DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE KOMTOEGA

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1 MINISTERE DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION REGION DU CENTRE EST PROVINCE DU BOULGOU BURKINA FASO UNITE PROGRES JUSTICE COMMUNE DE KOMTOEGA DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE KOMTOEGA MARS 2013 Appui financier : Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT) Appui technique : OUEDRAOGO Mamadou Ben, Sociologue et Socio économiste Consultant en Développement local, Décentralisation et Gouvernance locale Tel : (+226) / / / benoued2000@yahoo.fr

2 SOMMAIRE LISTE DES TABLEAUX... 2 LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS... 2 INTRODUCTION SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT MUNICIPAL ANALYSE DES ACTIONS RETENUES PLAN D ACTIONS OPERATIONNEL Programmation des actions de 2013 à Budget de la mise en œuvre des actions du PDI CONCLUSION LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions d actions... 4 Tableau 2 : Analyse des actions retenues... 7 Tableau 3 : Programmation des actions... 9 Tableau 4 : Budget de mise en œuvre du PDI LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS CM ONG PACT PAI PDI SG Conseil Municipal Organisation Non Gouvernementale Projet d Appui aux Collectivités Territoriales Plan Annuel d Investissement Plan de Développement Institutionnel Secrétaire Général 2

3 INTRODUCTION Le Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT), projet du Gouvernement du Burkina Faso financé par la Banque Mondiale a pour principal objectif : le renforcement des capacités de l'administration centrale en matière de décentralisation administrative et financière ainsi que les capacités institutionnelles et l'amélioration de la redevabilité des autorités locales vis à vis des citoyens de 140 communes dans 6 régions du Burkina Faso. Le projet est mis en œuvre à travers 4 composantes : Composante 1 : Mise en place des fondements de solides mécanismes administratifs et financiers de relations intergouvernementales ; Composante 2 : Renforcer les capacités institutionnelles au niveau local pour gérer le développement local ; Composante 3 : Améliorer les relations de redevabilité entre les décideurs politiques au niveau local et les citoyens ; Composante 4 : Gestion et Evaluation du Projet Pour une mise en œuvre efficace des activités de la composante 2 du projet dans les 140 communes des 6 régions qui constituent la zone d intervention du projet, le projet se doit de disposer de données/informations, pour chaque commune, sur : (i) l organisation et le fonctionnement de l institution municipale, (ii) la mobilisation et la gestion des ressources financières et (iii) les infrastructures et équipements. Pour ce faire, chaque commune doit se doter d un Plan de Développement Institutionnel (PDI). C est dans le but d appuyer la commune de KOMTOEGA dans la région du Centre Est à disposer d un PDI que le PACT a recruté un Consultant individuel dont la mission est la réalisation de l'audit municipal et l assistance pour l'élaboration du Plan de Développement Institutionnel (PDI) de la commune. A terme, la mission d appui du Consultant à la commune vise à doter la commune d un PDI, le PDI étant le document de référence de la commune pour bénéficier de l appui du PACT. Le présent rapport constitue le document de synthèse du plan de développement institutionnel de la mairie de KOMTOEGA. Il est élaboré pour faciliter l appropriation du PDI et sa mise en œuvre. 3

4 1. SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT MUNICIPAL Le tableau suivant présente une analyse des forces, faiblesses et propositions d actions suivant les 3 domaines de l audit municipal. Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions d actions Points d analyse Forces Faiblesses Propositions d actions 1. Organisation et du fonctionnement Organisation et fonctionnement du CM Structuration CM suivant les dispositions du CGCT Tenue régulière des sessions ordinaires du CM Exécution normale des missions du maire Non fonctionnement des commissions permanentes Faible participation des élus à la gestion communale 52% des conseillers sont illettrés Faible connaissance du rôle du conseiller Formation des élus sur leurs rôles Formation des élus en élaboration et exécution du budget Formation l organisation et le fonctionnement des commissions permanentes Formations sur la décentralisation Organisation de session 48% des conseillers Faibles maitrises des d alphabétisation sont lettrés Quelques conseillers mécanismes et des outils de gestion communale ont reçu des formations Organisation et fonctionnement des services de la mairie Capacités du personnel Outils de gestion et d organisation Information/communi cation Existence et fonctionnement des services essentiels Existence d un secrétariat unique pour le maire et le SG Néant Existence d un minimum d outils de gestion de la mairie Existence d un organigramme Existence de quelques canaux de communication Absence des services de la régie des recettes et du service des matières transférées Chef de cabinet et secrétariat particulier inexistant Cumul de fonction du comptable et du secrétaire Insuffisance personnel Agents communaux non formés pour exercer leurs fonctions Insuffisance personnel Absence de manuel de procédure Absence de logiciels de gestion Organigramme non adapté et non conforme à l organisation type de la mairie de commune rurale Absence de réunion de service Absence d une stratégie et Relecture de l organisation actuelle pour être en phase avec la réalité Création du service de la régie des recettes et du service des matières transférées Recrutement d un agent de l état civil Recrutement d un régisseur Recrutement d un chauffeur Demande de mise à disposition d un agent du MENA Formation du SG en passation des marchés, en gestion du patrimoine, en gestion du personnel, en état civil et en informatique Formation du secrétaire en secrétariat, en informatique et archivage Formation du comptable en passation des marchés, en comptabilité publique Formation de l agent de l état civil en gestion de l état civil, en archivage, en informatique Formation du bibliothécaire communal Acquisition de logiciel comptable Elaboration d un manuel de procédure Adoption d un nouvel organigramme Elaboration d une stratégie et d un plan de communication Dynamisation du cadre de 4

5 Gestion des plaintes/conflits Organisation de la passation des marchés Existence d un cadre communal de concertation Recueil et gestion des plaintes par le maire, le SG et la 1ere adjointe Implication des autorités religieuses et coutumières dans la résolution des conflits terriens, agriculteurséleveurs Organisation repose sur la SG et le comptable Existence d un minimum de connaissance du SG et du comptable en matière de passation de marché Appui des services techniques déconcentrés de contrôle et de validation des dossiers de passation des marchés (CF, Trésor régionale, SPM..) d un plan de communication avec les populations Non fonctionnalité du cadre de concertation communale Absence d équipement de communication Absence d un système formalisé de recueil et de gestion des plaintes Absence d un registre des plaintes Lenteur dans le traitement des dossiers Nombreux rejets des dossiers par les services techniques concertation communale Installation d une connexion internet Acquisition d équipement de sonorisation Acquisition de vidéo projecteur Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes Acquisition d un registre des plaintes Responsabilisation d un agent qui sera la personne responsable des marchés Formation du SG et du comptable en passation des marchés 2. Ressources financières Points d analyse Forces Faiblesses Propositions d actions Fort accroissement du budget Ecart important entre les prévisions de recettes et les réalisations de recettes Faible maitrise de l assiette fiscale Surestimation du potentiel Réalisation d une étude sur le potentiel fiscal Mise en place d une base de données des contribuables Information/sensibilisation des populations sur le paiement des Recouvrement des fiscal taxes et des droits Mobilisation des recettes réalisé par le Absence de données sur le Recrutement d un régisseur ressources propres comptable, les potentiel fiscal collecteurs et les services du trésor Absence d un dispositif organisé de recouvrement Absence de campagne régulière d information sur le paiement des droits et taxes Absence de régisseur Capacités de gestion financière et d exécution du budget Minimum de maitrise des mécanismes et des outils de gestion et d exécution du budget Absence de données précises sur le potentiel fiscal pour l élaboration des budgets Formation du maire, du comptable, du SG, des adjoints au maire et des présidents des commissions sur les techniques d élaboration du budget 3. Infrastructures et équipements Points d analyse Forces Faiblesses Propositions d actions Equipement Les agents de la mairie dispose d un minimum d équipement (matériel roulant et de mobilier de bureau) nécessaire pour la réalisation de leurs missions Tous les agents Absence d équipement informatique au service de l état civil Absence de véhicule pour les déplacements de la mairie Insuffisance de motos pour les déplacements des agents et des adjoints au maire Acquisition d un véhicule 4x4 Acquisition d une moto de service Acquisition d une moto pour le régisseur à recruter Acquisition d une moto pour le gestionnaire des matières transférées Acquisition d une moto pour les adjoints au maire 5

6 Infrastructures Gestion des équipements et des infrastructures disposent chacun d un bureau Dans l ensemble, l équipement utilisé de la mairie est dans un bon état Ensemble des bâtiments de la mairie dans un bon état Néant Insuffisance de bureau dans la perspective de recrutement de personnel Absence d organisation pour la gestion du patrimoine Non codification du matériel Absence d un dispositif de suivi et d entretien Installation de téléphone fixe à la mairie Acquisition de 1 ordinateur portable pour le maire Acquisition de 1 ordinateur portable pour le SG Acquisition de 2 armoires, 4 chaises visiteurs, 1 table/bureau pour le secrétariat Acquisition de 1 ordinateur, 1 table/bureau, 4 chaises visiteurs, 1 disque dur externe pour la comptabilité Acquisition de 1 ordinateur + une imprimante, 1 table/bureau, 1 chaise fauteuil, 2 chaises visiteurs pour le gestionnaire des matières transférées à recruter Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante + 1 table/bureau, 1 chaise fauteuil, 2 chaises visiteurs pour le régisseur à recruter Acquisition de 1 groupe électrogène Acquisition de 1 grande table chaises pour la salle de réunion Acquisition de 3 tentes et 300 chaises pour les cérémonies Acquisition de 2 chaises visiteurs + 1 table/bureau pour les adjoints Construction d un bâtiment annexe (1 bureau des adjoints, 1 bureau des présidents de commissions, 1 bureau pour le régisseur, 1 salle de documentation et d archive, 1 magasin) Réalisation de l étude architecturale du bâtiment annexe Suivi contrôle des travaux de construction Construction de 1 magasin Construction de la clôture de la cour de la mairie Construction de 1 abri de gardien Construction de 1 hall d attente Construction de parking Installation de climatiseur dans les bureaux et salle de réunion Plafonnage des bureaux de la mairie Branchement d eau Formation du comptable à la comptabilité matière Inventaire et codification du patrimoine de la mairie 6

7 2. ANALYSE DES ACTIONS RETENUES Le tableau suivant présente une analyse des actions retenues. Tableau 2 : Analyse des actions retenues Domaines Actions Justifications Relecture de l organigramme actuel Pour être en conformité avec l organisation type des communes rurales Organisation de la mairie Création du service de la régie des recettes et du service des matières Pour être en phase avec les besoins actuels de la mairie et se conformer à transférées l organisation type de mairie de commune rurale Recrutement d un agent de l état civil Pour renforcer le personnel de l état civil Renforcement en personnel Recrutement d un comptable Pour assurer les missions de régisseur Demande de mise à disposition d un agent du MENA Pour assurer la gestion des matières transférées Formation du SG en gestion du patrimoine, en gestion du personnel, en Pour renforcer les capacités du SG état civil et en informatique Formation du secrétaire en secrétariat, Améliorer la tenue du secrétariat en informatique et archivage Renforcement des capacités Formation du comptable en passation Pour renforcer les capacités du des marchés comptable Formation du comptable a l ENAREF Formation de l agent de l état civil en gestion de l état civil, en archivage, en informatique Pour renforcer les capacités de l agent de l état civil Acquisition de logiciel comptable Pour améliorer la tenue de la Outils de gestion et d organisation comptabilité de la mairie Formation du comptable à l utilisation du Pour outiller le comptable à logiciel comptable l utilisation du logiciel Elaboration d une stratégie et d un plan de communication Pour mieux organiser l information /communication de la mairie Installation d une connexion internet Pour assurer la communication interne et externe de la mairie Information/communication Acquisition d équipement de Pour l animation des rencontres et sonorisation cérémonies et la communication grand public Acquisition de vidéo projecteur Pour la présentation des documents lors des sessions et de rencontres Gestion des plaintes/conflits Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes Pour une bonne organisation de la gestion des plaintes/conflits Acquisition de registre des plaintes Passation des marchés Responsabilisation d un agent qui sera la Pour meilleure organisation de la personne responsable des marchés passation des marchés Mobilisation des ressources propres Mise en place d une base de données des Pour améliorer le recouvrement des contribuables recettes propres Equipement/Matériel roulant Acquisition de 4 motos de service Pour les courses de la mairie Acquisition de 2 ordinateurs portables Equipement/Matériel de bureau + Mobilier de bureau Infrastructures Acquisition de 3 ordinateurs complets Acquisition de 2 armoires Acquisition de 14 chaises visiteurs Acquisition de 5 tables/bureaux Acquisition de 2 tentes et 200 chaises pour les cérémonies Acquisition de fourniture et consommable de bureau Construction d un bâtiment annexe Pour améliorer le fonctionnement des services de la mairie Pour l organisation des rencontres et cérémonies de la mairie Pour améliorer le fonctionnement des services de la mairie Pour disposer de 1 bureau des adjoints, 1 bureau des présidents de commissions, 1 bureau pour le régisseur, 1 salle de documentation 7

8 Réalisation de l étude architecturale du bâtiment annexe Construction de 1 magasin Construction de la clôture de la cour de la mairie Construction de 1 hall d attente Suivi contrôle des travaux de construction Installation de brasseurs dans la salle de réunion et les bureaux Plafonnement des bureaux et la salle de réunion de la mairie Branchement d eau Inventaire et codification du patrimoine de la mairie et d archive, 1 magasin Pour disposer des plans de construction Pour le stockage du matériel de la mairie Sécuriser les bâtiments de la mairie Pour servir de salle d attente des usagers de la mairie Pour assurer le suivi contrôle des travaux de constructions Pour améliorer les conditions de travail à la mairie Pour disposer d eau potable à la mairie Pour une meilleure gestion du patrimoine de la mairie 8

9 3. PLAN D ACTIONS OPERATIONNEL 3.1. Programmation des actions de 2013 à Le tableau suivant présente la programmation des actions retenues. Tableau 3 : Programmation des actions Actions Quantités Chronogramme Organisation et fonctionnement Relecture de l organigramme actuel 1 X Création du service de la régie des recettes et du 1 X service des matières transférées Recrutement d agent de l état civil 1 X Recrutement de comptable 1 X Demande de mise à disposition d un agent du MENA 1 X Formation du SG en gestion du patrimoine 1 X Formation du SG en gestion du personnel 1 X Formation du SG et de l agent de l état civil en état 1 X civil Formation du SG, du secrétaire et de l agent de l état 1 X civil en informatique Formation du secrétaire en secrétariat 1 X Formation du secrétaire et des agents de l état civil 1 X en archivage Formation du comptable a l ENAREF cycle B 1 X Acquisition de logiciel comptable 1 X Formation du comptable à l utilisation du logiciel 1 X comptable Elaboration d une stratégie et d un plan de 1 X communication Installation d une connexion internet 1 X Frais d'abonnement connexion internet 4 X X X X Acquisition d équipement de sonorisation 1 X Acquisition de vidéo projecteur 1 X Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion 1 X des plaintes Acquisition de registre des plaintes 1 X Responsabilisation d un agent qui sera la personne 1 X responsable des marchés Ressources financières Mise en place d une base de données des 1 X contribuables Infrastructures et équipements Acquisition de motos Acquisition d ordinateur portable Acquisition d ordinateur complet Acquisition d armoire 2 X Acquisition de chaises visiteurs 14 X Acquisition de table/bureau 5 X Acquisition de tentes Acquisition de chaises pour les cérémonies 200 X Acquisition de fourniture de bureau 4 X X X X Réalisation de l étude architecturale du bâtiment 1 X 1 Les actions de formations des élus et de sensibilisation/informations des populations ne sont pas prises en compte ici dans la mesure où elles seront réalisées par l ONG DAKUPA. 9

10 annexe Construction de bâtiment annexe 1 X Suivi contrôle des travaux de construction du X bâtiment annexe Construction de la clôture de la cour de la mairie 1 X Suivi contrôle de la construction de la clôture de la 1 X cour de la mairie Construction de magasin 1 X Suivi contrôle de la construction de magasin X Construction de hall d attente pour les usagers 1 X Installation de brasseurs dans la salle de réunion et 1 X les bureaux Plafonnement des bureaux et la salle de réunion de 1 X la mairie Branchement d eau 1 X Inventaire et codification du patrimoine de la mairie 1 X 10

11 3.2. Budget de la mise en œuvre des actions du PDI Le tableau suivant présente le global de la mise en œuvre du PDI. Tableau 4 : Budget de mise en œuvre du PDI Actions Unité Qté Coût unitaire Coût total Années de réalisation Organisation et fonctionnement Salaire d agent de l état civil à recruter (Catégorie C) Salaire/An Salaire d'agent comptable à recruter (Catégorie C) Salaire/An Formation du SG en gestion du patrimoine Session Formation du SG en gestion du personnel Session Formation du SG et de l agent de l état civil en état civil Session Formation du SG, du secrétaire et de l agent de l état civil en Session 1 informatique (Word et Excel) Formation du secrétaire en secrétariat Session Formation du secrétaire et des agents de l état civil en archivage Session Formation du comptable à l'enaref cycle B Année Acquisition de logiciel comptable Logiciel Formation du comptable à l utilisation du logiciel comptable Session Elaboration de stratégie et de plan de communication Etude Installation d une connexion internet (ADSL) Travaux Frais d'abonnement connexion internet (Telia 512k) Abonnement Acquisition d équipement de sonorisation Equipement Acquisition de vidéo projecteur Equipement Acquisition de registre des plaintes Registre TOTAL Ressources financières Mise en place d une base de données des contribuables Etude TOTAL Infrastructures et équipements Acquisition de moto type Dame Moto Acquisition de moto type YB 100 Moto

12 Assurance moto Assurance/An Maintenance/Entretien moto Entretien/an Carburant moto Carburant/an Acquisition d ordinateur portable Ordinateur Acquisition d ordinateur complet Ordinateur Acquisition d armoire Armoire Acquisition de chaises visiteurs Chaise Acquisition de table/bureau Table/bureau Acquisition de tentes Tente Acquisition de chaises pour les cérémonies Chaise Acquisition de fourniture et consommable de bureau Fourniture Réalisation de l étude architecturale du bâtiment annexe Etude Construction de bâtiment annexe Bâtiment Suivi contrôle des travaux de construction du bâtiment annexe Suivi contrôle Construction de clôture de la mairie Clôture Suivi contrôle de la construction de la clôture Suivi contrôle Construction de magasin Magasin Suivi contrôle des travaux de construction du magasin Suivi contrôle Construction de hall d attente pour les usagers Hall d attente Suivi contrôle des travaux de construction du hall d'attente pour Suivi contrôle 1 les usagers Installation de brasseurs dans la salle de réunion et les bureaux Travaux Plafonnage des bureaux et la salle de réunion de la mairie Travaux Branchement d eau Travaux TOTAL TOTAL GENERAL (Total 1+Total 2+ Total 3)

13 CONCLUSION Les actions planifiées et budgétisées s inscrivent dans les trois principaux domaines du plan : (i) l organisation et le fonctionnement de la maire, (ii) les ressources financières de la mairie, et (iii) les infrastructures et de la mairie. La mise en œuvre des actions du PDI vise le développement institutionnel pour permettre à la mairie d être performante en matière de fourniture de service aux populations et de réalisations d actions de développement communal. Pour le financement du présent PDI, le PACT prévoit pour la Mairie de KOMTOEGA une allocation annuelle de F CFA soit F CFA pour les 4 ans sur la période