Le projet e-health au CHU de Liège. Myrèse Radoux Pharmacien Chef Service facturations et gestion des processus

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1 Le projet e-health au CHU de Liège Myrèse Radoux Pharmacien Chef Service facturations et gestion des processus

2 Présentation du CHU de Liège CHU ND des Bruyères CHU Sart Tilman CHU Ourthe-Amblève 925 lits agréés répartis sur les 3 sites.

3 Présentation du CHU de Liège Des policliniques sont organisées sur 6 sites de consultation au Sart Tilman, à N.-D. des Bruyères (Chênée), à Esneux, à Liège : les polycliniques Brull et Sauvenière à Aywaille. De 2002 à 2010, l activité a augmenté de: 20% pour les admissions en hospitalisation 60% pour les hospitalisations de jour 75% pour les urgences 90% pour les policliniques

4 Contexte Le CHU de Liège s est doté d un contrat organisationnel et stratégique: le plan COS La méthode adoptée est celle de la gestion de projet inspirée des 4 axes équilibrés définis par Kaplan et Norton. Elle consiste à compléter la gestion financière traditionnelle par une gestion du personnel, des procédures et des aspects liés aux besoins des clients/patients. Le patient est placé au centre de cette réflexion.

5 Contexte Le projet circuit du médicament fait partie du plan COS: Le circuit du médicament est un système unique et transversal, composé de quatre processus interdépendants : la prescription, la distribution, l administration et la gestion du médicament. L objectif du projet est de réorganiser le circuit du médicament (prescription, distribution, administration, gestion), pour assurer l efficacité et la sécurité des traitements médicamenteux et maîtriser leur coût.

6 Projet Circuit du médicament Acquisition d un programme informatique de gestion de la pharmacie: APO de MEDSOC (2008) Audit de la pharmacie par MÖBIUS en 2010: réorganisation profonde de son organigramme et des processus. Implémentation liée aux résultats de l audit.

7 Implémentation Sécurisation du circuit du médicament: Armoires d étages informatisées: 35 armoires seront déployées à terme 5 ans dans les unités de soins normaux, les unités de soins intensifs et les services d urgences (2 armoires sécurisées sont implémentées au service des urgences du site de Notre Dame des Bruyères depuis 2008) Déploiement du dossier infirmier informatisé débuté en 2010, 9 unités implémentées à ce jour Déploiement de la prescription informatisée dans les unités d hospitalisation prévue à terme 3 ans, débutée en mai 2012 Robotisation de la distribution des médicaments en vue d une administration journalière individuelle nominative(djin): objectifs

8 Et le projet EDI. N est pas un projet institutionnel Est un projet pharmacie depuis plus de 10 ans. S intègre normalement dans l objectif de sécurisation du circuit du médicament Est un processus de support à la gestion de la traçabilité S intègre dans un objectif de rationalisation des ressources humaines et d amélioration des performances Vise à optimaliser la gestion de l information Doit être, à terme, applicable à tous les secteurs de la pharmacie hospitalière (médicaments, dispositifs médicaux, implants-prothèses)

9 Et le projet EDI. Possible grâce à l ASBL MEDSOC qui développe un programme informatique de gestion des pharmacies hospitalières: UCL Mont Godinne Arlon.. Centre neurologique de Fraiture Centre neurologique W.Lennox à Ottignies CHR Haute Senne Clinique de Jolimont-Lobbes Clinique Saint Joseph de Saint Vith Clinique Saint Luc à Bouge Clinique saint Pierre à Ottignies Clinique Sainte Elisabeth à Namur Cliniques Sud Luxembourg à Arlon Notre Dame de Grâce à Gosselies Princesse Paola à Marche en Famenne Pour le pharmacien du CHU de Liège, c est un projet parmi les autres.

10 Développement informatique Les données sources en matière de médicaments proviennent du fichier APB adapté à la pharmacie hospitalière (mis à disposition par Medsoc) La création, la mise à jour et la modification de la base de données médicaments se fait sur base du fichier APB (action CHU de Liège, pharmacien uniquement) Le catalogue électronique des médicaments est envoyé par chaque fournisseur à chaque institution hospitalière (firme pharmaceutique) Intervention du SAI (service des applications informatiques du CHU) dans le support et la vérification des transferts informatiques

11 Validation des catalogues Comparaison des fichiers: Pharmacie signalétique APB signalétique Catalogue électronique (pricat) du fournisseur Validation des fichiers: 3 types d erreurs: liées à la langue utilisée (FR, NL, UK) liées au conditionnement médicament non repris dans le catalogue électronique du fournisseur Validation actuelle des fichiers uniquement fonction des médicaments repris dans nos signalétiques et commandés

12 EXEMPLE

13 Problèmes rencontrés Chaque institution hospitalière doit valider ses pricat (catalogues fournisseurs électroniques Les fournisseurs envoient des pricat que nous ne recevons pas La validation des catalogues par le pharmacien en charge des signalétiques médicaments est consommateur de temps : analyse et retour d information aux fournisseurs pour corrections. Le fournisseur gère son catalogue de manière informatique, la vue que le pharmacien en a est alpha numérique: difficulté pour le fournisseur de corriger les erreurs, dialogue nécessaire avec des informaticiens du SAI Les interlocuteurs des fournisseurs changent régulièrement et les services commandes fournisseurs connaissent rarement les problèmes liés à l EDI

14 Avantages liés au processus EDI Pas de modification de la procédure de commande Confirmation de la réception de la commande par le fournisseur et information de la date présumée de livraison (pas de risque d erreur de retranscription par le fournisseur) Note d envoi électronique. Contrôle de réception: quantités, lots, conditionnements déjà affichés à l écran Temps de contrôle pour une réception de commande normale: 5 minutes pour 10 lignes Temps de contrôle pour une réception de commande électronique: 1 minute pour 10 lignes. => rapidité, fiabilité (pas d erreurs de transcription)

15 Avantages liés au processus EDI Facture électronique: à terme plus de document papier. Conciliation directe de la facture électronique avec la réception de la livraison: montant du bon de commande = montant de la facture. Temps de conciliation par rapport à une facture non EDI est divisé par quatre pour autant qu il n y ait pas d erreur sur la facture non EDI A ce jour scanning de la facture papier pour archivage format pdf. => rapidité et fiabilité

16 EXEMPLE

17 Les commandes EDI en chiffres Nombre de fournisseurs Nombre de bons de commandes Nombre de références Nombre de lignes de commande Nombre de fournisseurs EDI Nombre de bons de commandes EDI Nombre de lignes de commandes EDI * % Fournisseurs EDI/total % Nombre commandes EDI/ total % Nombre lignes EDI/total % Chiffre affaire EDI/total ,3% 7% 13% 18,7% ,25% 10,5% 17,5% 24,9% ,1% 14,7% 21,6% 35,1%

18 Economies liées à l EDI 3% de fournisseurs en EDI représente pour l hôpital une économie d environ 40H de ressources humaines/an 100% de commandes médicaments en EDI représenterait pour l hôpital une économie approximative de 0.6 ETP/an

19 Objectifs 2011 MEDICAMENTS DISPOSITIFS MEDICAUX IMPLANTS PROTHESES Nombre de fournisseurs Nombre de bons de commandes Nombre de factures

20 Objectifs Base de données médicaments: environ références. Base de données INAMI pour les implants: références. UN VRAI DEFI!!

21 Et si c était à refaire. Validation pour tous les hôpitaux Validation du catalogue complet sur base des données APB Meilleure coordination fournisseurs- e-health- hôpital (pharmacie et services informatiques)

22 CONCLUSIONS Qualité de l information transmise Exploitation directe de l information reçue Diminution des consommateurs de temps

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