COURS GENERAL PARTIE 2 APMGroup accredited training material version S1.2/2013 Antoine Breton

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1 PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office United Kingdom. PRINCE2 est une marque déposée du Cabinet Office Royaume Uni. The Swirl logo is a trade mark of the Cabinet Office. COURS GENERAL PARTIE 2 APMGroup accredited training material version S1.2/2013 Antoine Breton 1

2 Gérer une limite de Séquence : finalité et objectifs Alimenter le projet avec le Plan de Séquence détaillé A exécuter à l approche de la fin de chaque séquence de management Donner les informations clés et à jour au Comité de Pilotage pour approuver la suite du projet Actualiser la Documentation d Initialisation de Projet Egalement l opportunité de modifier l organisation de projet, si nécessaire Si besoin, est activé en réponse d un Rapport d Exception pour fournir au projet un Plan d Exception

3 Planifier la Séquence Suivante Examiner et mettre à jour la D.I.P (changement dans les stratégies? Changement dans l organisation du projet?) Produire le Plan de Séquence pour la séquence suivante à l approche de la fin de la séquence en cours Lots de Travaux Produits requis et leurs Descriptions de Produit Activités qualité, mise à jour du Registre Qualité Examen du Registre des Risques Examen du Registre des Incidences Mise à jour des Enregistrements de Configuration Détermination des tolérances du plan de séquence pour proposition au Comité de Pilotage

4 Actualiser le Plan de Projet Incorporer la progression actuelle de la séquence se terminant Incorporer le Plan de Séquence pour la séquence qui va débuter Incorporer si besoin toute mise à jour dans la Descriptions de Produit du Projet et si possible, dans les Descriptions de Produits à venir Mettre à jour les enregistrements nécessaires Risques Qualité etc. Mettre à jour la D.I.P.

5 Actualiser le Cas d Affaire En consultation avec l exécutif Incorporer les changements potentiels de l environnement externe du projet Le projet reste t il viable? Viable = les bénéfices peuvent se réaliser dans les conditions établies dans la Documentation d Initialisation de Projet (Définition du Projet - Objectifs) Mettre à jour du Plan de Revue des Bénéfices Vérification de tout changement au taux d exposition global des risques Utilise les informations du Plan de Projet

6 Rapporter la Fin de Séquence Activités réalisées à l approche de la fin de séquence Le Chef de Projet prépare le Rapport de Fin de Séquence et, si besoin, un Rapport des Retours d Expérience Vérifier que les objectifs de la Séquence ont été atteints S assurer que les produits identifiés sont réalisés et approuvés Revoir la performance de l équipe

7 Produire un Plan d Exception En réponse à un Rapport d Exception Marque une limite de séquence pour la séquence révisée Peut remplacer le Plan de Séquence ou le Plan de Projet Les activités et vérifications sont très similaires à «Planifier la Séquence Suivante» Donne les moyens au Comité de Pilotage d approuver la continuité du projet Note : pour la planification, une exception peut être quasiment considérée comme la création d une nouvelle limite de séquence de management, déclenchant les mêmes vérifications avant de pouvoir avancer dans le projet

8 Relations entre LS et les autres processus Avec DP pour l autorisation des Plans produits IP DP Avec DP en réponse à une demande de Plan d Exception (déclencheur) Avec IP pour déclencher le premier Plan de Séquence

9 Résumé de Gérer une Limite de Séquence Génère le Plan de Séquence Donne au Comité de Pilotage les éléments nécessaires à la prise de décision (Rapport de Fin de Séquence + Plan de Séquence) A pour finalité de réunir les éléments pour obtenir l autorisation de débuter la séquence suivante Permet de détecter des signes avant-coureurs d échec potentiel du projet Permet une redirection précise du projet, si nécessaire Si besoin, produit le Plan d Exception pour répondre à une déviation des objectifs hors des tolérances fixées

10 CHANGEMENT Les changements sont inévitables pendant le cycle de vie du projet, dans PRINCE2, ce sont les «incidences» Les Incidences peuvent affecter les objectifs du projet et doivent donc être gérées («un événement qui a une incidence sur les objectifs ou les produits»). Changement à partir de quoi? : PRINCE2 développe la notion de «référence» pour marquer les étapes de développement des produits. Tout produit «référencé» ne peut être changé que par application du thème changement

11 CHANGEMENT Etablir les contrôles est la première étape du thème Changement, elle consiste à préparer les produits management nécessaires, en particulier la Stratégie de Configuration dans laquelle se trouve : La Procédure de gestion de la Configuration (comment surveiller et protéger les produits du projet). Et La Procédure de contrôle des incidences et de maîtrise des changements (comment gérer les incidences de projet)

12 Vue Générale du thème Changement Collecter (Contrôle Incidences) (Gestion Configuration) Etablir les contrôles (Ce sont tous des produits de management) Stratégie de Configuration Journal du projet Registre des Incidences Rapport d Incidence Rapport d Exception Enregistrements de Configuration Rapport d état du Produit Procédure de contrôle des incidences et de Maîtrise des changements Procédure de Gestion de la Configuration Examiner Proposer Décider Mettre en œuvre Planification Identification Contrôle Suivi d état Vérification et audit P.P.net Limited copyright 2009 A. Breton.

13 Gestion de Configuration Une activité administrative et technique supportée par un système informatique du type «base de données» Elle a pour finalité la localisation, la protection des produits, l enregistrement de leur historique et de leur état suivant les règles définies dans la Stratégie de Configuration C est donc la tenue à jour et le contrôle des Enregistrements de Configuration Un Enregistrements de Configuration est un produit de management qui donne l historique de chaque produit du projet (produit, les composants d un produit, ou d un sous-ensemble de produits).

14 Gestion de la Configuration Enregistrement Enregistrement de Configuration Enregistrement de Configuration Produit : P1 Enregistrement de Version Configuration Produit : V1 : P1Enregistrement de Séquences Configuration Version : : V1 S3 de Lien : Produit Séquences P2 et P4 : P1 : Configuration S3 Ref Lien incidence Version Produit : : P2 et : V1 P4 I : P1 34 Séquences Version S3 Ref incidence Produit : V1 I : P6 Etc Lien Séquences : P2 et P4 34 Version :: S3 Ref Lien incidence : P2 et : I P4 Etc Séquences : S2 34 Ref incidence Lien : P1 : I Etc 34 Etat: non débuté Etc Etc Exemples de Rapports d Etat du Produit Enregistrement de Configuration Produit : P5 Version : Séquences : S2 Lien : P1 Etat: non débuté Etc Rapport d état du Produit Enregistrement de Configuration Produit : P4 Version : V5 Séquences : S4 Lien : Aucun Etat: référencé Etc Périmètre : Séquence 2 Produit Etat - Version P2 ref. V2 P3 ref. V1 P5 N.D. P6 N.D. Etc Ou alors Enregistrement de Configuration Produit : P3 Version : V1 Séquences : S2 Lien : P1 Etat: référencé Etc Rapport d état du Produit Périmètre : Lien avec P1 Produit Seq - Etat P3 S2 Ref P5 S2 N.D. P6 S3 N.D. Etc Enregistrement de Configuration Produit : P2 Version : V2 Séquences : S2 Lien : P3 Etat: référencé Etc Enregistrement de Configuration Produit : P1 Version : V1 Séquences : S3 Lien : Aucun Etat: référencé Etc Etc Etc Suivant les besoins

15 Produits de Management associés Stratégie de Configuration: définit comment et par qui les produits du projet seront contrôlés, protégés et interconnectés et le système de gestion de configuration. A6 Manuel Page 260 Enregistrement de Configuration: fournit une série d enregistrements qui décrivent l historique, l état, la version, la variante, etc de chacun des produits du projet et les relations entre eux A5 Manuel Page 258 Rapport d état du Produit: lié à la Gestion de la configuration, c est un rapport pour donner des informations sur l état des produits et leur version, dans certaines limites (ex: une séquence donnée, l ensemble du projet etc.) A18 Manuel Page 273

16 Procédure de Gestion de la Configuration Elément de la Stratégie de Configuration, la procédure de gestion de la configuration a 5 parties distinctes: Planification: décision du niveau de détail nécessaire pour le projet (coût) : se limiter au niveau de contrôle nécessaire Identification: système de codification pour identifier d un manière unique les produits du projet Contrôle: stockage des informations sur les produits. Après approbation des produits lors de la revue Qualité Suivi d état: émission régulière de Rapports d Etat du Produit Vérification et audit: -> Produits du projet = les Enregistrements de Configuration? Couvre également la vérification de l application correcte de la procédure de gestion de la configuration.

17 Type d incidences Catégorie R Requête de changement Hors Specification Problème / Souci Définition Proposition de changement d un produit référencé Un produit non conforme à sa Description de Produit Toute autre incidence à résoudre ou à remonter par le Chef de Projet Exemple Budget de Changement Souvent ces requêtes viennent du Client, le financement aussi détecté lors de la revue qualité (technique P2) Faillite possible d un fournisseur? Démission d un membre de l équipe? Crown Copyright Reproduced under Licence from OGC.

18 contrôle des incidences Journal de Projet Registre des Incidences Rapport d incidence Rapport d exception Incidence informelle (traitement possible et rapide par Chef de projet) Incidence formelle, mais impact restant dans les tolérances : décision au niveau précisé dans la Stratégie de Configuration (souvent le Chef de Projet ). Traitement plus long et complexe et Retour d Expérience Incidence formelle, impact hors tolérances : décision au niveau du Comité de Pilotage (Plan de Séquence en «exception») ou décision au niveau Dir. Ent. et Prog (Plan de Projet en «exception»)

19 Produits de Management associés Journal du Projet: Lieu d enregistrement des incidences informelles tout au long du projet Rappel : c est la «chronologie» du projet. A7 Manuel Page 261 Registre des Incidences: capture et tenue à jour des informations résumées des Incidences formelles. Il est surveillé par le Chef de Projet d une manière régulière A12 Manuel Page 266

20 Produits de Management associés Rapport D Incidence : un rapport avec des informations clés sur les Incidences de projet lorsqu elle doivent être traitées de manière formelle. A13 Manuel Page 267 Rapport d Exception : Produit par le Chef de Projet quand le Plan de Projet ou un Plan de Séquence est prévu de sortir des Tolérances. Demande de ressources supplémentaires au Comité de Pilotage. A10 Manuel Page 264

21 Procédure de contrôle des incidences et de maîtrise des changements (Facultatif) Crown Copyright Journal du projet ou Registre des Incidences Si incidence formelle : ouverture du Rapport d incidence Si incidence formelle : Fermeture du Rapport d Incidence

22 Les 5 étapes de la procédure Collecter : Toute personne de l équipe projet peut émettre une incidence de projet. Décision sur le niveau de formalisme à appliquer à l incidence de projet Requêtes de changement et Hors-spécification : sont systématiquement traitées de manière formelles et donc enregistrées dans le Registre des Incidences + Rapport d Incidence Examiner : analyse d impact sur la tolérance des objectifs du projet : durée, coût, qualité, périmètre, profil des risques. Impact sur le Cas d Affaire (bénéfices) Note : Pendant l analyse d impact, le Chef de Projet doit considérer le trio «Entreprise/Utilisateur/Fournisseur» pour l impact direct, mais aussi celui de la correction de la situation Utilisateur Entreprise Fournisseur

24 Les 5 étapes de la procédure Décider: informelles: Chef de Projet décide directement sur les incidences classées informelles formelles: elles sont remontées au Comité de Pilotage (ou Autorité de changement) sous la forme d un Rapport d Incidence ou d un Rapport d Exception (si hors tolérance) Le Comité de Pilotage peut accorder un «compromis» (= «hors spécification» acceptée sans action corrective) Mettre en œuvre: Le Chef de Projet prend l action corrective à l aide d un Lot de Travaux, le Registre des Incidences et le Rapport d Incidence sont mis à jour, l incidence est fermée

25 Infos complémentaires Les tolérances de Séquence ne doivent pas être utilisées pour financer les changements, il y a le budget de changement pour cela (partie du budget du projet) La maitrise des changements et La gestion de Configuration sont étroitement liées, car le résultat d un changement sera consigné dans le système de gestion de configuration Le Support projet aide à tenir à jour le Registre des Incidences et gèrera également le système de gestion de configuration La gestion de la configuration s applique à tous les produits, qu ils soient «de management» ou «spécialistes»

26 Résumé du thème Changement Les 3 Catégories d Incidence de projet La Gestion de Configuration Procédure de gestion de la Configuration Stratégie de Configuration Enregistrement de configuration Rapport d état du Produit Procédure de contrôle des incidences et de maitrise des changements Journal du Projet Registre des Incidences Rapport d Incidence Rapport D Exception

27 Contrôler une Séquence: finalité et objectifs 8 activités interconnectées du Chef de Projet Allouer le travail à faire et surveiller l avancement du travail alloué Superviser le projet au jour le jour et se focaliser sur la réalisation des produits via les Lots de Travaux Traiter les incidences et risques Enregistrer les leçons apprises Prendre des actions correctives Rapporter la progression S assurer que la séquence reste dans ses tolérances

28 Autoriser un Lot de Travaux Les Lots de Travaux contrôlent la production des produits Les produits sont créés après consentement du Chef de Projet Le résultat d un accord entre le Chef de Projet et le Chef d Equipe, en particulier un accord sur les objectifs et tolérances du Lot de Travaux Mise à jour, Risque, Qualité et Enregistrements de Configuration

29 Examiner l Etat d un Lot de Travaux Les travaux seront-ils achevés dans les tolérances établies dans le Lot de Travaux? Evaluation régulière de l état des Lots de Travaux Mettre à jour du Plan de Séquence avec les informations des actions réalisées en provenance du Rapport d Avancement Mettre à jour, Risque, Qualité, Incidence et Enregistrements de Configuration

30 Réceptionner des lots de Travaux Achevés TRAVAUX AUTORISES TRAVAUX ACCEPTES ET RECEPTIONNES? À l aide de la REVUE QUALITE (Vérification que les produits sont conformes aux Descriptions de Produits) Mise à jour des Enregistrements de Configuration Toute modification ultérieure se fera à l aide de la procédure de maitrise des changements

31 Examiner l Etat de la Séquence Maintenir une situation courante et précise de la progression de la séquence Ce qui était prévu ce qui s est passé ce qui va se passer ensuite EXAMINER / VERIFIER Le Plan de Séquence, s aider du Rapport d Etat des Produits, Incidences, Risques, Ressources DECIDER Lot de Travaux, actions correctives, sur Incidences Risques. Demander conseil au CPP METTRE A JOUR Registres (Risques, Incidences Qualité) et Journaux (du Projet et des «Rex») REVOIR Le Plan de Séquence avec «l actuel» (budget) PREPARER Le Rapport de Progression. Prévoir la séquence suivante si la fin de celle-ci approche : activation de LS, ou CP si c est la dernière séquence

32 Rapporter la Progression Produire et distribuer le Rapport de Progression suivant la Stratégie de Communication Un résumé des informations au Comité de Pilotage Pour une éventuelle distribution externe au projet Un contrôle «périodique «de PRINCE2 Source d information à partir de tous les Registres, Rapport d avancement, Rapport d Etat des Produits Court, vue pour le management exécutif

33 Recueillir et Analyser les Incidences et les Risques INCIDENCES (Formelles) Procédure de maitrise des incidences et de contrôle du changement (Stratégie de Configuration) Collecter Registre des Incidences catégorie-gravité-priorité Ouverture du Rapport d Incidence Examiner : impact sur Cas d Affaire, Tolérances et risques Proposer, Décider, mener les actions correctives fermeture du Rapport d Incidence INCIDENCES (informelles) Actions correctives et Journal du Projet Informer (Stratégie de Communication) RISQUES Procédure de Gestion de Risques (Stratégie des Risques) Identifier (Cause-événement-effet) Registre des Risques Apprécier Probabilité et Impact (sur Cas d Affaire et Tolérances) + Proximité Planifier et exécuter les réponses

34 Remonter les Incidences et les Risques C est une bonne Pratique pas un échec Pour les choses qui sont (ou prévues d être) hors de l autorité déléguée au Chef de Projet (hors tolérance) Incidences impossibles à résoudre dans les tolérances Risque (ou cumul de risques) mettant la séquence hors de la tolérance de risque fixée par le Comité de Pilotage. Générer le Rapport d Exception qui détaille l option de récupération de la situation face au Cas d Affaire et Plan de Projet et aux tolérances sous la forme de recommandations du Chef de Projet

35 Mener des Actions Correctives Pour des déviations qui sont dans les limites des tolérances (Plan de Séquence et Plan de Projet) Collecter les informations de la déviation Sélectionner et mettre en place des actions via Autoriser un Lot de Travaux Si besoin, traiter le sujet avec les conseils du Comité de Pilotage

36 Relations entre CS et les autres Processus AUTORISER UN PLAN DE SÉQUENCE OU D EXCEPTION Avec DP pour déclencher l autorisation du Plan de Séquence Avec DP pour partager «l état de santé» de la séquence et obtenir des conseils si nécessaire Avec DP pour distribuer le Rapport de Progression Avec DP pour recevoir du CPP un risque externe ou une incidence Avec LP pour contrôler la production des produits via les Lots de Travaux Avec CP pour préparer la clôture planifiée DP DONNER LES DIRECTIVES APPROPRIÉES AUTORISER UN LOT DE TRAVAUX EXAMINER L ÉTAT D UN LOT DE TRAVAUX RÉCEPTIONNER DES LOTS DE TRAVAUX ACHEVÉS EXAMINER L ÉTAT DE LA SÉQUENCE RAPPORTER LA PROGRESSION RECUEILLIR ET ANALYSER LES INCIDENCES ET LES RISQUES REMONTER LES INCIDENCES ET LES RISQUES LP ACCEPTER UN LOT DE TRAVAUX EXÉCUTER UN LOT DE TRAVAUX LIVRER UN LOT DE TRAVAUX PRÉPARER LA CLÔTURE PLANIFIÉE CP MENER DES ACTIONS CORRECTIVES

37 Résumé de Contrôler Une Séquence Processus de management au jour le jour du projet par le Chef de Projet Centralisé sur l activité de livraison des produits de la séquence dans les tolérances fixées par le Comité de Pilotage A aussi pour objectifs d éviter une dérive du périmètre Fixe les tolérances des Lots de Travaux pour le Chef d équipe Peut servir pour le processus Initialiser le Projet dans le cas d une Initialisation longue et complexe Lots de Travaux Surveillance et reporting Incidences et risques

38 Gérer la Livraison des Produits : finalité et objectifs 3 activités interconnectées pour le Chef d équipe Lien entre Chef de Projet et Chef d équipe Le Chef d équipe peut être interne ou Externe Lots de Travaux, Descriptions de Produits, Rapport d Avancement soutiennent le processus Le Chef d équipe prépare un Plan d Equipe (optionnel) selon les tolérances fixées par le Chef de Projet Les Chefs d équipe, les membres de l équipe, les fournisseurs sont d accord sur ce qui doit être produit, l effort attendu, les coûts et la durée ACCEPTER UN LOT DE TRAVAUX EXÉCUTER UN LOT DE TRAVAUX LIVRER UN LOT DE TRAVAUX

39 Accepter un Lot de Travaux Le résultat d accords communs entre le Chef de Projet et le Chef d équipe documentés dans le Lot de Travaux Création du Plan d équipe (optionnel) Le Lot de Travaux contient: les Descriptions de Produits référencées Clarification des contraintes liées à son exécution Revue des Risques liées à son exécution L accord sur les tolérances du Lot de Travaux L accord sur les besoins en reporting (Rapport d Avancement) L accord sur comment et par qui l approbation des produits sera obtenue et comment les produits seront officiellement remis ACCEPTER UN LOT DE TRAVAUX EXÉCUTER UN LOT DE TRAVAUX LIVRER UN LOT DE TRAVAUX

40 Exécuter un Lot de Travaux Les produits sont créés et le Lot de Travaux reste dans les tolérances fixées Le contrôle qualité est effectué et la qualité est démontrée assurance projet en assistance Le Chef d équipe obtient l approbation des produits achevés Le Chef d équipe prend les actions correctives dans les tolérances fixées ou rapporte les situations de risque ou d exception en émettant une incidence suivant le format spécifié dans le Lot de Travaux Les informations d avancement sont transmises au Chef de Projet à l aide du Rapport d Avancement Le Chef d équipe rapporte tout développement des risques au Chef de Projet ACCEPTER UN LOT DE TRAVAUX EXÉCUTER UN LOT DE TRAVAUX LIVRER UN LOT DE TRAVAUX

41 Livrer un Lot de Travaux Vérification du Registre Qualité Vérification que les enregistrements qualité sont faits Vérification des Enregistrements de Configuration Mise à jour du Plan d Equipe avec les dernières informations Notification au Chef de Projet de l achèvement du Lot de Travaux ACCEPTER UN LOT DE TRAVAUX EXÉCUTER UN LOT DE TRAVAUX LIVRER UN LOT DE TRAVAUX

42 Relations entre LP et les autres processus CS LP Uniquement avec CS, comme l interface Chef de Projet / Chef d Equipe, contrôlé au travers des Lots de Travaux et des Rapports d Avancement

43 Résumé de Gérer la Livraison des Produits Processus de management au jour le jour du projet par le Chef d Equipe qui s assure : Que les produits sont créés suivant les Descriptions de Produits Qu ils ont leur contrôle qualité effectué et que les critères qualité sont démontrés Qu ils sont achevés et approuvés Que les interfaces du Lot de Travaux sont sous contrôle Que les Lots de Travaux sont retournés au Chef de Projet Que des informations précises et régulières sont passées au Chef de Projet (Rapport d Avancement) Que les tolérances établies pour le Lot de Travaux sont respectées

44 Thème PROGRESSION Où en sommes nous? Où allons nous? Devons nous continuer? C est l évaluation de «l actuel» en comparaison du «planifié» Indique la situation de viabilité du projet Donne des prévisions face aux objectifs du projet Va piloter le dispositif de prise de décision à tous les niveaux de management (livraison, management, direction)

45 Progression & contrôles de la progression La progression est la mesure de la réalisation des objectifs d un plan Niveau Plan de Projet Niveau Plan de Séquences Niveau Lot de Travaux Les contrôles de la progression assurent que le niveau de management suivant peut: Surveiller la progression par comparaison de la réalisation avec les plans Revoir les plans et les options Détecter les incidences et les risques Initialiser les actions correctives Autoriser les travaux

46 Tolérance Durée et coûts, mais aussi : qualité, périmètre, risque et bénéfices Les tolérances de durée, coûts, périmètre et risque s appliquent au niveau du projet, de la séquence et du Lot de Travaux La tolérance de qualité s applique au niveau du projet (Description de Produit du Projet) et au niveau des produits (Description de Produit) La tolérance de bénéfices s applique uniquement au niveau du Projet (Cas d Affaire)

47 Vue générale du thème Progression Les «référentiels» En face desquels la....permettent la mise en place d objectifs progression va pouvoir être mesurée... P.P.net Limited copyright 2009 A. Breton....en utilisant... Les contrôles de la progression... qui vont donner au management l état des référentiels par des revues...de la situation actuelle comparée aux plans enfin, les résultats sont communiqués à l aide de... Rapports

48 Crown Copyright L approche PRINCE2 de la Progression Déléguer l autorité d un niveau vers le niveau en dessous, avec établissement des tolérances Mettre en place un système d informations basé sur des rapports périodiques et d autres réactifs Diviser le projet en séquences de management établissement des points de contrôles Direction de l Entreprise ou de Programme Fixe les tolérances de Projet Fixe les tolérances de Séquence Fixe les tolérances des Lots de Travaux Mandat Comité de Pilotage de Projet D.I.P. Chef de Projet Lot de Travaux Chef d équipe (Notifications) Rapport d Exception Rapport de Progression Rapport de fin de Séquence Rapport d Exception Rapport d Avancement Incidence émise (format tel que prévu dans Lot de Travaux)

49 Les Contrôles du projet par le Comité de Pilotage Autorisations: de la séquence d initialisation (après EP), du projet (après IP), à chaque limite de séquence (DP), pour un Plan d Exception (DP), au moment de fermer le projet (CP) Comment est-il informé? En mode normal : Rapport de Progression et Rapport de Fin de Séquence Lors d exceptions, changements: Rapport d Exception et Rapport d Incidence Comment informe t il? (La direction de l Entreprise ou du programme) En mode normal : «Notifications» Lors d exceptions, changements: Rapport d Exception Direction (Comité de pilotage)

50 Les Contrôles des Séquences par le Autorisations: préparation et autorisation des Lots de Travaux (CS) Comment est-il informé? En mode normal : Rapport d Avancement des Chefs d équipe Lors d exceptions, changements: Incidence émise Comment informe t il? Chef de Projet En mode normal : Rapport de fin de Séquence, Rapport de Progression Lors d exceptions, changements: Rapport d Exception et Rapport d Incidence Management (Chef de Projet) Nota : La majorité des contrôles est du type réactif : 2 seulement sont périodiques (Rapport de Progression et Rapport d Avancement)

51 Séquences Séquences de management: leur positionnement est guidé par des considérations de management Pour des prises de décisions à partir des Rapports de Fin de Séquence et du Plan de Séquence suivant Points clés de contrôle de la progression et de la viabilité du projet Engagement des ressources Dans les zones à risques du Plan de Projet Réunion obligatoire du Comité de Pilotage ( évaluation de fin de séquence ) Elements clés mis à jour: Cas d Affaire, Plan de Projet, Risques, Bénéfices Ne se recouvrent jamais (séquentiel) Séquences Techniques: leur positionnement est guidé par des considérations Techniques Moyen de regrouper des travaux suivant des techniques de production Peuvent se recouvrir

54 Plans coordonnés Comité de Pilotage (Direction) Début 3 niveaux de Plan coordonnés : un par niveau de l organisation, avec ses objectifs et son niveau de contrôle Plan de Projet Fin Chef de Projet (Management) Plan de Séquence initialisation Plans de Séquences de management Plan de Séquence Plan de Séquence Plan de Séquence Plans de Séquences techniques et Lots de travaux Chefs d équipe (Livraison)

55 Référentiels Plusieurs produits management du type «référentiels» seront utilisés Ce sont ces «références» en face desquelles la progression pourra être mesurée Documentation d Initialisation de Projet Lot de Travaux Plan de Projet (voir thème Plan) Plan de Séquence (voir thème Plan) Plan d Exception (voir thème Plan)

56 Produits Management Associés Documentation d Initialisation de projet: «Le contrat» entre le Comité de Pilotage et le Chef de Projet Clarifie les fameuses «6» questions : Quoi? Pourquoi? Qui? Quand? Ou? Comment? (+ Combien? «how much») Est un référentiel, l unique source de référence du projet. Un jeu vivant de produits de management mis à jours à la fin de chaque séquence. Dérivé (et remplace) L Exposé du Projet A20 Manuel Page 275 Lot de Travaux: «Le contrat» entre le Chef de Projet et le Chef D équipe, résultat formalisé d un accord entre eux A26 Manuel Page 282

57 Revoir la progression Pendant CS, le Chef de Projet revoit la progression face aux référentiels Plus que de simplement revoir uniquement «l état de santé» de la séquence, le chef de projet met à jours les registres Les produits management qui assisteront le Chef de Projet sont: Le Journal du Projet (voir thème Changement) Registre des Incidences (voir thème Changement) Journal de Retours d Expérience (voir processus EP) Rapport d Etat du Produit (voir thème Changement) Registre Qualité (voir thème Qualité) Registre des Risques (voir thème Risque)

58 Communiquer la progression La fréquence des rapports varie avec la période du cycle de vie du projet et le niveau de contrôle requis Egalement le niveau d expérience et de confiance que le Chef de Projet a en son équipe Faire simple! PRINCE2 a besoin d information pas de document Exemple de produits management qui assistent le Chef de Projet : Rapport d Avancement Rapport de Progression Rapport d Incidence (voir «Changement») Rapport d Exception (voir «Changement») Rapport de fin de Séquence Rapport de fin de Projet Rapport des Retours d Expérience

59 Produits de Management Associés Rapport d Avancement : Produit par le Chef D équipe pour le Chef de Projet pour fournir des informations sur le Lot de Travaux. Format et fréquence sont déterminés lot de Travaux dans chaque Lot de travaux A3 Manuel Page 256 Rapport de Progression : Produit par le Chef de Projet pour donner des informations au Comité de Pilotage (et toutes parties intéressées) sur l état de la Séquence. Format déterminé dans la Stratégie de Communication et fréquence déterminée au niveau du Plan de Séquence. A11 Manuel Page 265 = = Contrôle périodique

60 Produits de Management Associés Rapport de fin de Séquence : préparé par le Chef de Projet, donne un résumé de la progression de la séquence pour obtenir l approbation du Comité de Pilotage A9 Manuel Page 263 Rapport de fin de Projet : préparé par le Chef de Projet, revoit et capture comment la performance du projet face à la version d origine de la Documentation d Initialisation du Projet Rapport des Retours d Expérience : passer les retours d expérience utiles au autres projets, consolider les retours d expérience positifs, éviter les négatifs A8 : Manuel Page 262 A15 : Manuel Page 269

61 Résumé du thème Progression Pilotage du projet Tolérances Les contrôles utilisés (Produits de Management) Séquence de Management vs Séquence Technique Référentiels : Documentation d Initialisation de Projet, Lot de Travaux Revoir la progression: Communiquer la progression: Rapport d Avancement, Rapport de Progression, Rapport d Exception, Rapport de fin de Séquence, Rapport de fin de Projet, Rapport des Retours d expérience...et d autres produits management déjà couverts dans les autres thèmes

62 Clore le Projet : finalité et objectifs 5 activités interconnectées Distinction entre clôture planifiée et clôture prématurée Acceptation du Client pour tous les produits du projet : un point fixe correspondant à l acceptation du Produit du Projet Confirmation des objectifs du projet établis dans la D.I.P. Evaluation des bénéfices réalisés et mise à jour du Plan de revue des bénéfices Incidences encore «ouvertes» et Risques rémanents adressés à l Utilisateur sous la forme de «recommandations d actions de suivi»

63 Préparer la Clôture Planifiée Mettre à jour le Plan de Projet Le Support Projet établi un Rapport d état du Produit pour s assurer que les produits du projet : ont atteint leurs critères qualité ou ont fait l objet d un compromis par le comité de pilotage ont été approuvés (référencés) ont leurs enregistrements à jour dans le système de gestion de la configuration

64 Préparer la Clôture Prématurée S assurer que les travaux en cours ne sont pas simplement brutalement abandonnés Demander un Rapport d Etat du Produit au Support Projet pour faire le tri entre les produits terminés et ceux qui ont toujours besoin d être réalisés Peut éventuellement nécessiter un Plan d Exception

65 Remettre les Produits Transférer la responsabilité des produits de l équipe projet vers l Utilisateur Préparer recommandations d actions de suivi pour les produits du projet Vérifier que le Plan de Revue des Bénéfices comprend toutes les activités pour valider les bénéfices S assurer que la Stratégie de Configuration est correctement appliquée

66 Evaluer le Projet Apprendre de l expérience Evaluer si les activités du projet ont été une réussite ou non et sinon, pourquoi? Améliorer les techniques d estimation des projets futurs Planifier des revues post-projet (évaluation de l utilisation des produits) Créer le Rapport de Fin de Projet (comparaison entre le D.I.P. d origine et ce qui s est réellement passé) et le Rapport des Retours d Expérience

67 Recommander la clôture du projet Emettre une recommandation de clôture du Projet au Comité de Pilotage (déclencheur) Fermer tous les registres et tous les journaux et registres (produits management du type «enregistrements») Archiver et sécuriser les informations du projet

68 Résumé de Clore le Projet Une fin de projet claire donne toujours de meilleurs résultats par rapport à la tendance naturelle à dériver vers la période d utilisation Un processus formel de transfert des produits du projet au Client et à l Utilisateur Une reconnaissance que les objectifs ont été atteints La mise à jour finale du Plan de Revue des bénéfices en vue de son transfert à la direction de l entreprise ou du programme. Un point fixe marquant aussi la date d arrêt d imputation des coûts du projet Une évaluation de la manière dont le projet a suivi son cours et un ensemble de retours d expérience pour les projets futurs L archivage des dossiers du projet suivant la Stratégie de Configuration