award Européen en 2013 Définition et mise en oeuvre des politiques, procédures et processus de gestion opérationnelle, financière et stratégique des licences Choix des outils de Software Asset Management, de Discovery/Inventoryet déploiement global pour assurer une couverture complète du Hardware et du Software Cout du programme 14 Mio Euros sur 5 ans, 9 Année-Homme (), hors investissements dans les outils de gestion dédiés aux licences, ROI des la fin de la 1ere année 5

6 Organisation Programme «Groupwide License Management» Dieter Pütz (SVP) Programme Sponsor SVP ITSS License Management Council (as Programme Board) Iain Burgess (VP) Programme Executive SAM Working Session Gerard Meyer Programme Manager Frank Käske PMO Reinhard Zille Technical Data Feeds George Arezina IT Services Simon Schmidt DSC Geert van Wuijtswinkel Group License Manager Martina Wirtz Commercial Data Feeds Dessi Genova-Resser Reporting Sandra Scherer GBS&CC Bernd Stratmann Express Filip Topinka GLP Manager Martin Eisele Technical Data Feeds Martin Nettebrock Device Inventorying Coverage Chris Hayes DGFF Corinna Pauly MAIL Thomas Bertalan Procurement N.N. External License Experts 6

7 Rôles et Activités 7

8 Core Process ISO Compliant 8

9 Core Process RACI 9

10 Modèle Opérationnel 10

11 Organisation BAU Dieter Pütz (SVP) Chair SVP ITSS License Management Council (as Programme Board) Iain Burgess (VP) Global License Mgr Kamal Patheja(VP) Legal Counsel SAM Working Group IT Shared Services / IT Services Global Walid Tarhini IT Services Simon Schmidt DSC Geert van Wuijtswinkel Risk & Compliance Filip Topinka License Services Sandra Scherer GBS&CC Bernd Stratmann Express N.N. External License Experts Cathy Hamilton Global Demand Chris Hayes DGFF Corinna Pauly MAIL Jan Frater Procurement Gerard Meyer Process & Capability 11

12 Collaboration Gestion Licences Compliance Sourcing process Commercial terms Procurement License Operations License entitlements & deployment License Orders Group license demand Contract terms License models Cost savings & risk controls License Demand Management Legal Contract standards Legal risks Legal advise 12

13 Structure Type License Operations (CoE Supply Chain) Head Of Divisional CoE License Council Head Of Global License Management Staff Divisional License Manager Working Group Vendor Towers Corporate Licensing Functional Heads Software Admin License Admin Legal Counsel License Expert EMEA APAC South & Central America USA & Canada Emerging Markets Regional Representatives for all Licensing topics [Oracle] [IBM] [SAP] [Microsoft] HP, VMWare,Citrix TMS, WMS Other Technical Other Business Functional Centralized ITSS/ITS Yearly Tower Divisional Leadership 13

14 Evolution de la gestion des actifs logiciels (SAM) Vision Maturité et Industrialisation Contrôle Coûts & Risques Automatisation Transparence & Capabilité Maturité Programme global de gestion des licences à l échelle du groupe Création de l équipe SAM Base de donnés des contrats de maintenance Mise en œuvre de contrôles des investissement pour toutes les dépenses en logiciels Cartographie des risques Centralisation des achats Identification des outils Mars Gestion des demandes Développement de l expertise en licences Gestion des contrats globaux (Maintenance & Contrats de Licence) Sensibilisation au SAM Implémentation des processus Decouverte et Inventaire technique Temps Prix europeen SAM Strategy Regroupement des demandes Gestion globale des risques Découverte technique automatisée Certifications des processus & outils par les fournisseurs Extension des services sur le monde Prochaine étape : «courbe en S» (metrage) 14

15 Chiffres clés de la gestion des licences logicielles du groupe DPDHL Balances systématiques et régulières des licences des 15 top fournisseurs Amélioration continue dans les opérations Divisions DPDHL 222 pays entités juridiques unités d'exploitation 100 flux de données / interfaces avec majorité en hebdomadaire 300 fichiers chargés par mois dans la logiciel SAM 30 millions d enregistrements sur les logiciel traités par mois ordinateurs actifs utilisateurs actifs Infrastructure IT hautement fédérée environnements virtuels 50 Active Directories 400 utilisateurs 30 rôles de gestion 100 profils utilisateurs 50 gestionnaires de licences (poyvalents) licences actives enregistrements de maintenance enregistrements de licences traités par an 15

16 Progression sur l échelle de la maturité de la gestion des licences & à à Basique = 1 Incontrôlé Standardisé = 2 Manuel Rationalisé = 3 Centralisé Dynamique = 4 Automatisé 5 Pas de politique Zero responsabilisation Absence d d enregistrements electronques Lacune technologue Politique et règles limitées Premiers enregistrements électroniques Faible couverture et outillage inadapté Politiques / Règles publiées Formats électroniques variés Technologie partiellement centralisée Actuellement niveau 4.3 Politiques/Règles renforcées Format électronique uniforme Technologie avec couverture complète et fiable Intégré Couverture Inventaire < 68 % Pas d inventaires centralisés Label 68 % à 85 % Inventaires manuels 85 % à 95 % Outils centralisés Consolidation outils de scan/inventaire Dépenses Avantages locaux Avantages opérationnels 95 % à 98 % + Amélioration continue Avantages Groupe Processus partagés avec ITIL Service à valeur ajouté Reduction du cash out -40 % -25 % -15 % 16

17 Facteurs de succès Implémentation SAM Programme dédié Financement adéquat Expertise technique (externe) Formation Processus harmonisés (ISO 19770) Outils standardisés (SmartTrack, IQSonar) Routine opérationnelle Découverte & inventaire des actifs Système SAM automatisé Modèles de licences flexibles Intégration élevée entre les systèmes (HAM, SAM, CMDB) Expertise (interne, externe) Opérations & demande centralisées Optimisation des coûts Achats centralisés, portail de logiciel Collecte de logiciel (metrage, réutilisation) Standardisation (processus & outils) Pool de licences Découverte & inventaires réguliers Balances et rapports automatisés (outil SAM) Relation fournisseurs Transparence (processus & outils) Contrôle des licences (Qualité et monitoring) Coopération (projet, formation) Equipes centralisées Certification (outils,équipes(tower),personnel) Innovation (SWEN, SWID) 17

18 Aperçu de l architecture technique KLF GeT SAM SmartTrack CMDB GSN AD Altiris DB Inventory PeP Inventory BASIL Inventory ITS DC 300K PC 6K 5K 3K 11K Serveurs physiques et virtuels dans les 3 principaux centres informatiques 18

19 S-Curve 19

20 COORDONNÉES Gerard Meyer IT Shared Services Global License Management Group Process & Capability Manager Deutsche Post IT Services GmbH Kurt Schumacher Strasse Bonn Germany Tél.: Fax.: Mobile: Deutsche Post DHL The Mail & Logistics Group 20