REUNIONS DE GESTIONNAIRES EN BASSIN Synthèse des réunions de SEPTEMBRE à DECEMBRE 2011

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1 REUNIONS DE GESTIONNAIRES EN BASSIN Synthèse des réunions de SEPTEMBRE à DECEMBRE BASSIN Clermont Nord (réunion du 6/10/11) Le contrôle interne comptable Rappel de l outil ODICE et de son intérêt dans le pilotage d un EPLE Organigramme fonctionnel et plans d actions sont deux points essentiels qu il faut travailler Les moyens administratifs des EPLE Souhait académique ( DIPOS) de faire évoluer le barème de dotation en postes administratifs Travail du bassin Clermont-nord sur l élaboration d indicateurs de mesure de l activité d un service administratif en EPLE - BASSIN THIERS-AMBERT (réunion du 8/11/2011) La convention cadre avec le CG 63 : travail de lecture et d analyse du contenu de la convention proposée par le CG et rédaction des observations émises par les EPLE du bassin Les préconisations du CRA en matière de construction budgétaire Volonté du CRA d harmoniser les tarifs restauration d où des augmentations importantes pour certaines catégories de personnel Ecrêtement des fonds de réserves des Lycées. Le montant des réserves ne doit pas dépasser 90 jours de fonctionnement en Le seuil pourrait être porté à 60jours en 2013 Réflexion sur les petits collèges A l initiative de l IA 63, une réunion sur l évolution en termes de fonctionnement administratif des petits collèges s est déroulée le 19/10/2011 regroupant les chefs d établissements et gestionnaires des collèges concernés (mutualisation des tâches, lesquelles?...)

2 - BASSIN RIOM-COMBRAILLES (6/10/2011 et 8/02/2012) La convention cadre avec le CG 63 : travail de lecture et d analyse du contenu de la convention proposée par le CG et rédaction des observations émises par les EPLE du bassin Les fonds de réserves des lycées et les seuils préconisés par le CRA pour l exercice budgétaire 2012 Le contrôle interne comptable Rappel de l outil ODICE et de son apport en termes de diagnostic Intérêt pour les EPLE de s approprier ODICE dans des domaines de gestion matérielle tels que les voyages scolaires qui intéressent en premier chef l ordonnateur Réflexion à mener sur les modalités de calcul de la dotation des EPLE en moyens administratifs Remplacement des agents techniques Le CG 63 expérimente un système de mise à disposition auprès des collèges d enveloppes de jours de remplacement calculées en fonction du nombre d agents en poste ( 2J par poste d agent polyvalent) Elaboration par le CG 63 d un référentiel permettant de définir par type de collège la dotation théorique d agents territoriaux nécessaire au fonctionnement Formation des agents de maintenance Examen du cahier des charges de la formation, élaboré par le CG 63 RCBC : Rappel du plan académique de formation et des opérations d apurement des inventaires à réaliser en 2012

3 BASSINS AURILLAC ( 8/12/201) SAH Le CRA veut harmoniser les tarifs sur les 3 années à venir et demande au lycée d identifier les charges de viabilisation liées au fonctionnement du SAH en proposant des ratios Le CG 15 a autorisé une augmentation des tarifs comprise entre 0 et 5% DGF Ecrêtement des fonds de réserves des Lycées. Le montant des réserves ne doit pas dépasser 90 jours de fonctionnement en Le seuil pourrait être porté à 60jours en 2013.Certains lycées ont dû prélever jusqu à 80% de leurs réserves pour compenser la diminution de la DGF 2012 Dotation des EPLE en moyens administratifs Nécessité d entamer une réflexion sur les modalités de calcul des dotations. Le barème SARA ayant été élaboré en 1987, il faut s interroger sur sa pertinence actuelle en raison de l évolution des tâches Lister des taches non mutualisables pour définir une dotation minimale et lister les taches mutualisables et quantifiables en terme de moyens - BASSSIN de MONTLUCON (Réunions des 24/09/2011 et 9/11/11) o Les points abordés Recrutement des EVS accompagnement élèves handicapés : Souhait que ce point soit abordé en réunion de bassin des CE Groupement de commandes de denrées alimentaires : exposé sur le marché 2011 entièrement dématérialisé avec utilisation du site achat public.com Utilisation du format PDF dans GFC le logiciel pdf creator permet de créer des fichiers au format pdf. Une fois installé ce logiciel gratuit ajoute une imprimante virtuelle à la liste des imprimantes disponibles. En sélectionnant cette imprimante on peut ensuite générer un fichier au format pdf à partir de n importe quel document.

4 Cet outil est particulièrement intéressant dans GFC dans la mesure où toutes les éditions disponibles (situation de dépenses et de recettes, liste des mandats etc.) peuvent être enregistrées au format pdf. Avantages : L archivage est ainsi facilité. Possibilité d enregistrer les éditions de l année précédente (liste des mandats, des ordres de recettes etc.) avant de changer d exercice. On dispose ainsi de l année N-2 au format informatique alors que seule l année N-1 est accessible dans GFC. La transmission par mail est rendue possible. Cet outil intéressera particulièrement les établissements rattachés éloignés de leur agence comptable. Un condensé très intéressant de jurisprudence proposé par le bassin (voir document joint en annexe) Qualité nutritionnelle des repas Décret du 30 septembre 2011, relatif à la qualité nutritionnelle des repas servis dans le cadre de la restauration scolaire, ainsi que l arrêté du même jour qui en précise les dispositions : L eau est à disposition sans restriction Le sel et les sauces (mayonnaise, vinaigrette, ketchup) ne doivent pas être en libre accès mais servis en fonction des plats Le pain doit être disponible en libre accès L arrêté précise dans son annexe I les fréquences à respecter pour garantir les apports en fibres, en vitamines et en calcium. Ces fréquences sont définies sur la base de 20 repas successifs. L arrêté précise également dans son annexe II la taille des portions à respecter. Elles peuvent être adaptées à hauteur de 10 % en plus ou en moins de la valeur indiquée. Les gestionnaires doivent s assurer que les produits alimentaires livrés sont conformes aux valeurs précisées à l annexe II de l arrêté. Ces valeurs peuvent être adaptées à hauteur de 10 % en plus ou en moins de la valeur indiquée.

5 Ils doivent également tenir un registre dans lequel sont conservés, sur les trois derniers mois, les documents attestant de la composition des repas. Il doit être indiqué distinctement, sur les menus, les produits de saison entrant dans la composition des repas. Ces textes sont applicables immédiatement pour les services de restauration scolaire servant plus de 80 couverts par jour en moyenne sur l année, ce qui est le cas de tous les établissements scolaires du bassin. Si la plupart de ces dispositions sont déjà appliquées dans les EPLE, les fréquences à respecter sur une base de 20 repas et la taille des portions sont des éléments à approfondir. Les dispositions concernant la taille des portions sont donc à en prendre en compte dans le cahier des charges du groupement de commande coordonné par le lycée Paul Constans. Concernant la fréquence des plats, l utilisation d un logiciel spécifique parait la méthode la plus adaptée pour veiller au respect de cette disposition. Il est proposé d étudier la pertinence du logiciel mis à disposition gratuitement par la société Davigel et de déposer parallèlement une demande sur le forum du site Gestionnaires03. Outils informatiques du gestionnaire deux outils informatiques susceptibles d aider le gestionnaire dans son travail. Le premier est la redirection des messages reçus sur l ENT vers une boite mail. L opération, très simple à réaliser permet de recevoir automatiquement et instantanément tous les messages reçus sur son compte ENT sur sa boite mail. Il n est donc plus nécessaire de se connecter à l ENT pour vérifier ses messages. De plus il est possible de répondre directement à partir de la boite mail académique vers l ENT. Le deuxième est l utilisation du module calendrier d Outlook. Cet outil permet de tenir un agenda ou l on peut facilement déplacer et modifier ses rendez-

6 vous mais aussi et surtout créer des rappels pour les évènements de son choix. Il peut donc constituer un aide-mémoire très utile pour les différentes opérations de gestion matérielle à effectuer dans l année (vidange bacs à graisse, relevé de compteurs, facturation des loyers etc.) M. BLANC évoque à son tour un outil similaire, Google Agenda, qui présente l avantage de pouvoir être partagé puisqu il s agit d une application internet. Chaque membre habilité à utiliser le compte peut ainsi avoir accès aux rendezvous des autres. Divers points Les seuils des marchés publics Les formations RCBC La réflexion à mener sur les dotations administratives en EPLE - BASSIN de MOULINS (Réunion du 18/01/2012) o Les points abordés RCBC Présentation de la philosophie de la réforme et du plan académique de formation Rappel des opérations d apurement de l inventaire à réaliser obligatoirement en 2012 en raison de la pratique des amortissements sur les biens immobilisables dès 2013 Dotation des EPLE en moyens administratifs Pistes de réflexion sur l identification des tâches administratives en EPLE. Une dotation minimum par EPLE ( 1 gestionnaire et un poste secrétariat/intendance) doit être conservée Relations avec les CT Nouvelle convention CG03/collèges. Les divers groupes de travail ; existants jusqu alors sont en stand by Le CRA a organisé à St pourçain une réunion d échanges sur les modalités de calcul de la DGF 2013 Restauration et qualité nutritionnelle Exposé du décret du 30/09/2011

7 Le CG 03 a recruté un technicien en restauration Marchés publics Présentation des modifications des seuils Bureau conseils et crédits aux EPLE DIPOS Le 17/02/2012