Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 MARCHES PUBLICS DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES AGENCE FRANCAISE DE SECURITE SANITAIRE DE L ENVIRONNEMENT ET DU TRAVAIL DEPARTEMENT ACHATS FINANCES UNITE PARTENARIATS MARCHES PUBLICS 253, avenue du Général Leclerc MAISONS-ALFORT CEDEX MARCHE D ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE INFORMATIQUE. Cahier des Clauses Techniques Particulières 1

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION 3 ARTICLE 2 : PRESENTATION DE L AFSSET 3 ARTICLE 3 : CONTEXTE DE L'OPERATION 3 ARTICLE 4 : INDEPENDANCE DU TITULAIRE 4 ARTICLE 5 : MAITRE D'OUVRAGE 5 ARTICLE 6 : ELEMENTS DE LA MISSION D AMO 5 ARTICLE 7 : ENGAGEMENT DE LA PERSONNE PUBLIQUE 6 ARTICLE 8 : CLAUSES DE SURETE 6 ARTICLE 9 : ANNEXES 6 Page 2 sur 9

3 Article 1 : Objet de la consultation Le présent marché porte sur une mission d assistance à maîtrise d ouvrage informatique comprenant un volet 1 à prix forfaitaire relatif au support technique et fonctionnel et un volet 2 à bons de commande relatif à l assistance à la conduite de projets. Le volet 1 comporte une tranche ferme et 3 tranches conditionnelles. La mission du titulaire est décomposée en éléments de mission qui sont décrits à l'article «Eléments de la Mission d AMO» ci-après. Article 2 : Présentation de l Afsset L'Agence Française de Sécurité Sanitaire de l'environnement et du Travail (Afsset) est un établissement public administratif de l'etat, réorganisé par l'ordonnance du 1er septembre 2005 et par le décret du 8 juin 2006, qui ont transformé l'afsse, établissement initialement créé par la loi n du 9 mai 2001, en Afsset. L'Afsset est placée sous la tutelle conjointe des ministres chargés de l'environnement, de la santé et du travail. Elle a pour mission de contribuer à assurer la sécurité sanitaire dans les domaines de l'environnement et du travail et d'évaluer les risques sanitaires qu'ils peuvent comporter. Pour réaliser sa mission, l'afsset prend appui sur les services de l'etat et travaille avec un réseau de partenaires institutionnels et d'organismes publics ou privés de recherche ou d'expertise, d'universités ou d'autres établissements d'enseignement supérieur, de collectivités territoriales. Elle établit aussi des relations étroites avec la communauté scientifique française et internationale, notamment en Europe. Elle organise, à cet effet, un réseau permettant de coordonner les travaux d'évaluation des risques sanitaires menés par ces organismes dans les domaines qui relèvent de sa compétence. Elle a signé en avril 2007 avec l Etat un contrat d objectifs et de moyens d une durée de 4 ans ( ). L'Afsset est dirigée par le Docteur Michèle FROMENT-VEDRINE depuis avril 2002 et installée à Maisons-Alfort (Val-de-Marne) depuis décembre Le mandat de Madame Michèle FROMENT- VEDRINE a été renouvelé le 17 mai 2005 pour trois ans. Pour 2007, le budget de l'agence est de l'ordre de 25 M, pour un effectif, à ce jour, de 106 personnes. Les activités scientifiques de l'afsset sont réparties au sein de 4 départements : expertises en santé environnement travail (DESET) ; appui réglementation chimie UE (ARCH) ; méthodologie recherche et relations extérieures (MERRE) ; communication, information et débat public (DECID). L administration est rattachée au directeur général adjoint et comporte en outre un département achats et finances (DAF), une unité ressources humaines (URH) et une unité des systèmes d information (USI). Pour évaluer les risques sanitaires, l'agence fait appel à l'expertise collective externe, par l'intervention de ses Comités d'experts Spécialisés (CES) ou de groupes de travail spécifiques à une thématique particulière. Elle accueille dans ses locaux de nombreux experts de provenances diverses. La Direction Générale de l'afsset organise son système d'expertise collective conformément aux exigences de la norme AFNOR NFX , «Qualité en expertise». Article 3 : Contexte de l'opération L unité des systèmes d information USI est rattachée au directeur général adjoint et comprend 2 collaborateurs Afsset à temps plein (techniciens supérieurs). Elle a en charge la qualification des solutions techniques, leur mise en œuvre et les opérations de support et de maintenance associées. Page 3 sur 9

4 L Afsset a décidé depuis le 15 septembre 2006 de s orienter vers l externalisation pour assurer la plus grande qualité répondant à ses besoins variés, et de confier à un prestataire extérieur une mission d'assistance à la maîtrise d'ouvrage en vue de l accompagner dans les différentes tâches associées. L actuel AMO assure la supervision de l ensemble de l activité de l unité systèmes d information (fonction de DSI) à hauteur de 0,5 équivalent temps plein travaillé (ETPT) et apporte des unités d œuvre complémentaires d assistance technique à hauteur de 1 ETPT. A titre indicatif, le profil des agents concernés pour l assistance technique est le BTS informatique système et réseau. Construit ex nihilo sur la base d outils bureautiques lors de la création de l Agence en 2002, le système d informations de l Afsset a évolué vers une architecture plus complexe au fur et à mesure des missions de plus en plus lourdes confiées à l Agence par les textes et les Tutelles et de la mise en place de différentes applications métier pour y répondre. Les planches en annexe 2 donnent les chiffres clés de l unité systèmes d information, le périmètre technique de ses activités et une cartographie applicative métiers succincte. Au cours de l année 2006, d importants projets informatiques ont déjà été menés à bien avec une mise en production au 1 er Janvier 2007 : - SIREPA & ASTRE : gestion financière et gestion des ressources humaines ; - Experteam : gestion des candidatures des experts et dossiers administratifs ; - Aproch : gestion des attributions de crédits dédiés aux APR ; - Projeo et Asca sont en cours de déploiement pour la gestion des temps par projet et pour la codification analytique ; D autres projets, tout aussi structurants pour l activité de l Afsset doivent être qualifiés et mis en œuvre au cours du second semestre 2007, tels que la gestion administrative dématérialisée de certains dossiers scientifiques et la mise en œuvre d un logiciel de gestion des voyages (Notilus). L annexe 1 ci-jointe donne l indication des dépenses informatiques budgétées en 2006 et Compte tenu de la croissance prévisible de l Afsset en terme d effectifs pour les trois ou quatre prochaines années et des projets nouveaux correspondant à un niveau de dépenses informatiques fixé dans le contrat d objectifs et de moyens à 3,5 % du budget global de l agence, il est nécessaire d anticiper l évolution des systèmes d informations, leur adaptation ainsi que la formalisation de nouveaux besoins et des modes opératoires associés, l ensemble devant être réalisé et mis en œuvre de manière fortement sécurisée. De même, l adaptation des postes de travail doit être menée sur la base de l évolution du système. Par ailleurs, le système Afsset doit dans certains cas être complémentaire ou compatible avec d autres systèmes nationaux ou internationaux. Le souhait de l Afsset est de notifier le marché d assistance à la maîtrise d ouvrage en août 2007 pour intégrer une phase de prise en compte des environnements techniques et fonctionnels de l Afsset et répondre aux exigences attendues. Article 4 : Indépendance du titulaire Le titulaire, ou toute entreprise ayant un lien avec lui, telle que filiale, entité du même groupe, ou maison mère, ne pourra en aucun cas se porter candidat, que ce soit seul, comme membre d'un groupement, ou comme sous-traitant d'un candidat, pour un marché pour lequel il assiste déjà l Afsset dans la conduite de sa mission. Le titulaire s'engage à informer la personne publique de tout lien entre sa société et/ou ses éventuels sous-traitants avec une entreprise susceptible de présenter une offre à l Afsset, durant la durée du marché. Le défaut d information par le titulaire d une telle situation constitue un motif de résiliation unilatérale du marché par le pouvoir adjudicateur. De même, le titulaire devra indiquer le nom de ses autres clients afin que l Afsset puisse s assurer de l absence de conflits d intérêt dans la conduite de ses projets. Page 4 sur 9

5 Le titulaire désignera nommément la personne qui assurera la conduite des prestations. De cette personne dépend essentiellement la bonne exécution des prestations. A ce titre, le titulaire devra se conformer à l'article 5 du CCAG PI. Le titulaire est réputé connaître toutes les dispositions législatives réglementaires applicables aux prestations objet du présent marché. Dans le cadre de sa mission de conseil vis à vis de la personne publique, le titulaire est tenu d'actualiser ses connaissances durant toute la durée du marché en fonction de l'évolution de cette réglementation et de proposer spontanément l adaptation de son système d information. A ce titre, il établit un lien permanent avec la personne publique. Article 5 : Maître d'ouvrage La Direction de l'afsset est l'interlocuteur privilégié du titulaire en la personne de sa Directrice générale. Elle assure la vérification et la validation des prestations exécutées par le titulaire. Ses services assurent la maîtrise d ouvrage et la validation des pièces des marchés avec le titulaire. Article 6 : Eléments de la mission d AMO La mission d assistance à maitrise d ouvrage se décompose en un volet 1 : «support technique et fonctionnel», à prix ferme et forfaitaire et composé d une tranche ferme et de cinq tranches conditionnelles, et en un volet 2 «conduite de projets», à bons de commande, sans minimum ni maximum. Volet 1 : Support technique & fonctionnel Ce volet comporte une tranche ferme et 5 tranches conditionnelles Tranche ferme Cette tranche se décompose en neuf éléments de mission ci-dessous mentionnés. Ils sont à chiffrer en prix forfaitaires hors taxes annuels au bordereau de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) annexé à l acte d engagement : a. Support à la mise en œuvre des applications existantes, b. Support au développement des interfaces sur les applications existantes, c. Support au pilotage budgétaire des dépenses informatiques, d. Support pour la poursuite de la formalisation, le pilotage et la mise en œuvre de la politique de sécurité des systèmes d infirmation de l Afsset (PSSI). e. Conseil en stratégie informatique, f. Elaboration du schéma directeur des systèmes d information, g. Conseil et assistance technique & fonctionnelle sur le soutien bureautique, h. Conseil et assistance technique & fonctionnelle sur l administration du réseau, i. Mise en œuvre d un plan qualité d exploitation Pour pouvoir assurer la montée en charge du volume des prestations de support technique et fonctionnel en accompagnement de la croissance de l agence, les prix du marché du volet 1 sont fixés à partir d un prix de base à dimensionnement constant par référence à la situation en termes d effectifs de l USI et de l agence à la date de notification du marché, constituant la tranche ferme. Page 5 sur 9

6 Tranches conditionnelles Cinq tranches conditionnelles sont susceptibles d être affermies selon les besoins, d une part pour tenir compte de l augmentation du volet 1 liée à la croissance des effectifs de l agence (TC1 à TC3), et d autre part pour maintenir le ratio actuel d équivalents temps plein travaillés (ETPT) informaticiens par poste de travail utilisateur, en cas de départ des agents Afsset, dénommées TCA et TCB. Le profil des agents concernés est similaire à celui indiqué à l article 3 ci-dessus. Volet 2 : Conduite de projets Les projets sont aussi bien des projets fonctionnels relatifs à des applications métiers que des projets techniques de développement du système d informations. Ce volet 2, à bons de commande, sera déclenché à partir d un devis élaboré par le prestataire sur demande du maître d ouvrage. Après avoir validé le devis, le maître d ouvrage émettra un bon de commande pour l ensemble du projet. Le volet 2, à bons de commande, recouvre, pour chaque projet, les éléments de mission suivants : a. Recueil et qualification détaillée des besoins du ou des départements concernés ; b. Conseil en organisation et présentation de la méthode à suivre pour conduire le projet ; c. Rédaction des pièces techniques des marchés publics correspondants, et accompagnement à la sélection des candidats, puis à la mise en œuvre, jusqu à la notification des marchés ; d. Mise en œuvre et pilotage du projet en liaison avec le maître d ouvrage, de la réunion de démarrage à la recette du projet y compris la gestion des risques. Pour les parties a + b + c, les prestations sont tarifées en prix de journée d un chef de projet, ce prix étant appliqué à un nombre de jours déterminé en fonction de la nature du projet. Pour la partie d, le prix forfaitaire de la prestation est fonction de la durée du projet. Ces éléments sont fixés dans le bordereau de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) remis par le titulaire dans son offre. Article 7 : Engagement de la personne publique La personne publique s'engage à fournir au prestataire, pour la réalisation des missions qui lui sont confiées, toutes les informations qu'il lui sera possible de fournir et qui sont de nature à assurer le plein succès du projet, objet du marché. Article 8 : Clauses de sûreté Le titulaire est tenu, ainsi que l'ensemble de son personnel et, le cas échéant, de ses sous-traitants et fournisseurs, au secret professionnel et à l'obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations, études et décisions dont il a, ou aura eu la connaissance durant l'exécution du marché. Il s'interdit notamment, toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l'accord préalable de l'administration de l Afsset. Il devra le cas échéant pouvoir être habilité confidentiel défense. Article 9 : Annexes Annexe 1 : dépenses informatiques et de télécommunications inscrites aux budgets 2006 et 2007 Annexe 2 : chiffres de l USI, périmètre technique, cartographie applicative métier. Page 6 sur 9

7 ANNEXE 1 DEPENSES INFORMATIQUES ET DE TELECOMMUNICATION ANNÉE 2006 Les dépenses informatiques ont concerné principalement la section des investissements. Elles ont porté sur le remplacement des systèmes de gestion finances et ressources humaines et sur la mise en place d une base de données scientifiques. Les autres investissements en matériels informatiques ont été réduits, la base de l équipement matériel de l agence étant déjà de bon niveau. Par ailleurs, un investissement important concernant le contrôle d accès et la gestion des temps et des absences du personnel ainsi que la mise en place d une politique de sécurité du système d information conforme aux recommandations du SGDN a été financé sur crédits Le remplacement des systèmes de gestion finances et ressources humaines a été justifié par l amortissement en 2006 des solutions adoptées fin 2002 qui, d une part, ne faisaient plus appel aux technologies les plus récentes et d autre part n étaient plus compatibles avec la gestion des temps et des absences face à la montée en nombre des personnels de l agence. La solution paye choisie à l origine n était pas assez adaptée à des agents de droit public et aurait maintenu une série d opérations et de contrôles manuels improductifs. Les systèmes d'information de l agence ont été remodelés à partir du déménagement dans de nouveaux locaux fin 2005 et début Les marchés passés en 2006 ont concerné notamment : - L assistance à maîtrise d ouvrage informatique - L automatisation de la gestion des Appels à Programmes de Recherches - L automatisation de la gestion des experts - Le changement du logiciel finances et ressources humaines - La mise en route du logiciel MARCO (marchés publics) - Base de données de produits chimiques BDDB - Diverses mesures de modernisation système et réseau ANNÉE 2007 En 2007, un budget d investissements informatiques de est prévu, auquel il convient d ajouter au titre de la sous-traitance dans la section de fonctionnement, les autres dépenses informatiques sont intégrées aux achats de prestation de la même section. Les orientations nouvelles majeures de l année 2007 sont en priorité : - Le renforcement d une politique de sécurité des systèmes d information (PSSI) - Le développement de la dématérialisation (documentation scientifique et traitement de données scientifiques) - Le développement des logiciels «métiers» aidant à l efficience des agents - Le développement du «site portail» - L adaptation du système d information à celui de la nouvelle Agence européenne des produits chimiques (Helsinki) dans le cadre du règlement REACH, au fur et à mesure des productions de cette agence et en interface avec les besoins du ministère de l écologie, du développement et de l aménagement durables en charge de ce dossier au niveau interministériel. Page 7 sur 9

8 ANNEXE 2 Unité Systèmes d Informations Historique rapide de l unité Jusqu en 2004 : création «ex-nihilo» avec des contraintes multi sites, des moyens dédiées aux réseaux et la sécurisation des systèmes, une informatique essentiellement bureautique : déploiement de solutions communicantes et projet de déménagement, accroissement de la population utilisateur : conception, acquisition et déploiement de solution métiers Ressources disponibles 2 collaborateurs internes : 2 ETP assistance externe : 2,3 ETP USI / quelques chiffres.. Utilisateurs internes environ 100 Utilisateurs externes plusieurs centaines (applications & extranet) Messagerie Anti virus 40 G de boites aux lettres et > 4000 mails/jour 5000 spams/semaine et 150 virus arrêtés/an Serveurs 15 2 baies de distribution de 350 connexions chacune Téléphones 100 Postes de travail 130 (30 portables) Imprimantes réseau 20 Volume d archivage hebdo 200 G de consolidation de données Page 8 sur 9

9 U.S.I. / Périmètre Technique Intranet Extranet Messagerie Solutions sécurité Installation, Support, Maintenance et Exploitation Applications métiers Salle serveur Infrastructures Postes de travail & périphériques Cartographie Applicative Métier Intellia EXPERTEAM DimoGestion NOTILUS G.F.I. ASTRE PROJEO ASCA BUSINESS OBJECT GESTOR GESAC APPROCH Agysoft SIREPA XX MARCO BDDB BIOCIDES inventaire Les traits pleins mentionnent les interfaces en place. Les traits en pointillés présentent les projets d interfaces. Page 9 sur 9