CARTE D ACHAT. Christine SCHMITT et Cyrielle SCHUH. Intervenant l mentions légales. 1

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1 CARTE D ACHAT Christine SCHMITT et Cyrielle SCHUH 1

2 SOMMAIRE 1 I Qu est-ce que la carte d achat? 1.1 I Définition 1.2 I Pour quels achats? 1.3 I Les achats interdits 1.4 I Les plafonds de sécurité 2 I Circuits, processus et sécurité 2.1 I Circuit de l engagement au paiement 2.2 I Sécurité du processus 2.3 I Mise en opposition de la carte d achat 2

3 QU EST-CE QUE LA CARTE D ACHAT? 3

4 1.1 I Définition o Carte bancaire classique o Nominative, personnelle, estampillée CNRS DR10 o Carte de paiement (pas de retrait d espèces) o Adossée sur le compte de l Agent Comptable o Offre de service pour le laboratoire 4

5 1.2 I Pour quels achats? Achats hors marchés d un montant < ou = 2000 TTC o Les achats en ligne, exemples : Inscriptions aux colloques, logiciels, documentation, petits matériels ou fournitures... o Les achats de proximité, exemples : Restaurants, petites fournitures, matériels... objectif national : 20% des achats éligibles payés par carte d achat 5

6 1.3 I Les achats interdits o Les achats sur marchés locaux et nationaux o Transport et réservation d hôtels o Facturation interne (CNRS à CNRS) o Inscriptions sur Azur Colloques o Toute dépense relative aux frais de missions (= carte Corporate) 6

7 1.4 I Les plafonds de sécurité Plafond = montant des sommes autorisées pour les achats par carte d achat BNPP (plafonds fixes) 2000 TTC / transaction 3000 TTC / carte / jour UNITE (plafonds annuels modulables) Plafond unité (cumul cartes) Plafond porteur 7

8 Circuits processus sécurité 8

9 2.1 I Le circuit de l engagement au paiement Rôle du directeur d unité o désigne les porteurs o détermine les plafonds - de l unité - par porteur o valide les achats portés sur le ROP mensuel o signe le ROP mensuel 9

10 2.1 I Le circuit de l engagement au paiement Rôle du porteur de carte o s assure de la disponibilité des crédits (avant l achat) o remet la facture au gestionnaire du laboratoire o consulte très régulièrement le site BNPP (au moins1x/ semaine) o reçoit mensuellement un relevé d opérations (ROP) listant ses transactions 10

11 Rappel : la facture conforme libellée au nom du CNRS et de l unité détaillant : - nom ou raison sociale et n SIRET du fournisseur - nature de la dépense - montant HT, TVA, et TTC 11

12 2.1 I Le circuit de l engagement au paiement Rôle du gestionnaire d unité o récupère les justificatifs immédiatement auprès des porteurs o engage la dépense dans GESLAB au vu du ROP o contrôle l acte d achat dans NOUBA et dans BNPP o vérifie le montant télécollecté o contrôle l absence d opérations frauduleuses o vérifie la présence du n de commande sur le ROP o contrôle le service fait (livraison...) o reçoit mensuellement un relevé d opérations (ROP), l édite et le conserve avec les justificatifs 12

13 2.1 I Le circuit de l engagement au paiement Rôle de l équipe carte d achat o travaux quotidiens consulte le ROP et le site de la BNPP conseille les unités gère l activité carte achat (commande carte, remise carte et information, modifications des plafonds...) surveille l utilisation de la carte (fraudes...) veille au bon déroulement du rapprochement commandes transactions o travaux mensuels intègre le ROP dans BFC 13

14 2.2 I Sécurité du processus Sécurité attachées à la carte Traçabilité des opérations Garanties associées à la carte 14

15 2.2 I Sécurité du processus Sécurités attachées à la carte d achat - nominative, personnelle, et code confidentiel - utilisation par le seul porteur à des fins professionnelles - code et numéro ne doivent jamais être communiqués - carte à autorisation systématique : vérification automatique des plafonds paramétrés sur la carte - carte ne permet pas de retrait d espèces 15

16 2.2 I Sécurité du processus Traçabilité des opérations - visualisation immédiate des transactions sur site BNPP - visualisation à J+2 des transactions sur ROP dans NOUBA - transaction détaillée : nom porteur, n carte, nom du fournisseur, date transaction, montant, n commande, désignation sommaire de la nature de l achat Par une pluralité d acteurs : - porteur, gestionnaire unité et équipe carte achat 16

17 2.2 I Sécurité du processus Garanties associées à la carte d achat Utilisation frauduleuse Remboursement des débits contestés de bonne foi dans un délai d un mois si déclaration dans les 15 jours Usage abusif Réalisation par le porteur d opérations non reconnues par le CNRS comme autorisées dans le cadre des activités professionnelles remboursement 17

18 2.3 I Mise en opposition de la carte d achat Immédiate en cas de : - perte ou vol de la carte - utilisation frauduleuse Les opération effectuées avant opposition sont à la charge du CNRS en cas de : - faute lourde ou imprudence du porteur - opposition tardive (au delà des 15 jours requis) - utilisation par un membre de la famille du porteur Les opération effectuées après mise en opposition sont à la charge de la banque, sauf celles effectuées par le porteur 18

19 L ESSENTIEL DE LA PLATE-FORME BNP PARIBAS 19

20 1.1 I Se connecter au site BNPP Identifiant : communiqué par mél par le GPCA Mot de passe : communiqué par mél par BNP Paribas Expéditeur : purchasing@atosorigin.com Oubli du mot de passe : envoi immédiat par mél 3 erreurs successives de saisie de mot de passe = compte invalidé (contacter l équipe carte achat) 20

21 1.2 I Le site BNPP : autorisations SUIVI D ACTIVITÉ Autorisations voir toutes les transactions (y compris échouées) Présentation des transactions pour la période sélectionnée : 21

22 1.3 I Le site BNPP : encours SUIVI D ACTIVITÉ Encours Voir le disponible, le montant total des achats et le plafond carte 22

23 1.4 I Le site BNPP : synthèse SUIVI D ACTIVITÉ Synthèse Tout voir : plafond, disponible, fin de validité de la carte, transactions abouties... 23

24 1.5 I Le site BNPP : relevés SUIVI D ACTIVITÉ Relevés Voir les relevés mensuels Possibilité d export et d impression 24

25 1.6 I Le site BNPP : compte utilisateur «Mon compte utilisateur» Modifier son mot de passe (à changer tous les 2 mois) 25

26 DES QUESTIONS? 26