Préfecture d'ille-et-vilaine

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1 Préfecture d'ille-et-vilaine - MARCHE PUBLIC DE PRESTATIONS DE SERVICE - CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Prestations de location et de maintenance d appareils multifonctions pour les services de la préfecture d Ille-et-Vilaine Personne publique contractante : Préfecture d Ille-et-Vilaine Direction des Ressources et des Moyens Pôle Logistique et Maintenance Immobilière - 3 avenue de la Préfecture RENNES Cedex 9 Pouvoir adjudicateur : Monsieur le Préfet de la région Bretagne, préfet d Ille-et-Vilaine Comptable assignataire : Monsieur Le Directeur Régional des Finances Publiques Date limite de remise des offres : 26 novembre 2012 à 12h00

2 1 LES CARACTERISTIQUES DES SOLUTIONS D IMPRESSION PRESCRIPTIONS COMMUNES A TOUTES LES CONFIGURATIONS PRESCRIPTIONS DES SOLUTIONS D IMPRESSION DESCRIPTIONS DES SERVICES Description des services attendus Mise à jour, modification, nouvelle version PRESCRIPTIONS PROPRES A CHAQUE CONFIGURATION / LOCALISATION DU MATERIEL 7 4 OPTION OPTION N OPTION N LIVRAISONS ET MISES EN SERVICES LIVRAISON MISE EN SERVICE FORMATIONS MAINTENANCE LIMITE D'INTERVENTION DES UTILISATEURS STOCKAGE DES DONNEES LES PERSONNELS INTERVENANT POUR LA MAINTENANCE FIN DU MARCHE DEFINITIONS ET CONDITIONS DE LA MAINTENANCE Les consommables d impression La maintenance Fonction Télécopie COLLECTES DES CONSOMMABLES USAGERS SUIVI DU MARCHE /10

3 Le présent marché porte sur la location et la maintenance de 28 appareils multifonctions répartis sur 6 sites : - site de la préfecture à Beauregard, 3 avenue de la Préfecture, Rennes, - site de la préfecture de Région à Martenot, 3 rue Martenot, Rennes, - site de l EMIZ, 2 place Saint-Melaine, Rennes, - site de la sous-préfecture de Fougères Vitré, 9 avenue François Mitterrand, Fougères, - site de la sous-préfecture de Redon, Place Charles de Gaulle, Redon, - site de la sous-préfecture de Saint-Malo, 3 rue Roger Vercel, Saint-Malo. 1 Les caractéristiques des solutions d impression Toutes les solutions sont neuves. Le terme neuf s'entend pour des appareils n'ayant jamais été utilisés et qui n'ont été soumis à aucune intervention technique par le fabricant, à savoir changement de pièces ou de sous-ensemble. Les solutions ne peuvent être de marques différentes. Toutes les pièces détachées, d usure, tous les consommables, accessoires, et de façon générale tous les éléments et composants liés aux solutions doivent être disponibles pendant au moins trois (3) ans à compter de la date de livraison du matériel. Le titulaire garantit que les matériels et consommables sont conformes aux normes en vigueur. Les matériels et consommables doivent répondre aux exigences de marquage CE, attestant de la conformité à la réglementation européenne. 2 Prescriptions communes à toutes les configurations Ces prescriptions sont des minima obligatoires requis. 2.1 Prescriptions des solutions d impression Chaque solution doit être livrée : - Franco de port et d emballage à l adresse de livraison, avec mise en service dans la configuration demandée assortie des accessoires ayant été intégrés physiquement en usine ou à défaut sur site, objets du même bon de commande ; - Avec toute la documentation technique en français (guide d utilisation du matériel dans sa configuration, du pilote d impression, des accessoires objets du même bon de commande) ; - Avec le registre de maintenance ; - Avec le ou les toners nécessaires à une utilisation immédiate et avec un toner ou un jeu de toners supplémentaire ; - Avec des agrafes nécessaires à une utilisation immédiate et d une boîte d agrafes supplémentaire pour les solutions commandées avec un module de finition agrafage ; 3/10

4 - Avec l autocollant rappelant les coordonnées du titulaire pour la commande de consommables et pour les interventions au titre de la maintenance ; - Avec la connectique adaptée aux fonctionnalités exigées par les caractéristiques propres à chaque configuration. La longueur des câbles d alimentation électrique 220 volts, des câbles de réseau informatique blindé de type RJ-45 / RJ-45 doit être adaptée éventuellement par le titulaire lors de l installation des solutions à la topologie des locaux et du réseau. Chaque solution doit : - Etre de technologie numérique laser, encre solide ou LED électrophotographique ou de technologie présentant a minima les mêmes performances techniques, économiques et environnementales, à l exclusion des technologies à jet d encre ; - Disposer d une carte réseau compatible avec le réseau d entreprise TCP/IP et port informatique idoine. Le protocole retenu est Ethernet 802.3, le débit est de 100Mbits/s (10/100) ; - Etre livrée avec la fonction télécopie désactivée ou bridée ; - Etre livrée avec la fonction numérisation (scan) au format PDF, JPEG (TIFF, XPS ) noir et blanc et couleur ; - Permettre l impression de documents des formats A5 à A4 et A3, à l échelle 1/1 (voir tableau pages 7 à 11) ; - Pouvoir utiliser en alimentation du papier ordinaire et recyclé à partir de 70 g/m², des enveloppes, des transparents, des planches étiquettes ; - Posséder un pilote d impression compatible avec les systèmes d exploitation : WINDOWS - 95, 98, 2000, XP Pro, NT, Vista, Seven (en 32 bits et 64 bits) - MacOs x, UNIX/LINUX, NETWARE, WINDOWS SERVER 2003 et WINDOWS SERVER Etre compatible avec toutes les versions du langage d impression PCL ; - Posséder une ergonomie, notamment au niveau du panneau de commande pour permettre l utilisation des solutions par des personnes à besoins spécifiques (personnes handicapées ) ; - Disposer d un compteur réel du nombre d impression, copie (n&b et couleur) et numérisation effectivement effectuées depuis son installation par matériel, code «services» et/ou code «utilisateurs» ; - Disposer d un By-pass ou d une alimentation manuelle pour formats inférieurs ou égaux au A4 et/ou papier cartonné ; - Disposer d une fonction recto/verso automatique de base, paramétrée par défaut à la mise en service ; - Disposer d un port USB (pour impression à minima en format PDF à partir d une clé USB) ; - Disposer de fonctions scan to USB, scan to mail, scan vers fichier (to folder) ; - Disposer d un OCR intégré (reconnaissance optique de caractère) ; - Disposer d un pilote d impression adaptable à toute la gamme d accessoires du modèle ; - Disposer d un niveau de résolution copie de 600ppp au moins pour l impression des documents ; 4/10

5 - Disposer d un système d économie d énergie (mise en veille automatique) ; - Disposer d un système de sélection automatique du format de papier ; - Etre de capacités de mémoire RAM et de mémoire disque dur permettant de répondre : A toutes les prescriptions techniques communes et spécifiques aux configurations (impressions privées notamment ) ; A toutes les prescriptions de sécurité ; A tous les accessoires par configuration ; Et plus généralement à toutes les obligations de résultat stipulées par le marché. Pour chacune des solutions, le fournisseur communique la documentation technique complète et détaillée correspondant à la solution. Le fournisseur communique les fonctionnalités de restitution, de paramétrage, de réglage et de gestion de parc à distance et en simultané de l'ensemble des solutions installées sur le même réseau et louées dans le cadre de ce marché, en précisant notamment le mode de fonctionnement, les environnements supportés. Il communique l'ensemble des opérations réalisables et tous les éléments techniques permettant d'apprécier la qualité et l'étendue de ces fonctionnalités. 2.2 Descriptions des services Description des services attendus Le service de comptabilisation des volumétries doit permettre de remonter a minima à distance les informations suivantes, pour assurer la facturation : - Nombre de copies, noir & blanc et couleur ; - Nombre d impressions, noir & blanc et couleur ; - Nombre de numérisations ; Ce service doit permettre d extraire ces informations par agent, service, matricule, modèle sous forme de tableur pour permettre des analyses statistiques notamment. Le service d administration de parc doit permettre : - une vision exhaustive du parc des solutions d impression de manière identifiée (audit détaillé de toutes les solutions d impression ) ; - une vision de l état des machines (et notamment des pannes et des consommables) et des statuts des impressions en cours ; - le déploiement des pilotes d impression et leur paramétrage ; - une programmation des adresses et des données liées à l authentification des utilisateurs ou groupe et à leurs comptes. 5/10

6 Le service de gestion des flux d impression doit permettre, de surveiller, gérer et contrôler les flux d impression, à l aide des fonctionnalités suivantes : - Le re-routage automatique et/ou sur filtre ; - Le déblocage des impressions sécurisées depuis n importe quelle solution d impression ; - Les filtres (règles d utilisation des périphériques) ; - La tarification des impressions et des copies ; Les services comprennent : - le ou les logiciels nécessaires et leur installation ; - les accessoires nécessaires à leur fonctionnement ; - la formation des administrateurs et les supports de formation. Toutes les configurations devront être compatibles avec les solutions logicielles mises en place afin de permettre l exploitation de toutes leurs fonctionnalités et assurer une gestion unique. Toutes les configurations devront être compatibles avec tous les systèmes d exploitation : XP, Seven 32 bits et 64 bits, 2003 Server, 2008 Server Le titulaire mettra en oeuvre tous les moyens pour assurer cette compatibilité. Les bases d information pour la gestion du réseau (Management Information Base - MIB) seront ouvertes sur toutes les configurations de l offre. Les informations doivent pouvoir être récupérées, ou parfois modifiées, par un protocole comme SNMP Mise à jour, modification, nouvelle version Dans le cadre du marché et pour la durée de celui-ci, l Administration bénéficie, sans supplément de prix, des mises à jour ou modifications des logiciels liés au fonctionnement des appareils ainsi que celles de la documentation utilisateur. Le titulaire effectue toute modification matérielle des appareils inhérente a la mise à jour ou a la modification des logiciels et ce, sans supplément de prix. S agissant d une nouvelle version, le titulaire est tenu d en informer l Administration avec un préavis d un mois franc avant la date d installation. Le courrier afférent doit être transmis a l Administration par tout moyen permettant d en identifier de façon certaine la date de réception. Il doit être accompagne d un descriptif des améliorations apportées. L Administration se réserve le droit de refuser toute nouvelle version dont les fonctionnalités ne correspondraient pas à ses attentes ou dont elle n aurait pas l usage. Ce refus doit être notifié au titulaire dans le délai d un mois franc à compter de la réception du courrier susvisé. Dans ce cas, le titulaire doit être en mesure de continuer à assurer un fonctionnement parfait du système avec sa configuration logicielle d origine (mise a jour ou modifiée). 6/10

7 3 Prescriptions propres à chaque configuration / localisation du matériel Tous les photocopieurs sont mis en libre en service, à la disposition des agents de la préfecture. De surcroît, les candidats pourront, s ils le souhaitent, proposer des offres comportant des variantes par rapport aux spécifications du présent marché qui ne sont pas désignées comme des exigences minimales. Les variantes doivent être proposées avec l offre de base (article 50 du code des marchés publics). Pour l ensemble des matériels demandés, les candidats proposeront des appareils correspondant au plus près aux volumes de production mensuelle des matériels actuellement en place au sein des services de la préfecture (voir annexe 1, 2 et 3). 4 Option 4.1 Option n 1 Le candidat peut proposer un service d accès par badge qui doit permettre, de surveiller, gérer et contrôler les accès à l impression, à l aide des fonctionnalités suivantes : - Accès par badge, incluant le lecteur de badge et les badges ; - Attribution de quotas par utilisateur ou groupe en copie et en impression ; - La refacturation 4.2 Option n 2 Le Ministère de l Intérieur développe, auprès de l ensemble de ses agents, une carte agent ministérielle. Le candidat peut donc proposer un service d accès par l intermédiaire de cette carte agent ministérielle, devant permettre de surveiller, gérer et contrôler les accès à l impression, à l aide des fonctionnalités suivantes : - Accès par badge, incluant le lecteur de badge mais pas les badges ; - Attribution de quotas par utilisateur ou groupe en copie et en impression ; - La refacturation 5 Livraisons et mises en services 5.1 Livraison Le matériel devra être livré impérativement sur chaque site entre le 2 et le 11 janvier 2013 au plus tard. 5.2 Mise en service Les opérations d installation et de mise en service des matériels sont effectuées sur chaque site par le titulaire. Un calendrier pour la livraison et la mise en service du matériel sera remis au titulaire. Les opérations d installation et de mise en service comprennent le déchargement, le déballage, la mise en service et les essais de bon fonctionnement. 7/10

8 Ce travail inclut également la saisie dans les machines des codes utilisateurs et/ou services, des adresses courriel des agents amenés à utiliser les appareils L enlèvement des emballages vides est à la charge du titulaire. Le coût de l installation est compris dans le montant annuel HT du marché. 6 Formations Le titulaire assurera lors de l installation des photocopieurs, une formation à l utilisation des appareils auprès des utilisateurs. Cette formation sera gratuite. 7 Maintenance 7.1 Limite d'intervention des utilisateurs Le dépannage de premier niveau est assuré par les correspondants informatiques des services de la préfecture (débourrage, changement des consommables, ) 7.2 Stockage des données Les éléments du système de distribution d information (copie papier, impression, diffusion électronique) comportant des unités de stockage d'information numériques (disques durs et tout autre pièce supposée pouvoir stocker des informations) ne pourront pas quitter l'enceinte de l'établissement utilisateur sans avoir été préalablement dépossédés des pièces sensibles (cf. guide sur la gestion des supports classifiés R. 972) qui demeureront propriété de la préfecture d Ille-et-Vilaine. Le titulaire fournira, lors de la livraison des matériels, la liste des supports numériques avec leurs types et numéros de série. La fourniture des supports de rechange ou de retour usine fait partie du marché ; ils doivent être fournis avec la première livraison. En cas de retour usine, ces supports ne doivent pas avoir été utilisés. En cas de modification de la configuration en cours de marché (mises à niveau technique, réparation par échanges normalisés en présence du représentant de l administration, etc. ), les dispositions du paragraphe précédent s'appliquent. Le titulaire fournira toutes les informations nécessaires aux représentants de l'administration pour la mise à jour des listes des supports numériques. À la fin de l'exécution du contrat, les supports de stockage numériques, utilisés ou non, seront déposés en présence des représentants de l'administration qui contrôleront la correspondance avec la liste fournie. Les seuls services offerts par les matériels objets du présent marché seront ceux spécifiés dans les présentes clauses techniques. Tous les services non spécifiés (services de communication en particulier) devront être désactivés et non accessibles. La protection de la configuration, comme tous les autres services offerts, doit être évaluée et certifiée en ce qui concerne la sécurité (norme Critères Communs de la sécurité des technologies de l information) au niveau estimé nécessaire ; comme pour toute recette SSI, cette évaluation se fera sur la base d une cible de sécurité faisant l objet d un accord entre le titulaire et la personne responsable du marché 8/10

9 (Vérification d Aptitude en SSI). Des audits périodiques vérifieront le maintien des objectifs de sécurités visés (Vérification de Service Régulier en SSI). 7.3 Les personnels intervenant pour la maintenance Les personnels que le titulaire fera intervenir sur les matériels objets du présent marché devront faire l'objet d'un agrément {habilitation préalable} au niveau correspondant au niveau de classification maximum des documents qui ont été traités sur le photocopieur {station de diffusion d'information imprimée ou électronique) faisant l'objet de l'intervention. 7.4 Fin du marché L'administration fournira au titulaire une liste actualisée des travaux de classification correspondant à chaque matériel. 7.5 Définitions et conditions de la maintenance Les consommables d impression Le titulaire assure la fourniture sans frais supplémentaires de l ensemble des consommables (tonner, agrafes) nécessaires au fonctionnement des équipements à l exclusion du papier, le tout sans frais de port La maintenance Le titulaire assume pendant toute la durée du marché la maintenance des appareils et garantit leur parfait fonctionnement. L entretien hors pannes sera effectué régulièrement conformément au mémoire de présentation de l offre. Cet entretien comprendra la mise à jour des carnets d entretien de chaque appareil où seront mentionnées les observations du technicien. L entretien comprendra le remplacement des pièces défectueuses éventuellement constatées. Tous les frais occasionnés par la mise en oeuvre de cet entretien notamment ceux liés aux déplacements, à la main d oeuvre et au remplacement des pièces seront à la charge du titulaire. Le dépannage des machines est effectué sur simple appel téléphonique, mail ou fax de la part des correspondants informatiques des services de la préfecture dont la liste sera fournie au titulaire du marché. La télémaintenance est proscrite. L envoi de courriel par l appareil vers le prestataire est possible pour l informer des pannes. Le titulaire précisera dans son mémoire le délai d intervention et de remise en état proposé à compter de la réception de l appel, du mail ou du fax. Idéalement le délai d intervention et de remise en état n excédera pas : - pour une panne avant 12h00, intervention et remise en état dans l après-midi. - pour une panne après 12h00, intervention et remise en état avant 12h00 le lendemain matin. Les dépannages seront effectués pendant les heures d ouverture des services c est à dire entre 8h00 et 17h00. Ils seront consignés sur le carnet d entretien de l appareil (fiche de maintenance). Chaque copieur sera livré avec un carnet d entretien (fiche de maintenance) restant sur place, afin d indiquer la date, la nature de l intervention et le cas échéant, le changement des pièces. 9/10

10 Si une panne sans réparation devait durer plus de 48 heures le titulaire s engage à fournir une machine de remplacement de même volume, sans frais supplémentaire pendant toute la durée de l immobilisation de l équipement. Si un équipement fourni devait présenter des pannes trop fréquentes, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de demander le remplacement du matériel par simple lettre recommandée avec accusé de réception Fonction Télécopie La fonction télécopie est exclue. 8 Collectes des consommables usagers Une solution de collecte des consommables usagers doit être proposé par les candidats, son coût doit être intégré dans le marché. 9 Suivi du marché Des suivis de prestations seront réalisés à l issue des deux premiers mois du marché puis chaque année jusqu à la fin du marché. A...le... Signature et cachet du candidat, précédée de la mention manuscrite lu et approuvé 10/10