Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 ACCORD-CADRE DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES Syndicat Intercommunal d énergie et de e-communication de l Ain - Service des Marchés Publics 32, cours de Verdun Bourg en Bresse Cedex Tél: ACCORD CADRE POUR LA FOURNITURE ET L ACHEMINEMENT D ELECTRICITE ET SERVICES ASSOCIES Groupement de commandes Coordonnateur : SYNDICAT INTERCOMMUNAL D ENERGIE ET DE E- COMMUNICATION DE L AIN Cahier des Clauses Techniques Particulières 1

2 SOMMAIRE 3 Article 1 Objet... 4 Article 2 Forme du contrat... 4 Article 3 Documents contractuels... 4 Article 4 Modalités d exécution des prestations Lieux de fourniture de l électricité Opérations préalables à l exécution des prestations Rattachement d un point de livraison Détachement d un point de livraison Actualisation du périmètre... 5 Article 5 Services liés à la fourniture et à l acheminement Facturation Optimisation tarifaire/gestion de l énergie Relation clientèle/règlement des litiges... 9 Article 6 Prestations spécifiées au catalogue des prestations du GRD

3 Préambule Dans le cadre de l ouverture à la concurrence du marché français de l énergie, les tarifs réglementés de vente de l électricité pour les puissances supérieures à 36 kva sont supprimés au 31 décembre 2015, conformément à l article L du Code de l Energie ainsi qu aux dispositions de la loi du 7 décembre 2010 sur la «Nouvelle Organisation du Marché de l Électricité», dite Loi NOME et de l article 25 de la loi n du 17 mars 2014 relative à la consommation. La suppression légale des tarifs réglementés de vente de l électricité entrainera mécaniquement la caducité des contrats d électricité en cours aux tarifs réglementés dits Tarif «Jaune» et Tarif «Vert» dont les puissances souscrites sont supérieures à 36 kva à compter du 1 er janvier Pour leurs propres besoins d énergie, les personnes publiques, et notamment les collectivités territoriales, doivent recourir aux procédures prévues par le Code des Marchés Publics afin de sélectionner leurs prestataires, ainsi que le rappel l article L du Code de l énergie. Dans ce cadre, le regroupement de ces pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices, acheteuses d électricité, de fournitures et de services, est un outil qui leur permet d effectuer plus efficacement les opérations de mise en concurrence. C est dans ce contexte que le Syndicat Intercommunal d énergie et de e-communication de l Ain a constitué un groupement de commandes d achat d électricité et services associés. 3

4 ARTICLE 1 OBJET Le présent cahier des clauses techniques particulières (CCTP) a pour objet de définir les termes et les conditions de l'acheminement et la fourniture d électricité pour l alimentation des points de livraison des membres du groupement, en application d un accord-cadre alloti et de marchés subséquents passés sur la base de cet accord-cadre. ARTICLE 2 FORME DU CONTRAT L ensemble contractuel se compose d un accord-cadre de fournitures courantes et de services, conclu conformément à l article 76 du CMP, divisé en 2 lots conformément à l article 5 du CCAP. ARTICLE 3 DOCUMENTS CONTRACTUELS Le présent CCTP s insère dans un ensemble contractuel composé des documents dont la liste figure à l article 8 du CCAP. Le titulaire du marché subséquent exécute l ensemble de ses prestations conformément aux dispositions du présent CCTP et des autres pièces constituant cet ensemble contractuel. ARTICLE 4 MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS 4.1. Lieux de fourniture de l électricité Les lieux de fourniture de l électricité sont les points de livraison des membres du groupement de commandes Opérations préalables à l'exécution des prestations A compter de la notification du marché subséquent, le titulaire de ce marché procède à l ensemble des démarches auprès des membres et du (des) GRD concerné(s) afin de respecter la date de début de fourniture de l électricité. Vis à vis des membres, ces démarches permettent au titulaire de déterminer les éléments suivants, impérativement avant le début de fourniture : - les regroupements de points de livraison au titre de la facture groupée en application de l article du présent CCTP ; - les modalités de transmission des index (article du présent CCTP) ; - les modalités de transmission des factures en application de l article du présent CCTP ; - les modalités de règlement ; - la demande du membre s agissant de la transmission des données de facturation au format numérique (article du présent CCTP) ; - la validation des dates de rattachement mentionnées au bordereau des points de livraison. Pour les contrats portés à échéance au cours de l accord-cadre, le titulaire devra informer le membre de la procédure à suivre quant à l ancien fournisseur (résiliation du contrat antérieur, préavis, ) 4

5 4.3. Rattachement d un point de livraison Les prestations des fournisseurs sélectionnés devront obligatoirement s adapter à l évolution des besoins de ces membres. Le rattachement en cours d exécution du marché subséquent d un point de livraison non mentionné dans le bordereau des points de livraison s opère, à la demande du membre, dans les conditions prévues à l article 10.2 du CCAP. Ces points de livraison peuvent être rattachés au marché subséquent au plus tard un mois avant la date d échéance de ce marché Détachement d un point de livraison Le détachement, en cours d exécution du marché subséquent, d un point de livraison s opère à la demande du membre dans les conditions prévues à l article 10.3 du CCAP. A cet effet, le membre notifie au titulaire du marché subséquent un ordre de service Actualisation du périmètre Le titulaire du marché subséquent adresse tous les 3 mois au coordonnateur les informations mises à jour (rattachement, détachement, nouvelles caractéristiques, changement de coordonnées, option tarifaire de distribution, etc.) affectant les points de livraison des membres. Ces informations sont adressées sous format numérique XLS par transmission électronique et comportent les mêmes renseignements que ceux figurant dans le bordereau des points de livraison. ARTICLE 5 SERVICES LIES A LA FOURNITURE ET A L ACHEMINEMENT D ELECTRICITE 5.1. Facturation Le titulaire doit obligatoirement être en mesure d établir une facture mono-site ou une facture regroupant plusieurs sites de consommations (facture multi-sites). Dans le cadre du présent marché, le groupement a opté pour une facturation dans le cadre d un contrat unique (fourniture et acheminement). La facturation de l électricité doit néanmoins faire apparaître distinctement la part fourniture de la part acheminement lié au TURPE (facturation dissociée et détaillée) ainsi que les différentes taxes fiscales et parafiscales. Les factures ne respectant pas les modalités précisées ci-après donneront lieu à une suspension de paiement jusqu'à présentation d'une facture conforme (cf. article du présent CCTP) Facturation groupée Chaque membre du groupement dispose de la faculté de définir un ou plusieurs regroupement(s) de points de livraison à la faveur des opérations préalables à l exécution des prestations (Article 4.2. du présent CCTP). Le membre définit ces regroupements au sein d un même marché subséquent. Il peut être amené à les modifier notamment dans les cas d évolution de son organisation ou de rattachement de nouveaux points de livraison. Le cas échéant, le membre adresse sa demande au plus tard le 1 er du mois précédent le mois où la facture prenant en compte la demande est émise. 5

6 Dans le cas où le membre a défini des regroupements de points de livraison, le titulaire du marché émet des factures correspondant à ces regroupements. La facturation comprend alors deux éléments : la facture de regroupement, qui est une pièce comptable permettant le règlement en une seule fois des montants afférents à un regroupement de points de livraison, qui répertorie les consommations et les coûts globaux pour le regroupement donné, ainsi que le détail par point de livraison ; La facture détaillée, qui détaille les informations pour chacun des points de livraison du regroupement. La facture détaillée permet d apprécier, pour chaque point de livraison, les différentes composantes de la facture. Dans le cas où le membre ne fournit aucun critère de regroupement, le titulaire établit une facture par point de livraison du membre. Les index de départ mentionnés sur la première facture correspondent à ceux transmis par le GRD concerné à la date contractuelle de changement de fournisseur (date de début de fourniture) Contenu de la facture La facture doit être en conformité avec l arrêté du 18 avril 2012 relatif aux factures d électricité. La facture d un point de livraison, ou la facture groupée, comporte au minimum les informations indiquées dans l annexe 1 du CCTP Relève d index Dans la mesure du possible, le Titulaire procédera à une facturation sur index relevé mensuellement pour le Lot 1 et sur index relevé semestriellement pour le Lot 2-Eclairage public. En cas de retard du GRD, le Titulaire procédera à une facturation sur index estimé. Le Titulaire procédera à une régularisation à chaque relève du GRD. En l absence anormale de relève du GRD, le Titulaire devra relancer celui-ci et en informer le membre ainsi que le coordonnateur. Chaque Membre du groupement a la possibilité, pour les points de livraison qui le concernent, de transmettre directement au Titulaire du marché sa propre relève d index. Ces index sont transmis au Titulaire par courriel ou par une saisie dans un espace internet dédié. Le Titulaire précise les modalités de prise en compte de ces index pour la facturation dans son mémoire technique Etablissement de la facture Les factures sont adressées gratuitement, par courrier, par le titulaire du marché subséquent en un exemplaire. Lors des opérations préalables à l exécution des prestations, chaque membre peut choisir un mode d envoi par courriel, de factures au format PDF, qui sont l image exacte des factures papier. Pour le Lot 1, la fréquence de facturation est mensuelle. Pour le lot 2- Eclairage public, la fréquence de facturation est bimestrielle. 6

7 Les factures doivent être envoyées à une date comprise entre le 5 et le 15 du mois Validation des données de facturation/régularisation des factures A réception de ses factures, chaque membre vérifie leur contenu et signale au titulaire d éventuelles erreurs de facturation. Les erreurs constatées après justification doivent être corrigées sur la facture suivante. Elles peuvent faire l objet d un remboursement à la demande du membre lorsque la fréquence de facturation est supérieure à un mois. Le remboursement s effectue alors dans un délai d un mois suite à l accord du titulaire. Si les erreurs admises ne sont pas corrigées, le membre peut suspendre le paiement jusqu'à ce qu'un accord intervienne entre les deux parties. Pour les membres soumis au Code des marchés publics, l article 4 du décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique s'applique, sous réserve d une présentation conforme de la facture comme indiqué cidessus Optimisation tarifaire/gestion de l énergie Les données seront disponibles sur l espace client, ou transmis par courriel, tel que décrit dans le mémoire technique du Titulaire. Le Titulaire donne au Coordonnateur un accès à l ensemble des données numériques des Membres. Quatre mois avant la fin du marché subséquent, le Titulaire s engage à fournir au coordonnateur l ensemble des données nécessaires à la remise en concurrence. L accès à ces données numériques doit se prolonger au-delà de la date d expiration du marché subséquent afin de permettre une récupération ultérieure de ces informations sur une période de 3 mois Optimisation tarifaire Lot 1 : Points de Livraison profilés ou télérelevés de puissance souscrite supérieure à 36 KVa L ensemble des modalités d optimisation auront été spécifiées par le candidat dans son mémoire technique. Néanmoins le Titulaire devra tenir compte des exigences suivantes : La bascule des Points de Livraison devra se faire à iso puissance. Dans les 3 mois qui suivent le début d exécution des marchés subséquents, le Titulaire doit remettre à chaque membre et au coordonnateur une étude d optimisation tarifaire portant sur la version du TURPE et sur les puissances les mieux adaptées pour chaque point de livraison. Le Titulaire doit s assurer au préalable de la faisabilité des modifications envisagées et si certaines optimisations donnent lieu à une intervention spécifique du GRD (sur devis), le Titulaire demande un devis au GRD, puis le transmet au membre et au coordonnateur. Le Titulaire met en évidence l intérêt économique (gain escompté) de ses propositions. A dater de la transmission de l étude, chaque membre devra se prononcer sur les optimisations proposées dans un délai de 30 jours calendaires. 7

8 Après validation des propositions par le membre, le Titulaire engage auprès du GRD l ensemble des démarches de modification du TURPE et/ou des puissances souscrites et suit leur mise en œuvre. A défaut de réponse du membre dans le délai imparti, le Titulaire n engagera pas les optimisations et le tarif TURPE et les puissances en vigueur seront conservées. La première optimisation tarifaire doit être effective dans un délai maximum de 6 mois à compter de la date de début d exécution des marchés subséquents. Le Titulaire s engage à transmettre au coordonnateur un état semestriel des optimisations réalisées et en cours. Après une année pleine de consommation, le Titulaire devra renouveler l opération Transmission des données de facturation au format numérique Le titulaire transmettra dans un délai maximum de deux mois à compter de la notification du marché subséquent, par courrier et voie dématérialisée, les éléments nécessaires à l accessibilité du membre sur cette interface. Lors de chaque émission de facture, le titulaire du marché subséquent met à disposition de chaque Membre, l ensemble des informations relatives aux données de facturation sous un format numérique de type XLS avec le libellé des champs et en-tête de colonne. La valeur et la nature de l index (relevé ou estimé) doivent être présentes dans le fichier numérique. Le Titulaire s engage à respecter le format numérique (nature et ordre des colonnes) qu il a présenté dans son mémoire technique et à le mettre à disposition dès la première facture émise. Le Titulaire met ce fichier à disposition du Membre par téléchargement depuis un site Internet ou par mail dans un délai ne pouvant pas dépasser 5 jours à compter de la date d envoi des factures au format papier (ou PDF) Feuillets récapitulatifs Pour chaque période de fourniture d une durée égale à 12 mois, le titulaire met à disposition du membre, au format XLS, un feuillet récapitulatif, comportant au minimum les éléments de consommation et de facturation, sur la période écoulée par point de livraison. Ce récapitulatif comporte ces éléments, présentés selon les regroupements retenus par le membre, et met en évidence les optimisations tarifaires à réaliser pour les points de livraison concernés. Le modèle de feuillet récapitulatif ainsi que les délais et les modalités de sa mise à disposition sont décrits dans le mémoire technique du titulaire. Le délai ne pouvant pas dépasser le 1er trimestre de chaque année civile (2017 à 2019). Par ailleurs, le titulaire du marché subséquent met à disposition du coordonnateur sur un seul fichier l'ensemble des récapitulatifs des membres, au même rythme et selon le même format numérique. Le titulaire met à disposition du membre, et du coordonnateur, ces données (feuillets récapitulatifs et fichier regroupant l ensemble des récapitulatifs des membres) dans un espace client privatif sur un portail internet suivant les conditions définies dans son mémoire technique. 8

9 Données de télé relève Le Titulaire transmettra également les courbes de charges associées aux PDL le permettant, au pas de 10 minutes aux formats TXT, CVS ou XLS pour les points de livraison Télérelevés. Ces documents sont transmis dans un délai et suivant les modalités de mise à disposition décrites dans le mémoire technique du titulaire. Ce délai ne pouvant dépasser 10 jours à compter de la demande par le membre Réunion de lancement Le titulaire du marché subséquent sera tenu d organiser une réunion de lancement avec le coordonnateur au plus tard quinze jours calendaires après la date de début de la période de fourniture qui sera préciser dans l acte d engagement du marché subséquent. Les points abordés lors de cette rencontre seront : Etat des démarches préalables effectuées auprès des membres, Analyse des difficultés rencontrées avant le début de fourniture, Propositions d amélioration du dispositif et des délais de mise en service des installations Réunion bilan Une réunion bilan à minima annuelle sera organisée entre le titulaire de chaque marché subséquent et le coordonnateur du groupement pour échanger sur tous les faits importants de la période. Les points abordés lors de cette rencontre seront : Suivi de l exécution du marché, Evolution du périmètre du marché, Analyses des dérives éventuelles, Informations et conseils sur l énergie, l environnement et les nouvelles technologies, Informations sur les évolutions réglementaires en lien avec le marché Utilisation rationnelle de l électricité Le titulaire peut, dans le cadre de l offre décrite dans son mémoire technique, établir auprès des membres des conseils et suggestions visant à mieux maîtriser leurs dépenses et leurs consommations Relation clientèle/règlement des litiges Le titulaire met en œuvre les moyens appropriés pour assurer une relation clientèle permanente et de qualité. A ce titre, il met à disposition de chaque membre un interlocuteur identifié (nom et fonction) et les moyens de le contacter (téléphone non surtaxé, adresse courriel) et tout autre moyen décrit dans son mémoire technique. En outre, le titulaire doit proposer un service d accès téléphonique (sans surcoût et non surtaxé) 9

10 dédié, disponible aux heures ouvrables, pour toutes questions relatives à l exécution du contrat de fourniture. Règlement des litiges : Les différends qui viendraient à se produire entre un membre et le titulaire à propos de l exécution d un marché subséquent seront soumis, sur demande du membre ou du titulaire, avant toute procédure judiciaire, à la médiation du coordonnateur en vue de rechercher une solution amiable. Les parties s engagent à participer au moins à une réunion de médiation en y déléguant une personne ayant pouvoir de décision. Dans cette perspective, les parties transmettront au coordonnateur copie de toutes les pièces nécessaires à la compréhension du litige au moins huit jours calendaires avant la date fixée de la réunion de médiation. Les frais de médiation seront supportés par chacune des parties à parts égales. ARTICLE 6 PRESTATIONS SPECIFIEES AU CATALOGUE DES PRESTATIONS DU GRD L intervention du GRD pour des prestations telles que celles couvertes par le «catalogue des prestations du GRD» doit être conforme aux dispositions prévues à l article 10.4 du CCAP. Les modalités de facturation de ces prestations sont établies selon les dispositions prévues à l article 11 du CCAP. ANNEXE 1 TABLEAU DE PRESENTATION DES DONNEES NUMERIQUES Date : VU et APPROUVE, le présent C.C.T.P. comptant 10 pages et ses annexes, pour être joint à mon acte d'engagement. L'entrepreneur, (signature) 10

11 Annexe 1 - CCTP Informations à faire apparaitre sur les factures Les informations à faire apparaitre sur les factures sont les suivantes : Informations d identification comptable Nom du fournisseur d électricité Numéro de la facture Date de la facture Date d exigibilité Informations de règlement : virement bancaire avec numéro RIB/IBAN Informations d identification à paramétrer pour le client : Le document de facturation propose des champs de personnalisation. Le TITULAIRE aura précisé dans son mémoire technique le nombre de caractères disponibles par champs, et les modalités de mise à jour de ces champs. Ces champs permettent aux Membres du groupement de qualifier plus précisément leurs contrats. Ils comprendront à minima : Le numéro de marché, Le cas échéant, un identifiant du Membre dans l'outil de gestion Le cas échéant, le code de la facture unique Le cas échéant, le code associé au périmètre de regroupement Le TITULAIRE précise si d autres champs de personnalisation sont disponibles, sur les documents de facturation et / ou sur les fichiers de type Excel. Informations contacts : Les coordonnées du contact commercial et de gestion du fournisseur joignable par le client si besoin (nom, prénom, numéro de téléphone, courriel, plage d horaires) Le numéro de téléphone de dépannage électricité pour toute demande de dépannage et d intervention d urgence Données contractuelles : Le nom et l adresse du client destinataire de la facture Le cas échéant, complément d adresse Le numéro du contrat du fournisseur d électricité Les dates de début et de fin de contrat Le mix énergétique/l origine de l électricité Synthèse des données relatives à la consommation Synthèse des données relatives au prix Les informations à faire apparaitre sur chacune des factures individuelles et en annexe de la facture unique sont les suivantes : Reprise des informations d identification à paramétrer pour le client Données d identification du PDL o Nom du point de livraison, fourni par le Coordonnateur du groupement et modifiable à la demande par le Membre du groupement o Adresse du point de livraison o Code INSEE de la commune dans laquelle se situe le PDL Accord cadre pour la fourniture et l'acheminement d électricité et services associés - Groupement de commande

12 o La Référence d Acheminement d Electricité (RAE en 14 chiffres) o Le cas échéant, le code d'identification du point de livraison dans l'outil de gestion du Coordonnateur : cette information est fournie par le Coordonnateur Données PDL relatives à l exploitant du réseau de distribution : o Le matricule ou numéro de série du compteur o Le type de compteur o L option tarifaire TURPE ou son sigle tarifaire o Les puissances souscrites par classe temporelle TURPE Données relatives à la période : o La date de début de la période de facturation o La date de fin de la période de facturation Données PDL relatives à la consommation : o Consommation totale kwh de la période facturée o Consommations kwh par classe temporelles TURPE de la période facturée o Index compteur de début de période et de fin de période par classe temporelle TURPE o Nature des index (réels ou estimés) o Date des dernières et des prochaines relèves o Histogramme des consommations o Puissance atteintes maximale de la période facturée Données PDL relatives au prix : Les informations détaillées par PDL facturé seront structurées si possible en blocs distincts tels que mentionnés ci-après : Spécificités pour le LOT 1 : PDL profilés ou télérevelés de puissance souscrite supérieure à 36 kva o Energie : consommations et abonnements hors acheminement (HTT) Total consommations facturées énergie active en kwh Dont : Electricité Heures de Pointe en kwh Electricité Heures Pleines Hiver en kwh Electricité Heures Creuses Hiver en kwh Electricité Heures Pleines Eté en kwh Electricité Heures Creuses Eté en kwh Prix unitaire de l énergie en HTT/kWh par poste horosaisonnier ou par site de facturation Total part énergie en HTT o Utilisation du réseau de distribution d électricité (HTT) Total coût de l'acheminement (barème TURPE en vigueur) en HTT Partie fixe en HTT Partie Variable en HTT Dont : Composante annuelle de gestion CG en HTT Composante annuelle de comptage CC, en précisant la partie fixe en HTT et partie variable en HTT Composante annuelle des soutirages CS en HTT Composante mensuelle des dépassements de puissance souscrite CMDPS, en précisant le nombre d heures de dépassement, le montant horaire des dépassements et le total à payer en HTT Composante annuelle de l énergie active CER, en précisant l énergie réactive consommée en kvarh, l énergie réactive facturée en kvarh, le montant horaire d énergie réactive et le total à payer en HTT Le cas échéant : Composante annuelle des alimentations complémentaires de secours CACS Composante regroupement CR Composante annuelle des dépassements ponctuels programmés CDPP Composante annuelle des injections CI Autres prestations techniques (selon catalogue des prestations du GRD) en HTT Autres prestations techniques (selon catalogue des prestations du GRD) en HTT, avec mention du libellé explicite en toutes lettres de ces prestations, du code référencé au catalogue des prestations et du montant (une ligne par prestation) Accord cadre pour la fourniture et l'acheminement d électricité et services associés - Groupement de commande

13 Total utilisation du réseau de distribution d électricité en HTT o Taxes et contributions (HT) CSPE (Contribution au Service Public de l'electricité) en HT Taxes locales en distinguant TCCFE et TCDFE en HT Contribution tarifaire d'acheminement en HT Autres taxes Total taxes et contributions en HT Total hors TVA Total non soumis à TVA TVA à taux réduit (5,5 %) - Assiette TVA à taux normal (20 %) - Assiette Total TVA Total TTC Les informations figurant sur le bordereau de regroupement ou sur la facture unique seront également structurées en blocs distincts. Spécificités pour le LOT 2 : PDL de puissance souscrite inférieure ou égale à 36 kva-eclairage public o Part fixe (HTT) Puissance souscrite en kva Prix unitaire de l énergie en HTT/kVa/an Total part fixe en HTT Total part fixe coût de l acheminement (barème TURPE en vigueur) en HTT Composante de comptage (avec ou sans comptage) Composante de soutirage o Part variable (HTT) Total consommations facturées en kwh Prix unitaire en HTT /kwh Total part variable en HTT Total part variable coût de l acheminement (barème TURPE en vigueur) en HTT o Utilisation du réseau de distribution d électricité (HTT) Autres prestations techniques (selon catalogue des prestations du GRD) en HTT o Taxes et contributions (HT) CSPE (Contribution au Service Public de l Electricité) en HT Taxes locales en distinguant TCCFE et TDCFE en HT CTA (Contribution tarifaire d acheminement) en HT Autres taxes Total des taxes et contributions en HT Total hors TVA Total non soumis à la TVA TVA à taux réduit (5.5%) - Assiette TVA à taux normal (20 %) - Assiette Total TVA Total TTC Accord cadre pour la fourniture et l'acheminement d électricité et services associés - Groupement de commande